weekly q&a

Q: During our bylaws review, our district officers brought up a question about VOP and 501(c)3 compliance regarding advocacy. How can VOP do advocacy without jeopardizing the Society’s 501(c)3 status?

A: IRS Publication 1828 states that churches and religious organizations are allowed to lobby unless it constitutes “a substantial part of its overall activities.” Given the amount of time our volunteers spend on service to neighbors in need, we don’t have a danger of meeting that test.

Keep in mind that members of the Society can never endorse a candidate for office. That is clearly prohibited by IRS regulation. Members are encouraged to fully participate in elections and support candidates of their choice. They must do so as citizens, rather than use the name of the Society.

Q: When a neighbor in need has been interviewed and a recommendation has been made by the two people who visited, what is the rule on voting to honor that recommendation?

A: First, if a related policy has been made by the Conference, all members must honor it. The Home Visit team assesses the neighbor’s situation and presents their recommendation(s) to the membership body. A decision can then be made properly by the Conference in Vincentian fellowship from the recommendations.

Spanish Translation

P: Nuestros oficiales de Distrito plantearon la pregunta durante nuestra revisión de los estatutos sobre la VDP y el cumplimiento de 501c3 donde habla sobre la abogacía. ¿Cómo puede la VDP trabajar sobre este asunto sin poner en peligro el estado 501c3 de la Sociedad?

R: La Publicación 1828 del IRS establece que las organizaciones eclesiásticas y religiosas pueden cabildear a menos que instituyan esto como “una parte sustancial de sus actividades generales”. Dada la cantidad de tiempo que nuestros voluntarios dedican al servicio de los prójimos en necesidad, no tenemos peligro de cumplir con esa prueba. Tenga en cuenta que los miembros de la Sociedad nunca pueden respaldar a un candidato en específico para un cargo. Eso está claramente prohibido por la regulación del IRS. Se alienta a los miembros a participar plenamente en las elecciones y apoyar a los candidatos de su elección. Pero deben hacerlo como ciudadanos, en lugar de usar el nombre de La Sociedad.

P: Cuando tenemos un prójimo en necesidad que ha sido entrevistado y tiene una recomendación hecha por las dos personas que visitaron, ¿cuál es la regla para votar para honrar esa recomendación?

R: En primer lugar, si la Conferencia ha adoptado una política relacionada a este asunto, todos los miembros deben respetarla.  El equipo de las Visitas Domiciliarias evalúa la situación del prójimo y presenta su(s) recomendación(es) a los miembros.  La decisión puede entonces ser tomada apropiadamente por la Conferencia en comunión Vicentina a partir de las recomendaciones.

Q:  How long can a person hold the office of Interim President? I have searched the Rule and cannot find this topic mentioned.

A: When a President resigns or is no longer able to fulfill his/her role, the vice president assumes the role of “Interim President” until an election is held. For Conferences the bylaws say the elections should occur within three months. Council bylaws article 12 say that the elections should wait three months so Conferences can be consulted. This is prescribed in the bylaws under Extraordinary Circumstances as follows:

Extraordinary Circumstances

Should the President resign, become permanently incapacitated, be removed from office, or die during the term of office, then the First Vice President of the Corporation Board shall serve as President until the election of a new President.

Upon the vacancy of the office of President prior to the completion of a three-year term, the First Vice President shall, within 10 days from receipt of the notice of the vacancy of the office of President, convene a Nominating Committee whose duty it will be to initiate the election process. A slate of candidates shall be prepared and presented to the Corporation Board. A period of three months should be allowed for Corporation Board members to consult with Conferences within their own District Council. 

Q: What is the term of service for Presidents at each level? What is the Rule / Statute for this?

A: The term of office for a President in the Society can be found in each set of bylaws under the header Term of Office and Term Limits for Officers. Click here to view all nationally approved bylaws.

This information is also found in the Rule, Part III Statute 12 for all levels of the Society in the U.S. The term of office of the President for Conferences, District and Diocesan Councils is three years (ending on September 30 of the third year). Once a President has served for two consecutive terms, that person will not be eligible for re-election as President until a three-year term has elapsed under a different President. The term of office of the National Council President is six years. It begins on October 1 and ends on September 30. It is not renewable.

