weekly q&a

Q: Are we supposed to delete all history from ServWare that is more than three years old to avoid too much paperwork or to give a fresh start after three years?

A: When it comes to case records, it is good to know a little history, but going back beyond three years may not be necessary. Even for those we help routinely, we really don’t need to know beyond three years. If we go back too far, it could be that we are looking for a way to say “no” rather than say “yes.” All things considered; this is a local decision.

Q: Are there any general guidelines on interviewing our friends in need? Is there a guide for interviewers on Do’s or questions not to ask?

A:  Guidance for Home Visits and interviews can be found in two new books on the website: Vincentian Life: Conference and Vincentian Life: Member.  These files may be found on the National Council’s website Leadership tab under the category of Basics About Conferences. Click here.

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P: ¿Debemos eliminar todos los archivos de ServWare que tenga más de tres años para evitar demasiado papeleo o para comenzar de nuevo después de tres años?

R: Cuando se trata de registros de casos, es bueno saber un poco de historia, pero es posible que no sea necesario retroceder más de tres años. Incluso para aquellos a quienes ayudamos de manera rutinaria, realmente no necesitamos saber más allá de los tres años. Si retrocedemos demasiado, podría ser que estemos buscando una manera de decir “no” en lugar de decir “sí”. Pero esta es una decisión local.

P: ¿Existen pautas generales para entrevistar a nuestros amigos con necesidades? ¿Existe una guía para los entrevistadores sobre lo que se debe hacer o las preguntas que no se deben hacer?

R:  Se puede encontrar orientación para visitas domiciliarias y entrevistas en dos nuevos libros en el sitio web: Vida Vicentina: Conferencia y Vida Vicentina: Miembro. Estos archivos se pueden encontrar en el Portal de Extensión del sitio web del Consejo Nacional en la categoría de Capacitación de Oficiales de Conferencias. Haga clic aquí: https://members.ssvpusa.org/leadership/.

Q:  Can paid staff Executive Directors (EDs)/CEOs be members of a board? Can they be officers of a board – such as a store board?

A:  Paid people cannot be officers at any level in the Society. Board members are not officers; therefore, Executive Directors/CEOs may be ex-officio, non-voting members of the Board of Directors.  However, an ED/CEO who is paid by a Council/Conference other than the Council/Conference represented by the Board of Directors in question, may be a voting member of that Board. For example, Member A is an ED for Council A and has been asked to sit on the Board of Council B.  Member A can be a voting member of Council B’s Board, but not an officer. This can be found in the nationally approved bylaws under BOARD OF DIRECTORS SECTION.

Q: A person contacted our Conference recently and wants to give us a check for $1,000 to help his daughter to pay her rent. We were told that we could not accept donations like this. Can you explain?

A: This normally happens when someone would like to help a family member but would like to get a tax deduction as well; so, they decide to go through a non-profit like SVdP to accomplish this. According to IRS, any time a donation is made to a non-profit organization that is specified for an individual, it is considered to be a gift to that individual and is not tax deductible. No Conference should accept such a person-designated donation.

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P: ¿Pueden los Directores Ejecutivos (ED)/CEO asalariados ser miembros de una junta? ¿Pueden ser funcionarios de una junta, como la junta de una tienda?

R:  Las personas asalariadas no pueden ser funcionarios en ningún nivel de la Sociedad. Los miembros de la junta no son funcionarios; por lo tanto, los Directores Ejecutivos/CEO pueden ser ex oficio, miembros sin derecho a voto de la Junta Directiva. Sin embargo, un ED/CEO que es pagado por un Consejo/Conferencia que no sea el Consejo/Conferencia representado por la Junta Directiva en cuestión, puede ser un miembro votante de esa Junta. Por ejemplo, el Miembro A es un ED del Consejo A y se le ha pedido que forme parte de la Junta del Consejo B. El Miembro A puede ser un miembro votante de la Junta del Consejo B, pero no un funcionario. Esto se puede encontrar en los estatutos aprobados a nivel nacional en la SECCIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA.

P: Una persona se comunicó con nuestra Conferencia recientemente y quiere darnos un cheque por $1,000 para ayudar a su hija a pagar el alquiler. Nos dijeron que no podíamos aceptar donaciones como esta. ¿Puedes explicar?

R: Esto normalmente sucede cuando a alguien le gustaría ayudar a un miembro de la familia pero también le gustaría obtener una deducción de impuestos; entonces, deciden acudir a una organización sin fines de lucro como SVdP para lograr esto. De acuerdo con el IRS, cada vez que se realiza una donación a una organización sin fines de lucro que se especifica para un individuo, se considera un regalo para ese individuo y no es deducible de impuestos. Ninguna Conferencia debe aceptar tal donación designada por una persona.

