weekly q&a

Lori Pattison
December 18, 2024

12-19-24 Weekly Questions & Answers

12-19-24 Weekly Questions & Answers https://members.ssvpusa.org/wp-content/uploads/2021/09/Weekly-Q-and-A-blog-graphic-1.png 1200 628 Lori Pattison Lori Pattison https://secure.gravatar.com/avatar/8113e9a4d816c71d5a074043c3c57358?s=96&d=mm&r=g December 18, 2024 December 18, 2024

Q: If you have a pantry in your Conference, are you allowed to change the shopping list, for example, in the past a family of 6+ could receive 10 canned goods and then reduced to eight; plus, other items were also reduced on the sheet?

A: This is a local issue and should be addressed to local leaders. However, the reality is that, when you are providing food to individuals, you want the meals to be nutritious and well-balanced; and it doesn’t hurt to customize the manner in which food is given to families in need.

Q: The President has appointed an assistant pantry manager who is not Catholic. This manager has virtually become the main person in this operation which is, by far, the biggest activity of the Conference. Is it okay for an associate member to take such a position?

A: It is not a problem for an associate member to become a pantry manager. An associate member can do a lot in Conferences, but it does not give them extra authority for Conference decision making. Decision making is done by active Conference members only. Also, keep in mind that associate members do not vote as do full members who must be Catholic.

P: Si tiene un almacén de alimentos en su Conferencia, ¿les es permitido cambiar la lista de compras?, por ejemplo, en el pasado una familia de 6+ podía recibir 10 productos enlatados y luego reducirlos a ocho; Además, ¿también se redujeron otros elementos en la hoja?

R: Este es un problema local y debe ser dirigido a los líderes locales. Sin embargo, la realidad es que, cuando se proporciona comida a las personas, se quiere que las comidas sean nutritivas y bien equilibradas; Y no está de más personalizar la forma en que se da la comida a las familias con necesidades.

P: El Presidente ha nombrado a una persona que no es católico, como asistente del administrador del almacén de alimentos. Esta persona se ha convertido prácticamente en la persona principal de esta operación que es, con mucho, la mayor actividad de la Conferencia. ¿Está bien que un miembro asociado ocupe esa posición?

R: No es un problema que un miembro asociado se convierta en administrador de despensa. Un miembro asociado puede hacer mucho en las Conferencias, pero eso no le da autoridad adicional para la toma de decisiones de la Conferencia. La toma de decisiones la realizan únicamente los miembros activos de la Conferencia. Además, tenga en cuenta que los miembros asociados no votan como lo hacen los miembros de pleno derecho que deben ser católicos.

Lori Pattison
December 10, 2024

12-12-24 Weekly Questions & Answers

12-12-24 Weekly Questions & Answers https://members.ssvpusa.org/wp-content/uploads/2021/09/Weekly-Q-and-A-blog-graphic-1.png 1200 628 Lori Pattison Lori Pattison https://secure.gravatar.com/avatar/8113e9a4d816c71d5a074043c3c57358?s=96&d=mm&r=g December 10, 2024 December 10, 2024

Q: Some of our Conferences receive donations in the form of gift cards to supermarkets and places like Target which they then distribute to friends in need during Christmas. These gift cards have cash value, and so I am thinking the Conference treats them as such. Should they be reported under 5E: Other-Misc. Receipts?

A: No. The gifts cards received as donations would be treated as in-kind. When they are distributed, they have a specific value for the purpose for which you give them (food, clothing, etc.). They are not cash so they would not be treated as 5E. They cannot be deposited to your account and show up in the balancing of your accounts.

Q: Can a person be registered in one parish and belong to a SVDP conference of another parish?

A: Yes, a person can be registered in one parish and belong to a SVdP Conference at another. The Rule does not require Vincentian members to belong to the parish in which they worship.

