weekly q&a

February 6, 2025

Q:  The solidarity contribution assessment for stores is based on their total revenue (normally total sales), and not on their profits (sales minus expenses). Correct?

A:  Yes, on the Stores Report there is a line item titled “Total Revenue” (not “Total All Store Income”) that is used to determine the solidarity assessment for a store. Expenses do not come into play in solidarity calculations.

Q: Here in our city, there is a movement among nonprofits to have conversations about endowments with donors. This is being spearheaded by our local community foundation. Could you please give us your opinion on endowments in light of the issue of hoarding?

A: Endowments are permitted as long as the endowments are funded by donations specifically for that purpose. You should not use funds identified for service to those in need in order to build an endowment. Most Conferences have no need for any Endowment or an endowment campaign, unless it is raising and holding funds in reserve for capital needs. Money collected today is to be spent on today’s needs. Without a specific plan for long term funds, it is considered hoarding and against the Rule. Councils are more likely to have long term needs suitable for endowment funds.

6 de Febrero

P: La contribución solidaria de las tiendas se calcula de sus ingresos totales (normalmente ventas totales) y no de sus beneficios (ventas menos gastos). ¿Es esto correcto?

R: Sí, en el informe de tiendas hay una partida titulada “Ingresos totales” (no “Total de todos los ingresos de la tienda”) que se utiliza para determinar el monto de solidaridad de una tienda. Los gastos no entran en juego en los cálculos de solidaridad.

P: Aquí en nuestra ciudad, hay un movimiento entre las organizaciones sin fines de lucro para tener conversaciones sobre dotaciones y los donantes. Esto está siendo encabezado por nuestra fundación comunitaria local. ¿Podría darnos su opinión sobre las dotaciones a la luz del problema del acaparamiento?

R: Los legados/dotaciones están permitidos siempre y cuando las dotaciones estén financiadas por donaciones específicamente para ese propósito. No debe utilizar los fondos identificados para el servicio a los necesitados con el fin de construir un legado/ dotación. La mayoría de las Conferencias no tienen necesidad de ninguna Legado o una campaña de dotación, a menos que se trate de recaudar y mantener fondos en reserva para las necesidades de capital. El dinero recaudado hoy se gastará en las necesidades de hoy. Sin un plan específico para los fondos a largo plazo, se considera acaparamiento y va en contra de la Regla. Es más probable que los Consejos tengan necesidades a largo plazo adecuadas para los fondos de Legado.

January 30

Q: For a Conference that is closing, can the money left in the account be put in the general Council fund for Conferences, or does it need to go specifically to the Conferences that are absorbing the service area of the Conference that is closing?

A:  The intent for the use of funds from a Conference that has closed is to use the money collected to help the poor in that particular area where the Conference once existed. The District Council needs to make every effort to serve families in that area using the resources of the closed Conference. If other Conferences are serving the area, then the Council should specifically reimburse that Conference or Conferences individually, and per client case, based on their assistance to families in that area. They should not be given the money upfront. Every effort should be made to use the resources of a closed Conference collected for families in the community in which it was originally donated.

Q:  We added a room to our pantry and our president who is a carpenter by trade with the help of other members was paid to build it. The total price of the project was lower than the cost of a hired contractor. Is this ok under the bylaws of SVdP?

A:  It is okay for Conferences to pay the president or any other member to do a particular thing for a short-term job as long as all members know and agree with the terms. This could become a problem if it is happening consistently, and the Conference must be aware of any conflicts of interest. It can also be a problem if the president or other officers are paid on a consistent basis for doing regular jobs, they would lose their eligibility to hold office.

30 de enero

P: En el caso de que una Conferencia que esté a punto de ser cerrada, ¿se puede poner el dinero que queda en la cuenta en el fondo general del Consejo para las Conferencias, o tiene que ir específicamente a las Conferencias que están absorbiendo el área de servicio de la Conferencia que se está cerrando?

