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11-29-23 Questions & Answers
11-29-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Should Conferences pay tuition for Catholic school education since elementary and high-school education is free? 

A:  The National Governance Committee has recently reviewed and agreed to the following:

  1. Helping a family make a tuition payment under the right circumstances can be justified.
  2. Making a contribution from Conference funds to the parish or school to support the tuition-assistance program is prohibited by the Rule as a donation to an outside organization. Tuition payments are directed to benefit specific families.
  3. There are a couple of appropriate conditions that the Committee identified: the case of a student needing to be removed from public school as a way to ensure his/her health and safety; and a case in which a student is already attending Catholic school, but the parents are having financial problems and it would be improper to force the child to attend a new school. These are not the only possible special conditions.
  4. The Committee confirms this is actually a decision to be made by the Conference.
  5. The Committee recommends that a possible alternative is to pay other bills for the family allowing them to pay the tuition.
  6. The Committee also believes that Conferences need to have good advice related to this available to them.

Q: Can members use personal funds for payment of neighbor’s utilities if the treasurer is not available to write a check to the utility company?

A: Vincentians should refrain from providing help using their own personal resources, especially since those we serve will view the assistance as being provided by SVdP.  We are not a personal ministry for individuals; we are a group ministry, and members should treat the Conference as such. In extenuating circumstances, if no one from the Conference is available to issue the check, the member may do so from their funds if they are available. But the member must be reimbursed by the Conference as soon as possible. Remember, this is not a personal ministry. This is the work of the Conference.

ESPANOL

P: ¿Deberían las Conferencias pagar la matrícula de la educación en las escuelas católicas ya que la educación primaria y secundaria es gratuita? 

R: El Comité Nacional de Gobernanza ha revisado y acordado recientemente lo siguiente:

  1. Puede estar justificado ayudar a una familia a hacer el pago de la matrícula en las circunstancias adecuadas.
  2. La Regla prohíbe hacer una contribución de los fondos de la Conferencia a la parroquia o escuela para apoyar el programa de asistencia para la matrícula como una donación a una organización externa. Los pagos de matrícula están dirigidos a beneficiar a familias específicas.
  3. Hay un par de condiciones apropiadas que el Comité identificó: el caso de un estudiante que necesita ser retirado de la escuela pública como una forma de garantizar su salud y seguridad; y un caso en el que un estudiante ya asiste a una escuela católica, pero los padres tienen problemas económicos y sería impropio obligar al niño a estar en una nueva escuela. Estas no son las únicas condiciones especiales posibles.
  4. El Comité confirma que en realidad se trata de una decisión que debe tomar la Conferencia.
  5. El Comité recomienda que una posible alternativa es pagar otras facturas para la familia que les permitan pagar la matrícula.
  6. El Comité también cree que las Conferencias deben tener a su disposición buenos consejos relacionados con esto.

P: ¿Pueden los miembros usar fondos personales para pagar los servicios públicos de un vecino si el tesorero no está disponible para escribir un cheque a nombre de la compañía de servicios públicos?

R: Los Vicentinos deben abstenerse de brindar ayuda utilizando sus propios recursos personales, especialmente porque aquellos a quienes servimos verán la asistencia como proporcionada por SVdP. No somos un ministerio personal para individuos; somos un ministerio grupal, y los miembros deben tratar a la Conferencia como tal. En circunstancias atenuantes, si no hay nadie disponible de la Conferencia para emitir el cheque, el miembro puede hacerlo de sus fondos si están disponibles. Pero el miembro debe ser reembolsado por la Conferencia lo antes posible. Recuerde, este no es un ministerio personal. Este es el trabajo de la Conferencia.

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11-22-23 Questions & Answers
11-22-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q:  If a Conference receives a large donation to be distributed to the poor and needy in the area where the Conference is located, and members decide to distribute the funds in increments of 25% per year over a 4 year period, would this be in keeping with the use of money as stated in Rule, Part I –3.14 and in Rule, Part III –Statute 24 and in Rule, Manual –Chapter 2.1 Funds of the Conference?

