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Q: I know that Conferences are expected to follow federal, state, and local laws but I can’t find in the Rule where it states that.

A: It is not stated in the Rule. It is located in the Nationally Approved Bylaws for Conferences in Article 2. You will also find this in the Manual on Page 30 under two sections: “Legal and Financial Realities” and “Tax Laws and Financial Records.”

Q: What is the difference in bylaws between a Conference with an integrated board and a Conference with a separate board?

A: Conferences that are not incorporated are to use Document 1. They do not have a Board of Directors.

Conferences that are incorporated have two choices:

1. Document 2 is Bylaws for a Conference with a Separate Board of Directors. This option provides for the President selecting/appointing the members of the Board. In this case, the Board has the authority to define policy. However, the Conference as a whole has the authority to override decisions made by the Board.
2. Document 10 is Bylaws for a Conference with an Integrated Board of Directors. This option provides for all Conference members to be on the Board of Directors plus some appointees by the President. All members of the Conference are already on the Board, so there is no overriding authority.

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P: Sé que se espera que las Conferencias sigan las leyes federales, estatales y locales, pero no puedo encontrar en la Regla dónde se establece eso.

R: Está en la Regla, Parte I, 5.2. También se encuentra en los Estatutos Aprobados a Nivel Nacional para Conferencias en el Artículo 2 y en el Manual en la página 30 en dos secciones: “Realidades Legales y Financieras” y “Leyes Tributarias y Registros Financieros”. A menudo hay una referencia a seguir las leyes estatales en sus Artículos de Incorporación.

P: ¿Cuál es la diferencia entre una Conferencia con una Mesa Directiva integrada y una Conferencia con una Mesa Directiva separada?

R: Las Conferencias que no se incorporen deben utilizar el Documento 1.  No tienen Mesa Directiva Separada.

Las Conferencias que se incorporan tienen dos opciones:

1. El Documento 2 son los Estatutos para una Conferencia con una Mesa Directiva Separada.  Esta opción prevé que el Presidente seleccione/designe a los miembros de la Mesa Directiva.  En este caso, la Mesa Directiva tiene la autoridad para definir la política.  Sin embargo, la Conferencia en su conjunto está facultada para anular las decisiones adoptadas por la Mesa Directiva.
2. El Documento 10 son los Estatutos para una Conferencia con una Mesa Directiva Integrada.  Esta opción prevé que todos los miembros de la Conferencia formen parte de la Mesa Directiva, además de algunas personas designadas por el Presidente. Todos los miembros de la Conferencia ya forman parte de la Mesa, por lo que no existe una autoridad superior.

Q: At a recent multi-Conference gathering, someone suggested that if a neighbor requests assistance more than once, the neighbor will be asked to perform “community service” in order to be served beyond the initial time. Is this in keeping with either the spirit or the letter of the Vincentian Rule?

A: The works of the Society have always been in imitation of Jesus. The assistance provided by Jesus was unconditional. He did not require those He helped to do anything in order to receive His assistance.

Once you require someone to do work in order to receive something in return (food, clothing, furniture, rent payment, utility bill payment, etc.), it falls into the realm of an employer-employee relationship with laws that have to be followed in that respect. What you are describing is not something the Society endorses.

Q: We are having our annual awards banquet and I am the Awards Nomination chairperson. Which award is the very highest, which award next, etc.? Is there someplace I could find this defined?

A: Awards are unique to each Council and Conference granting them. There is no set order defined by the National Council or an order defined by tradition. Each Council and Conference grants their own awards and decides the order of importance.

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P: En una reciente reunión de varias Conferencias, alguien sugirió que, si un prójimo solicita asistencia más de una vez, se le pedirá a esa persona que realice “servicio comunitario” para que se le sirva más allá del tiempo inicial. ¿Está esto de acuerdo con el espíritu o lo que dice la Regla Vicentina?

R Los trabajos de la Sociedad siempre han sido a imitación de Jesús. La ayuda proporcionada por Jesús fue incondicional. Él no requirió que aquellos a quienes ayudó hicieran nada para recibir Su ayuda.

Una vez que requiere que alguien trabaje para recibir algo a cambio (comida, ropa, muebles, pago de alquiler, pago de facturas de servicios públicos, etc.), cae en el ámbito de una relación empleador-empleado con leyes que deben seguirse a ese respecto. Lo que usted está describiendo no es algo que la Sociedad respalde.