P: Algunas de nuestras Conferencias reciben donaciones en forma de tarjetas de regalo para supermercados y lugares como Target, que después las distribuyen a los prójimos en necesidad durante la Navidad. Estas tarjetas de regalo tienen un valor en efectivo, por lo que creo que la Conferencia las trata como tales. Se deberían de reportar bajo la sección 5E: Otros-Misceláneos. ¿Ingresos?

R: No. Las tarjetas de regalo recibidas como donaciones se tratarán como en especie. Cuando se distribuyen, tienen un valor específico para el uso que usted lo entrega (comida, ropa, etc.). No son en efectivo, por lo que no se tratarían como 5E. No se pueden depositar en su cuenta y no aparecen en el saldo de sus cuentas.

P: ¿Puede una persona estar registrada en una parroquia y pertenecer a una Conferencia SVDP de otra parroquia?

R: Sí, una persona puede estar inscrita en una parroquia y pertenecer a una Conferencia de SVdP en otra. La Regla no exige que los miembros Vicentinos pertenezcan a la parroquia en la que practican su culto.

Lori Pattison
December 3, 2024

12-5-24 Weekly Questions & Answers

12-5-24 Weekly Questions & Answers https://members.ssvpusa.org/wp-content/uploads/2021/09/Weekly-Q-and-A-blog-graphic-1.png 1200 628 Lori Pattison Lori Pattison https://secure.gravatar.com/avatar/8113e9a4d816c71d5a074043c3c57358?s=96&d=mm&r=g December 3, 2024 December 5, 2024

Q: I have a store committee that wants to fundraise in the community, so they can have a Christmas party for employees and volunteers. It does not sound right to me, but I want to make sure that I am not being too conservative, and I say no to something that is not against any Rule or standards. I need guidance.

A: As long as the community knows that the fundraising is for a Christmas party for employees and volunteers it is okay to do so, so long as funds are not collected for another purpose and then used for a Christmas party. We must be very careful with this because then it looks like SVdP is collecting money to serve ourselves (employees & volunteers). No fundraising is acceptable under false pretenses. As always, use your best judgement.

Q: We are getting ready for a small fundraising campaign and in our advertising, we want to use the SVdP logo in a special way. What restrictions are there on its use?

A: In 2006, the National Council passed Resolution number: 12-2-2005/6 11 assigning its Chief Executive Officer with the task of approving special uses of the SVdP Logo. The National Council’s Brand Guidelines document describes the preferred uses and color for the Logo. Basically, the logo design itself can’t be changed, and nothing else in a larger design can touch the logo. We recommend you draft how the logo will be used and submit it to the national Chief Executive Officer for review and approval. This should not significantly delay the project.

P: Tengo un comité de tienda que quiere recaudar fondos en la comunidad, para los que los empleados y voluntarios puedan tener una fiesta de Navidad. No me parece correcto, pero quiero asegurarme de que no estoy siendo demasiado conservador y digo que no a algo que no va en contra de ninguna regla o pauta. Necesito orientación.

R: Siempre y cuando la comunidad sepa que la recaudación de fondos es para una fiesta de Navidad para los empleados y voluntarios, está bien hacerlo, siempre y cuando los fondos no se colecten para otro propósito y luego se utilicen para una fiesta de Navidad. Debemos tener mucho cuidado con esto, porque daríamos la impresión de que SVdP está recolectando dinero para servirnos a nosotros mismos (empleados y voluntarios). Ninguna recaudación de fondos es aceptable bajo pretensiones inciertas. Como siempre, use su mejor criterio.

P: Nos estamos preparando para una pequeña campaña de recaudación de fondos. En nuestra publicidad, queremos utilizar el logotipo de SVdP de una manera especial. ¿Qué restricciones existen para su uso?

R: En 2006, el Consejo Nacional aprobó la Resolución número: 12-2-2005/6 11 asignando a su Director Ejecutivo la tarea de aprobar los usos especiales del Logotipo de SVdP. También hay un documento que proviene de la Oficina del Consejo Nacional titulado “Manual de Identidad” que describe los usos preferidos y el color del Logotipo. Básicamente, el diseño del logotipo en sí no se puede cambiar, y nada más en un diseño más grande puede tocar el logotipo. La recomendación es redactar el borrador de cómo se utilizará el logotipo y presentarlo al Director Ejecutivo Nacional para su revisión y aprobación. Esto no debería retrasar significativamente el proyecto.

