Q: How are gift card purchases or gift certificates for food reported on the annual report?
A: Gift cards or gift certificates purchased by Conferences for food should be reported as expenses in the annual report under “those we serve” since the expenditures are on behalf of neighbors in need. Gift cards or gift certificates that have been donated to the Conference are treated as in-kind and are reported as they are used.
Q: Is it correct that we should not use a friend in need’s name and picture in our advertising – even with their permission?
A: Using our friends in need name and photograph on advertisement is not a violation, with written (authorization) advance permission. We want to be sensitive to a person’s situation, including financial, family, and safety. There are additional sensitivities when dealing with the identities of children. Many SVdP Councils/Conferences have case record forms that have a disclaimer on it; perhaps it will work for this purpose. Others have a separate release of information form for our friends in need to sign. The release of information form is different from a release to use images/photos and normally does not include permission for photographs or advertisements. There is usually a separate release form for this purpose. Contact the National Communications Team, Jill Pioter (jpioter@svpdusa.org) or Michelle Boyer (mboyer@svdpusa.org) about this. A question to ask is if the real name is truly needed: can you tell the story with an alias? Could you use only a first name and have the same impact? The critical point here is the picture, whether you use their real name or an alias. Many people do not want their pictures shown.
Spanish Translation
P: ¿Cómo se informa las compras de tarjetas de regalo o los certificados de regalo para alimentos en el informe anual?
R: Las tarjetas de regalo o los certificados de regalo comprados por las Conferencias para alimentos deben declararse como gastos en el informe anual bajo “aquellos a quienes servimos,” ya que los gastos son en nombre de los vecinos con necesidades. Las tarjetas de regalo o los certificados de regalo que se hayan donado a la Conferencia se tratan como en especie y se informan a medida que se utilizan.
P: ¿Es correcto que no deberíamos usar el nombre y la imagen de un amigo con necesidades en nuestra publicidad, incluso con su permiso?
R: Usar el nombre y la fotografía de nuestros amigos con necesidades no es una violación, con un permiso previo por escrito (autorización). Queremos ser sensibles a la situación de una persona, incluidas las finanzas, la familia y la seguridad. Hay sensibilidades adicionales cuando se trata de las identidades de los niños. Muchos Consejos/Conferencias SVdP tienen formularios de registro de casos que tienen un descargo de responsabilidad; quizás funcione para este propósito. Otros tienen un formulario de divulgación de información por separado para que lo firmen nuestros amigos. El formulario de divulgación de información es diferente de una autorización para usar imágenes/fotos y normalmente no incluye permiso para fotografías o anuncios. Por lo general, existe un formulario de autorización por separado para este propósito. Comuníquese con el equipo nacional de Comunicaciones sobre esto. Una pregunta que debemos hacernos es si realmente se necesita el nombre real: ¿puedes contar la historia con un alias? ¿Podrías usar solo un nombre sin apellido y tener el mismo impacto? El punto crítico aquí es la imagen, ya sea que use su nombre real o un alias. Mucha gente no quiere que se usen sus imágenes.