R: La intención del uso de los fondos de una Conferencia que ha cerrado es utilizar el dinero recaudado para servir a las personas que viven en la pobreza en esa área en particular en donde una vez existió la Conferencia. El Consejo de Distrito debe hacer todo lo posible para servir a las familias de esa área, utilizando los recursos de la Conferencia cerrada. Si otras Conferencias están sirviendo en el área, entonces el Consejo debería reembolsar específicamente a esa Conferencia o Conferencias individualmente, por caso de servicio a las personas en necesidad, en función de su asistencia en esa área. No se les debe dar el dinero por adelantado. Se debe hacer todo lo posible el utilizar los recursos originalmente donados y recolectalos de una Conferencia cerrada para las familias de esa comunidad.

P: Añadimos una habitación a nuestra despensa, nuestro Presidente, que es carpintero de oficio, con la ayuda de otros miembros, se les pagó para que se construyera. El precio total del proyecto fue menor que el costo de un contratista contratado. ¿Está bien hacer esto según los Estatutos de SVdP?

R: Está bien que las Conferencias paguen al Presidente o a cualquier otro miembro para que haga algo en particular por un trabajo a corto plazo, siempre y cuando todos los miembros conozcan y estén de acuerdo con los términos. Esto podría convertirse en un problema si ocurre de manera constante, y la Conferencia debe estar al tanto de cualquier conflicto de intereses. También puede ser un problema si al Presidente u otros funcionarios se les paga de manera constante por realizar trabajos regulares, perderían su elegibilidad para ocupar el cargo.

January 23

Q:  All Conferences submit financials for transparency and oversight to upper Councils. What authority do Councils have to request such information?

A:  According to Article 16 in the nationally approved Conference bylaws each Conference is required to make an annual audit and submit the reports of the audit to the next higher Council.  The new treasurer’s handbook (click here), on page 15, discusses the requirement for a Conference annual audit and provides a link to the necessary forms to perform the audit.

Q: Is it against the Rule for a Vice President to also serve as treasurer?

A: There is nothing explicit in the Rule or the National Council Approved Bylaws related to this. In Part II of the Rule, International Statute 7.4: “Any matter that is not specifically governed by any parts of the Rule and Statutes shall be governed by tradition and, in the final instance, by the decision issued by the Board of the Council General.”  The tradition of the Society is one-office/one-person.  This is set in place to such a degree that, when applying for aggregation, the application will be rejected if one person holds more than one office.

23 de enero

P: Todas las Conferencias presentan sus estados financieros para su transparencia y supervisión a los Consejos superiores. ¿Qué autoridad tienen los Ayuntamientos para solicitar dicha información?

R: De acuerdo con el Artículo 16 de los Estatutos para Conferencia aprobados a nivel Nacional, cada Conferencia está obligada a realizar una auditoría anual y presentar los informes de la auditoría al Consejo inmediato superior.  El nuevo manual del tesorero (haga clic aquí), en la página 15, analiza el requisito de una auditoría anual de la Conferencia y proporciona un enlace a los formularios necesarios para realizar la auditoría.

P: ¿Va en contra de la Regla que un Vicepresidente también se desempeñe como Tesorero?

R: No hay nada explícito en la Regla o en los Estatutos Aprobados por el Consejo Nacional relacionado con esto. En la Parte II de la Regla, Estatuto Internacional 7.4: “Cualquier asunto que no esté específicamente regulado por ninguna parte de la Regla y los Estatutos se regirá por la tradición y, en última instancia, por la decisión emitida por la Mesa Directiva del Consejo General”.  La tradición de la Sociedad es de un solo cargo/por una sola persona.  Esto se establece hasta el punto de que, al solicitar la agregación, la solicitud será rechazada si una persona ocupa más de un cargo.

January 16

Q:  Now that our Conference has its own 501(c)3 tax exemption, are we required to document and submit our Conference rules to the federal and local governments?

A:  The National Council is not aware of any need to send the copies of our rules and guidelines to government organizations.

Q: Can a lawyer subpoena one of our SVdP members on behalf of a neighbor we once served?

