weekly q&a

Q: What is the difference between Society twinning and co-pays?

A: In Part III of the Rule, Statute 26 (Use of Funds) it states: The funds of the Society shall be used for the works of the Society, including Vincentian twinning and collaboration in payments for people we serve.  When funds are given from a Conference or Council to another Conference or Council to be used as the receiver finds appropriate, this is called twinning.  The distribution should be recorded as twinning.  When funds are sent to another Conference as collaboration in payments for people we serve, then this is called a co-pay.  When the intention for the negotiated distribution was to help a specific person or family, the co-pay should be recorded as aid to people we serve, and a case record should be established for this transaction.

Q:  May we pay medical co-payments for our neighbors in need? 

A:  Yes, one-time medical co-pays is allowed.  However, for ongoing medical co-pay requests there must be a strong consideration of the Conference with all members in agreement to avoid long-term commitments.

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P: ¿Cuál es la diferencia entre el hermanamiento de Sociedad y los copagos?

R: En la Parte III de la Regla, el Estatuto 26 (Uso de Fondos) establece: Los fondos de la Sociedad se utilizarán para las obras de la Sociedad, incluyendo el hermanamiento Vicentino y la colaboración en los pagos de las personas a las que servimos. Cuando se entregan fondos de una Conferencia o Consejo a otra conferencia o Consejo para que se utilicen según lo considere apropiado el beneficiario, esto se denomina hermanamiento. La distribución debe registrarse como hermanamiento. Cuando los fondos se envían a otra Conferencia como colaboración en los pagos de las personas a las que servimos, esto se denomina copago. Cuando la intención de distribución negociada fue ayudar a una persona o familia especifica, el copago debe registrarse como ayuda a las personas a las que servimos, y debe establecerse un registro de caso para esta transacción.

P: ¿Podemos pagar copagos médicos para nuestros amigos en necesidad?

R: Si, se permiten copagos médicos únicos. Sin embargo, para solicitudes de copagos médicos continuos debe haber una fuerte consideración de la Conferencia con todos los miembros de acuerdo para evitar compromisos a largo plazo.

Q: We are currently working on guidelines for our Conference Home Visit teams. Is it a St. Vincent de Paul Society policy to get a driver’s license number or other government issued identification from everyone we visit?

A: There is no National Council Policy requiring identification checks, but Conferences may sometimes find that it is necessary to confirm the neighbor’s identification; for example, when required to pay a bill. As the Manual states “members should be careful to record only what is essential to serve [the neighbor]”. If the information is required in order to pay a bill, it should be retained only long enough to do that, and then destroyed.

Q: Our Conference is having a discussion about our area of coverage. Is it acceptable to help those in need who work in our parish boundaries or only those who live within? We’d like to expand our help but haven’t found anything definitive about this. Not all the parishes in our area even have a SVdP Conference.

A: There are no rules associated with this. Actually, in most places, Conferences don’t have specified boundaries because most Councils do not have Conferences to cover all parishes. This is generally something decided on by the Council. Conferences may help anyone, but if they help someone from within another Conference’s boundaries, they should work with that Conference to determine the help to be given and protect against duplication of services.

If there are parishes where no Conference exist, this is a great opportunity to invite the pastor to establish a Conference. If the pastor of a neighboring parish does not want to start a Conference, it is indeed okay to ask the pastor for financial support for his community being served.

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P: Actualmente estamos trabajando en directrices para nuestros equipos de visitas domiciliarias de nuestra Conferencia. ¿Es una política de la Sociedad de San Vicente de Paúl obtener un número de licencia de conducir de todas las personas que visitamos?

R: Encontrará que es necesario confirmar la identidad de las personas a las que está ayudando, especialmente al pagar las facturas. No necesita registrar la identificación proporcionada a menos que la requiera para pagar una factura en su nombre. Tales registros deben ser destruidos. La Sociedad no tiene necesidad ni requisito de mantener información personal.

