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Q: What can we include in our volunteer hours? Is working at a funeral, serving food, choir, sacristan, driving an elderly neighbor to an appointment, or babysitting for a family in need or the members’ grandchildren also allowed to be included in volunteer hours?

A: Any member activities that are directly associated with SVdP Conference life can be considered volunteer hours. If individuals volunteer outside of their Conference duties, it should not be counted in the annual report data. If working at a funeral, serving food, choir, sacristan, etc., are activities of the Conference life then they can be counted. If these are individual choices in support of the parish but not Conference works, these volunteer hours cannot be counted.

Q: Is there a national policy about sharing documents in a criminal case with a pastor? We have shared the information with him, but he now wants copies of the documents which we have given to the local law enforcement authorities. The parish itself is not involved in the case.

A: This issue should be discussed with an attorney. A lot depends on the nature of the case. Depending on the nature of the information, it may impact an investigation. Both the pastor and the attorney should know and understand that confidentiality is highly emphasized within the Society. The Society operates at the pastor’s permission and relies on him for matters of faith and morals. If the case involves these issues or parish property/resources, the pastor has a right to be informed.

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P: ¿Qué podemos incluir en nuestras horas de voluntariado? ¿Trabajar en un funeral, servir comida, participar en el coro, ser sacristán, llevar a un prójimo de la tercera edad a una cita, cuidar niños para una familia necesitada o cuidar los nietos de los miembros puede también ser incluido en las horas de voluntariado?

R: Cualquier actividad de los miembros que esté directamente asociada con la vida de la Conferencia de SVdP puede considerarse horas de voluntariado. Si las personas se ofrecen como voluntarios fuera de sus deberes de la Conferencia, no deben contarse en los datos del informe anual. Si trabajar en un funeral, servir comida, participar en el coro, o ser sacristán, etc., son actividades de la vida de la Conferencia, entonces se pueden contar. Si estas son opciones individuales en apoyo de la parroquia, pero no de los trabajos de la Conferencia, estas horas de voluntariado no se pueden contar.

P: ¿Existe una política nacional sobre compartir documentos en un caso criminal con el Padre?  Hemos compartido la información con él, pero ahora quiere copias de los documentos que hemos entregado a las autoridades policiales locales. La parroquia en sí no está involucrada en el caso.

A: Este tema debe ser discutido con un abogado. Mucho depende de la naturaleza del caso.  Dependiendo de la naturaleza de la información, puede afectar una investigación.  Tanto el Padre como el abogado deben saber y entender que la confidencialidad es altamente enfatizada dentro de la Sociedad. La Sociedad opera con el permiso del Padre y depende de él para asuntos de fe y moral. Si el caso involucra estos asuntos o la propiedad / recursos de la parroquia, el Padre tiene derecho a ser informado.

Q: Are Conferences permitted to own land and buildings separate from their Council?

A: If a Conference is separately incorporated and has its own tax-exemption, it may own property. If the Conference is using the EIN and tax-exemption of a District or Diocesan Council, it is part of that legal entity, and ownership of property is defined by the owner of the EIN.

Q: Members delivering furniture to a neighbor in need using their personal vehicle accidentally backed into a mailbox — damaging the mailbox and the vehicle. Should the Conference pay for the mailbox and the vehicle repairs?

A: Please consult your Council/Conference insurance policy for coverage. It may require that when a Vincentian has an accident with their own vehicle, it is the Vincentian’s auto insurance that comes into play first. The Council or Conference may then have liability insurance to cover this case. The Conference can separately make a decision to pay or not pay for related damages for either party outside of its insurance coverage. If our work damages the property of a neighbor in need, there is a moral obligation, regardless of coverage, to make it right.

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P: ¿Se permite a las Conferencias poseer terrenos y edificios separados de su Consejo?

R: Si una Conferencia se incorpora por separado y tiene su propia exención de impuestos, puede poseer propiedades.  Si la Conferencia está utilizando el EIN y la exención de impuestos de un Distrito o Consejo Diocesano, es parte de esa entidad legal y la propiedad de la propiedad es definida por el propietario del EIN.

P: Los miembros que entregan muebles a un prójimo en necesidad usando su vehículo personal accidentalmente retrocedieron en un buzón, dañando el buzón y el vehículo. ¿Debería la Conferencia pagar el buzón y las reparaciones del vehículo?

