weekly q&a

April 24, 2025

Q: We got a call from an attorney handling an estate.  The specification was for funds to go to a Conference that no longer exists. The attorney indicates the funds were specified to serve the needy. Any suggestions?

A: If the attorney agrees, the funds can be turned over to the appropriate Council with the restriction that the funds be used to help people within the boundaries of the former Conference.  The District Council can then distribute those funds as necessary to Conferences assisting people within those boundaries.

Q:  If a resignation is received in writing from a Conference member — do they need to rejoin the Conference again as a new member? Please clarify this for us.

A: The Rule, Part III, Statute 3 provides a process for admission.  Ultimately, it is the decision of the Conference who may join. However, once they are members, they cannot be removed except by the National President.

24 de Abril 

P: Recibimos una llamada de un abogado que maneja un patrimonio.  La especificación era que los fondos fueran a una Conferencia que ya no existe.  El abogado indica que los fondos fueron específicamente para servir a los necesitados. ¿Alguna sugerencia?

R: Si el abogado está de acuerdo, los fondos pueden ser entregados al Consejo apropiado con la restricción de que los fondos se utilicen para ayudar a las personas dentro de los límites de la antigua Conferencia.  Después, el Consejo de Distrito puede distribuir esos fondos según sea necesario a las Conferencias que ayudan a las personas dentro de esos límites.

P: Si se recibe una renuncia por escrito de un miembro de la Conferencia, ¿es necesario que se reincorpore a la Conferencia nuevamente como nuevo miembro? Por favor, aclárenos esto.

R: La Regla, Parte III, Estatuto 3 establece un proceso de admisión.  En última instancia, es decisión de la Conferencia de quién puede adherirse.  Sin embargo, una vez que son miembros, no pueden ser removidos sino únicamente por el Presidente Nacional.

April 17, 2025

Q: Our Conference has closed our Thrift Store, and we want to gift the building to our parish for a dollar. Is this okay?

A: If the building is in the name of the Conference, you have a right to sell it. However, selling a property for a tokenized amount (such as $1.00) is the equivalent of giving away assets of the Society.  The amount does not matter as much as the principle.  In this case, it is making a donation to the parish (an outside organization).  Based on our Rule, this cannot be done.  Even if your Conference would close, based on the wording in the nationally approved bylaws (updated through Midyear meeting, 2019), you cannot turn over assets to the parish; the assets would be turned over to the next higher Council. In addition, there may be additional legal matters that also come into play beyond our own internal rules that require expert legal advice.

Q: Who is the official spokesperson for the Society? Where will I find this in the Rule?

A: This is not specifically in The Rule, it is found in the National Council Resolution 5, dated Sept 1, 2006. The National President is the only spokesperson of the Society on national issues. The President may elect to delegate this responsibility to another Board member and/or Executive Director, especially in times of crisis communications.

17 de Abril 

P: Nuestra Conferencia ha cerrado la tienda de segunda mano, y queremos regalar el edificio a nuestra parroquia por un dólar. ¿Es esto, está bien?  

R: Si el edificio está a nombre de la Conferencia, ustedes tienen derecho a venderlo. Sin embargo, vender una propiedad por una cantidad como toque de agradecimiento ($ 1.00) es el equivalente a regalar activos de la Sociedad.  La cantidad no importa tanto como el principio.  En este caso, se trata de hacer una donación a la parroquia (una organización externa).  Basándonos en nuestra Regla, esto no se puede hacer.  Incluso si su Conferencia cerrara, según la redacción de los Estatutos aprobados a nivel Nacional (actualizados hasta la reunión de medio año del 2019), no puede entregar activos a la parroquia; los bienes serían entregados al siguiente Consejo Superior. Además, puede haber asuntos legales adicionales que también entren en juego más allá de nuestras propias normas internas y que requieran asesoramiento legal de un experto.

P: ¿Quién es el portavoz oficial de la Sociedad? ¿Dónde encontraré esto en la Regla?

R: Esto no está específicamente en la Regla, se encuentra en la Resolución 5 del Consejo Nacional, del 1 de septiembre de 2006. El Presidente Nacional es el único portavoz de la Sociedad en los asuntos Nacionales. El Presidente puede optar por delegar esta responsabilidad a otro miembro de la Mesa Directiva y/o Director Ejecutivo, especialmente en tiempos de crisis en comunicación.

