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  • Pam Hudson

5-16-2024 Questions & Answers
5-16-2024 Questions & Answers 1200 628 Pam Hudson

Q: Our Conference has been struggling for a long time to get a regular Spiritual Advisor. One of our long-time members volunteered, but he is the husband of one of our Active members and is non-Catholic. He is a very spiritual person. Is this okay?

A: No. Article 6.5 of Part I of the Rule states: The Catholic beliefs and ethos of the Society of St. Vincent de Paul must be preserved. The President, Vice President and Spiritual Advisor should, therefore, be Roman Catholic.

Q: Part I of the Rule indicates that non-Catholics can serve as officers (Secretary or Treasurer) and in Part III, it says that only Catholics can be officers. Is there a conflict in the Rule?

A: There is no conflict. Part I is the International Rule. Part III of the Rule is associated with the Society in the United States. This provision in the Rule Part I is there to allow the Society to function in countries where there are not many Christians and interdenominational cooperation is common. We consulted with the Episcopal Conference, as required by the Rule, and through our Episcopal Advisor, they made it clear that they did not favor active members or officers being non-Catholics.

Español

 P: Nuestra Conferencia ha estado luchando durante mucho tiempo para conseguir un Consejero Espiritual.  Uno de nuestros miembros que está con nosotros desde hace mucho tiempo, no es católico, pero se ofreció como voluntario, es esposo de uno de nuestros miembros activos.  Él es una persona muy espiritual.  ¿Es esto correcto?

R: No. El artículo 6.5 de la Parte I de la Regla establece: Las creencias Católicas y el espíritu de la Sociedad de San Vicente de Paúl deben ser preservados.  El Presidente, el Vicepresidente y el Consejero Espiritual deben, por lo tanto, ser Católicos Romanos.

 P: En la Parte I de la Regla, se indica que los no católicos pueden servir como Oficiales (Secretario o Tesorero) y en la Parte III, dice que solo los Católicos pueden ser oficiales.  ¿Hay un conflicto en la Regla?

R: No hay conflicto.  La Parte I es la Regla Internacional.  La Parte III de la Regla está asociada con la Sociedad en los Estados Unidos. Esta disposición de la Parte I de la Regla está ahí para permitir que la Sociedad funcione en países donde no hay muchos Cristianos y la cooperación interdenominacional es común.  Consultamos con la Conferencia Episcopal como lo exige la Regla y dejaron claro a través de nuestro Asesor Episcopal que no estaban a favor de que los miembros activos o los funcionarios no fueran Católicos.

  • Kristen Blacksher

05-02-2024 Questions & Answers
05-02-2024 Questions & Answers 1200 628 Kristen Blacksher

Q: What are the guidelines for an internal Conference audit?

A: The Rule and Bylaws emphasize the need for an annual Conference audit. An SVdP audit should cover more than just the Treasurer’s financial portion of Conference operations. It should include a basic review of the overall operations of the Conference. Audit guidelines and forms are on the national website under the Growth and Revitalization officers training page. Click here to learn more.

Q: Our Conference reached out to the Council for financial assistance to help someone in need and the Council advised they could not help because the person in need contacted the Conference for assistance and NOT the Council. What is the purpose for having a Council?

A: A Council primarily exists to support its member Conferences. This consists of many resources which may or may not include financial help. If the Council has available funds, financial assistance to Conferences in need may be considered.

En Español

P: ¿Cuáles son las directrices para una auditoría interna de la Conferencia?

R: La Regla y los Estatutos enfatizan la necesidad de una auditoría anual de la Conferencia. Una auditoría de SVdP debe cubrir más que solo la parte financiera del Tesorero sobre las operaciones de la Conferencia. Debería incluir un análisis básico del funcionamiento general de la Conferencia. Directrices y formularios de auditoría en el sitio de la red nacional en la página de Capacitación de Oficiales, Crecimiento – Revitalización, aquí está el enlace: https://members.ssvpusa.org/growth-revitalization/conference-officer-training/.

 P: Nuestra Conferencia se dirigió al Consejo en busca de asistencia financiera para servir a alguien en necesidad y el Consejo informó que no podían ayudar porque la persona en necesidad se comunicó con la Conferencia para obtener asistencia y NO con el Consejo. ¿Cuál es el propósito de tener un Consejo?