A:  When Conferences receive significant amounts of funds it is appropriate that they make a formal plan to spend it down. A Conference’s decision to distribute 25% a year over a 4-year period is acceptable. However, if the 25% is spent before the year is up the Conference should allocate additional funds from the balance to help those in need.

ESPANOL

P: Si una Conferencia recibe una gran donación para ser distribuida a las personas que viven en la pobreza y necesitados en el área donde se encuentra la Conferencia, y los miembros deciden distribuir los fondos en incrementos del 25% por año durante un período de 4 años, ¿estaría esto de acuerdo con el uso del dinero como se establece en la Regla?  Parte I – 3.14 y en los Estatutos, Parte III – Estatuto 24 y en el Artículo, Manual – Capítulo 2.1 Fondos de la Conferencia

A:  Cuando las Conferencias reciben cantidades significativas de fondos, es adecuado que hagan un plan formal para gastarlos.  La decisión de una Conferencia de distribuir el 25% anual durante un período de 4 años es aceptable.  Sin embargo, si el 25% se gasta antes de que termine el año, la Conferencia debería asignar fondos adicionales del saldo para ayudar a las personas en necesidad.

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11-2-2023 Questions and Answers
11-2-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: I know that Conferences are expected to follow federal, state, and local laws but I can’t find in the Rule where it states that.

A: It is not stated in the Rule. It is located in the Nationally Approved Bylaws for Conferences in Article 2. You will also find this in the Manual on Page 30 under two sections: “Legal and Financial Realities” and “Tax Laws and Financial Records.”

Q: What is the difference in bylaws between a Conference with an integrated board and a Conference with a separate board?

A: Conferences that are not incorporated are to use Document 1. They do not have a Board of Directors.

Conferences that are incorporated have two choices:

  1. Document 2 is Bylaws for a Conference with a Separate Board of Directors. This option provides for the President selecting/appointing the members of the Board. In this case, the Board has the authority to define policy. However, the Conference as a whole has the authority to override decisions made by the Board.
  2. Document 10 is Bylaws for a Conference with an Integrated Board of Directors. This option provides for all Conference members to be on the Board of Directors plus some appointees by the President. All members of the Conference are already on the Board, so there is no overriding authority.

Spanish Translation

P: Sé que se espera que las Conferencias sigan las leyes federales, estatales y locales, pero no puedo encontrar en la Regla dónde se establece eso.

R: Está en la Regla, Parte I, 5.2. También se encuentra en los Estatutos Aprobados a Nivel Nacional para Conferencias en el Artículo 2 y en el Manual en la página 30 en dos secciones: “Realidades Legales y Financieras” y “Leyes Tributarias y Registros Financieros”. A menudo hay una referencia a seguir las leyes estatales en sus Artículos de Incorporación.

P: ¿Cuál es la diferencia entre una Conferencia con una Mesa Directiva integrada y una Conferencia con una Mesa Directiva separada?

R: Las Conferencias que no se incorporen deben utilizar el Documento 1.  No tienen Mesa Directiva Separada.

Las Conferencias que se incorporan tienen dos opciones:

  1. El Documento 2 son los Estatutos para una Conferencia con una Mesa Directiva Separada.  Esta opción prevé que el Presidente seleccione/designe a los miembros de la Mesa Directiva.  En este caso, la Mesa Directiva tiene la autoridad para definir la política.  Sin embargo, la Conferencia en su conjunto está facultada para anular las decisiones adoptadas por la Mesa Directiva.
  2. El Documento 10 son los Estatutos para una Conferencia con una Mesa Directiva Integrada.  Esta opción prevé que todos los miembros de la Conferencia formen parte de la Mesa Directiva, además de algunas personas designadas por el Presidente. Todos los miembros de la Conferencia ya forman parte de la Mesa, por lo que no existe una autoridad superior.
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10-26-2023 Questions and Answers
10-26-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: At a recent multi-Conference gathering, someone suggested that if a neighbor requests assistance more than once, the neighbor will be asked to perform “community service” in order to be served beyond the initial time. Is this in keeping with either the spirit or the letter of the Vincentian Rule?

