Q: Our parish is giving us some generous space in the bulletin every week to get our message out. Some relatively new, but very effective, Vincentians have suggested that we publish our monthly statistics: how many individuals and families helped, etc. They also want to publish how much we spend on our assistance every month. Do we have a rule that governs this?
A: It has been a recommendation of the Society for Conferences to give a summary of their activity to the pastor and the parish at least annually. Using the bulletin to do this is appropriate. Providing such detailed assistance information more than four times a year is usually too much. The space may be better used by having regular bulletin announcements about the Society.
Here is the website link to SVdP bulletin announcements for every week of the year: https://members.ssvpusa.org/formation/formation-resources/bulletin-announcements/.
Q: Our Conference purchases food at a good price from our local food bank. The food bank requires that we provide them a list of everyone to whom we give food. Is this a violation of confidentiality?
A: Yes, it is a violation, unless you received authorization from those to whom you give food to share their information with other organizations. If you stay with the food bank and someone chooses not to authorize this sharing of information, you may have to refuse to give food from the food bank to them. They could be given food you purchase or get from other sources.
Some food banks accept as an alternative a list of people not by name or other specific identifiers but by demographic group and zip code. See if this would be acceptable.
Spanish Translation
P: Nuestra parroquia nos está dando un espacio generoso en el boletín todas las semanas para difundir nuestro mensaje. Algunos vicentinos relativamente nuevos, pero muy efectivos, han sugerido que publiquemos nuestras estadísticas mensuales: cuántas personas y familias ayudaron, etc. También quieren publicar cuánto gastamos en nuestra ayuda cada mes. ¿Tenemos una regla que gobierna esto?
R: Ha sido una recomendación de la Sociedad que las conferencias den un resumen de su actividad al pastor y a la parroquia por lo menos una vez al año. Usar el boletín para hacer esto es apropiado. Proporcionar información de asistencia tan detallada más de cuatro veces al año suele ser demasiado. Se puede aprovechar mejor el espacio si se publican periódicamente anuncios sobre la Sociedad en los boletines.
Aquí está el enlace del sitio web a los anuncios del boletín SVdP para cada semana del año: https://members.ssvpusa.org/formation/formation-resources/bulletin-announcements/.
P: Nuestra Conferencia compra alimentos a buen precio en dispensa local. La dispensa de alimentos requiere que les proporcionamos una lista de todas las personas a las que damos alimentos. ¿Es esto una violación de la confidencialidad?
R: Sí, es una violación, a menos que haya recibido autorización de aquellos a quienes les da alimentos para compartir su información con otras organizaciones. Si sigue trabajando con esta dispensa y alguien recibiendo comida decide no autorizar este intercambio de información, es posible que deba negarse a darles alimentos de la dispensa. Podría dar a estas personas comida comprada u obtenida de otras fuentes.
Algunas dispensas aceptan como alternativa una lista de personas no por nombre u otros identificadores específicos, sino por grupo demográfico y código postal. Vea si esto sería aceptable.
