Upcoming Events

Q:  Does the Society have a policy related to investments that is based on moral objectives?

 A:  On April 23, 2016, the National Council approved Resolution 140 which identifies the criteria/process to be used in accepting donations and developing relationships. This also applies to making investments. This resolution may be found on the national website, click here.

Q: If something is not explicitly stated in the Rule, are we to assume we can use our good judgment to resolve the question?

 A: Part II of The Rule, Article 7.4, states: Any matter that is not specifically governed by any parts of the Rule and Statutes shall be governed by tradition and, in the final instance, by the decision issued by the board of the Council General. We have the “Rule.” We also have the Manual, Bylaws, National Resolutions, and local standards approved by Conferences and Councils, which are binding on decisions if they are relevant. Sometimes following simple logic and common sense does not correspond with Vincentian spirit. If the topic is not covered by the standards shown above, seek advice from Council, regional and national sources.

Spanish Translation

P: ¿La Sociedad tiene una política relacionada con las inversiones que se basa en objetivos morales?

 R:  El 23 de abril de 2016, el Consejo Nacional aprobó la Resolución 140 que identifica los criterios/procesos que se utilizarán para aceptar donaciones y desarrollar relaciones. Esto también se aplica a la realización de inversiones. Esta resolución se puede encontrar en el sitio web nacional, haga clic aquí: https://members.ssvpusa.org/governance/resolutions/

P: Si algo no se establece explícitamente en la Regla, ¿debemos suponer que podemos usar nuestro buen juicio para resolver la pregunta?

 R: La Parte II de la Regla, Artículo 7.4, establece: Cualquier asunto que no está específicamente gobernado por cualquier Parte de La Regla o Estatutos debe ser gobernada por Tradición y, en último caso, por la decisión llegada por la Junta del Consejo General. Tenemos la “Regla.” También contamos con el Manual, Reglamentos, Resoluciones Nacionales y normas locales aprobadas por Conferencias y Consejos, que son vinculantes para las decisiones si son pertinentes. A veces seguir la lógica sencilla y el sentido común no se corresponde con el espíritu vicentino. Si el tema no está cubierto por los estándares que se muestran arriba, busque el asesoramiento del Consejo, fuentes regionales y nacionales.

Q: How are international disaster declarations handled and who issues them?

A: The Commission for International Aid and Development (CIAD) examines funding requests regarding projects undertaken worldwide by the Society, focusing on emergency relief in response to humanitarian crisis, disaster recovery, development programs, and projects aimed at expanding and strengthening the Society internationally. It is also responsible for monitoring the allocation of project-related funds around the world.

Q: At our National Council there are 128 votes that could be cast. Do you know approximately how many votes can be cast at our Council General International in Paris? 

A: According to The Rule, Part II, the presidents of all instituted Superior (National) Councils or Assimilated Councils are voting members of the international Confederation. Assimilated Councils are lower-level Councils or Conferences that have been officially designated as representing the country in which they are located. We operate in 155 countries and potentially have 155 voting members. As is the case in the United States with our National Council members, even though 128 are eligible to vote, they don’t always attend the meetings because of various reasons.

Spanish Translation

P: ¿Cómo se manejan las declaraciones internacionales de desastre y quién las emite?

R: La Comisión para la Ayuda Internacional y el Desarrollo (CIAD) examina las solicitudes de financiamiento relacionadas con proyectos realizados por la Sociedad en todo el mundo, centrándose en la ayuda de emergencia en respuesta a crisis humanitarias, recuperación de desastres, programas y proyectos de desarrollo destinados a expandir y fortalecer la Sociedad a nivel internacional. También es responsable de monitorear la asignación de fondos relacionados con proyectos en todo el mundo.

P: En nuestro Consejo Nacional hay 128 votos que se pueden emitir. ¿Sabe aproximadamente cuántos votos se pueden emitir en nuestro Consejo General Internacional en París? 