R: El propósito principal de la existencia de un Consejo es apoyar a las Conferencias que lo componen. Esto consiste en muchos recursos que pueden o no incluir ayuda financiera. Si el Consejo dispone de fondos, se podría considerar la posibilidad de prestar asistencia financiera a las Conferencias que lo necesiten.

  • Kristen Blacksher

04-25-2024 Questions & Answers
04-25-2024 Questions & Answers 1200 628 Kristen Blacksher

Q: Does the IRS care if a Conference violates the SVdP Rule and gives to another non-SVdP charity that agrees to spend the money wisely?

A: The IRS indeed cares if a nonprofit violates its own mission, organizational documents, and rules. The Society cares if an SVdP entity violates its Rule. The IRS is not aware of all of SVdP’s prohibitions, but you are. As a holder of an IRS tax-exemption and a member of the Society of St. Vincent de Paul, you must honor both. We have tax exempt status to use funds to fulfill our mission which is stated in our letter of exemption. We are not a pass-through organization. If our donors want to support another organization, they would have given the funds to that organization.

Q: Should the minutes of a conference meeting include specific details of a home visit or is it enough to note what action was decided upon to help a person/family?

A: Conference minutes are the written record of decisions made by the Conference. The details of the home visit are not necessary in the minutes; they may be in a separate case record. However, if there is something about the visit that results in a Conference decision, some details might be noted in the minutes.

En Español

P: ¿Le importa al IRS si una Conferencia viola la Regla de SVdP y dona a otra organización benéfica que no es parte de SVdP y que acepta gastar el dinero sabiamente? 

R: Al IRS le importa si una organización sin fines de lucro viola su propia misión, documentos organizacionales y reglas. A la Sociedad le importa si una entidad SVdP viola su Regla. El IRS no está al tanto de todas las prohibiciones de SVdP, pero usted sí. Como titular de una exención de impuestos del IRS y miembro de la Sociedad de San Vicente de Paúl, debe honrar a ambos. Tenemos un estado de exención de impuestos para usar fondos para cumplir con nuestra misión, que se indica en nuestra carta de exención. No somos una organización de paso. Si nuestros donantes quisieran apoyar a otra organización, le habrían dado los fondos a esa organización.

P: ¿Las actas de las minutas de una reunión de Conferencia deben incluir detalles específicos de una visita domiciliaria o es suficiente anotar qué acción se decidió para servir a una persona/familia?

R: Las actas de las minutas de la Conferencia son el registro escrito de las decisiones tomadas por la Conferencia. Los detalles de la visita domiciliaria no son necesarios en el acta; Pueden estar en un expediente de caso separado. Sin embargo, si hay algo en la visita que dé lugar a una decisión de la Conferencia, se pueden anotar algunos detalles en las minutas.

  • Kristen Blacksher

04-18-2024 Questions & Answers
04-18-2024 Questions & Answers 1200 628 Kristen Blacksher

Q: Our Elder Care team makes visits to the elderly in our parish. They have been asked by some families to spend some extra time with the homebound individuals (and sometimes provide a respite for the family caregivers). The question has come up as to what would be our liability or exposure if something (i.e., a medical emergency) occurred while we are there? I suppose something like this could happen even during a home visit with the poor, so I’m not sure if we would treat these cases differently. However, do you think we should be concerned about getting into a situation like this, or would our status and/or insurance coverage protect us?

A: There is a difference between what we do as members of the Society and caregivers. When they are giving respite to the family caregivers, they are effectively acting as the caregivers and need to be qualified to do so (whatever minimal training that is required). Any liability insurance the Society has is based on what we normally do as Vincentians and doing so in a Vincentian manner. If we do something not in compliance with what we promote and do normally, liability coverage may not be provided.

