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09-22-2022 Questions & Answers

09-22-2022 Questions & Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: We recently elected a new President, and now have a new Treasurer.  The previous Treasurer did not think the Treasurer should sign checks.  She would make them out but another member, who is authorized at the bank, would sign it. The new Treasurer thinks that it is ok for him to sign checks as long as someone else approves/authorizes the payment.  Is it appropriate for Conference Treasurer’s to sign checks? 

A: Yes, it is normal practice throughout the country for Conference and Council Treasurers to be signers on all of the accounts.  A good number of all Conferences throughout the country require all checks to be written and signed by the Treasurer.

Q: Our Conference was approached by another organization to discuss collaboration work with their payday loan alternative program. This organization is interested in creating a pooled fund to be used as collateral for payday alternative loans. Vincentian money would go into this fund for neighbors in need. It would not be a donation to the other organization but commingled with the other organizations’ (and potentially others) money. Is this type of arrangement permissible?

A: The funds used for this purpose would have to be collected specifically for this purpose.  They could not use normal Conference funds for this purpose.

Second, the funds could be co-mingled if SVdP maintained control over its funds.  If not, then this is a donation to an outside organization which is prohibited.

Many Councils have invested funds into resources that contain co-mingled funds from many organizations.  However, SVdP maintains full control over its funds in those vehicles.

Spanish Translation

P: Recientemente elegimos un nuevo presidente y ahora tenemos un nuevo tesorero. El tesorero anterior no creía que el tesorero debería firmar cheques. Ella los haría, pero otro miembro, que está autorizado en el banco, lo firmaría. El nuevo tesorero piensa que está bien que él firme cheques siempre y cuando alguien más apruebe/autorice el pago. ¿Es apropiado que los tesoreros de la conferencia firmen cheques? 

R: Sí, es una práctica normal en todo el país que los tesoreros de la Conferencia y el Consejo firmen cheques por todas las cuentas. Muchas de las Conferencias en todo el país requieren que todos los cheques sean escritos y firmados por el Tesorero.

P: Otra organización se acercó a nuestra Conferencia para discutir una colaboración con su programa alternativo de préstamos de día de pago. Esta organización está interesada en crear un fondo común para ser utilizado como garantía para préstamos alternativos de día de pago. El dinero vicentino se destinaría a este fondo para los vecinos con necesidades. No sería una donación a la otra organización, sino que se mezclaría con el dinero de la otra organización (y potencialmente de otros). ¿Está permitido este tipo de arreglo?

R: Los fondos utilizados para este fin tendrían que ser recaudados específicamente para este fin. No podían usar los fondos normales de la Conferencia para este propósito.

En segundo lugar, los fondos podrían mezclarse si SVdP mantuviera el control sobre sus fondos. De lo contrario, se trata de una donación a una organización externa que está prohibida.

Muchos Consejos han invertido fondos en recursos que contienen fondos combinados de muchas organizaciones. Sin embargo, SVdP mantiene control total sobre sus fondos en esos vehículos.

09-15-2022 Question and Answers

09-15-2022 Question and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: We help with shoes and uniform clothing for a very poor school. We were told we shouldn’t help since we are helping a private inner-city school. Many are homeless with no shoes or winter coats. We do not assist with school tuition or any other school funding issues; we are helping the children. Is this acceptable?

A: If you give the shoes and clothing individually, directly to those who need it, it can be recorded as an individual case and it would be valid.  If this is extra clothing that cannot otherwise be used, then it is ok. However, if clothing is purchased specifically for the need given to the children, then it is a donation prohibited according to the Rule, Statute 26. We do not do checkbook charity — we are to be involved in person-to-person works..

Q: Can a Youth serve as secretary of adult Conference?

A: There are no age restrictions as far as the officers are concerned. Obviously, you would want an adult as Treasurer. Everything depends on how comfortable the members are with a youth as Secretary. However, keep in mind that the youth must be an Active Member of the Conference to be eligible to be an officer.

Spanish Translation

P: Ayudamos con zapatos y ropa de uniforme para una escuela muy pobre. Nos dijeron que no deberíamos ayudar ya que estamos ayudando a una escuela privada del centro de la ciudad. Muchos no tienen hogar, no tienen zapatos ni abrigos de invierno. No ayudamos con la matrícula escolar ni con ningún otro problema de financiación escolar; estamos ayudando a los niños. ¿Es esto aceptable?