 R: Según la Regla, Parte II, los presidentes de todos los Consejos Superiores (Nacionales) o Consejos Asimilados instituidos son miembros votantes de la Confederación internacional. Los Consejos asimilados son Consejos o Conferencias de nivel inferior que han sido designados oficialmente como representantes del país en el que están ubicados. Operamos en 155 países y potencialmente tenemos 155 miembros con derecho a voto. Como es el caso en los Estados Unidos con nuestros miembros del Consejo Nacional, aunque 128 son elegibles para votar, no siempre asisten a las reuniones por varias razones.

Q: Can a member of two Conferences have voting rights in both Conferences? Should his/her membership be counted twice on the annual reports?

A: Yes, the Rule says an active member has one vote in a Conference. An active member of two separate Conferences is eligible to vote in each of the Conferences of which they serve as a member.  The member should also be counted on each Conference annual report.

Q:  When does a newly elected Conference President formally take office?

 A:  According to the bylaws for Conferences (approved by the National Council), a President’s term is from October 1 through September 30 three years later. If the newly elected President takes office at any other time, the first year of office is a short one (still ending on September 30) and then the President serves an additional two years. When the President actually takes office is normally determined at the time of the election. The office of President should be vacant for as short a period as possible.

Spanish Translation

P: ¿Puede un miembro de dos Conferencias tener derecho a voto en ambas Conferencias? ¿Debe contarse su membresía dos veces en los informes anuales?

R: Sí, la Regla dice que un miembro activo tiene un voto en una Conferencia. Un miembro activo de dos Conferencias separadas es elegible para votar en cada una de las Conferencias de las que sirve como miembro. El miembro también debe ser contado en cada informe anual de la Conferencia.

P: ¿Cuándo asume formalmente el cargo un presidente de Conferencia recién elegido?

 R:  Según los estatutos de las conferencias (aprobados por el Consejo Nacional), el mandato de un presidente es del 1 de octubre al 30 de septiembre, tres años después. Si el nuevo presidente asume el cargo en cualquier otro momento, el primer año en el cargo es corto (todavía termina el 30 de septiembre) y luego el presidente sirve dos años más. La fecha de entrada en funciones del presidente normalmente se determina en el momento de la elección. El cargo de presidente debe estar vacante por el menor tiempo posible.

Q: We help with shoes and uniform clothing for a very poor school. We were told we shouldn’t help since we are helping a private inner-city school. Many are homeless with no shoes or winter coats. We do not assist with school tuition or any other school funding issues; we are helping the children. Is this acceptable?

A: If you give the shoes and clothing individually, directly to those who need it, it can be recorded as an individual case and it would be valid.  If this is extra clothing that cannot otherwise be used, then it is ok. However, if clothing is purchased specifically for the need given to the children, then it is a donation prohibited according to the Rule, Statute 26. We do not do checkbook charity — we are to be involved in person-to-person works..

Q: Can a Youth serve as secretary of adult Conference?

A: There are no age restrictions as far as the officers are concerned. Obviously, you would want an adult as Treasurer. Everything depends on how comfortable the members are with a youth as Secretary. However, keep in mind that the youth must be an Active Member of the Conference to be eligible to be an officer.

Spanish Translation

P: Ayudamos con zapatos y ropa de uniforme para una escuela muy pobre. Nos dijeron que no deberíamos ayudar ya que estamos ayudando a una escuela privada del centro de la ciudad. Muchos no tienen hogar, no tienen zapatos ni abrigos de invierno. No ayudamos con la matrícula escolar ni con ningún otro problema de financiación escolar; estamos ayudando a los niños. ¿Es esto aceptable?

R: Si entregas los zapatos y la ropa de uniforme directamente a quien lo necesita, se puede registrar como un caso individual y sería válido. Si se trata de ropa adicional que no se puede usar de otra manera, entonces está bien. Sin embargo, si la ropa se compra específicamente para la necesidad de los niños, entonces es una donación prohibida por la Regla, Estatuto 26. No hacemos caridad de solo escribir un cheque – debemos ser involucrados en obras de caridad de persona a persona.

P: ¿Puede un joven servir como secretario de una conferencia de adultos?