R: Consulte las pólizas del seguro del Consejo/Conferencia sobre la cobertura. Puede requerir que cuando un Vicentino tiene un accidente con su propio vehículo, es el seguro de automóvil del Vicentino el que entra en juego primero.  El Consejo o la Conferencia pueden entonces tener un seguro de responsabilidad civil para cubrir este caso. La Conferencia puede tomar por separado la decisión de pagar o no pagar los daños conexos para cualquiera de las partes fuera de cobertura del seguro. Si nuestro trabajo daña la propiedad de un prójimo en necesidad, existe una obligación moral de corregirlo, independientemente de la cobertura.

Q: I have always been told that $.30/mile was acceptable. Has the Society increased the reimbursement for mileage due to the fuel price increases? This is not for Home Visits or serving the poor, it is for travel expenses in growing new Conferences or traveling to national meetings.

A: The rates are determined by the IRS, not the Society. The IRS has determined that $0.14 per mile driven as a volunteer is an appropriate rate for reimbursement. This rate for charity has remained the same since 1998.

The 2023 business mileage reimbursement rate is 65.5 cents per mile, which applies only to employees of the nonprofit.

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P: Siempre me han dicho que $ .30 / milla es aceptable. ¿Ha aumentado la Sociedad el reembolso por kilometraje debido a los aumentos del precio del combustible? Esto no es para las Visitas Domiciliarias o para servir a las personas en necesidad, es para gastos de viaje en para nuevas Conferencias o viajes a reuniones nacionales.

A: Las tasas son determinadas por el IRS, no por la Sociedad. El IRS ha determinado que $0.14 por milla recorrida como voluntario es una tasa apropiada para el reembolso. Esta tasa para las organizaciones de caridad se ha mantenido igual desde 1998.

La tasa de reembolso de millas comerciales de 2023 es de 65.5 centavos por milla, que se aplica solo a los empleados de la organización sin fines de lucro.

Q: I have a question about volunteer of the year awards. Our rules talk about members living with simplicity and not looking for personal accolades or glory. How would volunteer of the year fit into that?

A: The Conference has to decide that an award would be appropriate. If deemed appropriate to do so, Conference members have to contribute or donate to purchase the award. It is still a Conference expense, however funds given to help the poor may not be used for this expense. In addition, not all awards and recognitions need to be purchased.

A traditional award given by Conferences and Councils is the “Top Hat Award.” Criteria for this award are determined by the local Council (or Conference), and the award itself may be as simple as designing and printing your own certificates.

Q: One of our members has suggested that for Home Visits we partner with graduate students in social work from a nearby university. So many of the neighbors we meet need multiple layers of assistance from different agencies. Is this allowed? The students would gain experience but would not be paid, and they would not be Vincentians. This seems out of keeping with our Vincentian spirit and with rules of confidentiality. 

A: Social workers are governed by a whole set of rules that (may not apply equally) for Vincentians. Therefore, in good SVdP governance guidance, this would not be a good partnership for Home Visits. It might be good for seeking advice as to resources available to help those who come to us.

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P: Tengo una pregunta sobre los reconocimientos al voluntario del año. Nuestras reglas hablan de miembros que viven con simplicidad y no buscan elogios personales o gloria. ¿Cómo encajaría el voluntario del año en eso?

R: La Conferencia tiene que decidir que un reconocimiento sería apropiado.  Si se considera apropiado hacerlo, los miembros de la Conferencia deben contribuir o donar dinero para obtener el regalo.  Sigue siendo un gasto de la Conferencia, sin embargo, los fondos dados para servir a las personas en necesidad no pueden ser utilizados para este gasto. Además, no todos los premios y reconocimientos necesitan ser comprados.

Un premio tradicional otorgado por Conferencias y Consejos es el “Premio Sombrero de Copa”. Los criterios para este reconocimiento son determinados por el Consejo local (o Conferencia), y el reconocimiento en sí puede ser tan simple como diseñar e imprimir ustedes mismos sus certificados.

P: Uno de nuestros miembros ha sugerido que para las Visitas Domiciliarias nos asociemos con estudiantes graduados en trabajo social de una Universidad cercana. Muchos de nuestros prójimos que conocemos necesitan múltiples formas de asistencia de diferentes agencias. ¿Está permitido? Los estudiantes ganarían experiencia, pero no se les pagaría, y no serían Vicentinos. Esto parece no estar de acuerdo con nuestro espíritu Vicentino y con las reglas de confidencialidad.

