Q: Can the Society (St. Vincent de Paul) pay for training/education for an individual employee with an agreement that the employee would need to be employed (retained) by the Society for a defined period because we paid for the training?
A: This is a legitimate employee benefit (to be offered); however, it should be defined and approved as a formal policy related to employee benefits. Care should be taken to ensure that the defined employee retention period (as an employee) is legal in your state, appropriate for the benefit provided and not excessive.
Q: Our Conference serves neighbors in need with HIV/AIDS on a regular basis and has done so for many years. We do not put them into our database for obvious reasons. Should we report these neighbors the way we have in the past as just hours without declaring the amount of help given?
A: It is assumed that the assistance provided is the same as for anyone else. Case records should be created as is done for any other neighbor and with the financial assistance recorded. Health information is not required nor recommended to be in anyone’s files. If Conference members are visiting as shut-ins or hospital visits, then the visits should be recorded as such.
Spanish Translation
P: ¿Puede la Sociedad (San Vicente de Paúl) pagar la capacitación/educación de un empleado individual con un acuerdo de que el empleado necesitaría ser empleado (retenido) por la Sociedad por un período definido porque pagamos para el entrenamiento?
R: Este es un beneficio legítimo para empleados (que se ofrecerá); sin embargo, debe definirse y aprobarse como una política formal relacionada con los beneficios para los empleados. Se debe tener cuidado para garantizar que el período de retención definido del empleado (como empleado) sea legal en su estado, apropiado para el beneficio brindado y no excesivo.
P: Nuestra Conferencia sirve regularmente a vecinos necesitados con VIH/SIDA y lo ha hecho durante muchos años. No los ponemos en nuestra base de datos por razones obvias. ¿Deberíamos registrar a estos vecinos como lo hemos hecho en el pasado como solo horas sin declarar la cantidad de ayuda brindada?
R: Se supone que la asistencia proporcionada es la misma que para cualquier otra persona. Los expedientes deben crearse como se hace con cualquier otro vecino y con la ayuda económica registrada. No se requiere ni se recomienda que la información de salud esté en los archivos de nadie. Si los miembros de la Conferencia están de visita como internados o visitas al hospital, entonces las visitas deben registrarse como tales.
