Q: Our Council gets funds donated to us from a couple of grocery chains. The funds are then passed on to the Conferences in the form of gift cards which they either give to people or use to purchase food for their pantry. How should the Conference report these funds on the annual report?
A: The financial report is only for actual money that is deposited in the Conference accounts. Gift cards cannot be deposited and must be included under in-kind.
If your food pantry is designated as an official Special Work for which you send in a report at the end of the year, then the money donated to the food pantry should be entered on line 3A. If the food pantry is not an official special work, then the money donated for food should go into Restricted Funds. But again, this never includes gift cards because they are in-kind donations.
Q: Some of our Conferences receive donations in the form of gift cards to supermarkets and places like Target which they then distribute to friends in need during Christmas. These gift cards have cash value. Should the Conference treat them as such and report them on line 5E: Other-Misc. Receipts?
A: The gifts cards received as donations would be treated as in-kind. When they are distributed, they have a specific value for the purpose for which you give them (food, clothing, etc.). They are not cash so they would not be treated as 5E. They cannot be deposited to your account and show up in the balancing of your accounts.
Spanish Translation
P: Nuestro Consejo recibe fondos que nos donan un par de empresas de supermercados. Luego, los fondos se transfieren a las Conferencias en forma de tarjetas de regalo que se entregan a las personas o se utilizan para comprar alimentos para su despensa. ¿Cómo debería informar la Conferencia sobre estos fondos en el informe anual?
R: El informe financiero es solo para el dinero real que se deposita en las cuentas de la Conferencia. Las tarjetas de regalo no se pueden depositar y deben incluirse en especie.
Si su despensa de alimentos está designada como Obra Especial oficial para la cual envía un informe al final del año, entonces el dinero donado a la despensa debe ingresarse en la línea 3A. Si la despensa no es una obra especial oficial, entonces el dinero donado para alimentos debe ir a Fondos Restringidos. Pero fíjese, esto nunca incluye tarjetas de regalo porque son donaciones en especie.
P: Algunas de nuestras Conferencias reciben donaciones en forma de tarjetas de regalo para supermercados y lugares como Target, que luego distribuyen a amigos con necesidades durante la Navidad. Estas tarjetas de regalo tienen valor en efectivo. ¿Debería la Conferencia tratarlos como efectivo e informarlos en la línea 5E: Otro-Misc. Ingresos?
R: Las tarjetas de regalo recibidas como donaciones se tratarán como en especie. Cuando se distribuyen, tienen un valor específico por el propósito para el que se les da (comida, ropa, etc.). No son dinero en efectivo, por lo que no serían tratados como 5E. No se pueden depositar en su cuenta y aparecer en el saldo de sus cuentas.
