Q: Our Council gets funds donated to us from a couple of grocery chains. The funds are then passed on to the Conferences in the form of gift cards which they either give to people or use to purchase food for their pantry. How would these funds be listed by the Conferences?
A: The financial section of the annual report is for actual money that is deposited in the Conference accounts. Gift cards cannot be deposited and must be included under in-kind.
If the food pantry is designated as an official SVdP Special Work and a Special Works report is submitted to national at the end of the year, then the money donated to the food pantry should be entered on 3A of the Council report. If the food pantry is not an official special work, then the money donated for food should go into Restricted Funds. This does not include gift cards because they are in-kind donations.
Q: I am pretty sure there is a policy, recommendation, or guideline that “home” Councils are supposed to pay costs of participation for their members to national-level meetings, but I can’t put my hands on it. Where is this policy written?
A: The Rule, Part III, Statute 28 states: Vincentians entrusted to undertake previously and duly authorized offices, missions, or tasks for the Society are entitled to the refund of the expenses incurred. This is more than just an entitlement. Within the Spirit of the Society, all the works of the Society are works of the group and not the individual. If a member does not get reimbursed for expenses, the work becomes an individual effort, and this often causes confusion when members then do what they want rather than what is agreed to by the Conference or Council. This does not directly address National and Regional meetings. That said, on page 136 of the 2002 version of the manual, it states: “In accord with the long-established practice, the individual Councils and Isolated Conferences are expected to assume financial responsibility for their delegates and committee members to attend meetings, as necessary.”
Spanish Translation
P: Nuestro Consejo recibe fondos donados por un par de cadenas de supermercados. Luego, los fondos se transfieren a las Conferencias en forma de tarjetas de regalo que les dan a las personas o las usan para comprar alimentos para su despensa. ¿Cómo se enumerarían estos fondos en las Conferencias?
R: La sección financiera del informe anual es para el dinero real que se deposita en las cuentas de la Conferencia. Las tarjetas de regalo no se pueden depositar y deben incluirse en especie.
Si la despensa de alimentos se designa como Trabajo Especial oficial de SVdP y se presenta un informe de Trabajos Especiales a nivel nacional al final del año, entonces el dinero donado a la despensa de alimentos debe ingresarse en 3A del informe del Consejo. Si la despensa de alimentos no es un trabajo especial oficial, entonces el dinero donado para alimentos debe ir a Fondos Restringidos. Esto no incluye tarjetas de regalo porque son donaciones en especie.
P: Estoy bastante seguro de que existe una política, recomendación o directriz de que los Consejos “de origen” deben pagar los costos de participación de sus miembros en las reuniones a nivel nacional, pero no puedo poner mis manos sobre eso. ¿Dónde está escrita esta política?
R: La Regla, Parte III, Estatuto 28 establece: Vicentinos encargados de llevar a cabo oficinas, misiones, y trabajos debidamente autorizados por la Sociedad tienen derecho a reembolso de los gastos incurridos. Esto es más que un derecho. Dentro del Espíritu de la Sociedad, todas las obras de la Sociedad son obras del grupo y no del individuo. Si a un miembro no se le reembolsan los gastos, el trabajo se convierte en un esfuerzo individual, y esto a menudo causa confusión cuando los miembros hacen lo que quieren en lugar de lo acordado por la Conferencia o el Consejo. Esto no aborda directamente las reuniones nacionales y regionales. Dicho esto, en la página 136 de la versión 2002 del manual, se establece: “De acuerdo con la práctica establecida desde hace mucho tiempo, se espera que los Consejos individuales y las Conferencias aisladas asuman la responsabilidad financiera de que sus delegados y miembros de comités asistan a las reuniones, como necesario.”