Lori Pattison
November 25, 2024

11-27-24 Weekly Questions & Answers

11-27-24 Weekly Questions & Answers https://members.ssvpusa.org/wp-content/uploads/2021/09/Weekly-Q-and-A-blog-graphic-1.png 1200 628 Lori Pattison Lori Pattison https://secure.gravatar.com/avatar/8113e9a4d816c71d5a074043c3c57358?s=96&d=mm&r=g November 25, 2024 November 25, 2024

Q: Our Conference was given a considerable amount of canned goods for our Food Pantry Special Works. We cannot use all of it so we decided to give some to another Conference. Is this “twinning”?

A: What you are describing is indeed twinning and not “in-kind.” The Conference receiving donated food from another Conference does not report the donation on its annual reports. Only the Conference that initially received the food donation from an outside source and passed it on to another Conference reports the donation as “in-kind.”

Q: Are all three levels of membership eligible for the Top Hat Award? Is the ‘spirit’ of the Top Hat Award to nominate someone who is an Active or Associate Member, but not necessarily someone who is a Contributing Member?

A: The Top Hat Award is a local award given by the local SVdP Council, who decides the requirements and eligibility for the award. The National Council has no guidelines for this award and does not determine which membership level is eligible to receive it. This is a decision solely for each local Council. Also, the National Council no longer separately recognizes Contributing Members.

P: Nuestra Conferencia recibió una cantidad considerable de productos enlatados para nuestros Trabajos Especiales de la alacena de Alimentos. No podemos usarlo todo, así que decidimos donar algo a otra Conferencia. ¿Es esto “hermanamiento”?

R: Lo que usted está describiendo es, en efecto, un hermanamiento y no “en especie”. La Conferencia que recibe alimentos donados de otra Conferencia no informa de la donación de estos productos en sus informes anuales. Solo la Conferencia que inicialmente recibió la donación de alimentos de una fuente externa informa que la donación fue “en especie” y que la pasó a otra Conferencia.

P: ¿Los tres niveles de membresía son elegibles para el Galardón Top Hat? ¿El “espíritu” del Galardón Top Hat es nominar a alguien que es un Miembro Activo o Asociado, pero no necesariamente a alguien que es un Miembro Contribuyente?

R: El Premio Top Hat es un Galardón local otorgado por el Consejo local de SVdP, que decide los requisitos y la elegibilidad para el premio. El Consejo Nacional no tiene pautas para este premio y no determina qué nivel de membresía es elegible para recibirlo. Esta es una decisión exclusiva de cada Consejo local. Además, el Consejo Nacional ya no reconoce por separado a los Miembros Contribuyentes.

Lori Pattison
November 20, 2024

11-21-24 Weekly Questions & Answers

11-21-24 Weekly Questions & Answers https://members.ssvpusa.org/wp-content/uploads/2021/09/Weekly-Q-and-A-blog-graphic-1.png 1200 628 Lori Pattison Lori Pattison https://secure.gravatar.com/avatar/8113e9a4d816c71d5a074043c3c57358?s=96&d=mm&r=g November 20, 2024 November 21, 2024

Q: We have a Food Pantry at our parish, and as long as I can remember, it’s been SVdP Food Pantry to our Parish and our community. I am told by our District President that it isn’t SVdP Food Pantry, but our church’s pantry run by Vincentians, and funds from our SVdP account cannot be used to purchase food. Can you please clarify?

