weekly q&a

Q: We help with shoes and uniform clothing for a very poor school. We were told we shouldn’t help since we are helping a private inner-city school. Many are homeless with no shoes or winter coats. We do not assist with school tuition or any other school funding issues; we are helping the children. Is this acceptable?

A: If you give the shoes and clothing individually, directly to those who need it, it can be recorded as an individual case and it would be valid.  If this is extra clothing that cannot otherwise be used, then it is ok. However, if clothing is purchased specifically for the need given to the children, then it is a donation prohibited according to the Rule, Statute 26. We do not do checkbook charity — we are to be involved in person-to-person works..

Q: Can a Youth serve as secretary of adult Conference?

A: There are no age restrictions as far as the officers are concerned. Obviously, you would want an adult as Treasurer. Everything depends on how comfortable the members are with a youth as Secretary. However, keep in mind that the youth must be an Active Member of the Conference to be eligible to be an officer.

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P: Ayudamos con zapatos y ropa de uniforme para una escuela muy pobre. Nos dijeron que no deberíamos ayudar ya que estamos ayudando a una escuela privada del centro de la ciudad. Muchos no tienen hogar, no tienen zapatos ni abrigos de invierno. No ayudamos con la matrícula escolar ni con ningún otro problema de financiación escolar; estamos ayudando a los niños. ¿Es esto aceptable?

R: Si entregas los zapatos y la ropa de uniforme directamente a quien lo necesita, se puede registrar como un caso individual y sería válido. Si se trata de ropa adicional que no se puede usar de otra manera, entonces está bien. Sin embargo, si la ropa se compra específicamente para la necesidad de los niños, entonces es una donación prohibida por la Regla, Estatuto 26. No hacemos caridad de solo escribir un cheque – debemos ser involucrados en obras de caridad de persona a persona.

P: ¿Puede un joven servir como secretario de una conferencia de adultos?

R: No hay restricciones de edad en lo que respecta a los oficiales. Obviamente, usted querría a un adulto como Tesorero. Todo depende de cuán cómodos se sientan los miembros con un joven como secretario. Sin embargo, tenga en cuenta que el joven debe ser un Miembro Activo de la Conferencia para ser elegible para ser oficial.

Q: What is national’s official position on having co-presidents within a Conference?

A: The National Council’s official stand is that co-presidents in a Conference are not recommended. Too many problems occur with co-presidencies and it is difficult for Vincentian members and the National Council to know who to go to for issues and/or concerns that may arise. This is why we have vice-presidents. One president per Conference is sufficient.

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P: ¿Cuál es la posición oficial de National sobre tener copresidentes dentro de una Conferencia?

R: La posición oficial del Consejo Nacional es que no se recomiendan copresidentes en una Conferencia. Ocurren demasiados problemas con las copresidencias y es difícil para los miembros Vicentinos y el Consejo Nacional saber a quién acudir para los problemas y/o inquietudes que puedan surgir. Por eso tenemos vicepresidentes. Un presidente por Conferencia es suficiente.

Q: I understand that an Executive Director (ED) is an ex-officio member of all standing committees. Is he also an automatic member of the Board of directors and entitled to attend any meeting (including Executive board meetings)?

A: In the Bylaws, The CEO/ED is normally included as a non-voting Board Member and officer.  As such, the CEO/ED is also included in the Executive Committee. However, if part of a board meeting is to discuss matters related specifically to the CEO/ED’s performance or review, then the Board or Executive Committee may go into Executive Session which would only include voting Board Members.

Q: One board member who is limited in personal income has asked to be compensated for his time spent working on computer/printer needs. He did not ask to be paid for the camera he volunteered to install. Should we reimburse this member for work which previously was either done voluntarily or was done without bringing a request for compensation to the board in advance for approval?

A: If there was no clear expectation in advance by both parties that compensation was necessary for the work to be done. Within SVdP, members should be reimbursed for expenses they incur when doing SVdP work, but they should not be expected to be paid for their time unless there was a prior agreement in place.

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P: Entiendo que un director ejecutivo (ED) es un miembro exoficio de todos los comités permanentes. ¿Es también miembro automático de la Junta Directiva y tiene derecho a asistir a cualquier reunión (incluidas las reuniones de la Junta Ejecutiva)?