R: Si entregas los zapatos y la ropa de uniforme directamente a quien lo necesita, se puede registrar como un caso individual y sería válido. Si se trata de ropa adicional que no se puede usar de otra manera, entonces está bien. Sin embargo, si la ropa se compra específicamente para la necesidad de los niños, entonces es una donación prohibida por la Regla, Estatuto 26. No hacemos caridad de solo escribir un cheque – debemos ser involucrados en obras de caridad de persona a persona.

P: ¿Puede un joven servir como secretario de una conferencia de adultos?

R: No hay restricciones de edad en lo que respecta a los oficiales. Obviamente, usted querría a un adulto como Tesorero. Todo depende de cuán cómodos se sientan los miembros con un joven como secretario. Sin embargo, tenga en cuenta que el joven debe ser un Miembro Activo de la Conferencia para ser elegible para ser oficial.

09-08-2022 Questions and Answers

09-08-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: What is national’s official position on having co-presidents within a Conference?

A: The National Council’s official stand is that co-presidents in a Conference are not recommended. Too many problems occur with co-presidencies and it is difficult for Vincentian members and the National Council to know who to go to for issues and/or concerns that may arise. This is why we have vice-presidents. One president per Conference is sufficient.

Spanish Translation

P: ¿Cuál es la posición oficial de National sobre tener copresidentes dentro de una Conferencia?

R: La posición oficial del Consejo Nacional es que no se recomiendan copresidentes en una Conferencia. Ocurren demasiados problemas con las copresidencias y es difícil para los miembros Vicentinos y el Consejo Nacional saber a quién acudir para los problemas y/o inquietudes que puedan surgir. Por eso tenemos vicepresidentes. Un presidente por Conferencia es suficiente.

08-18-2022 Questions and Answers

08-18-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: I understand that an Executive Director (ED) is an ex-officio member of all standing committees. Is he also an automatic member of the Board of directors and entitled to attend any meeting (including Executive board meetings)?

A: In the Bylaws, The CEO/ED is normally included as a non-voting Board Member and officer.  As such, the CEO/ED is also included in the Executive Committee. However, if part of a board meeting is to discuss matters related specifically to the CEO/ED’s performance or review, then the Board or Executive Committee may go into Executive Session which would only include voting Board Members.

Q: One board member who is limited in personal income has asked to be compensated for his time spent working on computer/printer needs. He did not ask to be paid for the camera he volunteered to install. Should we reimburse this member for work which previously was either done voluntarily or was done without bringing a request for compensation to the board in advance for approval?

A: If there was no clear expectation in advance by both parties that compensation was necessary for the work to be done. Within SVdP, members should be reimbursed for expenses they incur when doing SVdP work, but they should not be expected to be paid for their time unless there was a prior agreement in place.

Spanish Translation

P: Entiendo que un director ejecutivo (ED) es un miembro exoficio de todos los comités permanentes. ¿Es también miembro automático de la Junta Directiva y tiene derecho a asistir a cualquier reunión (incluidas las reuniones de la Junta Ejecutiva)?

R: En los estatutos, el CEO/ED normalmente se incluye como miembro de la Junta y funcionario sin derecho a voto. Como tal, el CEO/ED también está incluido en el Comité Ejecutivo. Sin embargo, si parte de una reunión de la junta es para discutir asuntos relacionados específicamente con el desempeño o la revisión del CEO/ED, entonces la Junta o el Comité Ejecutivo pueden pasar a una Sesión Ejecutiva que solo incluiría a los miembros de la Junta con derecho a voto.

P: Un miembro de la junta que tiene ingresos personales limitados ha pedido que se le compense por el tiempo que dedica a trabajar con computadoras/impresoras. No pidió que le pagaran por la cámara que se ofreció a instalar. ¿Deberíamos reembolsar a este miembro por el trabajo que anteriormente se realizó voluntariamente o se realizó sin presentar una solicitud de compensación a la junta por adelantado para su aprobación?