A: Your District President is correct in that we are not permitted to give funds to outside organizations. However, the key words in the phrase are “run by Vincentians.” If the pantry is indeed run by Vincentians, it is a work of the Society and can be funded by the Conference. Keep in mind that, if the phrase is only used loosely and if a member or two only occasionally help out, then this does not qualify as a SVdP work. The essential question is: Is this a SVdP program, or a parish ministry? That distinction dictates our Society independence, and therefore, our financial support.

Q: One of our Conferences noted that in the SVdP Manual on page 10 (2nd to last paragraph), there is mention of “obtaining plenary indulgences on the day of their admission to the Society….” We were wondering if there is a special SVdP ceremony that will suitably achieve the granting of the indulgence on the participants. I could not find anything in the Vincentian Celebrations Manual. We are looking for an official description of such a ceremony that would result in the granting of the indulgences.

A: There are no ceremonies associated with indulgences. You fulfill the requirements of the indulgences, and they are granted – not by us, but by God. The requirements are specified in the paragraph you referenced in the Manual. You can review the Guideline for Indulgences document on our website to learn more.

P: Tenemos un almacén de alimentos en nuestra parroquia y, desde que tengo memoria, ha sido ‘Almacén de alimentos SVdP’ para nuestra parroquia y nuestra comunidad. Nuestro Presidente de Distrito me dice que no es el Almacén de Alimentos de SVdP, pero el almacén de nuestra iglesia administrada por Vicentinos y los fondos de nuestra cuenta de SVdP no se pueden usar para comprar alimentos. ¿Podría aclarar, por favor?

R: Su Presidente de Distrito tiene razón en que no se nos permite dar fondos a organizaciones externas. Sin embargo, las palabras clave en la frase son “dirigido por Vicentinos”. Si el almacén es realmente administrado por Vicentinos, es una obra de la Sociedad y puede ser financiada por la Conferencia. Sin embargo, tenga en cuenta que, si la frase solo se usa de manera vaga y si uno o dos miembros solo ayudan ocasionalmente, entonces esto no califica como un trabajo de SVdP. La pregunta esencial es: ¿Es este un programa de SVDP o un ministerio parroquial? Esa distinción dicta la independencia de nuestra Sociedad y, por lo tanto, nuestro apoyo financiero.

P: Una de nuestras Conferencias señaló que en el Manual de la SVdP en la página 10 (penúltimo párrafo), se menciona “obtener indulgencias plenarias el día de su admisión a la Sociedad…” Nos preguntábamos si hay una ceremonia especial de SVdP que logre adecuadamente la concesión de la indulgencia a los participantes. No pude encontrar nada en el Manual de “Celebraciones Vicentinas”. Estamos buscando una descripción oficial de tal ceremonia que resultaría en la concesión de las indulgencias.

R: No hay ceremonias asociadas con indulgencias. Cumple usted con los requisitos de las indulgencias y le son concedidas, no por nosotros, sino por Dios. Los requisitos se especifican en el párrafo al que usted hizo referencia en el Manual.

Lori Pattison
November 13, 2024

11-14-24 Weekly Questions & Answers

11-14-24 Weekly Questions & Answers https://members.ssvpusa.org/wp-content/uploads/2021/09/Weekly-Q-and-A-blog-graphic-1.png 1200 628 Lori Pattison Lori Pattison https://secure.gravatar.com/avatar/8113e9a4d816c71d5a074043c3c57358?s=96&d=mm&r=g November 13, 2024 November 14, 2024

Q: How do we report the number of people helped with cash (i.e. rent, electric etc.)? There is a reporting section for in-kind activity, but not cash.

A: The number of people helped with cash is not captured on the annual report separately but is reflected in our Visits and Services to People, which includes in-kind services. Expenses gathered under the treasurer’s report reflect all funds expended for goods and services provided to those we served, including cash, checks, certificates, bus tickets, and gift cards. The principal method for payment of aid will be check, paid directly to the provider of those goods or services. This also includes the cost of food purchased to stock your food pantry. For those Conferences that operate stores and other Special Works, this includes dollars spent for direct aid to those in need.