R: No hay restricciones de edad en lo que respecta a los oficiales. Obviamente, usted querría a un adulto como Tesorero. Todo depende de cuán cómodos se sientan los miembros con un joven como secretario. Sin embargo, tenga en cuenta que el joven debe ser un Miembro Activo de la Conferencia para ser elegible para ser oficial.

Q: What is national’s official position on having co-presidents within a Conference?

A: The National Council’s official stand is that co-presidents in a Conference are not recommended. Too many problems occur with co-presidencies and it is difficult for Vincentian members and the National Council to know who to go to for issues and/or concerns that may arise. This is why we have vice-presidents. One president per Conference is sufficient.

Spanish Translation

P: ¿Cuál es la posición oficial de National sobre tener copresidentes dentro de una Conferencia?

R: La posición oficial del Consejo Nacional es que no se recomiendan copresidentes en una Conferencia. Ocurren demasiados problemas con las copresidencias y es difícil para los miembros Vicentinos y el Consejo Nacional saber a quién acudir para los problemas y/o inquietudes que puedan surgir. Por eso tenemos vicepresidentes. Un presidente por Conferencia es suficiente.

Q: I understand that an Executive Director (ED) is an ex-officio member of all standing committees. Is he also an automatic member of the Board of directors and entitled to attend any meeting (including Executive board meetings)?

A: In the Bylaws, The CEO/ED is normally included as a non-voting Board Member and officer.  As such, the CEO/ED is also included in the Executive Committee. However, if part of a board meeting is to discuss matters related specifically to the CEO/ED’s performance or review, then the Board or Executive Committee may go into Executive Session which would only include voting Board Members.

Q: One board member who is limited in personal income has asked to be compensated for his time spent working on computer/printer needs. He did not ask to be paid for the camera he volunteered to install. Should we reimburse this member for work which previously was either done voluntarily or was done without bringing a request for compensation to the board in advance for approval?

A: If there was no clear expectation in advance by both parties that compensation was necessary for the work to be done. Within SVdP, members should be reimbursed for expenses they incur when doing SVdP work, but they should not be expected to be paid for their time unless there was a prior agreement in place.

Spanish Translation

P: Entiendo que un director ejecutivo (ED) es un miembro exoficio de todos los comités permanentes. ¿Es también miembro automático de la Junta Directiva y tiene derecho a asistir a cualquier reunión (incluidas las reuniones de la Junta Ejecutiva)?

R: En los estatutos, el CEO/ED normalmente se incluye como miembro de la Junta y funcionario sin derecho a voto. Como tal, el CEO/ED también está incluido en el Comité Ejecutivo. Sin embargo, si parte de una reunión de la junta es para discutir asuntos relacionados específicamente con el desempeño o la revisión del CEO/ED, entonces la Junta o el Comité Ejecutivo pueden pasar a una Sesión Ejecutiva que solo incluiría a los miembros de la Junta con derecho a voto.

P: Un miembro de la junta que tiene ingresos personales limitados ha pedido que se le compense por el tiempo que dedica a trabajar con computadoras/impresoras. No pidió que le pagaran por la cámara que se ofreció a instalar. ¿Deberíamos reembolsar a este miembro por el trabajo que anteriormente se realizó voluntariamente o se realizó sin presentar una solicitud de compensación a la junta por adelantado para su aprobación?

R: Ambas partes tenían que clarificar las expectativas de antemano si es necesaria una compensación para realizar el trabajo. Dentro de SVdP, los miembros deben ser reembolsados ​​por los gastos en los que incurren cuando realizan el trabajo de SVdP, pero no se debe esperar que se les pague por su tiempo, a menos que haya un acuerdo previo en vigor.

Q: It is my understanding that only presidents of aggregated Conferences can be voting members of a District Council. Is this correct?

A: The Rule, Part III, Statute 10 specifies that District Councils represent a minimum of three, and ideally a maximum twelve Conferences in an (Arch)diocese. Although there is no specification that the Conferences have to be aggregated in the Rule, when a District Council applies for Institution, there is a requirement that at least three of the Conferences must be aggregated. In the nationally approved bylaws for District Councils, there is no specification that affiliated Conferences must be aggregated to be voting members of the District Council.  However, it is highly recommended that Conferences get aggregated as soon as they are eligible (after one year of service).