En Español

P: Nuestro equipo de Cuidado para Ancianos hace visitas a los ancianos de nuestra parroquia. Algunas familias les han pedido a nuestros Vicentinos que pasen más tiempo con las personas confinadas en sus casas (y a veces proporcionan una ayuda personal a los familiares para que descansen). Ha surgido la pregunta de cuál sería nuestra responsabilidad o compromiso si algo (es decir, una emergencia médica) ocurriera mientras estamos allí. Supongo que algo así podría suceder incluso durante una visita domiciliaria a los pobres, así que no estoy seguro de si trataríamos estos casos de manera diferente. Sin embargo, ¿cree usted que deberíamos preocuparnos por encontrarnos en una situación como esta, o nuestro estatus y/o cobertura de seguro nos protegería?

R: Hay una diferencia entre lo que hacemos como miembros de la Sociedad y los que cuidan a personas. Cuando están dando un respiro a los que cuidan a sus familiares, están actuando efectivamente como cuidadores y deben estar capacitados para hacerlo (cualquier capacitación mínima que se requiera). Cualquier seguro de responsabilidad civil que tenga la Sociedad se basa en lo que normalmente hacemos como Vicentinos y lo hacemos de la manera Vicentina. Si hacemos algo que no cumple con lo que promovemos y hacemos normalmente, es posible que no se proporcione cobertura de responsabilidad civil.

  • Kristen Blacksher

04-11-2024 Questions & Answers
04-11-2024 Questions & Answers 1200 628 Kristen Blacksher

Q: I am bothered by something that happens at our Conference meetings fairly regularly. We have a lot of parishioners who have shown interest in the Society, and it is pretty common to find one or two new faces at most of our meetings. During the meeting, they are allowed to vote on issues just like everyone else. Our President says he wants them to feel welcome and part of the group. Is this a good practice?

A: The answer is “no.” We welcome new people to be part of the Society, but there is a process to follow. In the current version of the Rule/Manual of the Society, there is a promoted procedure for bringing new members into the Society. This procedure includes introduction, training, active participation in works, discernment by the candidate and ultimate approval by the Conference. This process works and should not be short cut in order to bring more people into the Society. The decisions of Conferences are to be made by Active (Full) Members only, usually by consensus.

Q: Our Conference has just approved a set of bylaws. Now that they are approved, what is the next step?

A: The bylaws you approved must (should) correspond to the newly revised bylaws for Conferences approved by the National Council. Be sure that you have a record of the approval and copy of the bylaws in your Conference minutes. Next, send a copy of the bylaws through the organization chart to District and Diocesan Councils for their approval, recording and filing. The District and Diocesan Councils should also record their approvals in their minutes.

Español

P: Me molesta algo que sucede en nuestras reuniones de la Conferencia con bastante regularidad. Tenemos muchos feligreses que han mostrado interés en la Sociedad, y es bastante común encontrar una o dos caras nuevas en la mayoría de nuestras reuniones. Durante la reunión, se les permite votar sobre temas como todos los demás. Nuestro Presidente dice que quiere que se sientan bienvenidos y parte del grupo. ¿Es esto una buena práctica?

R: La respuesta es “no”. Damos la bienvenida a nuevas personas para que formen parte de la Sociedad, pero hay un proceso a seguir. En la versión actual de la Regla/Manual de la Sociedad, existe un procedimiento que se utiliza para invitar a nuevos miembros a la Sociedad. Este procedimiento incluye la presentación, la formación, la participación en los trabajos, el discernimiento por parte del candidato y la aprobación final por parte de la Conferencia. Este proceso funciona y no debe de haber un atajo para atraer a más personas a la Sociedad. Las decisiones de las Conferencias deben ser hechas únicamente por los Miembros Activos (en Pleno Derecho), generalmente por consenso.

P: Nuestra Conferencia acaba de aprobar un conjunto de Estatutos. Ahora que están aprobados, ¿cuál es el siguiente paso?

R: Los Estatutos que ustedes aprobaron deben corresponder a los Estatutos para Conferencias recientemente revisados y aprobados por el Consejo Nacional. Asegúrese de tener un registro de la aprobación y una copia de los Estatutos en las actas de la Conferencia. A continuación, envíe una copia de los Estatutos a través del organigrama a los Consejos Distritales y Diocesanos para su aprobación, registro y archivo. Los Consejos de Distrito y Diocesanos también deben registrar la aprobación de sus Estatutos en sus actas.