R: En los estatutos, el CEO/ED normalmente se incluye como miembro de la Junta y funcionario sin derecho a voto. Como tal, el CEO/ED también está incluido en el Comité Ejecutivo. Sin embargo, si parte de una reunión de la junta es para discutir asuntos relacionados específicamente con el desempeño o la revisión del CEO/ED, entonces la Junta o el Comité Ejecutivo pueden pasar a una Sesión Ejecutiva que solo incluiría a los miembros de la Junta con derecho a voto.

P: Un miembro de la junta que tiene ingresos personales limitados ha pedido que se le compense por el tiempo que dedica a trabajar con computadoras/impresoras. No pidió que le pagaran por la cámara que se ofreció a instalar. ¿Deberíamos reembolsar a este miembro por el trabajo que anteriormente se realizó voluntariamente o se realizó sin presentar una solicitud de compensación a la junta por adelantado para su aprobación?

R: Ambas partes tenían que clarificar las expectativas de antemano si es necesaria una compensación para realizar el trabajo. Dentro de SVdP, los miembros deben ser reembolsados ​​por los gastos en los que incurren cuando realizan el trabajo de SVdP, pero no se debe esperar que se les pague por su tiempo, a menos que haya un acuerdo previo en vigor.

Q: It is my understanding that only presidents of aggregated Conferences can be voting members of a District Council. Is this correct?

A: The Rule, Part III, Statute 10 specifies that District Councils represent a minimum of three, and ideally a maximum twelve Conferences in an (Arch)diocese. Although there is no specification that the Conferences have to be aggregated in the Rule, when a District Council applies for Institution, there is a requirement that at least three of the Conferences must be aggregated. In the nationally approved bylaws for District Councils, there is no specification that affiliated Conferences must be aggregated to be voting members of the District Council.  However, it is highly recommended that Conferences get aggregated as soon as they are eligible (after one year of service).

Q:  Can a paid employee vote in SVdP elections?

A:  The answer can be found in the Rule Part III Statute 14. As the statute states, “employees of the Society … may serve in a Conference other than holding any office. Paid staff cannot be officers at any level in the Society; however paid staff who are active members of a Conference may vote on all issues (including elections) except those which may affect their jobs.”

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P: Tengo entendido que solo los presidentes de Conferencias agregadas pueden ser miembros con derecho a voto de un Consejo de Distrito. ¿Es esto correcto?

R: La Regla, Parte III, Estatuto 10 especifica que los Consejos de Distrito representan un mínimo de tres, e idealmente un máximo de doce, Conferencias en una (Arqui)diócesis. Aunque no se especifica que las Conferencias deban agregarse en la Regla, cuando un Consejo de Distrito solicita la Institución, existe el requisito de que al menos tres de las Conferencias deben ser agregadas. En los estatutos aprobados a nivel nacional para los Consejos de Distrito, no se especifica que las Conferencias afiliadas deban agregarse para ser miembros con derecho a voto en el Consejo. Sin embargo, se recomienda encarecidamente que las Conferencias se agreguen tan pronto como sean elegibles (después de un año de servicio).

P: ¿Puede un empleado asalariado votar en las elecciones de SVdP?

R:  La respuesta se puede encontrar en la Regla Parte III del Estatuto 14. Como establece el estatuto, los empleados de la Sociedad pueden servir en una Conferencia además de ocupar cualquier cargo. El personal asalariado no puede ser funcionario en ningún nivel de la Sociedad; sin embargo, el personal asalariado que sea miembro activo de una Conferencia puede votar sobre todos los asuntos (incluidas las elecciones), excepto aquellos que puedan afectar sus puestos de trabajo.

Q:  Can a member in need receive assistance from their home Conference or must they seek assistance from a neighboring Conference where they are not a member?

A:  Every Conference should be willing to assist people in need even if that person is one of their own members. However, there are special considerations:

1. No Conference should help one of its own members more than it would help anyone else coming for assistance.
2. The assistance should be given in the same manner as in helping others.
3. The case should be discussed at the Conference meeting without that member present.
4. To avoid future complications, the member in need may have to withdraw from the Conference until the crisis is over.

Q: If the church parking lot or drive needs to be paved, do we need to have a special fundraiser or request a special donation, or can it be covered by our regular funds?

A:  According to our Rule, the Society does not give funds to outside organizations (including the church). We do not perform fundraising activities for outside organizations either. Individual members may contribute personally to the church fundraiser, but not as the Society.

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P: ¿Si un miembro tiene una necesidad, puede recibir asistencia de su propia Conferencia o debe buscar asistencia de una Conferencia vecina de la que no es miembro?

