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11-3-2022 Questions and Answers
11-3-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q:  This is not officially in any of the Society’s documents.  When no one comes forward to run for Conference or Council President, should a Council President have the ability to appoint temporarily a Conference President or, in the case of a Diocesan Council, a District President to serve temporarily until an election can take place?

A:  The National Governance Committee decided on the following:

  1. It is the responsibility of SVdP leadership to make every effort to keep Conferences and Councils running.
  2. The President of the next Council (or the National Vice President for the Region in the case of an (Arch)Diocesan Council) has the authority to appoint a temporary President of a Conference or Council until an election can take place.
  3. The temporary period should be four to six months, but flexibility should be a consideration when circumstances warrant.
  4. In the case of a Conference, if no one comes forward after that period, the Conference should be dissolved on the basis that the Conference Members are not accepting their responsibilities as an SVdP Conference.  In the case of a District Council, the Council should be dissolved, and the Conferences should be allocated to another District, or the Conferences may be dissolved on the basis that they are not accepting their responsibilities as SVdP Conferences.  In the case of an (Arch)Diocesan Council, the National Vice President may recommend the dissolution of the Council.  To be clear, voluntary dissolution of a Council or Conference may occur at any time.  Forced dissolution of a Conference or Council must have the approval of the National President.

Spanish Translation

P: Esto no está oficialmente en ninguno de los documentos de la Sociedad. Cuando nadie se presenta para la elección de presidente de la Conferencia o del Consejo, ¿debería un presidente del Consejo tener la capacidad de nombrar temporalmente a un presidente de la Conferencia o, en el caso de un Consejo Diocesano, un presidente de distrito para servir temporalmente hasta que se realice una elección? 

R: El Comité Nacional de Gobernanza decidió lo siguiente:

  1.       Es responsabilidad del liderazgo de SVdP hacer todo lo posible para mantener las Conferencias y los Consejos en funcionamiento.
  2.       El Presidente del próximo Consejo (o el Vicepresidente Nacional para la Región en el caso de un Consejo (Arqui)diocesano) tiene la autoridad para nombrar un Presidente temporal de una Conferencia o Consejo hasta que se lleve a cabo una elección.
  3.       El período temporal debe ser de cuatro a seis meses, pero la flexibilidad debe ser una consideración cuando las circunstancias lo justifiquen.
  4.       En el caso de una Conferencia, si nadie se presenta después de ese período, la Conferencia debe disolverse sobre la base de que los Miembros de la Conferencia no están aceptando sus responsabilidades como Conferencia SVdP. En el caso de un Consejo de Distrito, el Consejo debe disolverse y las Conferencias deben asignarse a otro Distrito, o las Conferencias pueden disolverse sobre la base de que no están aceptando sus responsabilidades como Conferencias SVdP. En el caso de un Consejo (Arqui)diocesano, el Vicepresidente Nacional puede recomendar la disolución del Consejo. Para ser claros, la disolución voluntaria de un Consejo o Conferencia puede ocurrir en cualquier momento. La disolución forzosa de una Conferencia o Consejo debe contar con la aprobación del Presidente Nacional.
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10-27-2022 Questions and Answers
10-27-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: I have a comment in my notes that all officers of the board [and I assume officers of Councils and Conferences as well] must be Vincentians [I read this to mean Catholic]. I can’t find any reference to this in the Rule or the bylaws. Can you lead me to where this distinction is made?

A: The Rule, Part III, Statute 3: An active (full) member accepts the Rule and Statutes of the Society, belongs to the Catholic Church, and is received as a Vincentian brother or sister into the Society’s Conference or Council with which he or she is affiliated. Normally, membership implies Conference affiliation. Less commonly is membership obtained through direct Council affiliation. Only Active Members hold office in the organization.

Q: Conference names must be religious in name and cannot be St. Vincent de Paul or Frederic Ozanam. (I know I’ve seen this somewhere but cannot find it now.)

 A: It’s related to the application for Aggregation: You must choose the name of a saint (other than Vincent de Paul or Frederic Ozanam); but the Virgin Mary titles, titles of Christ, or holy angels can also be chosen. Typically, the name of the parish where the Conference is located is used. St. Vincent de Paul and Blessed Frederic Ozanam may be used only if that is the name of the parish.