R: Ambas partes tenían que clarificar las expectativas de antemano si es necesaria una compensación para realizar el trabajo. Dentro de SVdP, los miembros deben ser reembolsados ​​por los gastos en los que incurren cuando realizan el trabajo de SVdP, pero no se debe esperar que se les pague por su tiempo, a menos que haya un acuerdo previo en vigor.

08-11-2022 Questions and Answers

08-11-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: It is my understanding that only presidents of aggregated Conferences can be voting members of a District Council. Is this correct?

A: The Rule, Part III, Statute 10 specifies that District Councils represent a minimum of three, and ideally a maximum twelve Conferences in an (Arch)diocese. Although there is no specification that the Conferences have to be aggregated in the Rule, when a District Council applies for Institution, there is a requirement that at least three of the Conferences must be aggregated. In the nationally approved bylaws for District Councils, there is no specification that affiliated Conferences must be aggregated to be voting members of the District Council.  However, it is highly recommended that Conferences get aggregated as soon as they are eligible (after one year of service).

Q:  Can a paid employee vote in SVdP elections?

A:  The answer can be found in the Rule Part III Statute 14. As the statute states, “employees of the Society … may serve in a Conference other than holding any office. Paid staff cannot be officers at any level in the Society; however paid staff who are active members of a Conference may vote on all issues (including elections) except those which may affect their jobs.”

Spanish Translation

P: Tengo entendido que solo los presidentes de Conferencias agregadas pueden ser miembros con derecho a voto de un Consejo de Distrito. ¿Es esto correcto?

R: La Regla, Parte III, Estatuto 10 especifica que los Consejos de Distrito representan un mínimo de tres, e idealmente un máximo de doce, Conferencias en una (Arqui)diócesis. Aunque no se especifica que las Conferencias deban agregarse en la Regla, cuando un Consejo de Distrito solicita la Institución, existe el requisito de que al menos tres de las Conferencias deben ser agregadas. En los estatutos aprobados a nivel nacional para los Consejos de Distrito, no se especifica que las Conferencias afiliadas deban agregarse para ser miembros con derecho a voto en el Consejo. Sin embargo, se recomienda encarecidamente que las Conferencias se agreguen tan pronto como sean elegibles (después de un año de servicio).

P: ¿Puede un empleado asalariado votar en las elecciones de SVdP?

R:  La respuesta se puede encontrar en la Regla Parte III del Estatuto 14. Como establece el estatuto, los empleados de la Sociedad pueden servir en una Conferencia además de ocupar cualquier cargo. El personal asalariado no puede ser funcionario en ningún nivel de la Sociedad; sin embargo, el personal asalariado que sea miembro activo de una Conferencia puede votar sobre todos los asuntos (incluidas las elecciones), excepto aquellos que puedan afectar sus puestos de trabajo.

 

08-04-22 Questions and Answers

08-04-22 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q:  Can a member in need receive assistance from their home Conference or must they seek assistance from a neighboring Conference where they are not a member?

A:  Every Conference should be willing to assist people in need even if that person is one of their own members. However, there are special considerations:

  1. No Conference should help one of its own members more than it would help anyone else coming for assistance.
  2. The assistance should be given in the same manner as in helping others.
  3. The case should be discussed at the Conference meeting without that member present.
  4. To avoid future complications, the member in need may have to withdraw from the Conference until the crisis is over.

Q: If the church parking lot or drive needs to be paved, do we need to have a special fundraiser or request a special donation, or can it be covered by our regular funds?

A:  According to our Rule, the Society does not give funds to outside organizations (including the church). We do not perform fundraising activities for outside organizations either. Individual members may contribute personally to the church fundraiser, but not as the Society.

Spanish Translation

P: ¿Si un miembro tiene una necesidad, puede recibir asistencia de su propia Conferencia o debe buscar asistencia de una Conferencia vecina de la que no es miembro?

R:  Cada Conferencia debe estar dispuesta a ayudar a las personas con necesidades, incluso si esa persona es uno de sus propios miembros. Sin embargo, hay consideraciones especiales:

  1. Ninguna conferencia debe ayudar a uno de sus propios miembros más de lo que ayudaría a cualquier otra persona que venga en busca de ayuda.
  2. La asistencia debe darse de la misma manera que cuando se ayuda a otros.
  3. El caso debe ser presentado en la reunión de la Conferencia sin la presencia de ese miembro.
  4. Para evitar complicaciones en el futuro, es posible que el miembro necesitado deba retirarse de la Conferencia hasta que termine la crisis.