Q: We work with a nearby motel, and the owner said she will be charging us a $150 security deposit for anyone we assist who stays at the motel. We do not think this is a good use of funds, as it is transitional/emergency housing where there is no lease or long-term commitment. Some Vincentians think it’s no big deal, as we would pay a security deposit for someone moving into an apartment with a lease. Some Vincentians think it is a bad use of our funds, as it is typically short-term emergency housing: the deposit would complicate matters, and it’s not our mission to guarantee a tenant’s behavior, and it would be a bad precedent. Some of us believe we can handle it on a case-by-case situation, but others still want our policy defined.

A: There is no policy on this. Each Conference establishes its own operating guidelines. There are strong arguments that can be made in either the pro or con of providing security deposits. The current trend is not to offer them. However, we should never make our decisions based on the fact of “we always do…” or “we never do…” Our decisions should be on a case-by-case basis, with the Conference deciding if the deposit is appropriate for the circumstances. It is not our mission to guarantee a tenant’s behavior. The details should be worked out with the motel ownership, or a different motel may be more helpful.

P: ¿Cómo informamos el número de personas a las que se han servido con dinero en efectivo, es decir, alquiler, electricidad, etc.? Hay una sección en el informe para la actividad en especie, pero no para el efectivo.

R: El número de personas a las que se ayuda con dinero en efectivo no se refleja en el informe anual por separado, sino que se refleja en nuestras Visitas y Servicios a las Personas, que incluyen servicios en especie. Como se describe en las instrucciones del informe anual, los gastos recopilados según el informe del Tesorero reflejan todos los fondos gastados en bienes y servicios proporcionados a aquellos a quienes servimos, incluidos efectivo, cheques, certificados, boletos de autobús y tarjetas de regalo. El principal medio de pago de la ayuda será el cheque, pagado directamente al proveedor de dichos bienes o servicios. Esto también incluye el costo de los alimentos comprados para abastecer su despensa de alimentos. Para aquellas Conferencias que operan tiendas y otros Trabajos Especiales, esto incluye los dólares gastados para ayudar directamente a las personas en necesidad.

P: La dueña de un motel cercano que usamos dijo que nos cobrará un depósito de seguridad de $ 150 para cualquier persona que servimos y que se quede en el motel. Nuestro problema es que no creemos que este sea un buen uso de los fondos, ya que se trata de viviendas transitorias y se consideran más viviendas de emergencia ya que no hay contrato de arrendamiento ni compromiso a largo plazo. Algunos Vicentinos piensan que no es gran cosa, ya que pagaríamos un depósito de seguridad para alguien que se muda a un apartamento con un contrato de arrendamiento. Algunos Vicentinos piensan que es un mal uso de nuestros fondos, ya que generalmente se trata de viviendas de emergencia a corto plazo y el depósito complicaría las cosas, y que no es nuestra misión garantizar el comportamiento de un inquilino, y eso sería un mal precedente para establecer. Algunos de nosotros creemos que podemos manejarlo caso por caso, pero otros todavía quieren que nuestra política esté definida.

R: No hay una política al respecto. Cada Conferencia establece sus propias directrices de funcionamiento. Hay fuertes argumentos que se pueden hacer a favor o en contra de proporcionar depósitos de seguridad. La tendencia actual es no ofrecerlos. Sin embargo, nunca debemos tomar nuestras decisiones basándonos en el hecho de “siempre hacemos…” o “nunca hacemos…” Nuestras decisiones deben ser caso por caso, y la Conferencia debe decidir si el depósito es apropiado para las circunstancias. No es nuestra misión garantizar el comportamiento de un inquilino”. Los detalles deben ser resueltos con el propietario del motel o un motel diferente puede ser más útil.

Lori Pattison
November 6, 2024

11-7-24 Weekly Questions & Answers

11-7-24 Weekly Questions & Answers https://members.ssvpusa.org/wp-content/uploads/2021/09/Weekly-Q-and-A-blog-graphic-1.png 1200 628 Lori Pattison Lori Pattison https://secure.gravatar.com/avatar/8113e9a4d816c71d5a074043c3c57358?s=96&d=mm&r=g November 6, 2024 November 6, 2024

Q: Can Councils create endowment scholarships?