Spanish Translation

P: Tengo un comentario en mis notas de que todos los oficiales de la junta [y asumo que los oficiales de los Consejos y Conferencias también] deben ser vicentinos [leí que esto significa católico]. No puedo encontrar ninguna referencia a esto en la Regla o los estatutos. ¿Me puede decir a dónde se hace esta distinción?

 R: La Regla, Parte III, Estatuto 3: Un miembro activo acepta la Regla y los Estatutos de la Sociedad, pertenece a la Iglesia Católica y es recibido como un hermano o hermana Vicentino(a) en la Conferencia o Consejo de la Sociedad con la que está afiliado. Normalmente, ser miembro implica afiliación con una Conferencia. Menos común es la membresía obtenida por medio de afiliación directa con un Consejo. Solamente los Miembros Activos pueden tener posiciones en la organización.

P: Los nombres de las conferencias deben ser de nombre religioso y no pueden ser St. Vincent de Paul o Frederic Ozanam. (Sé que he visto esto en alguna parte, pero no puedo encontrarlo ahora).

 R: Está relacionado con la solicitud de Agregación: debe elegir el nombre de un santo (que no sea Vicente de Paúl o Federico Ozanam); pero también se pueden elegir los títulos de la Virgen María, títulos de Cristo o santos ángeles. Por lo general, se usa el nombre de la parroquia donde se encuentra la Conferencia. San Vicente de Paúl y el Beato Federico Ozanam pueden usarse solo si ese es el nombre de la parroquia.

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10-20-2022 Questions and Answers
10-20-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q:  Does the Society have a policy related to investments that is based on moral objectives?

 A:  On April 23, 2016, the National Council approved Resolution 140 which identifies the criteria/process to be used in accepting donations and developing relationships. This also applies to making investments. This resolution may be found on the national website, click here.

Q: If something is not explicitly stated in the Rule, are we to assume we can use our good judgment to resolve the question?

 A: Part II of The Rule, Article 7.4, states: Any matter that is not specifically governed by any parts of the Rule and Statutes shall be governed by tradition and, in the final instance, by the decision issued by the board of the Council General. We have the “Rule.” We also have the Manual, Bylaws, National Resolutions, and local standards approved by Conferences and Councils, which are binding on decisions if they are relevant. Sometimes following simple logic and common sense does not correspond with Vincentian spirit. If the topic is not covered by the standards shown above, seek advice from Council, regional and national sources.

Spanish Translation

P: ¿La Sociedad tiene una política relacionada con las inversiones que se basa en objetivos morales?

 R:  El 23 de abril de 2016, el Consejo Nacional aprobó la Resolución 140 que identifica los criterios/procesos que se utilizarán para aceptar donaciones y desarrollar relaciones. Esto también se aplica a la realización de inversiones. Esta resolución se puede encontrar en el sitio web nacional, haga clic aquí: https://members.ssvpusa.org/governance/resolutions/

P: Si algo no se establece explícitamente en la Regla, ¿debemos suponer que podemos usar nuestro buen juicio para resolver la pregunta?

 R: La Parte II de la Regla, Artículo 7.4, establece: Cualquier asunto que no está específicamente gobernado por cualquier Parte de La Regla o Estatutos debe ser gobernada por Tradición y, en último caso, por la decisión llegada por la Junta del Consejo General. Tenemos la “Regla.” También contamos con el Manual, Reglamentos, Resoluciones Nacionales y normas locales aprobadas por Conferencias y Consejos, que son vinculantes para las decisiones si son pertinentes. A veces seguir la lógica sencilla y el sentido común no se corresponde con el espíritu vicentino. Si el tema no está cubierto por los estándares que se muestran arriba, busque el asesoramiento del Consejo, fuentes regionales y nacionales.

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10-13-2022 Questions and Answers
10-13-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: How are international disaster declarations handled and who issues them?

A: The Commission for International Aid and Development (CIAD) examines funding requests regarding projects undertaken worldwide by the Society, focusing on emergency relief in response to humanitarian crisis, disaster recovery, development programs, and projects aimed at expanding and strengthening the Society internationally. It is also responsible for monitoring the allocation of project-related funds around the world.

Q: At our National Council there are 128 votes that could be cast. Do you know approximately how many votes can be cast at our Council General International in Paris? 