R: Los trabajadores sociales se rigen por todo un conjunto de reglas que pueden no aplicarse por igual para los Vicentinos.  Por lo tanto, para el buen gobierno de SVdP, esta no sería una buena asociación para las Visitas Domiciliarias.  Podría ser bueno el buscar asesoramiento en cuanto a los recursos disponibles para servir a aquellos que vienen a nosotros.

Q: Our parish Social Outreach Director received a $3,000 anonymous donation. The donor stipulated that it be used by the SVdP Conference to help the needy. The Outreach Director wants our Conference members to contact him individually for the amount of money needed after visiting a neighbor in need. Is this the proper way to handle a donation given to our Conference?

A: The money received should be given to the Conference treasurer to be deposited in the Conference bank account, and individual checks then be written for each purpose. The Outreach Director should not try to micro-manage the use of the funds.

Q: In the Rule, is there an age limit on nominees for local Council or Conference President?

A: The age limit was removed in the 1980s, when it was determined to be age discrimination. The new Rule, adopted in 2003, has no age limit for local Council and Conference Presidents.

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P: Nuestro Director de Servicio Social de la parroquia recibió una donación anónima de $3000.00. El donante estipuló que fuera utilizado por la Conferencia SVdP para ayudar a los necesitados. El Director de Servicio Social quiere que los miembros de nuestra Conferencia se comuniquen con él individualmente para obtener la cantidad de dinero necesaria después de visitar a nuestro prójimo en necesidad. ¿Es esta la forma correcta de manejar una donación dada a nuestra Conferencia?

R: El dinero recibido debe ser entregado al tesorero de la Conferencia para ser depositado en la cuenta bancaria de la Conferencia, y luego se deben escribir cheques individuales para cada propósito.  El Director de Servicios Sociales de la parroquia no debe tratar de micro gestionar el uso de los fondos.

P: ¿Existe una limitación impuesta sobre la edad de los nominados a la elección de un Presidente del Consejo o Conferencia local en la Regla?

R: Solía haber una limitación de edad en la antigua Regla, pero se eliminó en la década de 1980.  Se determinó que era discriminación por edad y no debía figurar en la Regla.  En general, el nuevo artículo adoptado en 2003 no tiene ninguna limitación para los Presidentes locales de los Consejos y Conferencias.

Q: How important is it to get a receipt? We always have an electronic copy of the check from our bank but is that enough? Prior to COVID we would drop off checks to management companies or landlords in person and receive a receipt immediately. During COVID we generally would mail a check along with a letter with information about the help we were providing, requesting that they either email or send us a receipt, in the mail. Most send receipts but some do not.

A: Every effort should be made to get a receipt. If it is not possible, then a note from the Vincentians involved with the transaction saying that the receipt was not given should be used in place of the receipt. This should also be recorded in the case record.

Q: The Rule and Manual talk about a festival meeting, and that you can receive a plenary indulgence for it. How do you define a festival meeting, and could a Morning of Reflection be considered as such?

A: The Rule is explicit about what are considered festival meetings. According to the Rule, Part III, Statute 9, Vincentians celebrate “Festival Meetings,” by attending Mass together. Members meet on one or more of the following: Ozanam Sunday (the last Sunday of April, in honor of the April 23 birthday of Frederic Ozanam), the Feast of Blessed Frederic Ozanam (September 9), the Feast of St. Vincent de Paul (Sept. 27), the Feast of the Immaculate Conception (Dec. 8), a Conference Mass celebrated once a year, and another feast day of local custom. A Conference Day of Recollection by itself cannot be considered a Festival Meeting unless it is held in conjunction with a Mass that all members attend on one of the above days.

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P: ¿Qué tan importante es obtener un recibo? Siempre tenemos una copia electrónica del cheque de nuestro banco, pero ¿es suficiente? Antes del Covid, dejábamos cheques a compañías de administración o propietarios en persona y recibíamos un recibo de inmediato. Durante el Covid, generalmente enviábamos un cheque junto con una carta con la información sobre la ayuda que estábamos brindando, solicitando que nos enviaran un correo electrónico o un recibo por correo. La mayoría envía recibos, pero algunos no.

R: Se debe hacer todo lo posible para obtener un recibo.  Si no es posible, entonces se debe poner una nota de los Vicentinos involucrados en el caso, diciendo que el recibo no fue entregado, y en lugar del recibo usaran copia electrónica del cheque.  Esto también debe registrarse en el expediente del caso.