A: Endowments are permitted as long as they are funded by donations specifically for that purpose. Funds identified for service to those in need should not be used to build an endowment. An endowment campaign can be established to solicit funds specifically for the purpose desired.

Q: When the executive committee meets and a question of utmost importance is considered, can the committee agree with a consensus, or does a motion need to be made, seconded, discussion and vote? What does a consensus mean?

A: The Rule, Part I, Article 3.10 calls for decisions to be made by consensus: “All decisions are made by consensus after the necessary prayer, reflection and consultation. The democratic spirit is fundamental at all levels of the Society and, when appropriate, matters are put to a vote.” Consensus means that, if it is clear that everyone is in agreement (no matter if the decision is “yes” or “no”), then no formal vote is necessary. However, that does not mean that an important decision is not to be recorded in the minutes. This also means that, if it is clear that not everyone is in agreement, then a vote should take place. In either case, the motion and resulting decision must be recorded.

Another consideration is the executive committee. Executive committees typically have limited authority to make decisions, since decisions within a Conference or a Council are to be made by the members. The Council/Conference Bylaws and charter for an executive committee usually defines the type of decisions they are allowed to make.

P: ¿Pueden los Consejos crear un Legado de becas?

A: Los legados están permitidos siempre y cuando estén financiadas por donaciones específicamente para ese propósito. Los fondos identificados para el servicio a los necesitados no deben usarse para construir un legado. Se puede establecer una campaña de donación para solicitar fondos específicamente para el propósito deseado.

P: Cuando el comité ejecutivo se reúne y se considera un asunto de suma importancia, ¿puede el comité llegar a un consenso o es necesario presentar una moción, secundarla y votarla? ¿Qué significa un consenso?

R: La Regla, Parte I, Artículo 3.10 pide que las decisiones se tomen por consenso: “Todas las decisiones se toman por consenso después de la oración, reflexión y consulta necesarias. El espíritu democrático es fundamental en todos los niveles de la Sociedad, y cuando corresponda, los asuntos se someten a votación”. El consenso significa que, está claro que todos están de acuerdo (no importa si la decisión es “sí” o “no”), entonces no es necesaria una votación formal. Sin embargo, eso no significa que una decisión importante no deba constar en el acta. Esto también significa que, está claro que no todo el mundo está de acuerdo, entonces se debe llevar a cabo una votación. En cualquier caso, la moción y la decisión resultante deben ser registradas.

Otra consideración es el Comité Ejecutivo. Los Comités Ejecutivos suelen tener una autoridad limitada para tomar decisiones, ya que las decisiones dentro de una Conferencia o un Consejo deben ser tomadas por los miembros. Los Estatutos del Consejo/Conferencia y los Estatutos de un Comité Ejecutivo generalmente definen el tipo de decisiones que se les permite tomar.

Lori Pattison
October 30, 2024

10-31-24 Weekly Questions & Answers

10-31-24 Weekly Questions & Answers https://members.ssvpusa.org/wp-content/uploads/2021/09/Weekly-Q-and-A-blog-graphic-1.png 1200 628 Lori Pattison Lori Pattison https://secure.gravatar.com/avatar/8113e9a4d816c71d5a074043c3c57358?s=96&d=mm&r=g October 30, 2024 October 30, 2024

Q: How do Council leaders report the hours they spent at a national meeting? Is it counted as 24 hours a day, 8-hours in a given day, or is it strictly based on the total number of hours actually present at meetings (including workshops, committee meetings, presentations, general session attendance, Masses attended, meals shared in a Vincentian group, etc.)?

A: It can be approached two ways. One, start with the first scheduled event for the day and run through the last event scheduled for the day. Sometimes this is 8 hours, sometimes 12. The second is to use the first method plus the time spent “on-your-own” if it is effectively in meetings with other Vincentians. 24 hours per day is unreasonable, but 8 hours average per day works also.