A: According to The Rule, Part II, the presidents of all instituted Superior (National) Councils or Assimilated Councils are voting members of the international Confederation. Assimilated Councils are lower-level Councils or Conferences that have been officially designated as representing the country in which they are located. We operate in 155 countries and potentially have 155 voting members. As is the case in the United States with our National Council members, even though 128 are eligible to vote, they don’t always attend the meetings because of various reasons.

Spanish Translation

P: ¿Cómo se manejan las declaraciones internacionales de desastre y quién las emite?

R: La Comisión para la Ayuda Internacional y el Desarrollo (CIAD) examina las solicitudes de financiamiento relacionadas con proyectos realizados por la Sociedad en todo el mundo, centrándose en la ayuda de emergencia en respuesta a crisis humanitarias, recuperación de desastres, programas y proyectos de desarrollo destinados a expandir y fortalecer la Sociedad a nivel internacional. También es responsable de monitorear la asignación de fondos relacionados con proyectos en todo el mundo.

P: En nuestro Consejo Nacional hay 128 votos que se pueden emitir. ¿Sabe aproximadamente cuántos votos se pueden emitir en nuestro Consejo General Internacional en París? 

 R: Según la Regla, Parte II, los presidentes de todos los Consejos Superiores (Nacionales) o Consejos Asimilados instituidos son miembros votantes de la Confederación internacional. Los Consejos asimilados son Consejos o Conferencias de nivel inferior que han sido designados oficialmente como representantes del país en el que están ubicados. Operamos en 155 países y potencialmente tenemos 155 miembros con derecho a voto. Como es el caso en los Estados Unidos con nuestros miembros del Consejo Nacional, aunque 128 son elegibles para votar, no siempre asisten a las reuniones por varias razones.

 

 

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10-06-2022 Questions and Answers
10-06-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Can a member of two Conferences have voting rights in both Conferences? Should his/her membership be counted twice on the annual reports?

A: Yes, the Rule says an active member has one vote in a Conference. An active member of two separate Conferences is eligible to vote in each of the Conferences of which they serve as a member.  The member should also be counted on each Conference annual report.

Q:  When does a newly elected Conference President formally take office?

 A:  According to the bylaws for Conferences (approved by the National Council), a President’s term is from October 1 through September 30 three years later. If the newly elected President takes office at any other time, the first year of office is a short one (still ending on September 30) and then the President serves an additional two years. When the President actually takes office is normally determined at the time of the election. The office of President should be vacant for as short a period as possible.

Spanish Translation

P: ¿Puede un miembro de dos Conferencias tener derecho a voto en ambas Conferencias? ¿Debe contarse su membresía dos veces en los informes anuales?

R: Sí, la Regla dice que un miembro activo tiene un voto en una Conferencia. Un miembro activo de dos Conferencias separadas es elegible para votar en cada una de las Conferencias de las que sirve como miembro. El miembro también debe ser contado en cada informe anual de la Conferencia.

P: ¿Cuándo asume formalmente el cargo un presidente de Conferencia recién elegido?

 R:  Según los estatutos de las conferencias (aprobados por el Consejo Nacional), el mandato de un presidente es del 1 de octubre al 30 de septiembre, tres años después. Si el nuevo presidente asume el cargo en cualquier otro momento, el primer año en el cargo es corto (todavía termina el 30 de septiembre) y luego el presidente sirve dos años más. La fecha de entrada en funciones del presidente normalmente se determina en el momento de la elección. El cargo de presidente debe estar vacante por el menor tiempo posible.

 

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September 29 Questions and Answers
September 29 Questions and Answers 150 150 Jill Pioter

Q: With thousands of people facing eviction, homelessness is an increasing scenario.  Does the Society of St. Vincent de Paul have an actual definition for homelessness?

A: The Society does not have a single, standard definition of ‘homelessness’. Instead, we have a Position Paper adopted by the National Council that articulates a Vincentian response to the problem in our nation and communities: https://members.ssvpusa.org/download/112/the-vincentian-position-position-papers/1217/homelessness.pdf

Q: Are there rules about the amount of funds that can be carried from one year to the next?

A: It is the intent of the Society (and its donors) that the money be spent to help those in need.  Carrying funds over to the next year is not a problem as long as the intent is to spend the funds and not accumulate them in the bank.

