Q: Is it necessary for the Treasurer to keep hard copy statements if banks now have electronic records available and easily accessible? Is it necessary to store electronic copies of these statements?
A: It is the responsibility of the Treasurer to reconcile all bank statements. That can be done with a hard copy of the statement or with an electronic copy. The Treasurer should keep copies of the statements, either hard copy or electronic, for the seven years and then destroy them as specified in the Manual. These files must be transferred to each new Treasurer who takes office.
Q: The Treasurer’s Manual recommends that we keep copies of donor checks. If our bank stores electronic copies of checks that are deposited to the account, are hard copies necessary? We have a Conference concerned about having the donor’s banking info and keeping that information confidential – is that a valid concern?
A: So long as checks and deposits are accessible through the bank, there is no need to keep them. The confidentiality issue is not a concern if the Treasurer is following proper precautions. It is the Treasurer’s responsibility to ensure proper security of Conference financials.
Spanish Translation
P: ¿Es necesario que el Tesorero mantenga copias impresas de los estados de cuenta si los bancos ahora tienen registros electrónicos disponibles y de fácil acceso? ¿Es necesario almacenar copias electrónicas de estas declaraciones?
R: Es responsabilidad del Tesorero conciliar todos los estados de cuenta bancarios. Eso se puede hacer con una copia impresa de la declaración o con una copia electrónica. El Tesorero debe guardar copias de las declaraciones, ya sea en papel o electrónicas, durante los siete años y luego destruirlas como se especifica en el Manual. Estos archivos deberán ser trasladados a cada nuevo Tesorero que asuma el cargo.
P: El Manual del Tesorero recomienda que mantengamos copias de los cheques de los donantes. Si nuestro banco almacena copias electrónicas de los cheques que se depositan en la cuenta, ¿son necesarias las copias impresas? Tenemos una Conferencia preocupada por tener la información bancaria del donante y mantener esa información confidencial. ¿Es esa una preocupación válida?
R: Siempre que se pueda acceder a los cheques y depósitos a través del banco, no hay necesidad de conservarlos. El tema de la confidencialidad no es una preocupación si el Tesorero sigue las precauciones adecuadas. Es responsabilidad del Tesorero garantizar la seguridad adecuada de las finanzas de la Conferencia.