 

  • Kristen Blacksher

04-04-24 Questions and Answers
04-04-24 Questions and Answers 1200 628 Kristen Blacksher

Q: Do all new programs of a Conference have to be approved by the Council, or can a Conference Board approve new programs, without the approval of Council? I ask this question because in the Governance: Council and Board handbook it reads, “No program should be allowed to start without Board approval. This includes both those started by Vincentians and those started by employees.”

A: For most Conferences (those using Bylaws document 1), the Board of Directors of the Council (if no formal Board of Directors exists, then the Council itself) is the governing body and should give formal approval of new programs within the Council. The term “Board” is sometimes used informally among Conference members to refer to the slate of officers. Conferences generally do not have Boards. The handbook does not use the word that way. The handbook refers formally to the Board of Directors.

For some Conferences that are separately incorporated (those using Bylaws document 2 or document 10), the Conference is the governing body and does not require Council approval for its programs. The bylaws define the governance responsibilities.

Q: Are employees of St. Vincent Thrift Stores allowed to be voting members at the local Conference?

A: Thrift store employees are not allowed to vote at Conference meetings unless the store employee is also an active member of the Conference. They are not to vote on issues that may affect their jobs.

Español

P: ¿Todos los programas nuevos de una Conferencia tienen que ser aprobados por el Consejo o puede la Mesa Directiva de la Conferencia aprobar nuevos programas, sin la aprobación del Consejo?
Hago esta pregunta porque en el Manual de Gobernanza: Mesa Directiva del Consejo se lee: “No se debe permitir que ningún programa comience sin la aprobación de la Mesa Directiva. Esto incluye tanto a los iniciados por los Vicentinos como a los iniciados por los empleados”.

R: Para la mayoría de las Conferencias (aquellas que utilizan el documento 1 de los Estatutos), la Mesa Directiva del Consejo (si no existe una Mesa Directiva formal, entonces el Consejo mismo) es el órgano de gobierno y debe dar la aprobación formal de los nuevos programas dentro del Consejo. El término “Mesa Directiva” se utiliza a veces de manera informal entre los miembros de la Conferencia para referirse a la lista de funcionarios. Por lo general, las Conferencias no tienen Mesas Directivas formales. El Manual no usa la palabra de esa manera. El Manual se refiere a la Mesa Directiva Formal.

Para algunas Conferencias que se incorporan por separado (aquellas que utilizan el documento 2 o el documento 10 de los Estatutos), la Conferencia es el órgano rector y no requiere la aprobación del Consejo para sus programas. Los Estatutos definen las responsabilidades de gobernanza.

P: ¿Se les permite a los empleados de las tiendas de segunda mano de San Vicente ser miembros con derecho a voto en la Conferencia local?

R: Los empleados de las tiendas de segunda mano no pueden votar en las reuniones de la Conferencia a menos que el empleado de la tienda también sea un miembro activo de la Conferencia. No deben votar sobre temas que puedan afectar sus trabajos.

  • Jill Pioter

03-28-24 Questions & Answers
03-28-24 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Can Councils create endowment scholarships?

A: Endowments are permitted as long as they are funded by donations specifically for that purpose. Funds identified for service to those in need should not be used to build an endowment. An endowment campaign can be established to solicit funds specifically for the purpose desired.

Q: Can Conference officers consist of the President-elect, Secretary, and Treasurer only, if no member accepts the Vice President appointment?

A: Conference officers (an elected President who appoints a Vice President(s), Secretary, and Treasurer) have no specific authority other than representation of the Conference and requirement to fulfill specific tasks. All decisions are made by the Active Members of the Conference as a whole. According to the Bylaws, there must be at least one Vice President; hence a member should step forward to serve as VP for a complete slate of officers. The Conference as well as the Council needs to know who will serve in the Presidential capacity should the elected President be unable to serve for any reason.

ESPAÑOL

P: ¿Pueden los Consejos crear dotes para becas?

R: Las dotaciones están permitidas siempre y cuando sean financiadas por donaciones específicamente para ese propósito. Los fondos identificados para el servicio a los necesitados no deben usarse para construir una dotación. Se puede establecer una campaña de dotación para solicitar fondos específicamente para el propósito deseado.