April 10, 2025

Q: How do Council leaders report the hours they spent at a national meeting? Is it counted as 24 hours a day, eight hours in a given day, or is it strictly based on the total number of hours actually present at meetings (including workshops, committee meetings, presentations, general session attendance, Masses attended meals shared in a Vincentian group, etc.)? 

A: It can be approached two ways. One, start with the first scheduled event for the day and run through the last event scheduled for the day. Sometimes this is eight hours, sometimes 12. The second is to use the first method plus the time spent in “on-your-own” time if it is effectively in meetings with other Vincentians. 24 hours per day is unreasonable, but eight hours on average per day works also.

Q: Can you provide examples of Vincentian assistance that may be considered as “Other In-Person Visits”?

A: Other In-Person visits anytime you meet someone at a location other than their home; for example, meeting someone at the parish office or your Conference pantry.  Another example is when someone calls in need of gasoline, and you meet them at the gas station.  You may meet someone at a neutral site who calls for help and lives in an area of heavy crime.  During the pandemic, telephone, zoom, or other like interviews are considered Other In-Person Visits.

10 de Abril 

P: ¿Cómo informan los líderes del Consejo las horas que pasaron en una reunión nacional? ¿Se cuenta como 24 horas al día, ocho horas en un día determinado o se basa estrictamente en el número total de horas realmente presentes en las reuniones (incluidos talleres, reuniones de comité, presentaciones, asistencia a sesiones generales, comidas y a las misas compartidas en las cuales participo como parte del grupo Vicentino, etc.)?

R: Se puede abordar de dos maneras. Uno, comience con el primer evento programado para el día y cuente las horas hasta el último evento programado para ese día. En ocasiones son ocho horas, en otras son doce horas. La segunda es utilizar el primer método más el tiempo empleado en el tiempo “por su cuenta” si son efectivamente en reuniones con otros Vicentinos. 24 horas al día no es razonable, pero ocho horas como promedio al día también funcionan.

P: ¿Puede dar ejemplos de algunos servicios Vicentinos que puedan considerarse como “Otras Visitas en persona”?

R: Otras Visitas en persona son aquellas en las cuales usted tiene un encuentro con una persona en necesidad en un lugar que no sea su hogar; por ejemplo, reunirse con ellos en la oficina parroquial o en la despensa de su Conferencia.  Otro ejemplo es, cuando alguien llama para pedir ayuda con gasolina y se encuentran con ellos en la estación de servicio.  Es posible que se encuentren con alguien en un sitio neutral porque el que está pidiendo ayuda vive en una zona de mucha delincuencia.  Durante la pandemia, las entrevistas telefónicas, por zoom u otros encuentros similares se consideran otras Visitas en persona.

April 3, 2025

Q: Is it required by members to obtain a copy of a driver’s license and proof of insurance before issuing a gasoline card to those in need? Is there any National policy or position statement on this?

A: This is a local decision. There are no national guidelines available. There are many Conferences that require seeing a driver’s license and an insurance card, but again this is a local decision.

Q: What is national’s official position on having co-presidents within a Conference?

A: The National Council’s official stand is that co-presidents in a Conference are not recommended. Too many problems occur with co-presidencies, and it is difficult for Vincentian members and the National Council to know who to go to for issues and/or concerns that may arise.  This is why we have vice-presidents. One president per Conference is sufficient.

3 de Abril 

P: ¿Es necesario que los miembros obtengan o pidan una copia de una licencia de conducir y un comprobante de seguro del automóvil antes de emitir una tarjeta de gasolina a los necesitados? ¿Existe alguna política Nacional o declaración de esta posición al respecto?

R: Esta es una decisión local. No se dispone de directrices nacionales. Hay muchas Conferencias que requieren ver una licencia de conducir y un comprobante de seguro, pero nuevamente esta es una decisión local.

P: ¿Cuál es la posición oficial de la Oficina Nacional sobre tener copresidentes dentro de una Conferencia?

R: La posición oficial del Consejo Nacional es que no se recomiendan los copresidentes en una Conferencia. Ocurren demasiados problemas con las copresidencias, y es difícil para los miembros Vicentinos y el Consejo Nacional saber a quién acudir para resolver los problemas y / o preocupaciones que puedan surgir.  Por eso tenemos Vicepresidentes. Un presidente por Conferencia es suficiente.