A: The works of the Society have always been in imitation of Jesus. The assistance provided by Jesus was unconditional. He did not require those He helped to do anything in order to receive His assistance.

Once you require someone to do work in order to receive something in return (food, clothing, furniture, rent payment, utility bill payment, etc.), it falls into the realm of an employer-employee relationship with laws that have to be followed in that respect. What you are describing is not something the Society endorses.

Q: We are having our annual awards banquet and I am the Awards Nomination chairperson. Which award is the very highest, which award next, etc.? Is there someplace I could find this defined?

A: Awards are unique to each Council and Conference granting them. There is no set order defined by the National Council or an order defined by tradition. Each Council and Conference grants their own awards and decides the order of importance.

Spanish Translation

P: En una reciente reunión de varias Conferencias, alguien sugirió que, si un prójimo solicita asistencia más de una vez, se le pedirá a esa persona que realice “servicio comunitario” para que se le sirva más allá del tiempo inicial. ¿Está esto de acuerdo con el espíritu o lo que dice la Regla Vicentina?

R Los trabajos de la Sociedad siempre han sido a imitación de Jesús. La ayuda proporcionada por Jesús fue incondicional. Él no requirió que aquellos a quienes ayudó hicieran nada para recibir Su ayuda.

Una vez que requiere que alguien trabaje para recibir algo a cambio (comida, ropa, muebles, pago de alquiler, pago de facturas de servicios públicos, etc.), cae en el ámbito de una relación empleador-empleado con leyes que deben seguirse a ese respecto. Lo que usted está describiendo no es algo que la Sociedad respalde.

P: Estamos teniendo nuestro banquete anual de premios y yo soy el Presidente de la nominación de premios.  ¿Qué premio es el más alto, qué premio sigue, etc.? ¿Hay algún lugar donde pueda encontrar esto definido?

R: Los premios son únicos para cada Consejo y Conferencia que los otorga. No hay un orden establecido definido por el Consejo Nacional o un orden definido por la tradición. Cada Consejo y Conferencia otorga sus propios premios y decide el orden de importancia.

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10-19-2023 Questions and Answers
10-19-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Can a person join more than one Conference?

A: A Vincentian can hold membership at two Conferences. The member should disclose dual membership status information to both Conferences. Active Membership is defined by the Rule. Although allowed, it’s not often that one person is a member of more than one Conference, so duplication of numbers reporting is not significant.

Q: Recently, it was stated that “Twinning” was officially defined by the Society as: an arrangement between Conferences; A: to send a specific amount of money each month to Conference; B: which have need of additional income on a regular basis. Is this correct? If so, what do we call any help one Conference provides another Conference for a neighbor on a one-time basis?

A: The specific definition you gave is reasonable; however, it is not limited to monthly contributions. Twinning qualifies anytime one Conference or Council sends money to another Conference or Council to help with Society works. Giving money to another Conference to help in a particular case, qualifies instead as a co-pay because you are helping an individual through another Conference. In this case, both Conferences establish a case record for the person or family helped.

Spanish Translation

P: ¿Puede una persona unirse a más de una Conferencia?

R: Un Vicentino puede ser miembro de dos Conferencias. El miembro debe revelar información sobre el estado de doble membresía a ambas Conferencias. La membresía activa está definida por la Regla. Aunque está permitido, no es frecuente que una persona sea miembro de más de una Conferencia, por lo que la duplicación de los informes de números no es significativa.