Q:  Can a paid employee vote in SVdP elections?

A:  The answer can be found in the Rule Part III Statute 14. As the statute states, “employees of the Society … may serve in a Conference other than holding any office. Paid staff cannot be officers at any level in the Society; however paid staff who are active members of a Conference may vote on all issues (including elections) except those which may affect their jobs.”

Spanish Translation

P: Tengo entendido que solo los presidentes de Conferencias agregadas pueden ser miembros con derecho a voto de un Consejo de Distrito. ¿Es esto correcto?

R: La Regla, Parte III, Estatuto 10 especifica que los Consejos de Distrito representan un mínimo de tres, e idealmente un máximo de doce, Conferencias en una (Arqui)diócesis. Aunque no se especifica que las Conferencias deban agregarse en la Regla, cuando un Consejo de Distrito solicita la Institución, existe el requisito de que al menos tres de las Conferencias deben ser agregadas. En los estatutos aprobados a nivel nacional para los Consejos de Distrito, no se especifica que las Conferencias afiliadas deban agregarse para ser miembros con derecho a voto en el Consejo. Sin embargo, se recomienda encarecidamente que las Conferencias se agreguen tan pronto como sean elegibles (después de un año de servicio).

P: ¿Puede un empleado asalariado votar en las elecciones de SVdP?

R:  La respuesta se puede encontrar en la Regla Parte III del Estatuto 14. Como establece el estatuto, los empleados de la Sociedad pueden servir en una Conferencia además de ocupar cualquier cargo. El personal asalariado no puede ser funcionario en ningún nivel de la Sociedad; sin embargo, el personal asalariado que sea miembro activo de una Conferencia puede votar sobre todos los asuntos (incluidas las elecciones), excepto aquellos que puedan afectar sus puestos de trabajo.

Q:  Can a member in need receive assistance from their home Conference or must they seek assistance from a neighboring Conference where they are not a member?

A:  Every Conference should be willing to assist people in need even if that person is one of their own members. However, there are special considerations:

1. No Conference should help one of its own members more than it would help anyone else coming for assistance.
2. The assistance should be given in the same manner as in helping others.
3. The case should be discussed at the Conference meeting without that member present.
4. To avoid future complications, the member in need may have to withdraw from the Conference until the crisis is over.

Q: If the church parking lot or drive needs to be paved, do we need to have a special fundraiser or request a special donation, or can it be covered by our regular funds?

A:  According to our Rule, the Society does not give funds to outside organizations (including the church). We do not perform fundraising activities for outside organizations either. Individual members may contribute personally to the church fundraiser, but not as the Society.

Spanish Translation

P: ¿Si un miembro tiene una necesidad, puede recibir asistencia de su propia Conferencia o debe buscar asistencia de una Conferencia vecina de la que no es miembro?

R:  Cada Conferencia debe estar dispuesta a ayudar a las personas con necesidades, incluso si esa persona es uno de sus propios miembros. Sin embargo, hay consideraciones especiales:

1. Ninguna conferencia debe ayudar a uno de sus propios miembros más de lo que ayudaría a cualquier otra persona que venga en busca de ayuda.
2. La asistencia debe darse de la misma manera que cuando se ayuda a otros.
3. El caso debe ser presentado en la reunión de la Conferencia sin la presencia de ese miembro.
4. Para evitar complicaciones en el futuro, es posible que el miembro necesitado deba retirarse de la Conferencia hasta que termine la crisis.

P: Si es necesario pavimentar el estacionamiento de la iglesia o el camino, ¿necesitamos tener una recaudación de fondos especial o solicitar una donación especial, o puede cubrirse con nuestros fondos regulares?

R: De acuerdo con nuestra Regla, la Sociedad no otorga fondos a organizaciones externas (incluida la iglesia). Tampoco realizamos actividades de recaudación de fondos para organizaciones externas. Los miembros individuales pueden contribuir personalmente a la recaudación de fondos de la iglesia, pero no como Conferencia de la Sociedad.