P: Estamos teniendo nuestro banquete anual de premios y yo soy el Presidente de la nominación de premios.  ¿Qué premio es el más alto, qué premio sigue, etc.? ¿Hay algún lugar donde pueda encontrar esto definido?

R: Los premios son únicos para cada Consejo y Conferencia que los otorga. No hay un orden establecido definido por el Consejo Nacional o un orden definido por la tradición. Cada Consejo y Conferencia otorga sus propios premios y decide el orden de importancia.

Q: Can a person join more than one Conference?

A: A Vincentian can hold membership at two Conferences. The member should disclose dual membership status information to both Conferences. Active Membership is defined by the Rule. Although allowed, it’s not often that one person is a member of more than one Conference, so duplication of numbers reporting is not significant.

Q: Recently, it was stated that “Twinning” was officially defined by the Society as: an arrangement between Conferences; A: to send a specific amount of money each month to Conference; B: which have need of additional income on a regular basis. Is this correct? If so, what do we call any help one Conference provides another Conference for a neighbor on a one-time basis?

A: The specific definition you gave is reasonable; however, it is not limited to monthly contributions. Twinning qualifies anytime one Conference or Council sends money to another Conference or Council to help with Society works. Giving money to another Conference to help in a particular case, qualifies instead as a co-pay because you are helping an individual through another Conference. In this case, both Conferences establish a case record for the person or family helped.

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P: ¿Puede una persona unirse a más de una Conferencia?

R: Un Vicentino puede ser miembro de dos Conferencias. El miembro debe revelar información sobre el estado de doble membresía a ambas Conferencias. La membresía activa está definida por la Regla. Aunque está permitido, no es frecuente que una persona sea miembro de más de una Conferencia, por lo que la duplicación de los informes de números no es significativa.

P: Recientemente, se afirmó que el “Hermanamiento” fue definido oficialmente por la Sociedad como: un acuerdo entre Conferencias; A: enviar una cantidad específica de dinero cada mes a la Conferencia; B: que tiene necesidad de ingresos adicionales de forma regular. ¿Es esto correcto? Si es así, ¿cómo llamamos la ayuda que una Conferencia proporciona a otra Conferencia para un prójimo por una sola vez?

R: La definición específica que dio es razonable; sin embargo, no se limita a las contribuciones mensuales. El Hermanamiento califica cada vez que una Conferencia o Consejo envía dinero a otra Conferencia o Consejo para ayudar con las obras de la Sociedad. Dar dinero a otra Conferencia para ayudar en un caso particular, se considera como un copago porque usted está sirviendo a un individuo a través de otra Conferencia. En este caso, ambas Conferencias establecen un registro del caso para la persona o familia servida.

Q: We have a Conference reporting more than $100,000 in the annual report. The balance includes a checking account and investment account. They are reporting the investment gain or loss on line 5E Other Misc. Receipts. Since we report on a cash basis, how should the accounting of gain or loss be reported in the annual report? Should it be considered an adjustment to the beginning balance?

A: The Annual Report is a cash report. Any interest you gain from the checking account is real cash and should be reported under 5E. Only the change in cash should be reported on the Annual Report. If the investment account includes stocks and bonds, they have the original cash value. If cash dividends are received, they are reported under 5E also. A value increase or decrease is not reported until cashed in.

Q: Our Conference received some McDonald’s stock a few years ago, and we would now like to convert this stock to cash. How do we do this?

A: Stock received by a Conference can be converted to cash; however, members should obtain financial advice related to how to handle this process. Please contact Nancy Pino (npino@svdpusa.org), National Council CFO, for initial assistance.

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P: Tenemos una Conferencia que reporta más de $100,000 en el informe anual. El saldo incluye una cuenta corriente y una cuenta de inversión. Están reportando la ganancia o pérdida de inversión en la línea 5E Otros recibos varios. Dado que informamos sobre una base de caja, ¿cómo debe informarse la contabilidad de ganancias o pérdidas en el informe anual? ¿Debería considerarse un ajuste al saldo inicial?

