Q: We have a separately incorporated store who is choosing to operate independently from the Council. What do we need to consider in discussing this with them?
A: Every effort must be made to recover the members and store operation. The following are considerations related to what might occur.
- All entities of the Society operating within a Council area are subject to the authority of that Council regardless of whether or not they are independently incorporated.
- The authority of the Council is recognized and acknowledged by the Council General International when the Council was instituted.
- Failure of the store or special work to recognize that authority is grounds for that entity to be removed from the Society. This does not give the store or special work authority to continue in operation outside of the Society. The assets of the store or special work were acquired under the name of the Society and, therefore, the store or special work must be dissolved and the assets returned to the Society.
- In some cases, actions may warrant formal removal of some members from the Society.
Possible outcomes are not absolute; every effort must be made to reconcile and recover.
Q: Is there anything in the Rule that covers discussions of those we serve via email? What about sending mail to spouses that are not both Vincentians but share an email address?
A: Confidentiality is highly emphasized within the Society. The Rule does not address technology and it shouldn’t since technology changes and improves constantly. Information about those we serve and who they are can only be shared among Vincentians unless specific written and signed authorization is given by the those we serve. So, email may be used to discuss information about those we serve as long as that information is protected and not allowed to be seen by those who are not Vincentians. That email should not be forwarded to non-Vincentians and, if printed, should not be allowed to be seen by non-Vincentians. If you cannot ensure this, then don’t use email. This concept holds true for Conference minutes, lists of active people we serve, treasurer reports, etc. A shared email address may be used as long as all parties to that shared email understand and are willing to comply with our confidentiality standards.
Spanish Translation
P: Tenemos una tienda incorporada por separado que está eligiendo operar independientemente del Consejo. ¿Qué debemos tener en cuenta al hablar de esto con ellos?
R: Se debe hacer todo lo posible para recuperar los miembros y el funcionamiento de la tienda. Las siguientes son consideraciones relacionadas con lo que podría ocurrir.
- Todas las entidades de la Sociedad que operan dentro del área de un Consejo están sujetas a la autoridad de ese Consejo independientemente de si están o no incorporadas de manera independiente.
- La autoridad del Consejo es conocida y reconocida por el Consejo General Internacional cuando se instituyó el Consejo.
- Si la tienda o el trabajo especial falta de reconocer esa autoridad, es motivo para que esa entidad sea removida de la Sociedad. Esto no le da autoridad a la tienda o trabajo especial para continuar operando fuera de la Sociedad. Los bienes de la tienda o obra especial fueron adquiridos a nombre de la Sociedad y, por tanto, la tienda o obra especial debe ser disuelta y los bienes devueltos a la Sociedad.
- En algunos casos, las acciones pueden justificar la remoción formal de algunos miembros de la Sociedad.
Los resultados posibles no son absolutos; se debe hacer todo lo posible para reconciliarse y recuperarse.
P: ¿Hay algo en la Regla que cubra las discusiones de aquellos a quienes servimos por correo electrónico? ¿Qué pasa con el envío de correo a cónyuges que no son Vicencianos pero comparten una cuenta?
R: La confidencialidad es muy enfatizada dentro de la Sociedad. La Regla no aborda la tecnología y no debería hacerlo, ya que la tecnología cambia y mejora constantemente. La información sobre aquellos a quienes servimos solo se puede compartir entre los Vicentinos, a menos que aquellos a quienes servimos otorguen una autorización específica por escrito y firmada. Por lo tanto, el correo electrónico se puede usar para discutir información sobre aquellos a quienes servimos, siempre que esa información esté protegida y no se permita que la vean quienes no son Vicentinos. Ese correo electrónico no debe enviarse a personas que no sean vicentinas y, si se imprime, no debe permitirse que los no Vicentinas lo vean. Si no puede asegurar esto, entonces no use el correo electrónico. Este concepto es válido para las actas de la Conferencia, las listas de personas activas a las que servimos, los informes del tesorero, etc. Se puede usar una dirección de correo electrónico compartida siempre que todas las partes de ese correo electrónico compartido comprendan y estén dispuestas a cumplir con nuestros estándares de confidencialidad.