P: Si es necesario pavimentar el estacionamiento de la iglesia o el camino, ¿necesitamos tener una recaudación de fondos especial o solicitar una donación especial, o puede cubrirse con nuestros fondos regulares?

R: De acuerdo con nuestra Regla, la Sociedad no otorga fondos a organizaciones externas (incluida la iglesia). Tampoco realizamos actividades de recaudación de fondos para organizaciones externas. Los miembros individuales pueden contribuir personalmente a la recaudación de fondos de la iglesia, pero no como Conferencia de la Sociedad.

 

 

07-28-2022 Questions and Answers

07-28-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: Am I correct, that we should not use a friend in need’s name and picture in our advertising — even with their permission?

A: Using our friends in need name and photograph on advertisement is not a violation, so long as written authorization has been given to do so. Many SVdP Councils/Conferences have case record forms that have a disclaimer on it that may work for this purpose; others have a separate release of information and photo usage form for our friends in need to sign. Be sure you are consistent with your Council’s and Diocese Safeguarding policies in this regard. We recommend not using photos of children in need; “stock” photos are acceptable and help with safeguarding protections.

Q: If a Catholic attends meetings but has no contact with the poor, are they an active member or associate? A situation: a person attends meetings regularly, their company gives substantial money every year, but their job prevents them from participating in our work. It has been suggested to let them return calls from neighbors in need, so they are serving the poor. The majority of the Conference wants them classified as active members for fear of losing the donation from their company. Your thoughts?

A: To summarize, The Rule, Part III, Statute 3, an Active Member is Catholic, attends meetings on a regular basis and participates in the works of the Conference. Make every effort to get this person involved in the works of the Conference in some way; it does not need to be with direct contact. It is the Conference who decides who is an Active Member and who is an Associate. We ask that you be consistent with everyone and not be motivated only by money considerations.

Spanish Translation

P: ¿Estoy correcto que no debemos usar el nombre y la imagen de un amigo con necesidades en nuestra publicidad, incluso con su permiso?

R: Usar el nombre y la fotografía de nuestros amigos con necesidades en un anuncio no es una infracción, siempre que se haya otorgado una autorización por escrito para hacerlo. Muchos Consejos/Conferencias SVdP tienen formularios de registro de casos que tienen un descargo de responsabilidad que puede funcionar para este propósito; otros tienen un formulario separado de divulgación de información y uso de fotos que nuestros amigos necesitan firmar. Asegúrese de ser consistente con las Políticas de Salvaguardia de su Consejo y Diócesis. Recomendamos no usar fotos de niños; las fotos de “stock” son aceptables y ayudan a protegerlos.

P: Si un católico asiste a las reuniones, pero no tiene contacto con los pobres, ¿es un miembro Activo o Asociado? Un ejemplo: una persona asiste a las reuniones con regularidad, su empresa aporta una cantidad sustancial de dinero todos los años, pero su trabajo le impide participar en nuestro trabajo. Se ha sugerido que les permita devolver las llamadas de los vecinos con necesidades, para que sirvan a los pobres. La mayoría de la Conferencia quiere clasificarlos como miembros activos por temor a perder la donación de su empresa. ¿Qué piensa?

R: Para resumir La Regla, Parte III, Estatuto 3: un miembro activo es católico, asiste a las reuniones regularmente y participa en los trabajos de la Conferencia. Hacer todo lo posible para involucrar a esta persona en los trabajos de la Conferencia de alguna manera; no necesita ser con contacto directo. Es la Conferencia que decide quien es Miembro Activo y quien es Asociado. Le pedimos que sea coherente con todos y no motivado sólo por consideraciones de dinero.

07-21-2022 Questions and Answers

07-21-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q:  Should members of the Conference be permitted to perform services for which they are compensated by a neighbor who is being helped by the Conference?

A:  Members of the Society should not accept compensation from those we serve for the works that we do as Vincentians. What we provide in the way of resources and our time is a gift to those in need. No payment is to be accepted.