P: En la Regla y el Manual habla de una reunión festiva, y de que se puede recibir una indulgencia plenaria por ello.  ¿Cómo se define una reunión festiva, y se podría considerarse una Mañana de Reflexión como tal?

R: El Manual es explícito sobre lo que se consideran reuniones festivas. De acuerdo con la Regla original y la tradición de la Sociedad, los Vicentinos celebran “Reuniones Festivas”, cuando se reúnen para la Santa Misa y una reunión. Los miembros se reúnen en uno o más de los siguientes: Domingo de Ozanam (el último domingo de abril, en honor al cumpleaños del Beato Federico Ozanam el 23 de abril, la Festividad del Beato Federico Ozanam (9 de septiembre), la Festividad de San Vicente de Paúl (27 de septiembre), la Festividad de la Inmaculada Concepción (8 de diciembre), una Misa de Conferencia celebrada una vez al año, y otra fiesta de costumbre local. Un Día de Retiro de la Conferencia por sí solo no puede considerarse una Reunión Festiva a menos que se celebre junto con una Misa a la que todos los miembros asistan en uno de los días anteriores.

Q: One of our Vincentians has asked if our Conference can spend funds to improve the poor boxes in our parish church. We receive the contents of the boxes each week. They’ve gotten a little shabby, and our pastor has been working on improving the church’s environment with new pews, new stations, etc. 

A: Since the funds from the poor box are given to SVdP, the Conference may purchase replacements for the poor boxes and treat it as operating expenses. However, the Conference may not contribute funds directly to the parish to purchase the replacement poor box, as this is against the Rule.

Q: Is it permissible to handle requests for assistance from repeat callers via a telephone call? Our Vincentians will typically make Home Visits to a neighbor in need. Sometimes a follow-up telephone call is made to the neighbor in respect to their assistance request for which the Home Visit was made. Sometimes weeks or months after this request is resolved, the neighbor in need may call back and make another request for assistance. May our Vincentians handle these calls via a telephone call instead of another Home Visit?

A: Most of the calls received should be handled through a Home Visit, but a determination can be made individually, case by case. If several months have passed since the last Home Visit, Vincentians should reacquaint themselves with the neighbor’s situation and not assume it to be the same. Therefore, it may be necessary to reevaluate their circumstances. The telephone call may be appropriate for follow-up on an existing request, but not for new requests.

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P: Uno de nuestros Vicentinos ha preguntado si nuestra Conferencia puede gastar fondos para mejorar las cajas para los pobres en nuestra iglesia parroquial. Recibimos el contenido de las cajas cada semana. Se han puesto un poco en mal estado, y nuestro pastor ha estado trabajando para mejorar el ambiente de la iglesia con nuevas bancas, nuevas estaciones, etc.

R: Dado que los fondos de la caja para los pobres se entregan a SVdP, la Conferencia puede comprar reemplazos de esas cajas para los pobres y tratarlos como gastos operativos.  Sin embargo, la Conferencia no puede contribuir con fondos directamente a la parroquia para que ellos compren la caja de reemplazo, ya que esto va en contra de la Regla.

P: ¿Está permitido manejar las solicitudes de asistencia de las personas que llaman repetidamente a través de una llamada telefónica? Nuestros Vicentinos generalmente harán una Visita Domiciliaria a nuestros prójimos en necesidad. A veces se hace una llamada telefónica de seguimiento a la persona con respecto a su solicitud de asistencia para la cual se realizó la Visita Domiciliaria. A veces, semanas o meses después de que se resolvió esta solicitud, la persona en necesidad puede volver a llamar y hacer otra solicitud de asistencia. ¿Pueden nuestros Vicentinos manejar este caso a través de una llamada telefónica en lugar de otra Visita Domiciliaria?

R: La mayoría de las llamadas recibidas deben manejarse a través de una Visita Domiciliaria, pero se puede hacer una determinación individualmente; caso por caso.  Si han pasado varios meses desde la última Visita Domiciliaria, los Vicentinos deben volver a familiarizarse con la situación del prójimo y no asumir que es la misma situación.  Por lo tanto, puede ser necesario reevaluar sus circunstancias.  La llamada telefónica puede ser apropiada para el seguimiento de una solicitud existente, pero no para nuevas solicitudes.