The Rule Part II Statute 3.4 states that the International President General term has changed to only one six-year term (not renewable). This was by resolution, and we have not changed Part II in our printed Rule.

A vote must be held for the elected office of presidency at all levels of the Society, regardless of the first term incumbent’s desire to run a second term. Consideration of other candidates for election must be allowed. An election must be held whether there are several candidates or just one.

SPANISH TRANSLATION

P: ¿Cuánto tiempo puede una persona ocupar el cargo de Presidente Interino? He buscado en la Regla y no encuentro este tema mencionado.

R: Cuando un presidente renuncia o ya no puede cumplir con su mandato, el vicepresidente asume el papel de “Presidente Interino” hasta que se celebre una elección. Para las conferencias, los estatutos dicen que las elecciones deben ocurrir dentro de 3 meses. El artículo 12 de los estatutos del Consejo dice que las elecciones deben esperar 3 meses para que se puedan consultar las conferencias. Esto está prescrito en los estatutos bajo Circunstancias Extraordinarias de la siguiente manera:

Circunstancias extraordinarias

En caso de que el Presidente renuncie, quede incapacitado permanentemente, sea destituido de su cargo o fallezca durante el mandato, entonces el Primer Vicepresidente de la Junta de la Corporación deberá servir como Presidente hasta la elección de un nuevo Presidente.

Ante la vacante del cargo de Presidente antes de la finalización de un mandato de tres años, el Primer Vicepresidente, dentro de los diez días siguientes a la recepción de la notificación de la vacante del cargo de Presidente, convocará un Comité de Nominaciones cuyo deber será iniciar el proceso de elección. Se preparará una lista de candidatos y se presentará a la Junta de la Corporación. Se debe permitir un período de tres meses para que los miembros de la Junta de la Corporación consulten con las Conferencias dentro de su propio Consejo de Distrito.

P: ¿Cuál es el período de servicio de los presidentes en cada nivel? ¿Cuál es la Regla / Estatuto para esto?

R: La duración del cargo de un presidente en la Sociedad se puede encontrar en cada conjunto de estatutos bajo el encabezado Duración del Cargo y Límites de Mandato para Oficiales. Haga clic aquí para ver todos los estatutos aprobados a nivel nacional: https://members.ssvpusa.org/governance/bylaws/.

Esta información también se encuentra en la Regla, Parte III, Estatuto 12 para todos los niveles de la Sociedad en los EE. UU., haga clic aquí: https://members.ssvpusa.org/governance/the-rule-the-manual. El mandato del Presidente de Conferencias, Distrito y Consejos Diocesanos es de tres años (terminando el 30 de septiembre del tercer año). Una vez que un presidente haya servido durante dos períodos consecutivos, esa persona no será elegible para la reelección como presidente hasta que haya transcurrido un período de tres años bajo un presidente diferente. El mandato del Presidente del Consejo Nacional de los Estados Unidos es de seis años. Comienza el 1 de octubre y finaliza el 30 de septiembre. No es renovable.

Para internacional, en la Regla Parte II del Estatuto 3.4 establece que el mandato del Presidente General Internacional ha cambiado a un solo mandato de seis años no renovable. Esto fue por resolución, y no hemos cambiado la Parte II en nuestra Regla impresa.

Se debe realizar una votación para el cargo electo de la presidencia en todos los niveles de la Sociedad, independientemente del deseo del titular del primer mandato de postularse para un segundo mandato. Debe permitirse la consideración de otros candidatos para la elección. La elección debe realizarse ya sea que haya varios candidatos o uno solo.

Q: What is the difference between Society twinning and co-pays?

A: In Part III of the Rule, Statute 26 (Use of Funds) it states: The funds of the Society shall be used for the works of the Society, including Vincentian twinning and collaboration in payments for people we serve.  When funds are given from a Conference or Council to another Conference or Council to be used as the receiver finds appropriate, this is called twinning.  The distribution should be recorded as twinning.  When funds are sent to another Conference as collaboration in payments for people we serve, then this is called a co-pay.  When the intention for the negotiated distribution was to help a specific person or family, the co-pay should be recorded as aid to people we serve, and a case record should be established for this transaction.

