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Q: It is my understanding that only presidents of aggregated Conferences can be voting members of a District Council. Is this correct?

A: The Rule, Part III, Statute 10 specifies that District Councils represent a minimum of three, and ideally a maximum twelve Conferences in an (Arch)diocese. Although there is no specification that the Conferences have to be aggregated in the Rule, when a District Council applies for Institution, there is a requirement that at least three of the Conferences must be aggregated. In the nationally approved bylaws for District Councils, there is no specification that affiliated Conferences must be aggregated to be voting members of the District Council.  However, it is highly recommended that Conferences get aggregated as soon as they are eligible (after one year of service).

Q:  Can a paid employee vote in SVdP elections?

A:  The answer can be found in the Rule Part III Statute 14. As the statute states, “employees of the Society … may serve in a Conference other than holding any office. Paid staff cannot be officers at any level in the Society; however paid staff who are active members of a Conference may vote on all issues (including elections) except those which may affect their jobs.”

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P: Tengo entendido que solo los presidentes de Conferencias agregadas pueden ser miembros con derecho a voto de un Consejo de Distrito. ¿Es esto correcto?

R: La Regla, Parte III, Estatuto 10 especifica que los Consejos de Distrito representan un mínimo de tres, e idealmente un máximo de doce, Conferencias en una (Arqui)diócesis. Aunque no se especifica que las Conferencias deban agregarse en la Regla, cuando un Consejo de Distrito solicita la Institución, existe el requisito de que al menos tres de las Conferencias deben ser agregadas. En los estatutos aprobados a nivel nacional para los Consejos de Distrito, no se especifica que las Conferencias afiliadas deban agregarse para ser miembros con derecho a voto en el Consejo. Sin embargo, se recomienda encarecidamente que las Conferencias se agreguen tan pronto como sean elegibles (después de un año de servicio).

P: ¿Puede un empleado asalariado votar en las elecciones de SVdP?

R:  La respuesta se puede encontrar en la Regla Parte III del Estatuto 14. Como establece el estatuto, los empleados de la Sociedad pueden servir en una Conferencia además de ocupar cualquier cargo. El personal asalariado no puede ser funcionario en ningún nivel de la Sociedad; sin embargo, el personal asalariado que sea miembro activo de una Conferencia puede votar sobre todos los asuntos (incluidas las elecciones), excepto aquellos que puedan afectar sus puestos de trabajo.

Q:  Can a member in need receive assistance from their home Conference or must they seek assistance from a neighboring Conference where they are not a member?

A:  Every Conference should be willing to assist people in need even if that person is one of their own members. However, there are special considerations:

1. No Conference should help one of its own members more than it would help anyone else coming for assistance.
2. The assistance should be given in the same manner as in helping others.
3. The case should be discussed at the Conference meeting without that member present.
4. To avoid future complications, the member in need may have to withdraw from the Conference until the crisis is over.

Q: If the church parking lot or drive needs to be paved, do we need to have a special fundraiser or request a special donation, or can it be covered by our regular funds?

A:  According to our Rule, the Society does not give funds to outside organizations (including the church). We do not perform fundraising activities for outside organizations either. Individual members may contribute personally to the church fundraiser, but not as the Society.

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P: ¿Si un miembro tiene una necesidad, puede recibir asistencia de su propia Conferencia o debe buscar asistencia de una Conferencia vecina de la que no es miembro?

R:  Cada Conferencia debe estar dispuesta a ayudar a las personas con necesidades, incluso si esa persona es uno de sus propios miembros. Sin embargo, hay consideraciones especiales:

1. Ninguna conferencia debe ayudar a uno de sus propios miembros más de lo que ayudaría a cualquier otra persona que venga en busca de ayuda.
2. La asistencia debe darse de la misma manera que cuando se ayuda a otros.
3. El caso debe ser presentado en la reunión de la Conferencia sin la presencia de ese miembro.
4. Para evitar complicaciones en el futuro, es posible que el miembro necesitado deba retirarse de la Conferencia hasta que termine la crisis.

P: Si es necesario pavimentar el estacionamiento de la iglesia o el camino, ¿necesitamos tener una recaudación de fondos especial o solicitar una donación especial, o puede cubrirse con nuestros fondos regulares?

R: De acuerdo con nuestra Regla, la Sociedad no otorga fondos a organizaciones externas (incluida la iglesia). Tampoco realizamos actividades de recaudación de fondos para organizaciones externas. Los miembros individuales pueden contribuir personalmente a la recaudación de fondos de la iglesia, pero no como Conferencia de la Sociedad.

Q:  Should members of the Conference be permitted to perform services for which they are compensated by a neighbor who is being helped by the Conference?

