Q: Some Conferences use computers for everything. If all records are kept electronically, which ones MUST be stored as hard copies also? For example, meeting minutes? Case records? Is it necessary for the Secretary to sign the meeting minutes (print, sign, scan, store)?
A: All records identified for permanent storage in the Manual should be maintained in hardcopy (as well as electronic, if possible). All other files are considered temporary (limited by time) and may be electronic.
Q: Many Conferences in our Council now use ServWare for case management. If all case records are stored in a Customer Management System and the recommendation is to destroy case history after 3 years, are we required to do that?
A: Yes, record retention is defined not only to save storage space but to eliminate information that no longer has meaning.
Spanish Translation
P: ¿Qué es el proceso de la Sociedad – votación de la Junta, decisión ejecutiva, etc. – para respaldar cualquier esfuerzo legislativo?
R: El Comité Nacional de la Voz de los Pobres (VOP) identifica la legislación que afecta a la Sociedad ya las personas a las que servimos. El Comité también tiene en cuenta las posiciones de otras organizaciones católicas: USCCB, Caridades Católicas, etc. El Comité VOP hace recomendaciones al Presidente Nacional sobre qué legislación apoyar o no. Solo el Presidente Nacional puede hablar por la Sociedad en los Estados Unidos. Las preocupaciones legislativas locales siguen el mismo proceso con el presidente diocesano local.
P: ¿Puede un diácono presidir el comité Voz de los Pobres en un Consejo?
R: El VOP es un comité, y un diácono puede ser el líder de un comité. No hay nada que impida que un diácono sea presidente de un comité. Ser el presidente no le da al diácono un voto en la junta o el Consejo. Un diácono que sea el presidente del comité puede votar sobre los asuntos del comité, ya que los comités no toman decisiones finales, sirviendo solo como asesores de la junta local y el presidente.