Vincentian connections are not proper to make business solicitations for work done outside of the Society. Otherwise, nothing prohibits a Vincentian from conducting their usual business services for someone who receives Society services. We do not restrain trade; however, there should be a clear distinction between what is provided as Society service (at no cost to those receiving the services) and what may be done as a contractor, etc.

Q:  Our Conference is assisting a neighbor who has someone once a week to help with laundry and housework. The helper is paid $22/hour. The neighbor is not happy with the job this person is doing and would like to find someone else to do the work. Discussing the situation at our Conference meeting, one of our members offered to help this neighbor. The member wants to be paid for her services. Is this something that is permitted within the Conference?

A:  In the above Q&A, we indicated that members should not be paid for work they do as Vincentians. However, in this case, the member is effectively being employed by the person the Conference serves. If the member continues to receive payment for services from the person served by the Conference, then the member must withdraw from participating in any way with the Conference in evaluating requests from that person.

Spanish Translation

P: ¿Se debe permitir que los miembros de la Conferencia acepten compensación para hacer servicios por los cuales están recibiendo ayuda por la Conferencia?

R:  Los miembros de la Sociedad no deben aceptar compensación de aquellos a quienes servimos por las obras que hacemos como vicentinos. Lo que proporcionamos en forma de recursos y nuestro tiempo es un regalo para los que tienen necesidades. No se aceptará ningún pago.

Las conexiones vicentinas no son apropiadas para hacer solicitudes de negocios para trabajos realizados fuera de la Sociedad. De lo contrario, nada prohíbe que un Vicentino realice sus servicios comerciales habituales para alguien que recibe servicios de la Sociedad. No restringimos el comercio; sin embargo, debe haber una distinción clara entre lo que se proporciona como servicio de la Sociedad (sin costo para quienes reciben los servicios) y lo que se puede hacer como contratista, etc.

P: Nuestra Conferencia está apoyando a un vecino que tiene un ayudante que viene una vez a la semana para ayudar con la lavandería y las tareas del hogar. Al ayudante se le paga $22/hora. El vecino no está contento con el trabajo que está haciendo esta persona y le gustaría encontrar a alguien más para hacer el trabajo. Hablando de la situación en nuestra reunión de la Conferencia, uno de nuestros miembros se ofreció a ayudar a este vecino. El miembro quiere que le paguen por sus servicios. ¿Es esto algo que está permitido dentro de la Conferencia?

R:  En la pregunta/respuesta anterior, indicamos que a los miembros no se les debe pagar por el trabajo que realizan como vicentinos. Sin embargo, en este caso, el miembro está siendo efectivamente empleado por la persona a la que sirve la Conferencia. Si el miembro continúa recibiendo el pago por los servicios de la persona a la que sirve la Conferencia, entonces el miembro debe dejar de participar de cualquier manera con la Conferencia en la evaluación de las solicitudes de esa persona.

07-14-2022 Questions and Answers

07-14-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: Our parish is giving us some generous space in the bulletin every week to get our message out. Some relatively new, but very effective, Vincentians have suggested that we publish our monthly statistics: how many individuals and families helped, etc. They also want to publish how much we spend on our assistance every month. Do we have a rule that governs this?

A: It has been a recommendation of the Society for Conferences to give a summary of their activity to the pastor and the parish at least annually. Using the bulletin to do this is appropriate. Providing such detailed assistance information more than four times a year is usually too much. The space may be better used by having regular bulletin announcements about the Society.

Here is the website link to SVdP bulletin announcements for every week of the year: https://members.ssvpusa.org/formation/formation-resources/bulletin-announcements/.

Q:  Our Conference purchases food at a good price from our local food bank. The food bank requires that we provide them a list of everyone to whom we give food. Is this a violation of confidentiality?

A:  Yes, it is a violation, unless you received authorization from those to whom you give food to share their information with other organizations. If you stay with the food bank and someone chooses not to authorize this sharing of information, you may have to refuse to give food from the food bank to them. They could be given food you purchase or get from other sources.

Some food banks accept as an alternative a list of people not by name or other specific identifiers but by demographic group and zip code. See if this would be acceptable.

