weekly q&a

Q: Are volunteers allowed to take food from the pantry where they serve?

A: Volunteers should not take food from the pantry! Volunteers are not entitled to Conference resources unless specifically approved by the Conference in the same manner as providing assistance to a neighbor in need. Give more instead to those in need.

Q: Resolution 169 states that if there are three or more Conferences located within a reasonable geographic distance of each other those Conferences shall join together to form a District Council. Can you tell me what is a reasonable geographic distance to require an isolated Conference to join a District Council? 

A: In the past, the gauge for this used to be about two hours of driving time since it was to gather for District meetings. But since the pandemic, District meetings can be held in-person or virtual or a combination. So, this limitation is no longer a concern. If there are at least three Conferences, Isolated or not, within a Diocese we strongly encourage all Isolated Conferences to create and/or join a Council.

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P: ¿Se les permite a los voluntarios tomar alimentos de la despensa donde sirven?

R: ¡Los voluntarios no deben tomar comida de la despensa! Los voluntarios no tienen derecho a los recursos de la Conferencia a menos que la Conferencia lo apruebe específicamente de la misma manera que se brinda asistencia a un vecino con necesidades. En lugar de eso, da más a los necesitados.

P: La Resolución 169 establece que, si hay tres o más Conferencias ubicadas dentro de una distancia geográfica razonable entre sí, esas Conferencias se unirán para formar un Consejo de Distrito. ¿Puede decirme cuál es una distancia geográfica razonable para requerir una Conferencia aislada a unirse a un Consejo de Distrito? 

R: En el pasado, el indicador para esto solía ser de unas dos horas de tiempo de conducción, ya que era para reunirse para las reuniones del Distrito. Pero desde la pandemia, las reuniones del distrito se pueden realizar en persona, de manera virtual o en una combinación. Entonces, esta limitación ya no es una preocupación. Si hay al menos tres Conferencias, Aisladas o no, dentro de una Diócesis, animamos enfáticamente a todas las Conferencias Aisladas a crear y/o unirse a un Consejo.

Q: Our newly elected president has resigned. I was the former president. Since I was elected to the diocesan president position before I completed my term, can I assume the position again? We do not have anyone interested in being president at this time. Our vice president is willing to take over until we find another person to be president. Can I take over as president or do we have to have a formal election?

A: The vice president assumes the office until a formal election for president of the Conference is held. You can be a candidate only if you are eligible to be elected again, depending on how long since you last served. If you have already served two terms as Conference president, you will have to wait until you’ve been out of office for three years; otherwise, you can be elected again. Serious consideration should also be given about holding two president positions at the same time. It is better for voting matters and to develop others as leaders if they are held by different members.

Q:  Can a husband and wife belong to the same Conference?

A: Husbands and wives can indeed belong to the same Conference. This is not against the Rule. As Vincentians, we are encouraged to increase membership by extending an invitation to our family members to join. It is against the Rule, however, for a husband and wife to both serve as officers together.

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P: Nuestro nuevo presidente electo ha renunciado. Yo era el presidente anterior. Dado que fui elegido para el cargo de presidente diocesano antes de completar mi mandato, ¿puedo asumir el cargo nuevamente? No tenemos a nadie interesado en ser presidente en este momento. Nuestro vicepresidente está dispuesto a hacerse cargo hasta que encontremos a otra persona para ser presidente. ¿Puedo asumir el cargo de presidente o debemos tener una elección formal?

R: El vicepresidente asume el cargo hasta que se lleve a cabo una elección formal para presidente de la Conferencia. Puede ser candidato solo si es elegible para ser elegido nuevamente, dependiendo de cuánto tiempo haya pasado desde la última vez que sirvió. Si ya ha servido 2 términos como presidente de la Conferencia, tendrá que esperar hasta que haya estado fuera del cargo por 3 años; si no ha servido los 2 términos, puede ser elegido nuevamente. También se debe considerar seriamente la posibilidad de ocupar dos cargos de presidente al mismo tiempo. Es mejor para cuestiones de votación y para desarrollar a otros como líderes si están en manos de diferentes miembros.