Q: Some Conferences use computers for everything. If all records are kept electronically, which ones MUST be stored as hard copies also? For example, meeting minutes? Case records? Is it necessary for the Secretary to sign the meeting minutes (print, sign, scan, store)? 

A: All records identified for permanent storage in the Manual should be maintained in hardcopy (as well as electronic, if possible). All other files are considered temporary (limited by time) and may be electronic.

Q: Many Conferences in our Council now use ServWare for case management. If all case records are stored in a Customer Management System and the recommendation is to destroy case history after 3 years, are we required to do that?

A: Yes, record retention is defined not only to save storage space but to eliminate information that no longer has meaning.

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P: ¿Qué es el proceso de la Sociedad – votación de la Junta, decisión ejecutiva, etc. – para respaldar cualquier esfuerzo legislativo? 

R: El Comité Nacional de la Voz de los Pobres (VOP) identifica la legislación que afecta a la Sociedad ya las personas a las que servimos. El Comité también tiene en cuenta las posiciones de otras organizaciones católicas: USCCB, Caridades Católicas, etc. El Comité VOP hace recomendaciones al Presidente Nacional sobre qué legislación apoyar o no. Solo el Presidente Nacional puede hablar por la Sociedad en los Estados Unidos. Las preocupaciones legislativas locales siguen el mismo proceso con el presidente diocesano local.

P: ¿Puede un diácono presidir el comité Voz de los Pobres en un Consejo?

R:  El VOP es un comité, y un diácono puede ser el líder de un comité. No hay nada que impida que un diácono sea presidente de un comité. Ser el presidente no le da al diácono un voto en la junta o el Consejo. Un diácono que sea el presidente del comité puede votar sobre los asuntos del comité, ya que los comités no toman decisiones finales, sirviendo solo como asesores de la junta local y el presidente.

Q: We have a separately incorporated store who is choosing to operate independently from the Council. What do we need to consider in discussing this with them?

A: Every effort must be made to recover the members and store operation. The following are considerations related to what might occur.

• All entities of the Society operating within a Council area are subject to the authority of that Council regardless of whether or not they are independently incorporated.
• The authority of the Council is recognized and acknowledged by the Council General International when the Council was instituted.
• Failure of the store or special work to recognize that authority is grounds for that entity to be removed from the Society. This does not give the store or special work authority to continue in operation outside of the Society. The assets of the store or special work were acquired under the name of the Society and, therefore, the store or special work must be dissolved and the assets returned to the Society.
• In some cases, actions may warrant formal removal of some members from the Society.

Possible outcomes are not absolute; every effort must be made to reconcile and recover.

Q: Is there anything in the Rule that covers discussions of those we serve via email? What about sending mail to spouses that are not both Vincentians but share an email address? 

A: Confidentiality is highly emphasized within the Society. The Rule does not address technology and it shouldn’t since technology changes and improves constantly. Information about those we serve and who they are can only be shared among Vincentians unless specific written and signed authorization is given by the those we serve. So, email may be used to discuss information about those we serve as long as that information is protected and not allowed to be seen by those who are not Vincentians. That email should not be forwarded to non-Vincentians and, if printed, should not be allowed to be seen by non-Vincentians. If you cannot ensure this, then don’t use email. This concept holds true for Conference minutes, lists of active people we serve, treasurer reports, etc.  A shared email address may be used as long as all parties to that shared email understand and are willing to comply with our confidentiality standards.

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P: Tenemos una tienda incorporada por separado que está eligiendo operar independientemente del Consejo. ¿Qué debemos tener en cuenta al hablar de esto con ellos?

R: Se debe hacer todo lo posible para recuperar los miembros y el funcionamiento de la tienda. Las siguientes son consideraciones relacionadas con lo que podría ocurrir.

• Todas las entidades de la Sociedad que operan dentro del área de un Consejo están sujetas a la autoridad de ese Consejo independientemente de si están o no incorporadas de manera independiente.
• La autoridad del Consejo es conocida y reconocida por el Consejo General Internacional cuando se instituyó el Consejo.
• Si la tienda o el trabajo especial falta de reconocer esa autoridad, es motivo para que esa entidad sea removida de la Sociedad. Esto no le da autoridad a la tienda o trabajo especial para continuar operando fuera de la Sociedad. Los bienes de la tienda o obra especial fueron adquiridos a nombre de la Sociedad y, por tanto, la tienda o obra especial debe ser disuelta y los bienes devueltos a la Sociedad.
• En algunos casos, las acciones pueden justificar la remoción formal de algunos miembros de la Sociedad.