A: It has been the practice of SVdP to honor subpoenas related to the Society and its work. For example, if a Conference receives a subpoena to reveal all of its records associated with a given person who it helped, the legal document (subpoena) would override our rules of confidentiality. If the member is being subpoenaed to testify related to his/her work within the Society, then that member should honor the subpoena.

16 de enero

P: Ahora que nuestra Conferencia tiene su propia exención de impuestos 501(c)3, ¿estamos obligados a documentar y presentar las Reglas de nuestra Conferencia a los gobiernos federales y locales?

R: El Consejo Nacional no está al tanto de ninguna necesidad de enviar las copias de nuestras Reglas y Directrices a las organizaciones gubernamentales.

P: ¿Puede un abogado citar a uno de nuestros miembros de SVdP en nombre de un prójimo en necesidad al que alguna vez servimos?

R: Ha sido práctica de SVdP cumplir con las citaciones relacionadas con la Sociedad y su trabajo. Por ejemplo, si una Conferencia recibe una citación para revelar todos sus registros asociados con una persona determinada a la que ayudó, el documento legal (citación) anularía nuestras reglas de confidencialidad. Si el miembro está siendo citado a testificar en relación con su trabajo dentro de la Sociedad, entonces ese miembro debe cumplir con la citación.

January 9

Q: Is there a National SVdP rule that new Conference members who have completed the Ozanam Orientation must be accompanied by an established member on every home visit made for six months?

A:  This is not a national requirement; however, what you describe is a local definition. Councils/Conferences throughout the country probably have their own restrictions on home visit training.

Q: We have a member who does a lot of travel as a representative for national. Does the Conference record these miles on the national annual report?

A:  Typically, mileage counted is for home visits and other works being done in the immediate area. However, it won’t hurt to include members travelling as national representatives in the same place as mileage for home visits and other Society work on the Conference annual report.

9 de enero

Q: ¿Existe una norma nacional de SVdP que establezca que los nuevos miembros de la Conferencia que hayan completado la Orientación Ozanam deben estar acompañados por un miembro establecido en cada Visita Domiciliaria realizada durante seis meses?

R: Este no es un requisito nacional, sin embargo, lo que usted describe es una definición local. Es probable que los Consejos/Conferencias de todo el país tengan sus propias restricciones sobre la Capacitación para Visitas Domiciliarias.

P: Tenemos un miembro que viaja mucho como representante nacional. ¿Debe de registrar la Conferencia estas millas en su informe anual nacional?

R: Por lo general, el millaje contado es para las Visitas Domiciliarias y otros trabajos que se realizan en el área inmediata. Sin embargo, no estará de más incluir en el informe anual de la Conferencia a los miembros que viajan como representantes nacionales en el mismo lugar que el kilometraje para las Visitas Domiciliarias y otros trabajos de la Sociedad.

Q:  Can a husband and wife belong to the same Conference?

A: Husbands and wives can indeed belong to the same Conference. This is not against the Rule. As Vincentians, we are encouraged to increase membership by extending an invitation to all of our family members to join.

 Q:  Our Conference record minutes differently than shown on the form in the Secretary Minutes’ Handbook.  We follow “Robert’s Rules.” Is it essential that I use your form?

A: It is not necessary to use the form provided in the Secretary’s Minutes Book as long as appropriate minutes are taken. Minutes can be taken in any format.

P: ¿Pueden un esposo y una esposa pertenecer a la misma Conferencia?

R: De hecho, los esposos y las esposas pueden pertenecer a la misma Conferencia. Esto no va en contra de la Regla. Como Vicentinos, se nos anima a aumentar la membresía extendiendo una invitación a todos los miembros de nuestra familia para que se unan.

 P: Nuestra Conferencia registra las actas de manera diferente a lo que se muestra en el formulario en el Manual de Actas de la Secretaria.  Seguimos las “Reglas de Robert”. ¿Es imprescindible que utilice su formulario?

R: No es necesario utilizar el formulario proporcionado en el Libro de Actas de la Secretaría, siempre y cuando se tomen las actas correspondientes. Las actas se pueden tomar en cualquier formato.