P: ¿Pueden un esposo y una esposa pertenecer a la misma Conferencia?

R: Los esposos y las esposas sí pueden pertenecer a la misma Conferencia. Esto no va en contra de la Regla. Como vicentinos, se nos alienta a aumentar la membresía extendiendo una invitación a los miembros de nuestra familia para que se unan. Sin embargo, es contra la regla que un esposo y una esposa sirvan juntos como oficiales.

Q:  Can a person who is seeking assistance become an Active Conference member?

A:  A neighbor served can indeed become an active member of a Conference so long as the requirements for an active member are met; is Catholic, attends meetings regularly, and participates in the activities, works and life of the Conference. All three are important to be an Active Member. If #1 or #2 is missing, they are Associate Members. The Rule, Part III, Statute 3 clearly identifies the membership types. However, experience has shown that it is best for them to join after their personal situation is stabilized/satisfied.

Q: Can you help me explain the reason for the 60-day expiration on the release form we have people we serve sign when providing assistance?

A: The reason for the 60-day expiration on the release form is to assist us with gathering information. The form allows us to learn about the neighbor we are serving. We ask them to sign a release form for information gathering. The form is not designed to retain information gathered forever; it is to be used only for the purpose of assessing the request for assistance needed at the time the request is made.

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P: ¿Puede una persona que busca asistencia convertirse en miembro activo de la Conferencia?

R:  Un vecino atendido puede convertirse en miembro activo de una Conferencia siempre que cumpla con los requisitos para un miembro activo; es católico, asiste regularmente a las reuniones y participa en las actividades, trabajos y vida de la Conferencia. Los tres son importantes para ser un miembro activo. Si falta el #1 o el #2, son Miembros Asociados. La Regla, Parte III, Estatuto 3 identifica claramente los tipos de membresía. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que es mejor para ellos unirse después de que su situación personal esté estabilizada/satisfecha.

P: ¿Puede ayudarme a explicar el motivo de la caducidad de 60 días en el formulario de autorización que las personas a las que servimos firman al brindar asistencia?

R: El motivo del vencimiento de 60 días en el formulario de autorización es para ayudarnos a recopilar información. El formulario nos permite conocer al prójimo al que estamos sirviendo. Les pedimos que firmen un formulario de divulgación para la recopilación de información. El formulario no está diseñado para retener la información recopilada para siempre; se utilizará únicamente con el fin de evaluar la solicitud de asistencia necesaria en el momento en que se realiza la solicitud.

Q: How important is it to get a receipt for rental payments? Most landlords send receipts, but some do not. Is an electronic copy of the check from our bank a sufficient record of the transaction?

A: Every effort should be made to get a receipt. If not possible, a note from the Vincentians involved with the transaction saying that the receipt was not given should be used in place of the receipt. This should also be recorded in the case record.

Q: In the Rule and Manual it talks about receiving a plenary indulgence at festival meetings. How do you define a festival meeting, and could a Morning of Reflection be considered as such?

A: The Manual is explicit about what are considered festival meetings. According to Society’s tradition, Vincentians celebrate “Festival Meetings,” which is gathering for Mass and a meeting on one or more of the following: Ozanam Sunday (the last Sunday of April, in honor of the April 23rd birthday of Frederic Ozanam), the Feast of Blessed Frederic Ozanam (September 9th), the Feast of St. Vincent de Paul (Sept. 27), the Feast of the Immaculate Conception (Dec. 8), and the Feast of Blessed Rosalie Rendu (Feb. 7).

Members may gain a plenary indulgence on the day of their admission to the Society, and when participating in a Festival Meeting, provided they make their Confession, receive Communion, pray for the intentions of the Pope, and promise to observe faithfully the Rule of the Society.