Spanish Translation

P: Con miles de personas que enfrentan el desalojo, la falta de vivienda es un escenario más frecuente. ¿Tiene la Sociedad de San Vicente de Paúl una definición real de personas sin hogar?

R: La Sociedad no tiene una definición única y estándar de ‘persona sin hogar.’ En cambio, tenemos un Documento de Posición adoptado por el Consejo Nacional que articula una respuesta Vicentina al problema en nuestra nación y comunidades: https://members.ssvpusa.org/download/112/the-vincentian-position-position-papers/1217/homelessness.pdf

P: ¿Existen reglas sobre la cantidad de fondos que se pueden transferir de un año al siguiente?

R: Es la intención de la Sociedad (y sus donantes) que se gaste el dinero para ayudar a los necesitados. Transferir fondos al próximo año no es un problema siempre que la intención sea gastar los fondos y no acumularlos en el banco.

 

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09-22-2022 Questions & Answers
09-22-2022 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: We recently elected a new President, and now have a new Treasurer.  The previous Treasurer did not think the Treasurer should sign checks.  She would make them out but another member, who is authorized at the bank, would sign it. The new Treasurer thinks that it is ok for him to sign checks as long as someone else approves/authorizes the payment.  Is it appropriate for Conference Treasurer’s to sign checks? 

A: Yes, it is normal practice throughout the country for Conference and Council Treasurers to be signers on all of the accounts.  A good number of all Conferences throughout the country require all checks to be written and signed by the Treasurer.

Q: Our Conference was approached by another organization to discuss collaboration work with their payday loan alternative program. This organization is interested in creating a pooled fund to be used as collateral for payday alternative loans. Vincentian money would go into this fund for neighbors in need. It would not be a donation to the other organization but commingled with the other organizations’ (and potentially others) money. Is this type of arrangement permissible?

A: The funds used for this purpose would have to be collected specifically for this purpose.  They could not use normal Conference funds for this purpose.

Second, the funds could be co-mingled if SVdP maintained control over its funds.  If not, then this is a donation to an outside organization which is prohibited.

Many Councils have invested funds into resources that contain co-mingled funds from many organizations.  However, SVdP maintains full control over its funds in those vehicles.

Spanish Translation

P: Recientemente elegimos un nuevo presidente y ahora tenemos un nuevo tesorero. El tesorero anterior no creía que el tesorero debería firmar cheques. Ella los haría, pero otro miembro, que está autorizado en el banco, lo firmaría. El nuevo tesorero piensa que está bien que él firme cheques siempre y cuando alguien más apruebe/autorice el pago. ¿Es apropiado que los tesoreros de la conferencia firmen cheques? 

R: Sí, es una práctica normal en todo el país que los tesoreros de la Conferencia y el Consejo firmen cheques por todas las cuentas. Muchas de las Conferencias en todo el país requieren que todos los cheques sean escritos y firmados por el Tesorero.

P: Otra organización se acercó a nuestra Conferencia para discutir una colaboración con su programa alternativo de préstamos de día de pago. Esta organización está interesada en crear un fondo común para ser utilizado como garantía para préstamos alternativos de día de pago. El dinero vicentino se destinaría a este fondo para los vecinos con necesidades. No sería una donación a la otra organización, sino que se mezclaría con el dinero de la otra organización (y potencialmente de otros). ¿Está permitido este tipo de arreglo?

R: Los fondos utilizados para este fin tendrían que ser recaudados específicamente para este fin. No podían usar los fondos normales de la Conferencia para este propósito.

En segundo lugar, los fondos podrían mezclarse si SVdP mantuviera el control sobre sus fondos. De lo contrario, se trata de una donación a una organización externa que está prohibida.

Muchos Consejos han invertido fondos en recursos que contienen fondos combinados de muchas organizaciones. Sin embargo, SVdP mantiene control total sobre sus fondos en esos vehículos.

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09-15-2022 Question and Answers
09-15-2022 Question and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: We help with shoes and uniform clothing for a very poor school. We were told we shouldn’t help since we are helping a private inner-city school. Many are homeless with no shoes or winter coats. We do not assist with school tuition or any other school funding issues; we are helping the children. Is this acceptable?

A: If you give the shoes and clothing individually, directly to those who need it, it can be recorded as an individual case and it would be valid.  If this is extra clothing that cannot otherwise be used, then it is ok. However, if clothing is purchased specifically for the need given to the children, then it is a donation prohibited according to the Rule, Statute 26. We do not do checkbook charity — we are to be involved in person-to-person works..