P: ¿Pueden los funcionarios de la Conferencia estar formados únicamente por el Presidente electo, el Secretario y el Tesorero, si ningún miembro acepta el nombramiento del Vicepresidente?

R:  Los Oficiales de la Conferencia (un Presidente electo que nombra a un Vicepresidente, un Secretario y un Tesorero) no tienen autoridad específica más que la representación de la Conferencia y el requisito de cumplir con tareas específicas. Todas las decisiones son tomadas por los Miembros Activos de la Conferencia en su conjunto. De acuerdo con los estatutos, debe haber al menos un Vicepresidente, por lo tanto, un miembro debe dar un paso adelante para servir como Vicepresidente de una lista completa de funcionarios. Tanto la Conferencia como el Consejo necesitan saber quién desempeñará la Presidencia en caso de que el Presidente electo no pueda ejercer sus funciones por cualquier motivo.

 

 

  • Jill Pioter

03-21-24 Questions & Answers
03-21-24 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: I was told by my Conference that we do not help people with rent if they are on Section 8. Is this true, and if so, why not?

A: It has always been a part of the Rule that no form of charity is foreign to the Society. So, limiting the types of service we provide does not correspond with the Rule. There is no other authorization that prevents us from providing rental assistance to people living in Section 8 housing.

 Q: Is the Festival Celebration a mandatory event that the Conferences and/or Council must schedule during the calendar year?

A: The Rule, Part III, Statute 9 states: “Conferences and Councils celebrate liturgical ceremonies, particularly Vincentian ceremonies, throughout the year, endeavoring to maintain a spirit of friendship among the members. The Council of the United States has designated six days for religious observances. On these occasions, the members of Conferences and Councils demonstrate the spiritual nature of the Society by attending the Eucharist together:

  • Ozanam Sunday (the last Sunday of April)
  • The feast day of Blessed Frederic Ozanam (September 9)
  • The feast day of St. Vincent de Paul (September 27)
  • The Immaculate Conception, Patroness of the Society (December 8)
  • A Conference Mass celebrated at least once a year for all members, including spouses and children. During this Mass, it is most appropriate to commission new members into the Conference, pray for those we have visited, pray for our benefactors, pray for the poor, pray for the deceased members, and for continued good work.
  • Another feast day of local custom, e.g., December 12, the Feast of Our Lady of Guadalupe.”

The celebration of the festival days develops spirituality and fellowship among the members. It is also a sign of solidarity with all of the other members of the Society throughout the United States. It is not likely that any formal action will be taken if a festival day is not celebrated.

ESPAÑOL

P: Mi Conferencia me dijo que no ayudamos a las personas con el alquiler si están en la Sección 8. ¿Es esto cierto y, si es así, por qué no?

R: Siempre ha sido parte de la Regla que ninguna forma de caridad es ajena a la Sociedad.  Por lo tanto, limitar los tipos de servicio que brindamos no va con lo que dice la Regla.  No hay ninguna otra cláusula que nos impida proporcionar asistencia para el alquiler a las personas que viven en viviendas de la Sección 8.

P: ¿Son las Celebraciones Festivas un evento obligatorio que las Conferencias y/o el Consejo deben programar durante el año calendario?

R: La Regla, Parte III, Estatuto 9 establece: “Las Conferencias y los Consejos celebran las ceremonias litúrgicas, en particular las ceremonias Vicentinas, durante todo el año, esforzándose por mantener un espíritu de amistad entre los miembros. El Consejo de los Estados Unidos ha designado seis días para las celebraciones religiosas. En estas ocasiones, los miembros de las Conferencias y Consejos demuestran la naturaleza espiritual de la Sociedad asistiendo juntos a la Eucaristía:

  • Domingo de Ozanam (el último domingo de abril)
  • Fiesta del Beato Federico Ozanam (9 de septiembre)
  • Fiesta de San Vicente de Paúl (27 de septiembre)
  • La Inmaculada Concepción, Patrona de la Sociedad (8 de diciembre)
  • Una Misa de Conferencia celebrada al menos una vez al año para todos los miembros, incluidos los cónyuges e hijos. Durante esta Misa, es muy apropiado comisionar a nuevos miembros a la Conferencia, orar por aquellos que hemos visitado, orar por nuestros benefactores, orar por los pobres, orar por los miembros fallecidos y para que continuemos con el buen trabajo.
  • Otra fiesta de costumbre local, por ejemplo, el 12 de diciembre, la fiesta de Nuestra Señora de Guadalupe.