A:  Members of the Society should not accept compensation from those we serve for the works that we do as Vincentians. What we provide in the way of resources and our time is a gift to those in need. No payment is to be accepted.

Vincentian connections are not proper to make business solicitations for work done outside of the Society. Otherwise, nothing prohibits a Vincentian from conducting their usual business services for someone who receives Society services. We do not restrain trade; however, there should be a clear distinction between what is provided as Society service (at no cost to those receiving the services) and what may be done as a contractor, etc.

Q:  Our Conference is assisting a neighbor who has someone once a week to help with laundry and housework. The helper is paid $22/hour. The neighbor is not happy with the job this person is doing and would like to find someone else to do the work. Discussing the situation at our Conference meeting, one of our members offered to help this neighbor. The member wants to be paid for her services. Is this something that is permitted within the Conference?

A:  In the above Q&A, we indicated that members should not be paid for work they do as Vincentians. However, in this case, the member is effectively being employed by the person the Conference serves. If the member continues to receive payment for services from the person served by the Conference, then the member must withdraw from participating in any way with the Conference in evaluating requests from that person.

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P: ¿Se debe permitir que los miembros de la Conferencia acepten compensación para hacer servicios por los cuales están recibiendo ayuda por la Conferencia?

R:  Los miembros de la Sociedad no deben aceptar compensación de aquellos a quienes servimos por las obras que hacemos como vicentinos. Lo que proporcionamos en forma de recursos y nuestro tiempo es un regalo para los que tienen necesidades. No se aceptará ningún pago.

Las conexiones vicentinas no son apropiadas para hacer solicitudes de negocios para trabajos realizados fuera de la Sociedad. De lo contrario, nada prohíbe que un Vicentino realice sus servicios comerciales habituales para alguien que recibe servicios de la Sociedad. No restringimos el comercio; sin embargo, debe haber una distinción clara entre lo que se proporciona como servicio de la Sociedad (sin costo para quienes reciben los servicios) y lo que se puede hacer como contratista, etc.

P: Nuestra Conferencia está apoyando a un vecino que tiene un ayudante que viene una vez a la semana para ayudar con la lavandería y las tareas del hogar. Al ayudante se le paga $22/hora. El vecino no está contento con el trabajo que está haciendo esta persona y le gustaría encontrar a alguien más para hacer el trabajo. Hablando de la situación en nuestra reunión de la Conferencia, uno de nuestros miembros se ofreció a ayudar a este vecino. El miembro quiere que le paguen por sus servicios. ¿Es esto algo que está permitido dentro de la Conferencia?

R:  En la pregunta/respuesta anterior, indicamos que a los miembros no se les debe pagar por el trabajo que realizan como vicentinos. Sin embargo, en este caso, el miembro está siendo efectivamente empleado por la persona a la que sirve la Conferencia. Si el miembro continúa recibiendo el pago por los servicios de la persona a la que sirve la Conferencia, entonces el miembro debe dejar de participar de cualquier manera con la Conferencia en la evaluación de las solicitudes de esa persona.

Q: Are volunteers allowed to take food from the pantry where they serve?

A: Volunteers should not take food from the pantry! Volunteers are not entitled to Conference resources unless specifically approved by the Conference in the same manner as providing assistance to a neighbor in need. Give more instead to those in need.

Q: Resolution 169 states that if there are three or more Conferences located within a reasonable geographic distance of each other those Conferences shall join together to form a District Council. Can you tell me what is a reasonable geographic distance to require an isolated Conference to join a District Council? 

A: In the past, the gauge for this used to be about two hours of driving time since it was to gather for District meetings. But since the pandemic, District meetings can be held in-person or virtual or a combination. So, this limitation is no longer a concern. If there are at least three Conferences, Isolated or not, within a Diocese we strongly encourage all Isolated Conferences to create and/or join a Council.

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P: ¿Se les permite a los voluntarios tomar alimentos de la despensa donde sirven?

R: ¡Los voluntarios no deben tomar comida de la despensa! Los voluntarios no tienen derecho a los recursos de la Conferencia a menos que la Conferencia lo apruebe específicamente de la misma manera que se brinda asistencia a un vecino con necesidades. En lugar de eso, da más a los necesitados.

P: La Resolución 169 establece que, si hay tres o más Conferencias ubicadas dentro de una distancia geográfica razonable entre sí, esas Conferencias se unirán para formar un Consejo de Distrito. ¿Puede decirme cuál es una distancia geográfica razonable para requerir una Conferencia aislada a unirse a un Consejo de Distrito? 

R: En el pasado, el indicador para esto solía ser de unas dos horas de tiempo de conducción, ya que era para reunirse para las reuniones del Distrito. Pero desde la pandemia, las reuniones del distrito se pueden realizar en persona, de manera virtual o en una combinación. Entonces, esta limitación ya no es una preocupación. Si hay al menos tres Conferencias, Aisladas o no, dentro de una Diócesis, animamos enfáticamente a todas las Conferencias Aisladas a crear y/o unirse a un Consejo.