March 27, 2025

Q:  Can Vincentians receive financial assistance from the Council or their Conference?

A: Every Conference should be willing to assist people in need even if that person is one of the members. The following special considerations should be made:

1. No Conference should help one of its own members more than it would help anyone else coming for assistance.
2. Assistance should be given in the same manner as in helping others.
3. The particular case should be discussed at the Conference meeting without that member present. Conferences generally don’t loan money; they give gifts to those in need. To avoid future complications, the member in need may have to withdraw from the Conference until the crisis is over.

Q: If a friend in need asks a Conference to verify the assistance they received to another organization, is there any issue legally with doing so?

A: Information about those we serve can be shared with others if a specific written and signed authorization is given by our friend in need, whom we’ve served.

27 de Marzo

P: ¿Pueden los Vicentinos recibir ayuda financiera del Consejo o de su Conferencia?

R: Cada Conferencia debe estar dispuesta a ayudar a las personas necesitadas, incluso si esa persona es uno de los miembros. Hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones especiales:

1. Ninguna Conferencia debería ayudar a uno de sus propios miembros más de lo que ayudaría a cualquier otra persona que viniera en busca de ayuda.
2. La asistencia debe darse de la misma manera que se utiliza para ayudar a los demás.
3. El caso particular debe ser discutido en la reunión de la Conferencia sin la presencia de ese miembro. Por lo general, las Conferencias no prestan dinero; Dan donativos a los necesitados. Para evitar complicaciones futuras, es posible que el miembro en necesidad tenga que retirarse de la Conferencia hasta que termine la crisis.

P: Si un prójimo en necesidad le pide a una Conferencia que verifique la ayuda que recibió a otra organización, ¿hay algún problema legal con hacerlo?

R: La información sobre las personas a las que servimos se puede compartir con otras personas si nuestro prójimo en necesidad, a quien hemos servido, da una autorización específica por escrito y firmada.

March 20, 2025

Q: A SVdP active member has asked that our Conference help a seminarian in need. I know we should not send him money, but can we pay for books or help pay for some of his tuition? We have sufficient funds to help.

A: Assistance to a seminarian would have to be treated as any other case – home visit, then help in the same way we would help others. There are no other guidelines to provide.

Q: If a small group of members gather before or after their work for a spiritual reflection and a short time to visit, does that count as a Conference meeting? Do any of the officers have to be present? What about the spiritual advisor?

A: The objectives of the Society are growth in holiness, community, and service. The Conference meeting is one of the only times when all three come into play. That is why the meeting is so important. If a Conference meets before a service, etc., then it can still be considered a meeting if at least half of the active members are present, including officers. Three or four members of a larger Conference getting together does not make it a Conference meeting.

20 de Marzo

P: Un miembro activo de la SVdP ha pedido que nuestra Conferencia ayude a un seminarista necesitado. Sé que no debemos enviarle dinero, pero ¿podemos pagar los libros o ayudar a pagar parte de su matrícula? Tenemos fondos suficientes para ayudar.

R: La asistencia a un seminarista tendría que ser tratada como cualquier otro caso: Visita Domiciliaria, entonces se ayuda de la misma manera que ayudaríamos a los demás. No hay otras pautas que proporcionar.

P: Si un pequeño grupo de miembros se reúne antes o después de su trabajo Vicentino para una reflexión espiritual y un corto tiempo para compartir, ¿eso cuenta como una reunión de la Conferencia? ¿Alguno de los Oficiales tiene que estar presente? ¿Y que hay acerca del Consejero Espiritual?

R: Los objetivos de la Sociedad son el crecimiento en santidad, amistad y servicio. La reunión de la Conferencia es uno de los pocos momentos en los que los tres entran en juego. Por eso es tan importante la reunión. Si una Conferencia se reúne antes de hacer un trabajo, etc., entonces aún puede considerarse una reunión si al menos la mitad de los miembros activos están presentes, incluidos los Oficiales. El hecho de que tres o cuatro miembros de una Conferencia más grande se reúnan no lo convierte en una reunión de la Conferencia.

March 13, 2025

Q:  We have a Conference President approaching the end of her second term and trying to plan her succession. No current member of this active Conference seems willing to step up to succeed her. If that does not change, what should happen with the Conference?

