Q: We recently elected a new President, and now have a new Treasurer. The previous Treasurer did not think the Treasurer should sign checks. She would make them out but another member, who is authorized at the bank, would sign it. The new Treasurer thinks that it is ok for him to sign checks as long as someone else approves/authorizes the payment. Is it appropriate for Conference Treasurer’s to sign checks?
A: Yes, it is normal practice throughout the country for Conference and Council Treasurers to be signers on all of the accounts. A good number of all Conferences throughout the country require all checks to be written and signed by the Treasurer.
Q: Our Conference was approached by another organization to discuss collaboration work with their payday loan alternative program. This organization is interested in creating a pooled fund to be used as collateral for payday alternative loans. Vincentian money would go into this fund for neighbors in need. It would not be a donation to the other organization but commingled with the other organizations’ (and potentially others) money. Is this type of arrangement permissible?
A: The funds used for this purpose would have to be collected specifically for this purpose. They could not use normal Conference funds for this purpose.
Second, the funds could be co-mingled if SVdP maintained control over its funds. If not, then this is a donation to an outside organization which is prohibited.
Many Councils have invested funds into resources that contain co-mingled funds from many organizations. However, SVdP maintains full control over its funds in those vehicles.
Spanish Translation
P: Recientemente elegimos un nuevo presidente y ahora tenemos un nuevo tesorero. El tesorero anterior no creía que el tesorero debería firmar cheques. Ella los haría, pero otro miembro, que está autorizado en el banco, lo firmaría. El nuevo tesorero piensa que está bien que él firme cheques siempre y cuando alguien más apruebe/autorice el pago. ¿Es apropiado que los tesoreros de la conferencia firmen cheques?
R: Sí, es una práctica normal en todo el país que los tesoreros de la Conferencia y el Consejo firmen cheques por todas las cuentas. Muchas de las Conferencias en todo el país requieren que todos los cheques sean escritos y firmados por el Tesorero.
P: Otra organización se acercó a nuestra Conferencia para discutir una colaboración con su programa alternativo de préstamos de día de pago. Esta organización está interesada en crear un fondo común para ser utilizado como garantía para préstamos alternativos de día de pago. El dinero vicentino se destinaría a este fondo para los vecinos con necesidades. No sería una donación a la otra organización, sino que se mezclaría con el dinero de la otra organización (y potencialmente de otros). ¿Está permitido este tipo de arreglo?
R: Los fondos utilizados para este fin tendrían que ser recaudados específicamente para este fin. No podían usar los fondos normales de la Conferencia para este propósito.
En segundo lugar, los fondos podrían mezclarse si SVdP mantuviera el control sobre sus fondos. De lo contrario, se trata de una donación a una organización externa que está prohibida.
Muchos Consejos han invertido fondos en recursos que contienen fondos combinados de muchas organizaciones. Sin embargo, SVdP mantiene control total sobre sus fondos en esos vehículos.