 P: Nuestra Conferencia está teniendo una discusión sobre nuestra área de cobertura. ¿Es aceptable ayudar a personas en necesidad que trabajan dentro de los límites de nuestra parroquia o solo a aquellos que viven dentro? Nos gustaría ampliar nuestra ayuda, pero no hemos encontrado nada definitivo al respecto. No todas las parroquias de nuestra área tienen una Conferencia SVdP.

R: No hay reglas asociadas con esto. En realidad, en la mayoría de los lugares, las Conferencias no tienen límites específicos porque la mayoría de los Consejos no tienen Conferencias para cubrir todas las parroquias. Esto es algo que generalmente decide el Consejo. Las Conferencias pueden ayudar a cualquiera, pero si ayudan a alguien dentro de los límites de otra Conferencia, deben trabajar con esa Conferencia para determinar la ayuda que se debe prestar y protegerse contra la duplicación de servicios.

Si hay parroquias donde no existe una Conferencia, esta es una gran oportunidad para invitar al párroco a establecer una Conferencia. Si el párroco de una parroquia vecina no quiere comenzar una Conferencia, de hecho, está bien pedirle al párroco apoyo financiero para que su comunidad sea atendida.

Q: What is your recommendation on having our current store and new store establishing separate EIN’s rather than under the Council umbrella. If it is recommended that they set up their own, would we have one EIN for stores or would we have one for each store?

A: This is a local decision. However, if you opt to separately incorporate a store under its own EIN (or a group of stores under a single EIN), care must be given to the formation of the new entity and the bylaws to ensure that ownership and control are still in the hands of the Society entity that created them. The Special Works Bylaw was created specifically with this in mind. You will also need to establish separate tax-exempt status, and file separate Form 990s annually, for each incorporated entity.

Q: Is a Conference permitted to receive a gift of stock or mutual funds from a donor? If so, how so and are they able to draw off dividends?

A: At various times, Conferences and Councils have accepted stock and/or mutual funds as gifts.

With the right procedures in place, Councils or Conferences can receive gifts of stock. Receiving such donations requires a brokerage account, which is something most Conferences don’t have. Conferences need to consult their next highest Council for advice. This is especially necessary if the Conference does not have its own EIN, in which case such funds would be under the Council’s control. Typically, stocks are sold, as they are often donated at their highest value. We are servants of the poor, not investors. In the case of very large gifts, we recommend money market accounts to preserve funds for future services. The National Council has a document on the use of funds called Hoarding – What Does It Mean, that provides good insight into the use of large donations.

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P: ¿Cuál es su recomendación para que nuestra tienda actual y la tienda nueva establezcan Número de Identificación del Empleador (EIN) separados en lugar de estar bajo la sombrilla del Consejo? Si se recomienda que establezcan el suyo propio, ¿tendríamos un EIN para las tiendas o tendríamos uno para cada tienda?

R: Esta es una decisión local. Sin embargo, si se elige incorporar por separado una tienda con su propio EIN o un grupo de tiendas con un solo EIN, se debe tener cuidado con la formación de la nueva entidad y los estatutos para garantizar que la propiedad y el control sigan en manos de la entidad de la Sociedad que los creó. Con esto en mente se creó el Reglamentos de Trabajos  Especiales. También deberá establecer un estado de exención de impuestos por separado y presentar los Formularios 990 por separado anualmente, para cada entidad incorporada.

P: ¿Se le permite a una Conferencia recibir una donación de acciones o fondos mutuos de un donante y, de ser así, cómo sería esto posible y pueden retirar dividendos?