R:  Cada Conferencia debe estar dispuesta a ayudar a las personas con necesidades, incluso si esa persona es uno de sus propios miembros. Sin embargo, hay consideraciones especiales:

1. Ninguna conferencia debe ayudar a uno de sus propios miembros más de lo que ayudaría a cualquier otra persona que venga en busca de ayuda.
2. La asistencia debe darse de la misma manera que cuando se ayuda a otros.
3. El caso debe ser presentado en la reunión de la Conferencia sin la presencia de ese miembro.
4. Para evitar complicaciones en el futuro, es posible que el miembro necesitado deba retirarse de la Conferencia hasta que termine la crisis.

P: Si es necesario pavimentar el estacionamiento de la iglesia o el camino, ¿necesitamos tener una recaudación de fondos especial o solicitar una donación especial, o puede cubrirse con nuestros fondos regulares?

R: De acuerdo con nuestra Regla, la Sociedad no otorga fondos a organizaciones externas (incluida la iglesia). Tampoco realizamos actividades de recaudación de fondos para organizaciones externas. Los miembros individuales pueden contribuir personalmente a la recaudación de fondos de la iglesia, pero no como Conferencia de la Sociedad.

Q:  Should members of the Conference be permitted to perform services for which they are compensated by a neighbor who is being helped by the Conference?

A:  Members of the Society should not accept compensation from those we serve for the works that we do as Vincentians. What we provide in the way of resources and our time is a gift to those in need. No payment is to be accepted.

Vincentian connections are not proper to make business solicitations for work done outside of the Society. Otherwise, nothing prohibits a Vincentian from conducting their usual business services for someone who receives Society services. We do not restrain trade; however, there should be a clear distinction between what is provided as Society service (at no cost to those receiving the services) and what may be done as a contractor, etc.

Q:  Our Conference is assisting a neighbor who has someone once a week to help with laundry and housework. The helper is paid $22/hour. The neighbor is not happy with the job this person is doing and would like to find someone else to do the work. Discussing the situation at our Conference meeting, one of our members offered to help this neighbor. The member wants to be paid for her services. Is this something that is permitted within the Conference?

A:  In the above Q&A, we indicated that members should not be paid for work they do as Vincentians. However, in this case, the member is effectively being employed by the person the Conference serves. If the member continues to receive payment for services from the person served by the Conference, then the member must withdraw from participating in any way with the Conference in evaluating requests from that person.

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P: ¿Se debe permitir que los miembros de la Conferencia acepten compensación para hacer servicios por los cuales están recibiendo ayuda por la Conferencia?

R:  Los miembros de la Sociedad no deben aceptar compensación de aquellos a quienes servimos por las obras que hacemos como vicentinos. Lo que proporcionamos en forma de recursos y nuestro tiempo es un regalo para los que tienen necesidades. No se aceptará ningún pago.

Las conexiones vicentinas no son apropiadas para hacer solicitudes de negocios para trabajos realizados fuera de la Sociedad. De lo contrario, nada prohíbe que un Vicentino realice sus servicios comerciales habituales para alguien que recibe servicios de la Sociedad. No restringimos el comercio; sin embargo, debe haber una distinción clara entre lo que se proporciona como servicio de la Sociedad (sin costo para quienes reciben los servicios) y lo que se puede hacer como contratista, etc.

P: Nuestra Conferencia está apoyando a un vecino que tiene un ayudante que viene una vez a la semana para ayudar con la lavandería y las tareas del hogar. Al ayudante se le paga $22/hora. El vecino no está contento con el trabajo que está haciendo esta persona y le gustaría encontrar a alguien más para hacer el trabajo. Hablando de la situación en nuestra reunión de la Conferencia, uno de nuestros miembros se ofreció a ayudar a este vecino. El miembro quiere que le paguen por sus servicios. ¿Es esto algo que está permitido dentro de la Conferencia?

R:  En la pregunta/respuesta anterior, indicamos que a los miembros no se les debe pagar por el trabajo que realizan como vicentinos. Sin embargo, en este caso, el miembro está siendo efectivamente empleado por la persona a la que sirve la Conferencia. Si el miembro continúa recibiendo el pago por los servicios de la persona a la que sirve la Conferencia, entonces el miembro debe dejar de participar de cualquier manera con la Conferencia en la evaluación de las solicitudes de esa persona.