La celebración de los días festivos desarrolla la espiritualidad y el compañerismo entre los miembros.  También es una señal de solidaridad con todos los demás miembros de la Sociedad en todos los Estados Unidos.  No es probable que se tome ninguna medida formal si no se celebra una festividad.

  • Jill Pioter

03-07-24 Questions & Answers
03-07-24 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: I was told that our National Council has about 128 voting members. Do you know approximately how many votes can be cast at our General Council in Paris? 

A: In the U.S., there are 128 National Council Members eligible to vote at Midyear and National Assembly business meetings. According to The Rule, Part II, the Presidents of all instituted Superior (National) Councils or Assimilated Councils are voting members of the International Confederation. Assimilated Councils are lower-level Councils or Conferences that have been officially designated as representing the country where they are located. The Society is located in more than 150 countries and territories, so potentially there are more than 150 voting members.

Q: Is it proper for a Conference to take some funds from a bequest and place them into Certificates of Deposit (CDs) with different maturity dates?

A: It is okay to put money in CDs as long as there is a specific plan for reducing those funds to zero, such as building a new program or facility. Our purpose is not to build bank accounts or earn interest. The issue of hoarding comes into play when decisions are made to keep money in the bank instead of helping someone in need. Will the Conference readily cash in the CDs in order to help those in need, rather than allow the CDs to go to maturity? Conference funds are not to be used for “endowments” unless the funds were specifically collected for that purpose with the donor’s direction.

ESPAÑOL

P: Me dijeron que en nuestro Consejo Nacional hay alrededor de 128 votos que se pueden emitir. ¿Sabe usted aproximadamente cuántos votos se pueden emitir en nuestro Consejo General en París?

R: En los EE. UU. hay 128 miembros del Consejo Nacional elegibles para votar en las reuniones de negocios de mitad de año y de la Asamblea Nacional.

De acuerdo con la Regla, Parte II, los Presidentes de todos los Consejos Superiores (Nacionales) o Consejos Asimilados instituidos son miembros con derecho a voto de la Confederación Internacional. Los Consejos Asimilados son Consejos o Conferencias de nivel inferior que han sido designados oficialmente como representantes del país en el que se encuentran. Estamos ubicados en más de 150 países y territorios, por lo que potencialmente hay más de 150 miembros con derecho a voto.

 P: ¿Es apropiado que una Conferencia tome algunos fondos de un legado y los coloque en Certificados de Depósito (CD) con diferentes fechas de vencimiento?

R: Está bien poner dinero en certificados de depósito siempre y cuando haya un plan específico para reducir esos fondos a cero, como la construcción de un nuevo programa o instalación. Nuestro propósito no es crear cuentas bancarias ni ganar intereses.  El problema del acaparamiento entra en juego cuando se toman decisiones para mantener el dinero en el banco en lugar de ayudar a alguien que lo necesita. ¿Aceptará la Conferencia cobrar fácilmente los certificados de depósito para ayudar a los necesitados en lugar de permitir que los certificados de depósito lleguen a su vencimiento?  Los fondos de la conferencia no deben utilizarse para un “fondo dotacional” a menos que los fondos se hayan recaudado específicamente para ese propósito con la aprobación del donante.

  • Jill Pioter

02-29-24 Questions & Answers
02-29-24 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Resolution 114 says that a Conference can be “suspended” and mentions an appeal process. But I’m not finding anything that tells us what needs to be done to suspend a Conference. For example, if a Conference refused to give us annual financial reports, according to Resolution 114, they can be suspended. But who tells them? Is it a local decision (e.g., Archdiocesan Council)? Does it have to be in writing, etc.? Guidance? Where do I find this information?