Q:  May we pay medical co-payments for our neighbors in need? 

A:  Yes, one-time medical co-pays is allowed.  However, for ongoing medical co-pay requests there must be a strong consideration of the Conference with all members in agreement to avoid long-term commitments.

Spanish Translation

P: ¿Cuál es la diferencia entre el hermanamiento de Sociedad y los copagos?

R: En la Parte III de la Regla, el Estatuto 26 (Uso de Fondos) establece: Los fondos de la Sociedad se utilizarán para las obras de la Sociedad, incluyendo el hermanamiento Vicentino y la colaboración en los pagos de las personas a las que servimos. Cuando se entregan fondos de una Conferencia o Consejo a otra conferencia o Consejo para que se utilicen según lo considere apropiado el beneficiario, esto se denomina hermanamiento. La distribución debe registrarse como hermanamiento. Cuando los fondos se envían a otra Conferencia como colaboración en los pagos de las personas a las que servimos, esto se denomina copago. Cuando la intención de distribución negociada fue ayudar a una persona o familia especifica, el copago debe registrarse como ayuda a las personas a las que servimos, y debe establecerse un registro de caso para esta transacción.

P: ¿Podemos pagar copagos médicos para nuestros amigos en necesidad?

R: Si, se permiten copagos médicos únicos. Sin embargo, para solicitudes de copagos médicos continuos debe haber una fuerte consideración de la Conferencia con todos los miembros de acuerdo para evitar compromisos a largo plazo.

Q: We are currently working on guidelines for our Conference Home Visit teams. Is it a St. Vincent de Paul Society policy to get a driver’s license number or other government issued identification from everyone we visit?

A: There is no National Council Policy requiring identification checks, but Conferences may sometimes find that it is necessary to confirm the neighbor’s identification; for example, when required to pay a bill. As the Manual states “members should be careful to record only what is essential to serve [the neighbor]”. If the information is required in order to pay a bill, it should be retained only long enough to do that, and then destroyed.

Q: Our Conference is having a discussion about our area of coverage. Is it acceptable to help those in need who work in our parish boundaries or only those who live within? We’d like to expand our help but haven’t found anything definitive about this. Not all the parishes in our area even have a SVdP Conference.

A: There are no rules associated with this. Actually, in most places, Conferences don’t have specified boundaries because most Councils do not have Conferences to cover all parishes. This is generally something decided on by the Council. Conferences may help anyone, but if they help someone from within another Conference’s boundaries, they should work with that Conference to determine the help to be given and protect against duplication of services.

If there are parishes where no Conference exist, this is a great opportunity to invite the pastor to establish a Conference. If the pastor of a neighboring parish does not want to start a Conference, it is indeed okay to ask the pastor for financial support for his community being served.

Spanish Translation

P: Actualmente estamos trabajando en directrices para nuestros equipos de visitas domiciliarias de nuestra Conferencia. ¿Es una política de la Sociedad de San Vicente de Paúl obtener un número de licencia de conducir de todas las personas que visitamos?

R: Encontrará que es necesario confirmar la identidad de las personas a las que está ayudando, especialmente al pagar las facturas. No necesita registrar la identificación proporcionada a menos que la requiera para pagar una factura en su nombre. Tales registros deben ser destruidos. La Sociedad no tiene necesidad ni requisito de mantener información personal.

 P: Nuestra Conferencia está teniendo una discusión sobre nuestra área de cobertura. ¿Es aceptable ayudar a personas en necesidad que trabajan dentro de los límites de nuestra parroquia o solo a aquellos que viven dentro? Nos gustaría ampliar nuestra ayuda, pero no hemos encontrado nada definitivo al respecto. No todas las parroquias de nuestra área tienen una Conferencia SVdP.