Q: Who actually casts a vote for the District Council President? Is it any conference member who is defined as fully active or just the members (Conference Presidents) of the District Council?

A: Formal voting is done at the District Council meeting designated for this process. However, many times the Conference Presidents bring the information about the candidates to their Conferences and ask the Conference members to vote. The Conference President then takes that vote to the District meeting and casts the vote on behalf of the Conference. If this is done, each Active (Full) Member has one vote, and it must be cast in person.

The voting members of the District Council are the Presidents of the Conferences in the District and the District Council President. Traditionally, the District Council President does not vote unless there is a tie. The only exception to this is when your District Council Bylaws do not correspond with the Nationally Approved Bylaws and your DC bylaws specify additional voting members.

P: ¿Cómo informan los líderes de los Consejos las horas que pasaron en una reunión Nacional? ¿Se cuenta como 24 horas al día, 8 horas en un día determinado o se basa estrictamente en el número total de horas realmente presentes en las reuniones (incluidos talleres, reuniones de comités, presentaciones, asistencia a sesiones generales, comidas a las que se asistió, a las misas compartidas en un grupo Vicentino, etc.)?

R: Se puede abordar de dos maneras. Uno, comience con el primer evento programado para el día y repase el último evento programado para el día. A veces son 8 horas, a veces 12. La segunda es usar el primer método más el tiempo empleado en el tiempo “por cuenta propia” si es efectivamente en reuniones con otros Vicentinos. 24 horas al día no es razonable, pero un promedio de 8 horas por día también funciona.

P: ¿Quién vota realmente por el Presidente del Consejo de Distrito? ¿Es un miembro de la Sociedad que se define como plenamente activo o solo los miembros (Presidentes de las Conferencias) del Consejo de Distrito?

R: La votación formal se realiza en la reunión del Consejo de Distrito designada para este proceso. Sin embargo, muchas veces los Presidentes de las Conferencias proporcionan información sobre los candidatos a sus Conferencias y piden a los miembros de la Conferencia que voten. Luego, el Presidente de la Conferencia lleva ese voto a la reunión del Distrito y emite el voto de la Conferencia. Si esto se hace, cada Miembro Activo (Pleno) tiene un voto y debe ser emitido en persona.

Los miembros con derecho a voto del Consejo de Distrito son los Presidentes de las Conferencias del Distrito y el Presidente del Consejo de Distrito. Tradicionalmente, el Presidente del Consejo de Distrito no vota a menos que haya un empate. La única excepción a esto es cuando los Estatutos de su Consejo de Distrito no corresponden con los Estatutos Aprobados a Nivel Nacional y esos Estatutos del Consejo de Distrito especifican a miembros votantes adicionales.

Lori Pattison
October 23, 2024

10-24-24 Weekly Questions & Answers

10-24-24 Weekly Questions & Answers https://members.ssvpusa.org/wp-content/uploads/2021/09/Weekly-Q-and-A-blog-graphic-1.png 1200 628 Lori Pattison Lori Pattison https://secure.gravatar.com/avatar/8113e9a4d816c71d5a074043c3c57358?s=96&d=mm&r=g October 23, 2024 October 24, 2024

Q: Can a Conference allow a member who was on sabbatical due to the fact that her husband is dying of cancer and needs her care be allowed to vote in the upcoming election?

A: Everything depends on circumstances. If, for example, she has missed meetings for several months and is not current with what is going on in the Conference, then the answer should realistically be “no.” If she only missed a couple of meetings, then the answer is “yes.” You want to avoid the possibility and even the perception that someone was stacking the vote with as many potential votes as possible one way or the other. This would effectively be campaigning, and campaigning is forbidden in the Society.

Q: We would like to provide SVdP smocks and T shirts to our volunteers. Can these be paid for from the Conference funds or do members have to use their own money?