A:  There are two choices, either elect someone from within or close the Conference. It is up to the Conference members to step forward and provide leadership for their Conference. A District Council president can temporarily appoint someone to be Conference President if no president is nominated before the current president term ends, but an election has to take place as soon as possible and within a reasonable time. The current president should NOT stay in office after their term has officially ended.

Q:  Can you cite how often District Councils are to meet? I can’t seem to locate this information in “The Rule.”

A:  Refer to your adopted bylaws. In each District Council bylaws is an article titled Meeting Frequency and Notice Requirements that reads, “The Board shall decide upon a schedule of regular Board meetings and present said schedule to the Corporation members annually.”

13 de Marzo

P: Tenemos a una Presidenta de Conferencia que se acerca al final de su segundo mandato y está tratando de planificar su sucesión. Ningún miembro actual de esta Conferencia activa parece estar dispuesto a dar un paso al frente para sucederla. Si eso no cambia, ¿qué debería suceder con la Conferencia?

R: Hay dos opciones, elegir a alguien dentro o cerrar la Conferencia. Corresponde a los miembros de la Conferencia dar un paso al frente y dirigir su Conferencia. Un Presidente de Consejo de Distrito puede nombrar temporalmente a alguien para que sea Presidente de la Conferencia si no se nombra a ningún Presidente antes de que termine el mandato del Presidente actual; Sin embargo, las elecciones deben celebrarse lo antes posible y dentro de un plazo razonable. El actual Presidente NO debe permanecer en el cargo después de que su mandato haya terminado oficialmente.

P: ¿Puede citar la frecuencia con la que se reúnen los Consejos de Distrito? Parece que no puedo localizar esta información en “La Regla”.

R: Refiérase a los Estatutos que se adoptaron. En los Estatutos de cada Consejo de Distrito hay un artículo titulado Frecuencia de Reuniones y Requisitos de Notificación que dice: “La Mesa Directiva decidirá sobre un calendario de reuniones regulares de la Mesa Directiva y presentará dicho calendario a los miembros de la Corporación anualmente”.

February 27, 2025

Q:  Our Conference has not been doing many Home Visits and we would like to promote this and get our members comfortable with it. What is available in the way of training for doing Home Visits? 

A:  The Ozanam Orientation is an excellent training tool. Part of the Ozanam Orientation is a segment devoted to home visitation. This segment includes a PowerPoint presentation as well as training videos which present both the right and the wrong of Home Visits. Many Councils throughout the country have separated Home Visits from the Ozanam Orientation and offer it as a separate workshop. There are a lot of materials available related to this. For more details contact our Senior Formation Director, Tim William, twilliams@svdpusa.org.

Q:  Does the Society have a policy related to investments that is based on moral objectives?

A: The National Council Resolution 140 identifies the criteria/process to be used in accepting donations and developing relationships. This also applies to making investments. Click here to view National Resolutions: https://members.ssvpusa.org/governance/resolutions/

27 de Febrero

P: Nuestra Conferencia no ha estado haciendo muchas Visitas Domiciliarias y nos gustaría promover esto y hacer que nuestros miembros se sientan cómodos con ello. ¿Qué hay disponible en forma de capacitación para hacer las Visitas Domiciliarias?

R: La Orientación Ozanam es una excelente herramienta de formación. En una parte de la Orientación Ozanam existe un segmento dedicado a las Visitas Domiciliarias. Este segmento incluye una presentación de PowerPoint, así como videos de capacitación que presentan lo correcto y lo incorrecto de las Visitas Domiciliarias. Muchos Consejos en todo el país han separado las Visitas Domiciliarias de la Orientación Ozanam y la ofrecen como un taller separado. Hay una gran cantidad de materiales disponibles relacionados con esto. Para obtener más detalles, póngase en contacto con nuestro Director de Formación, Tim William, twilliams@svdpusa.org.

P: ¿Tiene la Sociedad una política relacionada con las inversiones que se basa en objetivos morales?

R: La Resolución 140 del Consejo Nacional identifica los criterios/procesos que se utilizarán para aceptar donaciones y desarrollar relaciones. Esto también se aplica a la realización de inversiones. Haga clic aquí para ver las Resoluciones Nacionales: https://members.ssvpusa.org/governance/resolutions/