R: El Informe Anual es un informe de efectivo. Cualquier interés que obtenga de la cuenta corriente es efectivo real y debe reportarse bajo 5E.  Solo el cambio en efectivo debe informarse en el Informe Anual.  Si la cuenta de inversión incluye acciones y bonos, tienen el valor en efectivo original.  Si se reciben dividendos en efectivo, también se informan en 5E.  Un aumento o disminución del valor no se informa hasta que se cobra.

P: Nuestra Conferencia recibió algunas acciones de McDonald’s hace unos años, y ahora nos gustaría convertir estas acciones en efectivo. ¿Cómo lo hacemos?

R: Las acciones recibidas para una Conferencia se pueden convertir en efectivo; sin embargo, los miembros deben obtener asesoramiento financiero relacionado con la forma de manejar este proceso.  Comuníquese con Nancy Pino (npino@svdpusa.org), Directora Financiera del Consejo Nacional, para obtener asistencia inicial.

Q: Where is the official ruling that discourages our neighbors in need from seeking help from more than one Conference? As I understand it, we help neighbors who are located within our Conference boundaries. However, I hear that neighbors go to a Conference for help and other Conferences claim they have also helped that person. I was always under the impression that this activity was highly discouraged. Can you clarify the ruling on this? 

A: The Society has no nationally established guidelines discouraging our neighbors in need from seeking help from more than one Conference. The Society exists in only about ¼ of the parishes in the United States; so, our Conferences often find themselves assisting people outside of their parish boundaries. Also, not all Conferences offer the same services. Any rules associated with staying in the parish boundaries are normally established within a District or Diocesan Council.

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P: ¿Dónde podemos encontrar la decisión oficial que desalienta a nuestros prójimos en necesidad de buscar ayuda de más de una Conferencia?  Según tengo entendido, servimos a los prójimos que se encuentran en los límites de nuestra Conferencia.   Sin embargo, escuché que las personas van a una Conferencia en busca de ayuda y otras Conferencias afirman que también han servido a esa persona.  Siempre tuve la impresión de que esta actividad es desalentada.  ¿Puede aclarar la decisión al respecto? 

R: La Sociedad no tiene pautas nacionales establecidas que desanimen a nuestros prójimos en necesidad de buscar ayuda en más de una Conferencia. La Sociedad existe en sólo alrededor de 1/4 de las parroquias en los Estados Unidos; por lo tanto, nuestras Conferencias a menudo se encuentran sirviendo a personas fuera de los límites de su parroquia.  Además, no todas las Conferencias ofrecen los mismos servicios. Cualquier regla asociada con permanecer en los límites de la parroquia normalmente se establece dentro de un Distrito o Consejo Diocesano.

Q: What process does the Society take to endorse any legislative efforts?

A: The National Voice of the Poor Committee identifies legislation that affects the people we serve and involves the National President in the process. Only the president speaks for the Society. The Society may not participate in any campaign activity for or against political candidates. We may advocate for or against legislation, but not candidates. For local issues the Council President must approve and may represent or delegate to the Council’s local VOP group, the advocacy positions of the Society.

Q: Can a parish employee be an officer of a Conference/Council? Are there any roles they cannot hold?

A:  There is no prohibition of parish employees becoming Active Conference Members and then Officers. However, conflict of interest is a strong consideration. If they place their loyalty to the Pastor and allow that loyalty to give the Pastor control over the functioning of the Conference or its funds, then they should withdraw from the Officer role and/or the Conference.

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P: ¿Cual es proceso que toma la Sociedad para respaldar cualquier esfuerzo legislativo?

R: El Comité Nacional de la Voz de los Pobres identifica la legislación que afecta a las personas a las que servimos e involucra al Presidente Nacional en el proceso. Sólo el Presidente Nacional habla por la Sociedad. La Sociedad no puede participar en ninguna actividad de campaña a favor o en contra de candidatos políticos. Podemos abogar a favor o en contra de la legislación, pero no de los candidatos. Para asuntos locales, el Presidente del Consejo debe aprobar y puede representar o delegar al grupo de la VOP local del Consejo, sobre las posiciones de defensa de la Sociedad.

P: ¿Puede un empleado de la parroquia ser un Oficial de una Conferencia/Consejo? ¿Existe algún trabajo que no puedan desempeñar?