R: Las conferencias y los consejos en varios momentos han aceptado acciones y/o fondos mutuos como obsequios. Con los procedimientos correctos implementados, los Consejos o Conferencias pueden recibir donaciones de acciones. Recibir tales donaciones requiere una cuenta con una agencia de la bolsa de valores, que es algo que la mayoría de las conferencias no tienen. Las conferencias deben consultar a su Consejo más alto para recibir asesoramiento. Esto es especialmente necesario si la conferencia no tiene su propio EIN, en cuyo caso dichos fondos estarían bajo el control del Consejo. Por lo general, las acciones se venden ya que a menudo se donan a su valor más alto. Somos servidores de los pobres, no inversionistas. En el caso de donaciones muy grandes, recomendamos cuentas de mercado monetario para conservar los fondos para servicios futuros. El Consejo Nacional tiene un documento sobre el uso de fondos llamado “Acaparamiento – ¿Qué significa?” (https://members.ssvpusa.org/information-for-members/policies-procedures/#100-100-policies-procedures-p2 ) que brinda una buena perspectiva sobre el uso de grandes donaciones.

Q: Does the Conference president have the authority to override a negative vote when there is a request to suspend the normal guidelines for providing assistance to a neighbor in need? 

A: All of the guidelines are determined and established by the Conference as a whole. The only party who can go against those guidelines is the Conference as a whole, either changing the guidelines or establishing the case as an exception. The president may contradict a decision of the Conference if that decision violates the Rule of the Society. The treasurer may contradict a decision of the Conference if it calls for spending more money than is available.

Q: After reviewing the bylaws template for District Councils without a board (Document #8), a question arose. As I understand it, the voting members of the Council must also be Conference presidents. Does that also mean that the officers appointed by the District Council president must come from the Conference presidents? If not, what voting rights do these individuals have? Can the District Council Board grant voting privileges to an officer who is not a Conference president.

A: When you have a District Council that is not incorporated (without a Board of Directors), you must follow the standard structure of voting for a District Council. The only voting members are the District president and the Conference presidents. Period. The VP(s), secretary(ies), and treasurer(s) can only vote if they are also Conference presidents. Based on the standard structure of an SVdP District Council, a District Council (not incorporated) cannot appoint additional voting members.

Please keep in mind that incorporated District Councils would use Bylaws Documents #3 or #6, which allow for a Board of Directors and appointment of additional voting members.

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P: ¿Tiene el presidente de la Conferencia la autoridad para anular un voto negativo cuando hay una solicitud para suspender las pautas normales para brindar asistencia a un vecino con necesidades?

R: Todas las pautas son determinadas y establecidas por la Conferencia en su conjunto. La única parte que puede ir en contra de esas pautas es la Conferencia en su conjunto, ya sea cambiando las pautas o estableciendo el caso como una excepción. El presidente puede contradecir una decisión de la Conferencia si esa decisión viola la Regla de la Sociedad. El Tesorero puede contradecir una decisión de la Conferencia si requiere gastar más dinero del que está disponible.

P: Después de revisar la plantilla de estatutos en el sitio web nacional para los Consejos de Distrito sin junta (documento n.° 8), surgió una pregunta. Como entiendo, los miembros votantes del Consejo también deben ser presidentes de la Conferencia. ¿Significa eso también que los funcionarios designados por el presidente del Consejo de Distrito deben provenir de los presidentes de la Conferencia? Si no, ¿qué derechos de voto tienen estas personas? ¿Puede la junta del Consejo de Distrito otorgar privilegios de voto a un funcionario que no sea presidente de la Conferencia?

R: Cuando tiene un Consejo de Distrito que no está incorporado (sin una Junta Directiva), debe seguir la estructura estándar de votación para un Consejo de Distrito. Los únicos miembros con derecho a voto son el presidente de Distrito y los presidentes de las Conferencias. Período. Los vicepresidentes, secretarios y tesoreros sólo pueden votar si también son presidentes de la Conferencia. Basado en la estructura estándar de un Consejo de Distrito SVdP, un Consejo de Distrito (no incorporado) no puede designar miembros votantes adicionales.

Por favor tenga en cuenta que los Consejos de Distrito incorporados usarían los Documentos de Estatutos #3 o #6 que permiten una Junta Directiva y nombramientos de miembros votantes adicionales.