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P: ¿Qué tan importante es obtener un recibo de los pagos de alquiler? La mayoría de los propietarios envían recibos, pero algunos no lo hacen. ¿Es una copia electrónica del cheque de nuestro banco un registro suficiente de la transacción?

R: Se debe hacer todo lo posible para obtener un recibo. Si no es posible, se debe usar una nota de los Vicentinos involucrados en la transacción que diga que no se entregó el recibo en lugar del recibo. Esto también debe notarse en el registro del caso.

P: En la Regla y el Manual se habla de recibir una indulgencia plenaria en las reuniones festivas. ¿Cómo defines una reunión festiva, y podría considerarse como tal una Mañana de Reflexión?

R: El Manual es explícito sobre lo que se consideran reuniones festivas. De acuerdo con la tradición de la Sociedad, los Vicentinos celebran “Reuniones de Festival,” que consiste en reunirse para Misa y una reunión en uno o más de los siguientes: Domingo de Ozanam (el último domingo de abril, en honor al 23 de abril, cumpleaños de Frederic Ozanam), Fiesta del Beato Federico Ozanam (9 de septiembre), Fiesta de San Vicente de Paúl (27 de septiembre), Fiesta de la Inmaculada Concepción (8 de diciembre) y Fiesta de la Beata Rosalía Rendu (7 de febrero).

Los miembros pueden obtener una indulgencia plenaria el día de su admisión a la Sociedad, y cuando participen en una reunión festiva, siempre que se confiesen, reciban la comunión, oren por las intenciones del Papa y prometan observar fielmente la Regla de la Sociedad.

Q: For transparency, should capital campaign funds being held by a thrift store for a future building project be included on the annual report and carried over each year, or only in the year that funds are collected? 

A: Only the capital campaign funds received during the year are reported. The Council or Conference that owns and operates the store reports the fund balance from the end of the prior year in its beginning balance on its report.

Q: Two Conferences pooled their funds and wrote a check to a third non-profit who then paid a motel for two weeks for a neighbor in need. Does the Rule support this transaction?

A: Yes. What you describe is not a donation to a non-profit. It is a valid co-pay, and the Conferences should record this in their case records.

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P: Para mayor transparencia, ¿los fondos de una campaña capital, retenidos por una tienda de segunda mano para un futuro proyecto de construcción, deben incluirse en el informe anual y transferirse cada año, o solo en el año en que se recaudan los fondos? 

R: Solo se informan los fondos de la Campaña Capital recibidos durante el año. El Consejo o Conferencia que posee y opera la tienda informa el saldo de fondos desde el final del año anterior en su saldo inicial en su informe.

P: Dos Conferencias juntaron sus fondos y escribieron un cheque a una tercera organización sin fines de lucro que luego pagó un motel para un vecino con necesidades a quedar por dos semanas. ¿La Regla permite esta transacción?

R: Sí. Lo que describes no es una donación a una organización sin fines de lucro. Es un copago válido, y las Conferencias deben registrarlo en sus registros de casos.

Q: Do we need to put the non-discrimination policy in the Bylaws or keep it with other policies such as the Conflict-of-Interest policy? 

A: Conferences must define the non-discrimination policy and include it in the bylaws. The Non-Discrimination Policy is found on the national website. Click here: https://members.ssvpusa.org/information-for-members/policies-procedures/. Also check with local legal counsel to be sure it is valid for your state and local government requirements.

Q: Our Conference (Conference A) has been requested by a friend in need to provide payment for their motel stay. They are located in Conference B’s area. We contacted Conference B and were told by the President that they helped this family with one week’s stay at the motel.  No red flags were indicated. Conference A told Conference B that they told the family one week was all they were getting, and they would not receive assistance from our Conference (Conference A). Is this proper? 