P: Recientemente, se afirmó que el “Hermanamiento” fue definido oficialmente por la Sociedad como: un acuerdo entre Conferencias; A: enviar una cantidad específica de dinero cada mes a la Conferencia; B: que tiene necesidad de ingresos adicionales de forma regular. ¿Es esto correcto? Si es así, ¿cómo llamamos la ayuda que una Conferencia proporciona a otra Conferencia para un prójimo por una sola vez?

R: La definición específica que dio es razonable; sin embargo, no se limita a las contribuciones mensuales. El Hermanamiento califica cada vez que una Conferencia o Consejo envía dinero a otra Conferencia o Consejo para ayudar con las obras de la Sociedad. Dar dinero a otra Conferencia para ayudar en un caso particular, se considera como un copago porque usted está sirviendo a un individuo a través de otra Conferencia. En este caso, ambas Conferencias establecen un registro del caso para la persona o familia servida.

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10-12-2023 Questions and Answers
10-12-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: We have a Conference reporting more than $100,000 in the annual report. The balance includes a checking account and investment account. They are reporting the investment gain or loss on line 5E Other Misc. Receipts. Since we report on a cash basis, how should the accounting of gain or loss be reported in the annual report? Should it be considered an adjustment to the beginning balance?

A: The Annual Report is a cash report. Any interest you gain from the checking account is real cash and should be reported under 5E. Only the change in cash should be reported on the Annual Report. If the investment account includes stocks and bonds, they have the original cash value. If cash dividends are received, they are reported under 5E also. A value increase or decrease is not reported until cashed in.

Q: Our Conference received some McDonald’s stock a few years ago, and we would now like to convert this stock to cash. How do we do this?

A: Stock received by a Conference can be converted to cash; however, members should obtain financial advice related to how to handle this process. Please contact Nancy Pino (npino@svdpusa.org), National Council CFO, for initial assistance.

Spanish Translation

P: Tenemos una Conferencia que reporta más de $100,000 en el informe anual. El saldo incluye una cuenta corriente y una cuenta de inversión. Están reportando la ganancia o pérdida de inversión en la línea 5E Otros recibos varios. Dado que informamos sobre una base de caja, ¿cómo debe informarse la contabilidad de ganancias o pérdidas en el informe anual? ¿Debería considerarse un ajuste al saldo inicial?

R: El Informe Anual es un informe de efectivo. Cualquier interés que obtenga de la cuenta corriente es efectivo real y debe reportarse bajo 5E.  Solo el cambio en efectivo debe informarse en el Informe Anual.  Si la cuenta de inversión incluye acciones y bonos, tienen el valor en efectivo original.  Si se reciben dividendos en efectivo, también se informan en 5E.  Un aumento o disminución del valor no se informa hasta que se cobra.

P: Nuestra Conferencia recibió algunas acciones de McDonald’s hace unos años, y ahora nos gustaría convertir estas acciones en efectivo. ¿Cómo lo hacemos?

R: Las acciones recibidas para una Conferencia se pueden convertir en efectivo; sin embargo, los miembros deben obtener asesoramiento financiero relacionado con la forma de manejar este proceso.  Comuníquese con Nancy Pino (npino@svdpusa.org), Directora Financiera del Consejo Nacional, para obtener asistencia inicial.

  • Jill Pioter

10-5-2023 Questions and Answers
10-5-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Where is the official ruling that discourages our neighbors in need from seeking help from more than one Conference? As I understand it, we help neighbors who are located within our Conference boundaries. However, I hear that neighbors go to a Conference for help and other Conferences claim they have also helped that person. I was always under the impression that this activity was highly discouraged. Can you clarify the ruling on this? 

A: The Society has no nationally established guidelines discouraging our neighbors in need from seeking help from more than one Conference. The Society exists in only about ¼ of the parishes in the United States; so, our Conferences often find themselves assisting people outside of their parish boundaries. Also, not all Conferences offer the same services. Any rules associated with staying in the parish boundaries are normally established within a District or Diocesan Council.