Q: Can a Youth serve as secretary of adult Conference?

A: There are no age restrictions as far as the officers are concerned. Obviously, you would want an adult as Treasurer. Everything depends on how comfortable the members are with a youth as Secretary. However, keep in mind that the youth must be an Active Member of the Conference to be eligible to be an officer.

Spanish Translation

P: Ayudamos con zapatos y ropa de uniforme para una escuela muy pobre. Nos dijeron que no deberíamos ayudar ya que estamos ayudando a una escuela privada del centro de la ciudad. Muchos no tienen hogar, no tienen zapatos ni abrigos de invierno. No ayudamos con la matrícula escolar ni con ningún otro problema de financiación escolar; estamos ayudando a los niños. ¿Es esto aceptable?

R: Si entregas los zapatos y la ropa de uniforme directamente a quien lo necesita, se puede registrar como un caso individual y sería válido. Si se trata de ropa adicional que no se puede usar de otra manera, entonces está bien. Sin embargo, si la ropa se compra específicamente para la necesidad de los niños, entonces es una donación prohibida por la Regla, Estatuto 26. No hacemos caridad de solo escribir un cheque – debemos ser involucrados en obras de caridad de persona a persona.

P: ¿Puede un joven servir como secretario de una conferencia de adultos?

R: No hay restricciones de edad en lo que respecta a los oficiales. Obviamente, usted querría a un adulto como Tesorero. Todo depende de cuán cómodos se sientan los miembros con un joven como secretario. Sin embargo, tenga en cuenta que el joven debe ser un Miembro Activo de la Conferencia para ser elegible para ser oficial.

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09-08-2022 Questions and Answers
09-08-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: What is national’s official position on having co-presidents within a Conference?

A: The National Council’s official stand is that co-presidents in a Conference are not recommended. Too many problems occur with co-presidencies and it is difficult for Vincentian members and the National Council to know who to go to for issues and/or concerns that may arise. This is why we have vice-presidents. One president per Conference is sufficient.

Spanish Translation

P: ¿Cuál es la posición oficial de National sobre tener copresidentes dentro de una Conferencia?

R: La posición oficial del Consejo Nacional es que no se recomiendan copresidentes en una Conferencia. Ocurren demasiados problemas con las copresidencias y es difícil para los miembros Vicentinos y el Consejo Nacional saber a quién acudir para los problemas y/o inquietudes que puedan surgir. Por eso tenemos vicepresidentes. Un presidente por Conferencia es suficiente.

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08-25-2022 Questions and Answers
08-25-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: We have a situation with a Conference working with an individual who is “cheating the system” to get more help. Would it be wise for them to report this to the police or just let it go? 

A: One of the categories in our non-discrimination statement is “criminal justice status.” We also are concerned about the safety of children and vulnerable adults. If the suspicion of “cheating the system” is serious enough then it should be reported, as a matter of conscience.

Q: When two meetings are held in the month — can the Reflection be omitted from one of the meetings to shorten the length of the meeting? I always believed having a Reflection item on the agenda was a necessary item in all meetings.

A: All meetings must incorporate spirituality, fellowship, and service. While it could take several forms of varying lengths, some element of Spirituality must be included in every meeting agenda.

Spanish Translation

P: Tenemos una situación con una Conferencia que trabaja con una persona que está “engañando al sistema” para obtener más ayuda. ¿Sería prudente para ellos informar esto a la policía o simplemente dejarlo pasar? 

R: Una de las categorías en nuestra declaración de no discriminación es “estado de justicia criminal.” También nos preocupa la seguridad de los niños y adultos vulnerables. Si la sospecha de “engañar al sistema” es lo suficientemente grave, debe denunciarse, como cuestión de conciencia.

P: Cuando se llevan a cabo dos reuniones en el mes, ¿se puede omitir la Reflexión de una de las reuniones para acortar la duración de la reunión? Siempre creí que tener un tema de Reflexión en la agenda era un tema necesario en todas las reuniones.

R: Todas las reuniones deben incorporar espiritualidad, compañerismo y servicio. Si bien podría tomar varias formas de duración variable, se debe incluir algún elemento de espiritualidad en la agenda de cada reunión.

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