Spanish Translation

P: Nuestra parroquia nos está dando un espacio generoso en el boletín todas las semanas para difundir nuestro mensaje. Algunos vicentinos relativamente nuevos, pero muy efectivos, han sugerido que publiquemos nuestras estadísticas mensuales: cuántas personas y familias ayudaron, etc. También quieren publicar cuánto gastamos en nuestra ayuda cada mes. ¿Tenemos una regla que gobierna esto?

R: Ha sido una recomendación de la Sociedad que las conferencias den un resumen de su actividad al pastor y a la parroquia por lo menos una vez al año. Usar el boletín para hacer esto es apropiado. Proporcionar información de asistencia tan detallada más de cuatro veces al año suele ser demasiado. Se puede aprovechar mejor el espacio si se publican periódicamente anuncios sobre la Sociedad en los boletines.

Aquí está el enlace del sitio web a los anuncios del boletín SVdP para cada semana del año: https://members.ssvpusa.org/formation/formation-resources/bulletin-announcements/.

P: Nuestra Conferencia compra alimentos a buen precio en dispensa local. La dispensa de alimentos requiere que les proporcionamos una lista de todas las personas a las que damos alimentos. ¿Es esto una violación de la confidencialidad?

R:  Sí, es una violación, a menos que haya recibido autorización de aquellos a quienes les da alimentos para compartir su información con otras organizaciones. Si sigue trabajando con esta dispensa y alguien recibiendo comida decide no autorizar este intercambio de información, es posible que deba negarse a darles alimentos de la dispensa. Podría dar a estas personas comida comprada u obtenida de otras fuentes.

Algunas dispensas aceptan como alternativa una lista de personas no por nombre u otros identificadores específicos, sino por grupo demográfico y código postal. Vea si esto sería aceptable.

07-07-2022 Questions and Answers

07-07-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Our local electric company demands a deposit of $300 for two years of a new resident at one of our rental apartments. Because of the legal concerns, after two years, that deposit is sent back to the resident if they pay their bills during the two years (even if SVDP pays the deposit). It is my contention that this is a deposit that should be returned to us. Some of our conference members feel that we should not ask for a return of these monies. What is the position of National?

A: Two things to keep in mind: first, the utility company may not keep track of a third party to whom the refund should be given.  Second, when we give assistance to people, it is given as a gift – not a loan; so, we should not look for a return.  One of the things we have always promoted within the Society is that “once given, the gift belongs to the recipient.” They can do with it as they please. That goes for food, clothing, furniture, rent, utilities, gift cards, vouchers, etc.

Q:  Does the Rule allow two members to serve as Conference Co-Treasurers?

A: The Rule requires a designated treasurer. The treasurer can have assistants who do various aspects of what is required. One person must be the responsible person for the position.

P: La empresa de luz local exige un depósito de $300 por dos años de un nuevo residente en uno de nuestros apartamentos de alquiler. Debido a las preocupaciones legales, después de dos años, ese depósito se devuelve al residente si paga sus facturas durante los dos años (incluso si SVDP paga el depósito). Es mi opinión que este es un depósito que debe ser devuelto a nosotros. Algunos de nuestros miembros de la conferencia sienten que no debemos pedir la devolución de estos dineros. ¿Cuál es la posición de Nacional?

R: Dos cosas para tener en cuenta: primero, la empresa de servicios públicos no puede realizar un seguimiento de un tercero a quien se le debe dar el reembolso. En segundo lugar, cuando brindamos asistencia a las personas, lo hacemos como un regalo, no como un préstamo; por lo tanto, no debemos buscar un retorno. Una de las cosas que siempre hemos promovido dentro de la Sociedad es que “una vez dado, el regalo pertenece a quien lo recibe.” Pueden hacer lo que quieran con el regalo. Eso se aplica a alimentos, ropa, muebles, alquiler, servicios públicos, tarjetas de regalo, cupones, etc.

P: ¿La regla permite que dos miembros sirvan como co-tesoreros de la conferencia?

R: La Regla requiere un tesorero designado. El tesorero puede tener asistentes que hagan varios aspectos de lo que se requiere. Una persona debe ser la persona responsable del puesto.

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