Q:  How involved can a pastor be with the Society of St. Vincent de Paul? I believe I read somewhere that SVdP is a separate entity from other organizations in the Church, and that the pastor cannot tell us what to do with our donations (monetary). Are they able to tell us, for example, when, or if, we can or cannot collect food for the poor? When, or if, we can or cannot have more than two food drives a year, etc.?

A:  You will find in both the Rule (Part III, Statute 15) and the Manual (pages 50), that ordained ministers (deacons and priests) normally hold the role of Spiritual Advisor of a Conference or Council. They are asked to give Conference members spiritual guidance related to their own personal growth, as well as their ministry; and they can participate in any Conference discussions. They may also go on Home Visits if they choose. They are not the decision makers of the Conference. Ordained ministers may not vote or hold office or be a signor on Conference accounts.

SVdP is a lay organization in the parish at the invitation of the pastor. We must therefore maintain good relations with him and the parish staff. The pastor can control when and what types of parish collections are to be held, how often parish facilities can be used by outside groups including SVdP, and other decisions involving parish operations and policies. They do not control SVdP finances and are not to be signors on Society bank accounts. Ask your District or Diocesan Council President to meet with your pastor and try to resolve any issues or concerns from Conference.

Q: It came up at our last meeting whether or not Conferences can apply for grants? Not sure if that is allowed since all our funds are donations.

A: All Conferences are eligible to apply for grants. However, if a Conference is using a Council’s EIN, it must have the permission of the Council to apply for the grant; technically, the owner of the EIN is the responsible party for the grant and must ensure the terms of the grant are honored.  The National Council offers grants to Conferences such as the Friends of the Poor® grant.

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P: ¿Qué tan involucrado puede estar un pastor con la Sociedad de San Vicente DePaul? Creo que leí en alguna parte que SVDP es una entidad separada de otras organizaciones en la iglesia, y que el pastor no puede decirnos qué hacer con nuestras donaciones (monetarias). ¿Son capaces de decirnos, por ejemplo, cuándo, o si, podemos o no recolectar alimentos para los pobres; o si podemos tener más de dos colectas de alimentos al año, ¿etc.?

R: Encontrará las respuestas en la Regla (Parte III, Estatuto 15) y en el Manual (página 50), que los ministros ordenados (diáconos y sacerdotes) normalmente desempeñan el papel de Consejero Espiritual de una Conferencia o Consejo. Se les pide que brinden orientación espiritual a los miembros de la Conferencia en relación con su propio crecimiento personal y su ministerio; y pueden participar en cualquier discusión de la Conferencia. También pueden realizar visitas domiciliarias si así lo desean. Ellos no son los que toman las decisiones de la Conferencia. Los ministros ordenados no pueden votar ni ocupar cargos ni ser signatarios de las cuentas de la Conferencia.

SVdP es una organización laica en la parroquia por invitación del pastor. Por lo tanto, debemos mantener buenas relaciones con él y el personal de la parroquia. El pastor puede controlar cuándo y qué tipos de colectas parroquiales se llevarán a cabo, con qué frecuencia los grupos externos pueden usar las instalaciones de la parroquia, incluido SVDP, y otras decisiones relacionadas con las operaciones y políticas de la parroquia. No controlan las finanzas de SVDP y no deben ser signatarios de las cuentas bancarias de la Sociedad. Pídale al presidente de su Distrito o Consejo Diocesano que se reúna con su pastor y trate de resolver cualquier problema o inquietud que tengan los miembros de la Conferencia.

P: ¿Pueden las Conferencias aplicar por subvenciones? No estoy seguro si eso está permitido ya que todos nuestros fondos son donaciones.

R: Todas las Conferencias son elegibles para solicitar subvenciones. Sin embargo, si una Conferencia utiliza el EIN de un Consejo, debe tener el permiso del Consejo para solicitar la subvención; técnicamente, el propietario del EIN es responsable por la subvención y debe asegurarse de que se respeten los términos de la subvención. El Consejo Nacional ofrece subvenciones a Conferencias como la subvención Friends of the Poor®.