Q: Why does SVdP require meeting twice in a month?
A: The Society wants Conferences to meet weekly (52 meetings per year); however, the international Rule allows for every other week (26 meetings per year). In the United States, we allow for twice each month (24 meetings per year) while still promoting that weekly meetings are the ideal. It’s important to meet frequently because:
- This provides for shorter meetings. The farther apart the meetings, the more you have to cover. In Part III of the Rule, Statute 7, there is a lot that needs to be discussed during a meeting.
- All decisions must be made by the Conference as a whole. You should not let decisions be made by a few people, which is what happens when there is a long time between meetings. The Society does not support decisions being made only by the President or his/her slate of officers.
- Our primary goal is the spiritual growth of members. At meetings, we learn about our faith as it applies to our ministry.
- The meeting is also about fellowship and friendship between the members. If Conference only meets monthly and members each miss one or two meetings due to vacation, conflict in schedule, or illness, the possibilities for growing in friendship with your fellow Vincentians is reduced significantly.
- From a services standpoint, sometimes the whole Conference needs to discuss a request for help and make a decision. If the next meeting is a month away, then the decision to help or not help is unduly delayed or left up to a few. See 2 above.
Q: Many Conferences in our Council now use ServWare for case management. If all case records are stored in ServWare and the recommendation is to destroy case history after three years, are we required to do that?
A: Yes, record retention is defined not only to save storage space but to eliminate data that no longer has relevance.
Spanish Translation
P: ¿Por qué SVdP requiere reunirse dos veces al mes?
R: La Sociedad quiere que las Conferencias se reúnan semanalmente (52 reuniones por año); sin embargo, la Regla Internacional permite cada dos semanas (26 reuniones por año). En los Estados Unidos, permitimos dos veces al mes (24 reuniones por año) sin dejar de promover que las reuniones semanales, que son lo ideal. La importancia de que la frecuencia sea semanal o bimensual:
- Esto prevé reuniones más cortas. Cuanto más separadas estén las reuniones, más tendrá que cubrir. Eche un vistazo a la Parte III de la Regla, Estatuto 7. Hay mucho que se debe discutir durante una reunión.
- Todas las decisiones deben ser decididas por la Conferencia en su conjunto. No debe dejar que las decisiones sean tomadas por unas pocas personas, que es lo que sucede cuando hay mucho tiempo entre reuniones. La Sociedad no apoya que las decisiones sean tomadas solo por el Presidente o su lista de funcionarios.
- Nuestro objetivo principal es el crecimiento espiritual de los miembros. Es en la reunión que aprendemos acerca de nuestra fe tal como se aplica a nuestro ministerio. Esto sólo se lleva a cabo en nuestras reuniones.
- La reunión también trata sobre el compañerismo y la amistad entre los miembros. Si nuestra Conferencia solo se reúne mensualmente y si faltan a una o dos reuniones debido a vacaciones, conflictos de horario y enfermedades, y si esto también es cierto para otros miembros de la Conferencia, las posibilidades de crecer en amistad con sus compañeros Vicentinos se reducen significativamente.
- Desde el punto de vista de los servicios, a veces tenemos que presentar una solicitud de ayuda a toda la Conferencia para debatir y tomar una decisión. Si falta un mes para la próxima reunión, entonces la decisión de servir o no servir se retrasa indebidamente o se deja en manos de unos pocos. Véase el apartado 2 arriba.
P: Muchas Conferencias de nuestro Consejo utilizan ahora ServWare para la gestión de casos. Si todos los registros de casos se almacenan en ServWare y la recomendación es destruir el historial de casos después de 3 años, ¿estamos obligados a hacerlo?
R: Sí, la retención de registros se define no solo para ahorrar espacio de almacenamiento, sino también para eliminar los datos que ya no tienen relevancia.
