Q: A Conference received a request from a shelter for winter coats and gear. They ran a collection drive, met with the shelter, and made a donation to the shelter. The Conference VP was told that they should have conducted a Home Visit with the families in the shelter and then donated the clothing. I understand the importance of Home Visits, but I don’t think they would be required in this situation.
A: We are prohibited by our Rule from making donations of money or materials to an outside organization. This includes raising money or materials for that organization. The money and materials we are given are for the use of the Society members in serving those in need directly — not through another organization. If we raise materials specifically for our use (like food for our pantry or clothing for our direct distribution) and those materials are more than we can use before they expire, then we can give our excess to another organization, after contacting and offering the goods or resources to other SVdP entities first.
Q: Some Conferences use computers for everything. If all records are kept electronically, which ones must be stored as hard copies also? For example, meeting minutes? Case records? Is it necessary for the Secretary to sign the meeting minutes (print, sign, scan, store)?
A: All records identified for permanent storage in the Manual page 33 should be maintained in hardcopy (as well as electronic, if possible). All other files are considered temporary (limited by time) and may be electronic.
Spanish Translation
P: Una Conferencia recibió una solicitud de un refugio para recolectar abrigos y equipo de invierno. Ellos realizaron una campaña de recolección, se reunieron con el refugio e hicieron la donación. Se le dijo al Vicepresidente de la Conferencia que deberían haber realizado una Visita Domiciliaria con las familias en el refugio y luego donar la ropa. Entiendo la importancia de las Visitas Domiciliarias, pero no creo que sean necesarias en esta situación.
R: Nuestra Regla nos prohíbe hacer donaciones de dinero o ayudas materiales a una organización externa. Esto incluye recaudar dinero o materiales para esa organización. El dinero y los materiales que recibimos son para el uso de los miembros de la Sociedad para servir a los necesitados directamente, no a través de otra organización. Si recaudamos materiales específicamente para nuestro uso (como alimentos para nuestra despensa o ropa para nuestra distribución directa) y esos materiales son más de los que podemos usar antes de que expiren, entonces podemos dar nuestro exceso a otra organización, después de contactar y ofrecer los bienes o recursos a otras entidades SVdP primero.
P: Algunas Conferencias usan computadoras para todo. Si todos los registros se mantienen electrónicamente, ¿cuáles deben almacenarse también como copias impresas? Por ejemplo, ¿Actas de las reuniones? ¿Registros de los casos? ¿Es necesario que el Secretario firme las actas de la reunión (imprimir, firmar, escanear, almacenar)?
R: Todos los registros identificados para almacenamiento permanente se encuentran en la página 29 del Manual y deben mantenerse en copia impresa (así como de manera electrónica, si es posible). Todos los demás archivos se consideran temporales (limitados por el tiempo) y pueden ser electrónicos.
