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  • Pam Hudson

06-06-24 Weekly Questions & Answers
06-06-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Pam Hudson

Q:  Does the newly elected Conference President need to be inducted into office by the Council President to make it official?

A:  There is no formal requirement for the Council President to induct a newly elected Conference President.  There are liturgies/ceremonies that are available for newly elected Presidents that can be found in the book “Vincentian Celebrations” available through the National Office.

 Q:  Our District President resigned recently.  Instead of electing a new President, three Conference Presidents agreed to take part of the responsibilities.  So far it is working well.  Are we in compliance with the Rule or do we have to have an election?

A:  Within the structure of the Society, each District Council must have one, formal President and a full slate of officers.  Each of the Conference Presidents who accepted the specific roles you identified are effectively Vice-Presidents or Committee Chairs in their roles.  Only one person may be District Council President and fulfill those responsibilities.  An election will be necessary.

P: ¿Es necesario que el Presidente de la Conferencia recién electo sea investido por el Presidente del Consejo para hacerlo oficial?

R: No existe un requisito formal para que el Presidente del Consejo incorpore a un Presidente de Conferencia recién electo.  Hay Liturgias/Ceremonias que están disponibles para los Presidentes recién electos que se pueden encontrar en el libro “Celebraciones Vicentinas” disponible a través de la Oficina Nacional.

 P: Nuestro Presidente de Distrito renunció recientemente.  En lugar de elegir un nuevo Presidente, tres Presidentes de Conferencia acordaron asumir parte de las responsabilidades.  Hasta ahora está funcionando bien.  ¿Estamos cumpliendo con la Regla o debemos tener una elección?

R: Dentro de la estructura de la Sociedad, cada Consejo de Distrito debe tener un Presidente formal, y una lista completa de funcionarios.  Cada uno de los Presidentes de Conferencia que aceptaron las funciones específicas que usted identificó son efectivamente Vicepresidentes o Presidentes de Comités en sus funciones.  Solo una persona puede ser Presidente del Consejo de Distrito y cumplir con esas responsabilidades.  Será necesaria una nueva elección.

  • Pam Hudson

05-30-24 Weekly Questions & Answers
05-30-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Pam Hudson

Correction to last week’s Q&A, use of member home address:  We have always discouraged the sharing of personal information of our members.  We do not share them with those we serve, and we should not share them with donors unless our official address is that of the President of the Council or Conference.

Q: I am member of a Conference and I have heard that 5th Sunday 2nd collection of the church should be for St. Vincent de Paul. However, it became apparent that our church is not following that. I would appreciate it if you could send me in writing when and how it was voted in by the USCCB.

A: The 5th Sunday collection is considered traditional, but it is not a formal collection throughout the Church. Any collection held on behalf of the Society is at the option of the pastor. You will find many instances throughout the country where there is NO 5th Sunday collection for the Society.

  Q:  Our Council has not been successful in identifying candidates for an election this September for various reasons. My second three-year term is ending but I am available to serve an additional year as president.  Is this allowed?

 A:  There is no extension of terms.  This is defined in the Nationally Approved Bylaws.  You will have to be out of office for three years before you are eligible to run again.

Corrección a Preguntas y Respuestas de la semana pasada, uso de el domicilio privado del miembro: Siempre hemos desalentado el compartir la información personal de nuestros miembros.  No la compartimos con aquellos a quienes servimos y no deberíamos compartirla con los donantes a menos que nuestro domicilio oficial sea el del Presidente del Consejo o de la Conferencia.

P: Soy miembro de una Conferencia y he oído que la colecta del 5º Domingo y la 2ª de la iglesia debería ser para San Vicente de Paúl. Sin embargo, se hizo evidente que nuestra iglesia no está siguiendo eso. Le agradecería que me enviara por escrito cuándo y cómo fue votado por la Conferencia de Obispos Católicos de los Estados Unidos (USCCB, por sus siglas en inglés).

R: La colecta del 5º domingo se considera tradicional, pero no es una colecta formal en toda la Iglesia. Cualquier colecta que se lleve a cabo en nombre de la Sociedad es a opción del párroco. Encontrará muchos casos en todo el país donde NO hay colecta del 5º Domingo para la Sociedad.

 P: Nuestro Consejo, por varias razones, no ha tenido éxito en la identificación de candidatos para las elecciones de septiembre. Mi segundo mandato de tres años está terminando, pero estoy disponible para servir un año más como Presidente.  ¿Es esto permitido?

 R: No hay extensión de plazos.  Esto se define en los Estatutos Aprobados a Nivel Nacional.  Tendrá que estar fuera del cargo durante tres años antes de ser elegible para postularse nuevamente.