Spanish Translation

P: ¿Dónde podemos encontrar la decisión oficial que desalienta a nuestros prójimos en necesidad de buscar ayuda de más de una Conferencia?  Según tengo entendido, servimos a los prójimos que se encuentran en los límites de nuestra Conferencia.   Sin embargo, escuché que las personas van a una Conferencia en busca de ayuda y otras Conferencias afirman que también han servido a esa persona.  Siempre tuve la impresión de que esta actividad es desalentada.  ¿Puede aclarar la decisión al respecto? 

R: La Sociedad no tiene pautas nacionales establecidas que desanimen a nuestros prójimos en necesidad de buscar ayuda en más de una Conferencia. La Sociedad existe en sólo alrededor de 1/4 de las parroquias en los Estados Unidos; por lo tanto, nuestras Conferencias a menudo se encuentran sirviendo a personas fuera de los límites de su parroquia.  Además, no todas las Conferencias ofrecen los mismos servicios. Cualquier regla asociada con permanecer en los límites de la parroquia normalmente se establece dentro de un Distrito o Consejo Diocesano.

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09-28-2023 Questions and Answers
09-28-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter
Q: Can we vote to use our secret collection funds to buy gift cards for the children of our needy neighbors who called in asking to be put on our parish giving tree?

A: Conference Members may vote to use their secret collection for purposes other than contributing to the Conference funds. When contributing to another organization, including the local Parish, the contribution must not be identified as coming from SVdP, since they are not giving to the families or children directly through an in-person or Home Visit.

Q: Concerning the Commissioning ceremony, is there a certificate or some form of formal recognition that is part of this ceremony?

A: Many Conferences present pins to Presidents and past Presidents as part of the Commissioning Ceremony. There are also pins for Members. There are no certificates available; however, you may create your own.

Spanish Translation

P: ¿Podemos votar para usar nuestros fondos de la colecta secreta para comprar tarjetas de regalo para los hijos de nuestros prójimos en necesidad, que llamaron pidiéndolas para que los pusieran en nuestro árbol de donaciones parroquiales?

R: Los miembros de la Conferencia pueden votar para usar su colecta secreta para fines distintos de contribuir a los fondos de la Conferencia.  Pero al contribuir a otra organización no Vicentina, incluida la parroquia local, la contribución no debe identificarse como proveniente de SVdP, ya que no se están dando a las familias o niños directamente a través de una visita en persona o en una Visita Domiciliaria.

P: Con respecto a la ceremonia de Instalación o Comisión, ¿hay un certificado o alguna forma de reconocimiento formal que forme parte de esta ceremonia?

R: Muchas Conferencias ofrecen broches/prendedores a los nuevos Presidentes y expresidentes como parte de la ceremonia de instalación. También hay broches/prendedores para los Miembros  No hay certificados disponibles; sin embargo, usted puede crear el suyo propio.

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09-21-2023 Questions and Answers
09-21-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: What process does the Society take to endorse any legislative efforts?

A: The National Voice of the Poor Committee identifies legislation that affects the people we serve and involves the National President in the process. Only the president speaks for the Society. The Society may not participate in any campaign activity for or against political candidates. We may advocate for or against legislation, but not candidates. For local issues the Council President must approve and may represent or delegate to the Council’s local VOP group, the advocacy positions of the Society.

Q: Can a parish employee be an officer of a Conference/Council? Are there any roles they cannot hold?

A:  There is no prohibition of parish employees becoming Active Conference Members and then Officers. However, conflict of interest is a strong consideration. If they place their loyalty to the Pastor and allow that loyalty to give the Pastor control over the functioning of the Conference or its funds, then they should withdraw from the Officer role and/or the Conference.

Spanish Translation

P: ¿Cual es proceso que toma la Sociedad para respaldar cualquier esfuerzo legislativo?