Los resultados posibles no son absolutos; se debe hacer todo lo posible para reconciliarse y recuperarse.

P: ¿Hay algo en la Regla que cubra las discusiones de aquellos a quienes servimos por correo electrónico? ¿Qué pasa con el envío de correo a cónyuges que no son Vicencianos pero comparten una cuenta?

R: La confidencialidad es muy enfatizada dentro de la Sociedad. La Regla no aborda la tecnología y no debería hacerlo, ya que la tecnología cambia y mejora constantemente. La información sobre aquellos a quienes servimos solo se puede compartir entre los Vicentinos, a menos que aquellos a quienes servimos otorguen una autorización específica por escrito y firmada. Por lo tanto, el correo electrónico se puede usar para discutir información sobre aquellos a quienes servimos, siempre que esa información esté protegida y no se permita que la vean quienes no son Vicentinos. Ese correo electrónico no debe enviarse a personas que no sean vicentinas y, si se imprime, no debe permitirse que los no Vicentinas lo vean. Si no puede asegurar esto, entonces no use el correo electrónico. Este concepto es válido para las actas de la Conferencia, las listas de personas activas a las que servimos, los informes del tesorero, etc. Se puede usar una dirección de correo electrónico compartida siempre que todas las partes de ese correo electrónico compartido comprendan y estén dispuestas a cumplir con nuestros estándares de confidencialidad.

Q: Next year the Diocesan Council will be billed for solidarity based on the number of active Conferences reported for the 10/1/2020-9/30/2021 fiscal year, when two absorbed Conferences were still active. Is the Diocesan Council responsible for absorbing the solidarity dues for these now inactive Conferences?

A:  When the new method of solidarity calculation went into effect in 2013, it was a specific decision that the invoice would go to the Diocesan Council (or District Council if no Diocesan Council exists). It is up to each Diocesan Council to determine how the invoice will be paid. For example, some Councils pay the whole amount as support for their subsidiaries while others are reimbursed by their Conferences and Special Works. However, the full payment is expected to be paid by the Council even if the number of Conferences or Special Works has changed since the reporting period.

Q:  We have a Conference president approaching the end of her second term, preparing a succession plan for the next election. No current member of this active Conference seems willing to step up to succeed her. If that does not change, what should happen with the Conference?

A:  There are two choices; either elect someone from within or close the Conference. It is up to the Conference members to step forward and provide leadership for their Conference. A District Council president can temporarily appoint someone to be Conference president if no president is nominated before the current president term ends; but an election has to take place as soon as possible and within a reasonable time. The current president should NOT stay in office by either appointment or re-election.

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P: El próximo año se facturará al Consejo Diocesano por solidaridad basado en el número de Conferencias activas informadas para el año fiscal 1/10/2020-30/9/2021. En ese momento, dos Conferencias absorbidas aún estaban activas. ¿Es el Consejo Diocesano el responsable de pagar las cuotas solidarias de estas Conferencias ahora inactivas?

R:  Cuando el nuevo método de cálculo solidario entró en vigencia en 2013, fue una decisión específica que la factura iría al Consejo Diocesano (o al Consejo de Distrito si no existe ningún Consejo Diocesano). Es para cada Consejo Diocesano determinar cómo se pagará la factura. Por ejemplo, algunos Consejos pagan el monto total como un forma de apoyo a sus filiales mientras que otros son reembolsados ​​por sus Conferencias y obras especiales. Sin embargo, se espera que el Consejo pague la factura completa incluso si el número de Conferencias u Obras Especiales ha cambiado desde el período del informe.

P: Tenemos a una presidenta de la Conferencia acercándose al final de su segundo mandato, preparando un plan de sucesión para las próximas elecciones. Ningún miembro actual de esta Conferencia activa parece dispuesto a dar un paso al frente para sucederle. Si eso no cambia, ¿qué debería pasar con la Conferencia?

R:  Hay dos opciones; elegir a alguien de dentro o cerrar la Conferencia. Depende de los miembros de la Conferencia dar un paso adelante y proporcionar liderazgo para su Conferencia. Un presidente del Consejo de Distrito puede designar temporalmente a alguien para que sea presidente de la Conferencia si no se nombra a ningún presidente antes de que finalice el mandato del presidente actual; pero la elección tiene que pasar lo más pronto posible y dentro de un tiempo razonable. El  presidente actual NO debe permanecer en el cargo ni por nombramiento ni por reelección.