A: If Conference members together agree and want everyone to be dressed in Vincentian apparel for identity’s sake, use of Conference fund is justified to provide the clothing. Members can still make a voluntary contribution towards purchase of SVdP smocks and T shirts.

P: ¿Puede una Conferencia permitir que un miembro que estaba en un año sabático debido al hecho de que su esposo se está muriendo de cáncer y necesita su cuidado pueda votar en las próximas elecciones?

R: Todo depende de las circunstancias. Si, por ejemplo, ha faltado a las reuniones durante varios meses y no está al tanto de lo que está sucediendo en la Conferencia, entonces la respuesta realista debería ser “no”. Si solo faltó a un par de reuniones, entonces la respuesta es “sí”. Usted debe de evitar la posibilidad e incluso dar la percepción, de que alguien estaba acumulando el mayor número votos potenciales como sea posible de una forma u otra. Esto sería efectivamente hacer campaña, y hacer esta acción está prohibida en la Sociedad.

P: Nos gustaría proporcionar mandiles y camisetas con el logo de SVdP a nuestros voluntarios. ¿Se pueden pagar esta compra con los fondos de la Conferencia o los miembros tienen que usar su propio dinero?

R: Si los miembros de la Conferencia están de acuerdo y quieren que todos se vistan con ropa Vicentina por motivos de identidad, se justifica el uso de los fondos de la Conferencia para proporcionar la ropa. Los miembros aún pueden hacer una contribución voluntaria para la compra de mandiles y camisetas de SVdP.

Lori Pattison
October 16, 2024

10-17-24 Weekly Questions & Answers

10-17-24 Weekly Questions & Answers https://members.ssvpusa.org/wp-content/uploads/2021/09/Weekly-Q-and-A-blog-graphic-1.png 1200 628 Lori Pattison Lori Pattison https://secure.gravatar.com/avatar/8113e9a4d816c71d5a074043c3c57358?s=96&d=mm&r=g October 16, 2024 October 16, 2024

Q: When does a newly elected Conference President formally take office?

A: According to the bylaws for Conferences (approved by the National Council), a President’s term is from October 1st through September 30th three years later. If the newly elected President takes office at any other time, the first year of office is a short one (still ending on September 30) and then the President serves an additional two years. When the President actually takes office is normally determined at the time of the election. The office of President should be vacant for as short a period as possible.

Q: How are international disaster declarations handled and who issues them?

A: The President General (international) usually issues a worldwide circular appealing for funds/donations for national disasters and requests such funds/donations be sent to the Council General in Paris for management and distribution of the funds to stricken countries. The Council General in turn communicates with the National Council of the stricken countries and also works with the International Territorial Vice-President and the Coordinator in the areas concerned. In this way there is proper communication and process for accountability of the funds sent.

P: ¿Cuándo asume formalmente el cargo el Presidente de la Conferencia recién elegido?

R: De acuerdo con los Estatutos de las Conferencias (aprobados por el Consejo Nacional), el mandato de un Presidente es del 1 de octubre al 30 de septiembre tres años después. Si el Presidente recién elegido asume el cargo en cualquier otro momento, el primer año del cargo es corto (termina el 30 de septiembre) y luego el Presidente sirve dos años adicionales. El momento en que el Presidente asume el cargo normalmente se determina en el momento de la elección. El cargo de Presidente debe estar vacante por el menor tiempo posible.

P: ¿Cómo operan las declaraciones internacionales de desastre y quién las emite?

R: El Presidente General (internacional) suele emitir una circular mundial en la que solicita fondos/donaciones para desastres nacionales y solicita que dichos fondos/donaciones se envíen al Consejo General en París para la gestión y distribución de los fondos a los países afectados. A su vez, el Consejo General se comunica con el Consejo Nacional de los países afectados y también trabaja con el Vicepresidente Territorial Internacional y el Coordinador en las áreas afectadas. De esta manera, existe una comunicación y un proceso adecuados para la rendición de cuentas de los fondos enviados.