R: No hay una prohibición de que los empleados de la parroquia se conviertan en Miembros Activos de la Conferencia y después en Oficiales. Sin embargo, el conflicto de intereses es una consideración importante. Si colocan su lealtad con el párroco y permiten que esa lealtad le dé al párroco el control sobre el funcionamiento de la Conferencia o sus fondos, entonces deben retirarse de actuar como Oficial y / o de la Conferencia.

Q: Why does SVdP require meeting twice in a month?

A: The Society wants Conferences to meet weekly (52 meetings per year); however, the international Rule allows for every other week (26 meetings per year). In the United States, we allow for twice each month (24 meetings per year) while still promoting that weekly meetings are the ideal. It’s important to meet frequently because:

1. This provides for shorter meetings. The farther apart the meetings, the more you have to cover. In Part III of the Rule, Statute 7, there is a lot that needs to be discussed during a meeting.
2. All decisions must be made by the Conference as a whole. You should not let decisions be made by a few people, which is what happens when there is a long time between meetings. The Society does not support decisions being made only by the President or his/her slate of officers.
3. Our primary goal is the spiritual growth of members. At meetings, we learn about our faith as it applies to our ministry.
4. The meeting is also about fellowship and friendship between the members. If Conference only meets monthly and members each miss one or two meetings due to vacation, conflict in schedule, or illness, the possibilities for growing in friendship with your fellow Vincentians is reduced significantly.
5. From a services standpoint, sometimes the whole Conference needs to discuss a request for help and make a decision. If the next meeting is a month away, then the decision to help or not help is unduly delayed or left up to a few. See 2 above.

Q: Many Conferences in our Council now use ServWare for case management. If all case records are stored in ServWare and the recommendation is to destroy case history after three years, are we required to do that?

A: Yes, record retention is defined not only to save storage space but to eliminate data that no longer has relevance.

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P: ¿Por qué SVdP requiere reunirse dos veces al mes?

R: La Sociedad quiere que las Conferencias se reúnan semanalmente (52 reuniones por año); sin embargo, la Regla Internacional permite cada dos semanas (26 reuniones por año).  En los Estados Unidos, permitimos dos veces al mes (24 reuniones por año) sin dejar de promover que las reuniones semanales, que son lo ideal.  La importancia de que la frecuencia sea semanal o bimensual:

1. Esto prevé reuniones más cortas.  Cuanto más separadas estén las reuniones, más tendrá que cubrir.  Eche un vistazo a la Parte III de la Regla, Estatuto 7.  Hay mucho que se debe discutir durante una reunión.
2. Todas las decisiones deben ser decididas por la Conferencia en su conjunto.  No debe dejar que las decisiones sean tomadas por unas pocas personas, que es lo que sucede cuando hay mucho tiempo entre reuniones.  La Sociedad no apoya que las decisiones sean tomadas solo por el Presidente o su lista de funcionarios.
3. Nuestro objetivo principal es el crecimiento espiritual de los miembros.  Es en la reunión que aprendemos acerca de nuestra fe tal como se aplica a nuestro ministerio.  Esto sólo se lleva a cabo en nuestras reuniones.
4. La reunión también trata sobre el compañerismo y la amistad entre los miembros.  Si nuestra Conferencia solo se reúne mensualmente y si faltan a una o dos reuniones debido a vacaciones, conflictos de horario y enfermedades, y si esto también es cierto para otros miembros de la Conferencia, las posibilidades de crecer en amistad con sus compañeros Vicentinos se reducen significativamente.
5. Desde el punto de vista de los servicios, a veces tenemos que presentar una solicitud de ayuda a toda la Conferencia para debatir y tomar una decisión.  Si falta un mes para la próxima reunión, entonces la decisión de servir o no servir se retrasa indebidamente o se deja en manos de unos pocos.  Véase el apartado 2 arriba.

P: Muchas Conferencias de nuestro Consejo utilizan ahora ServWare para la gestión de casos. Si todos los registros de casos se almacenan en ServWare y la recomendación es destruir el historial de casos después de 3 años, ¿estamos obligados a hacerlo?

R: Sí, la retención de registros se define no solo para ahorrar espacio de almacenamiento, sino también para eliminar los datos que ya no tienen relevancia.