R: No hay reglas asociadas con esto. En realidad, en la mayoría de los lugares, las Conferencias no tienen límites específicos porque la mayoría de los Consejos no tienen Conferencias para cubrir todas las parroquias. Esto es algo que generalmente decide el Consejo. Las Conferencias pueden ayudar a cualquiera, pero si ayudan a alguien dentro de los límites de otra Conferencia, deben trabajar con esa Conferencia para determinar la ayuda que se debe prestar y protegerse contra la duplicación de servicios.

Si hay parroquias donde no existe una Conferencia, esta es una gran oportunidad para invitar al párroco a establecer una Conferencia. Si el párroco de una parroquia vecina no quiere comenzar una Conferencia, de hecho, está bien pedirle al párroco apoyo financiero para que su comunidad sea atendida.

Q: What is your recommendation on having our current store and new store establishing separate EIN’s rather than under the Council umbrella. If it is recommended that they set up their own, would we have one EIN for stores or would we have one for each store?

A: This is a local decision. However, if you opt to separately incorporate a store under its own EIN (or a group of stores under a single EIN), care must be given to the formation of the new entity and the bylaws to ensure that ownership and control are still in the hands of the Society entity that created them. The Special Works Bylaw was created specifically with this in mind. You will also need to establish separate tax-exempt status, and file separate Form 990s annually, for each incorporated entity.

Q: Is a Conference permitted to receive a gift of stock or mutual funds from a donor? If so, how so and are they able to draw off dividends?

A: At various times, Conferences and Councils have accepted stock and/or mutual funds as gifts.

With the right procedures in place, Councils or Conferences can receive gifts of stock. Receiving such donations requires a brokerage account, which is something most Conferences don’t have. Conferences need to consult their next highest Council for advice. This is especially necessary if the Conference does not have its own EIN, in which case such funds would be under the Council’s control. Typically, stocks are sold, as they are often donated at their highest value. We are servants of the poor, not investors. In the case of very large gifts, we recommend money market accounts to preserve funds for future services. The National Council has a document on the use of funds called Hoarding – What Does It Mean, that provides good insight into the use of large donations.

Spanish Translation

P: ¿Cuál es su recomendación para que nuestra tienda actual y la tienda nueva establezcan Número de Identificación del Empleador (EIN) separados en lugar de estar bajo la sombrilla del Consejo? Si se recomienda que establezcan el suyo propio, ¿tendríamos un EIN para las tiendas o tendríamos uno para cada tienda?

R: Esta es una decisión local. Sin embargo, si se elige incorporar por separado una tienda con su propio EIN o un grupo de tiendas con un solo EIN, se debe tener cuidado con la formación de la nueva entidad y los estatutos para garantizar que la propiedad y el control sigan en manos de la entidad de la Sociedad que los creó. Con esto en mente se creó el Reglamentos de Trabajos  Especiales. También deberá establecer un estado de exención de impuestos por separado y presentar los Formularios 990 por separado anualmente, para cada entidad incorporada.

P: ¿Se le permite a una Conferencia recibir una donación de acciones o fondos mutuos de un donante y, de ser así, cómo sería esto posible y pueden retirar dividendos?

R: Las conferencias y los consejos en varios momentos han aceptado acciones y/o fondos mutuos como obsequios. Con los procedimientos correctos implementados, los Consejos o Conferencias pueden recibir donaciones de acciones. Recibir tales donaciones requiere una cuenta con una agencia de la bolsa de valores, que es algo que la mayoría de las conferencias no tienen. Las conferencias deben consultar a su Consejo más alto para recibir asesoramiento. Esto es especialmente necesario si la conferencia no tiene su propio EIN, en cuyo caso dichos fondos estarían bajo el control del Consejo. Por lo general, las acciones se venden ya que a menudo se donan a su valor más alto. Somos servidores de los pobres, no inversionistas. En el caso de donaciones muy grandes, recomendamos cuentas de mercado monetario para conservar los fondos para servicios futuros. El Consejo Nacional tiene un documento sobre el uso de fondos llamado “Acaparamiento – ¿Qué significa?” (https://members.ssvpusa.org/information-for-members/policies-procedures/#100-100-policies-procedures-p2 ) que brinda una buena perspectiva sobre el uso de grandes donaciones.