  • Pam Hudson

05-23-24 Weekly Questions & Answers
05-23-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Pam Hudson

Q: We have always promoted the idea that the funds our Conference receives go to help the poor. How can we spend funds on any other purposes?

A: Conference funds may be used for all legitimate expenses of the Society. Generally, this is a very small percentage of the overall funds. It is appropriate for Conferences to spend funds on resources needed to build our ministry by purchasing supplies/services/travel for training or forming our members spiritually or in service. In building up our members, we are building their ability to serve those in need. It is also appropriate to spend funds on resources such as brochures or pamphlets that will assist those we serve.

 Q: Is it ever appropriate (or legal?) for a Vincentian to use his/her home address instead of the Conference’s legal address? For instance, receiving checks made payable to “Society of St. Vincent de Paul,” but using a Vincentian’s home address instead of the Conference’s legal address.

A: As long as the check is clearly made payable to the SVdP Conference and no one else, the home mailing address is allowed.

P: Siempre hemos promovido la idea de que los fondos que recibe nuestra Conferencia se destinan a servir a los pobres. ¿Cómo podemos utilizar los fondos para otros fines?

R: Los fondos de la Conferencia pueden ser utilizados para todos los gastos legítimos de la Sociedad. Por lo general, se trata de un porcentaje muy pequeño de los fondos totales. Es correcto que la Sociedad gaste fondos en los recursos necesarios para edificar nuestro ministerio mediante la compra de suministros/servicios/viajes para instruir o capacitar a nuestros miembros espiritualmente o en el servicio. Al fortalecer a nuestros miembros, estamos desarrollando su capacidad para servir a los necesitados. También es adecuado gastar fondos en recursos tales como folletos o panfletos que ayudarán a aquellos a quienes servimos.

 P: ¿Es correcto (¿o legal?) que un Vicentino use su domicilio en lugar de la dirección legal de la Conferencia? Por ejemplo, recibir cheques pagaderos a la “Sociedad de San Vicente de Paúl”, pero utilizando la dirección de la casa de un Vicentino en lugar de la dirección legal de la Conferencia.

R: Siempre y cuando el cheque sea claramente pagadero a la Conferencia SVdP y a nadie más, se permite la dirección postal de su casa.

  • Pam Hudson

5-16-2024 Questions & Answers
5-16-2024 Questions & Answers 1200 628 Pam Hudson

Q: Our Conference has been struggling for a long time to get a regular Spiritual Advisor. One of our long-time members volunteered, but he is the husband of one of our Active members and is non-Catholic. He is a very spiritual person. Is this okay?

A: No. Article 6.5 of Part I of the Rule states: The Catholic beliefs and ethos of the Society of St. Vincent de Paul must be preserved. The President, Vice President and Spiritual Advisor should, therefore, be Roman Catholic.

Q: Part I of the Rule indicates that non-Catholics can serve as officers (Secretary or Treasurer) and in Part III, it says that only Catholics can be officers. Is there a conflict in the Rule?

A: There is no conflict. Part I is the International Rule. Part III of the Rule is associated with the Society in the United States. This provision in the Rule Part I is there to allow the Society to function in countries where there are not many Christians and interdenominational cooperation is common. We consulted with the Episcopal Conference, as required by the Rule, and through our Episcopal Advisor, they made it clear that they did not favor active members or officers being non-Catholics.

Español

 P: Nuestra Conferencia ha estado luchando durante mucho tiempo para conseguir un Consejero Espiritual.  Uno de nuestros miembros que está con nosotros desde hace mucho tiempo, no es católico, pero se ofreció como voluntario, es esposo de uno de nuestros miembros activos.  Él es una persona muy espiritual.  ¿Es esto correcto?

R: No. El artículo 6.5 de la Parte I de la Regla establece: Las creencias Católicas y el espíritu de la Sociedad de San Vicente de Paúl deben ser preservados.  El Presidente, el Vicepresidente y el Consejero Espiritual deben, por lo tanto, ser Católicos Romanos.

 P: En la Parte I de la Regla, se indica que los no católicos pueden servir como Oficiales (Secretario o Tesorero) y en la Parte III, dice que solo los Católicos pueden ser oficiales.  ¿Hay un conflicto en la Regla?

R: No hay conflicto.  La Parte I es la Regla Internacional.  La Parte III de la Regla está asociada con la Sociedad en los Estados Unidos. Esta disposición de la Parte I de la Regla está ahí para permitir que la Sociedad funcione en países donde no hay muchos Cristianos y la cooperación interdenominacional es común.  Consultamos con la Conferencia Episcopal como lo exige la Regla y dejaron claro a través de nuestro Asesor Episcopal que no estaban a favor de que los miembros activos o los funcionarios no fueran Católicos.