A: Only the National President may suspend a member or a Conference. Here’s the process. The Council must submit a letter to the National Vice President for the region showing the specifics of why the Conference should be suspended/dissolved. This letter must also include everything that was done to correct the situation. If convinced the information is sufficient, the National Vice President will submit the suspension request to the National President. If the National Vice President or the National President is not satisfied with the information given, he/she will advise the next steps. If the National Vice President does not feel that the information is sufficient and refuses to forward to the National President, the Council may appeal directly to the National President.

Q: Our store has been up and running successfully for a while. We now are getting a large number of “walk-in” friends in need. We have hired a current Vincentian who is experienced with the Home Visit process as an intake coordinator. We will continue to use the Home Visit process, but will have the coordinator do intake documentation, refer to other sources of help, coordinate volunteers for Home Visits, and handle immediate service for basic human needs emergencies.
We would greatly appreciate any documentation on position descriptions, words of wisdom, or other guidelines to get started with this process. 

A: Here are some considerations:

  1. You are hiring a Vincentian to be the intake coordinator, which means this individual will not be eligible for a role as an officer of the Conference. Paid staff are not allowed to be officers. This person can still be a member, but not an officer.
  2. The interview and decisions for assistance should be done by two Vincentians, with someone working with the intake coordinator during interviews to decide what basic assistance should be provided.
  3. There is no national documentation such as a job description describing an intake coordinator.

ESPAÑOL

P: La Resolución 114 dice que una Conferencia puede ser “suspendida” y habla de un proceso de apelación. Pero no encuentro nada que nos diga lo que hay que hacer para suspender una Conferencia. Por ejemplo, si una Conferencia se niega a presentarnos informes financieros anuales, de acuerdo con la Resolución 114 puede ser suspendida. Pero ¿quién se lo dice? ¿Es una decisión local (por ejemplo, el Consejo Arquidiocesano)? ¿Tiene que ser por escrito, etc.? ¿Orientación? ¿Dónde puedo encontrar esta información?

R: El Consejo debe presentar una carta al Vicepresidente Nacional de la Región en la que se indiquen los detalles de por qué la Conferencia debe suspenderse o disolverse. Esta carta también debe incluir todo lo que se hizo para corregir la situación. El Vicepresidente Nacional, si está convencido de que la información es suficiente, presentará la solicitud de suspensión al Presidente Nacional. Si el Vicepresidente Nacional o el Presidente Nacional no están satisfechos con la información proporcionada, aconsejarán los próximos pasos. Si el Vicepresidente Nacional considera que la información no es suficiente y se niega a transmitirla al Presidente Nacional, el Consejo puede apelar directamente al Presidente Nacional. Sólo el Presidente Nacional puede suspender a un miembro o a una Conferencia.

P: Nuestra tienda estuvo funcionando con éxito durante un tiempo. Ahora estamos recibiendo un gran número de prójimos que necesitan ayuda “sin cita previa”. Hemos contratado a uno de nuestros Vicentinos actuales, que tiene experiencia en el proceso de Visitas Domiciliarias, como “coordinador de admisión”. Continuaremos usando el proceso de Visitas Domiciliarias, pero haremos que el coordinador haga la documentación de admisión, refiera a otras fuentes de ayuda, coordine a los voluntarios para las visitas domiciliarias y maneje el servicio inmediato para emergencias de necesidades humanas básicas.
Agradeceríamos mucho cualquier documentación sobre descripciones de puestos, palabras de sabiduría u otras pautas para comenzar con este proceso.

R: Estas son algunas consideraciones:

  1. ¿Está contratando a un Vicentino para que sea el coordinador de admisión? Esto significa que esa persona no podrá desempeñar el cargo de miembro de la Mesa Directiva de la Conferencia. El personal remunerado no puede ser funcionario. Esta persona puede seguir siendo miembro, pero no funcionario.
  2. La entrevista y las decisiones de asistencia deben ser realizadas por dos Vicentinos, con alguien que trabaje con el coordinador de admisión durante las entrevistas para decidir qué asistencia básica se brindará.
  3. No existe documentación nacional, como una descripción del puesto de trabajo que describa a un coordinador de documentación de admisión.

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