R: El Comité Nacional de la Voz de los Pobres identifica la legislación que afecta a las personas a las que servimos e involucra al Presidente Nacional en el proceso. Sólo el Presidente Nacional habla por la Sociedad. La Sociedad no puede participar en ninguna actividad de campaña a favor o en contra de candidatos políticos. Podemos abogar a favor o en contra de la legislación, pero no de los candidatos. Para asuntos locales, el Presidente del Consejo debe aprobar y puede representar o delegar al grupo de la VOP local del Consejo, sobre las posiciones de defensa de la Sociedad.

P: ¿Puede un empleado de la parroquia ser un Oficial de una Conferencia/Consejo? ¿Existe algún trabajo que no puedan desempeñar?

R: No hay una prohibición de que los empleados de la parroquia se conviertan en Miembros Activos de la Conferencia y después en Oficiales. Sin embargo, el conflicto de intereses es una consideración importante. Si colocan su lealtad con el párroco y permiten que esa lealtad le dé al párroco el control sobre el funcionamiento de la Conferencia o sus fondos, entonces deben retirarse de actuar como Oficial y / o de la Conferencia.

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09-14-2023 Questions and Answers
09-14-2023 Questions and Answers 150 150 Jill Pioter

Q: A Conference received a request from a shelter for winter coats and gear. They ran a collection drive, met with the shelter, and made a donation to the shelter. The Conference VP was told that they should have conducted a Home Visit with the families in the shelter and then donated the clothing. I understand the importance of Home Visits, but I don’t think they would be required in this situation.

A: We are prohibited by our Rule from making donations of money or materials to an outside organization. This includes raising money or materials for that organization. The money and materials we are given are for the use of the Society members in serving those in need directly — not through another organization. If we raise materials specifically for our use (like food for our pantry or clothing for our direct distribution) and those materials are more than we can use before they expire, then we can give our excess to another organization, after contacting and offering the goods or resources to other SVdP entities first.

Q: Some Conferences use computers for everything. If all records are kept electronically, which ones must be stored as hard copies also? For example, meeting minutes? Case records? Is it necessary for the Secretary to sign the meeting minutes (print, sign, scan, store)? 

A: All records identified for permanent storage in the Manual page 33 should be maintained in hardcopy (as well as electronic, if possible). All other files are considered temporary (limited by time) and may be electronic.

Spanish Translation

P: Una Conferencia recibió una solicitud de un refugio para recolectar abrigos y equipo de invierno. Ellos realizaron una campaña de recolección, se reunieron con el refugio e hicieron la donación. Se le dijo al Vicepresidente de la Conferencia que deberían haber realizado una Visita Domiciliaria con las familias en el refugio y luego donar la ropa. Entiendo la importancia de las Visitas Domiciliarias, pero no creo que sean necesarias en esta situación.

R: Nuestra Regla nos prohíbe hacer donaciones de dinero o ayudas materiales a una organización externa.  Esto incluye recaudar dinero o materiales para esa organización.  El dinero y los materiales que recibimos son para el uso de los miembros de la Sociedad para servir a los necesitados directamente, no a través de otra organización.  Si recaudamos materiales específicamente para nuestro uso (como alimentos para nuestra despensa o ropa para nuestra distribución directa) y esos materiales son más de los que podemos usar antes de que expiren, entonces podemos dar nuestro exceso a otra organización, después de contactar y ofrecer los bienes o recursos a otras entidades SVdP primero.

P: Algunas Conferencias usan computadoras para todo. Si todos los registros se mantienen electrónicamente, ¿cuáles deben almacenarse también como copias impresas? Por ejemplo, ¿Actas de las reuniones? ¿Registros de los casos? ¿Es necesario que el Secretario firme las actas de la reunión (imprimir, firmar, escanear, almacenar)?

R: Todos los registros identificados para almacenamiento permanente se encuentran en la  página 29 del Manual y deben mantenerse en copia impresa (así como de manera electrónica, si es posible).  Todos los demás archivos se consideran temporales (limitados por el tiempo) y pueden ser electrónicos.

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