A: When encountering someone requesting help who lives in another Conference’s (Conference B) boundaries, it is appropriate and common courtesy to contact the other Conference to seek advice and any cautions they may want to share. It is then up to your Conference (Conference A) to decide what you will or will not do in the way of assistance. Conference B cannot speak for you or direct you about what kind of help to give or not give. It is your Conference’s decisions on if, when and how much to help those who come to you.

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P: ¿Necesitamos poner la Política de no discriminación en los estatutos o mantenerla con otras políticas, como la Política de conflicto de intereses? 

R: Las conferencias deben definir la política de no discriminación e incluirla en los estatutos. La Política de No Discriminación se encuentra en el sitio web nacional. Haga clic aquí: https://members.ssvpusa.org/information-for-members/policies-procedures/ . Consulte también con un abogado local para asegurarse de que sea válido para los requisitos de su gobierno estatal y local.

P: Un amigo con necesidades solicitó a nuestra Conferencia (Conferencia A) que pague su estadía en un motel. Están ubicados en el área de la Conferencia B. Nos pusimos en contacto con la Conferencia B y el presidente nos dijo que ayudaron a esta familia con la estadía de una semana en el motel, sin problemas. La Conferencia A le dijo a la Conferencia B que le dijeron a la familia que una semana era todo y que no recibirán asistencia de nuestra Conferencia (Conferencia A). ¿Es esto correcto?

R: Cuando se encuentra con alguien que solicita ayuda y que vive en los límites de otra Conferencia (Conferencia B), es apropiado y de cortesía común comunicarse con la otra Conferencia para buscar asesoramiento y cualquier advertencia que deseen compartir. Después, es para su Conferencia (Conferencia A) decidir qué hará o no en cuanto a la asistencia. La Conferencia B no puede hablar por usted ni indicarle qué tipo de ayuda debe brindar o no. Son las decisiones de su Conferencia sobre cuándo y cuánto ayudar a aquellos que acuden a usted.

Q: What process, i.e., Board voting, Executive decision, etc., does the Society take to endorse any legislative efforts?

A: The National Voice of the Poor Committee identifies legislation that affects the Society and the people we serve.  The Committee takes into account the positions held by other Catholic organizations as well: USCCB, Catholic Charities, etc.  The VOP Committee makes recommendations to the National President about what legislation to support or not. The President is free to confer with others.  Only the National President can speak for the Society in the USA.  Local legislative concerns follow the same process under the local Diocesan President.

Q: Can a Deacon serve as chair for the Council’s Voice of the Poor committee?

A:  The VOP is a committee, and committees can be headed by a deacon.  There is nothing that prevents a deacon from being a committee chair.  Being a committee chair does not give the deacon a vote on the board or Council. A deacon who is the committee chair can vote on committee matters since committees do not make final decisions, serving only as advisors to the local Board and President.

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P: ¿Qué proceso – es decir – votación de la Junta, decisión ejecutiva, etc., toma la Sociedad para respaldar cualquier esfuerzo legislativo?

R: El Comité Nacional de la Voz de los Pobres (VOP) identifica la legislación que afecta a la Sociedad y también a la gente a la que servimos. El Comité también tiene en cuenta las posiciones de otras organizaciones católicas: USCCB, Caridades Católicas, etc. El Comité VOP hace recomendaciones al Presidente Nacional sobre qué legislación apoyar o no. El presidente es libre de consultar con otros. Solo el Presidente Nacional puede hablar por la Sociedad en los Estados Unidos. Las preocupaciones legislativas locales siguen el mismo proceso bajo el presidente diocesano local.

P: ¿Puede un diácono presidir el comité Voz de los Pobres del Consejo?

R:  El VOP es un comité, y los comités pueden estar encabezados por un diácono. No hay nada que impida que un diácono sea presidente de un comité. Ser presidente de un comité no le da al diácono un voto en la junta o el Consejo. Un diácono que sea el presidente del comité puede votar sobre los asuntos del comité, ya que los comités no toman decisiones finales, sirviendo solo como asesores de la junta local y el presidente.