Q: Our newly elected president has resigned. I was the former president. Since I was elected to the diocesan president position before I completed my term, can I assume the position again? We do not have anyone interested in being president at this time. Our vice president is willing to take over until we find another person to be president. Can I take over as president or do we have to have a formal election?

A: The vice president assumes the office until a formal election for president of the Conference is held. You can be a candidate only if you are eligible to be elected again, depending on how long since you last served. If you have already served two terms as Conference president, you will have to wait until you’ve been out of office for three years; otherwise, you can be elected again. Serious consideration should also be given about holding two president positions at the same time. It is better for voting matters and to develop others as leaders if they are held by different members.

Q:  Can a husband and wife belong to the same Conference?

A: Husbands and wives can indeed belong to the same Conference. This is not against the Rule. As Vincentians, we are encouraged to increase membership by extending an invitation to our family members to join. It is against the Rule, however, for a husband and wife to both serve as officers together.

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P: Nuestro nuevo presidente electo ha renunciado. Yo era el presidente anterior. Dado que fui elegido para el cargo de presidente diocesano antes de completar mi mandato, ¿puedo asumir el cargo nuevamente? No tenemos a nadie interesado en ser presidente en este momento. Nuestro vicepresidente está dispuesto a hacerse cargo hasta que encontremos a otra persona para ser presidente. ¿Puedo asumir el cargo de presidente o debemos tener una elección formal?

R: El vicepresidente asume el cargo hasta que se lleve a cabo una elección formal para presidente de la Conferencia. Puede ser candidato solo si es elegible para ser elegido nuevamente, dependiendo de cuánto tiempo haya pasado desde la última vez que sirvió. Si ya ha servido 2 términos como presidente de la Conferencia, tendrá que esperar hasta que haya estado fuera del cargo por 3 años; si no ha servido los 2 términos, puede ser elegido nuevamente. También se debe considerar seriamente la posibilidad de ocupar dos cargos de presidente al mismo tiempo. Es mejor para cuestiones de votación y para desarrollar a otros como líderes si están en manos de diferentes miembros.

P: ¿Pueden un esposo y una esposa pertenecer a la misma Conferencia?

R: Los esposos y las esposas sí pueden pertenecer a la misma Conferencia. Esto no va en contra de la Regla. Como vicentinos, se nos alienta a aumentar la membresía extendiendo una invitación a los miembros de nuestra familia para que se unan. Sin embargo, es contra la regla que un esposo y una esposa sirvan juntos como oficiales.

Q:  Can a person who is seeking assistance become an Active Conference member?

A:  A neighbor served can indeed become an active member of a Conference so long as the requirements for an active member are met; is Catholic, attends meetings regularly, and participates in the activities, works and life of the Conference. All three are important to be an Active Member. If #1 or #2 is missing, they are Associate Members. The Rule, Part III, Statute 3 clearly identifies the membership types. However, experience has shown that it is best for them to join after their personal situation is stabilized/satisfied.

Q: Can you help me explain the reason for the 60-day expiration on the release form we have people we serve sign when providing assistance?

A: The reason for the 60-day expiration on the release form is to assist us with gathering information. The form allows us to learn about the neighbor we are serving. We ask them to sign a release form for information gathering. The form is not designed to retain information gathered forever; it is to be used only for the purpose of assessing the request for assistance needed at the time the request is made.

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P: ¿Puede una persona que busca asistencia convertirse en miembro activo de la Conferencia?

R:  Un vecino atendido puede convertirse en miembro activo de una Conferencia siempre que cumpla con los requisitos para un miembro activo; es católico, asiste regularmente a las reuniones y participa en las actividades, trabajos y vida de la Conferencia. Los tres son importantes para ser un miembro activo. Si falta el #1 o el #2, son Miembros Asociados. La Regla, Parte III, Estatuto 3 identifica claramente los tipos de membresía. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que es mejor para ellos unirse después de que su situación personal esté estabilizada/satisfecha.

P: ¿Puede ayudarme a explicar el motivo de la caducidad de 60 días en el formulario de autorización que las personas a las que servimos firman al brindar asistencia?

R: El motivo del vencimiento de 60 días en el formulario de autorización es para ayudarnos a recopilar información. El formulario nos permite conocer al prójimo al que estamos sirviendo. Les pedimos que firmen un formulario de divulgación para la recopilación de información. El formulario no está diseñado para retener la información recopilada para siempre; se utilizará únicamente con el fin de evaluar la solicitud de asistencia necesaria en el momento en que se realiza la solicitud.