  • Kristen Blacksher

05-02-2024 Questions & Answers
05-02-2024 Questions & Answers 1200 628 Kristen Blacksher

Q: What are the guidelines for an internal Conference audit?

A: The Rule and Bylaws emphasize the need for an annual Conference audit. An SVdP audit should cover more than just the Treasurer’s financial portion of Conference operations. It should include a basic review of the overall operations of the Conference. Audit guidelines and forms are on the national website under the Growth and Revitalization officers training page. Click here to learn more.

Q: Our Conference reached out to the Council for financial assistance to help someone in need and the Council advised they could not help because the person in need contacted the Conference for assistance and NOT the Council. What is the purpose for having a Council?

A: A Council primarily exists to support its member Conferences. This consists of many resources which may or may not include financial help. If the Council has available funds, financial assistance to Conferences in need may be considered.

En Español

P: ¿Cuáles son las directrices para una auditoría interna de la Conferencia?

R: La Regla y los Estatutos enfatizan la necesidad de una auditoría anual de la Conferencia. Una auditoría de SVdP debe cubrir más que solo la parte financiera del Tesorero sobre las operaciones de la Conferencia. Debería incluir un análisis básico del funcionamiento general de la Conferencia. Directrices y formularios de auditoría en el sitio de la red nacional en la página de Capacitación de Oficiales, Crecimiento – Revitalización, aquí está el enlace: https://members.ssvpusa.org/growth-revitalization/conference-officer-training/.

 P: Nuestra Conferencia se dirigió al Consejo en busca de asistencia financiera para servir a alguien en necesidad y el Consejo informó que no podían ayudar porque la persona en necesidad se comunicó con la Conferencia para obtener asistencia y NO con el Consejo. ¿Cuál es el propósito de tener un Consejo?

R: El propósito principal de la existencia de un Consejo es apoyar a las Conferencias que lo componen. Esto consiste en muchos recursos que pueden o no incluir ayuda financiera. Si el Consejo dispone de fondos, se podría considerar la posibilidad de prestar asistencia financiera a las Conferencias que lo necesiten.

  • Kristen Blacksher

04-25-2024 Questions & Answers
04-25-2024 Questions & Answers 1200 628 Kristen Blacksher

Q: Does the IRS care if a Conference violates the SVdP Rule and gives to another non-SVdP charity that agrees to spend the money wisely?

A: The IRS indeed cares if a nonprofit violates its own mission, organizational documents, and rules. The Society cares if an SVdP entity violates its Rule. The IRS is not aware of all of SVdP’s prohibitions, but you are. As a holder of an IRS tax-exemption and a member of the Society of St. Vincent de Paul, you must honor both. We have tax exempt status to use funds to fulfill our mission which is stated in our letter of exemption. We are not a pass-through organization. If our donors want to support another organization, they would have given the funds to that organization.

Q: Should the minutes of a conference meeting include specific details of a home visit or is it enough to note what action was decided upon to help a person/family?

A: Conference minutes are the written record of decisions made by the Conference. The details of the home visit are not necessary in the minutes; they may be in a separate case record. However, if there is something about the visit that results in a Conference decision, some details might be noted in the minutes.

En Español

P: ¿Le importa al IRS si una Conferencia viola la Regla de SVdP y dona a otra organización benéfica que no es parte de SVdP y que acepta gastar el dinero sabiamente? 

R: Al IRS le importa si una organización sin fines de lucro viola su propia misión, documentos organizacionales y reglas. A la Sociedad le importa si una entidad SVdP viola su Regla. El IRS no está al tanto de todas las prohibiciones de SVdP, pero usted sí. Como titular de una exención de impuestos del IRS y miembro de la Sociedad de San Vicente de Paúl, debe honrar a ambos. Tenemos un estado de exención de impuestos para usar fondos para cumplir con nuestra misión, que se indica en nuestra carta de exención. No somos una organización de paso. Si nuestros donantes quisieran apoyar a otra organización, le habrían dado los fondos a esa organización.

P: ¿Las actas de las minutas de una reunión de Conferencia deben incluir detalles específicos de una visita domiciliaria o es suficiente anotar qué acción se decidió para servir a una persona/familia?

R: Las actas de las minutas de la Conferencia son el registro escrito de las decisiones tomadas por la Conferencia. Los detalles de la visita domiciliaria no son necesarios en el acta; Pueden estar en un expediente de caso separado. Sin embargo, si hay algo en la visita que dé lugar a una decisión de la Conferencia, se pueden anotar algunos detalles en las minutas.

  • Kristen Blacksher

04-18-2024 Questions & Answers
04-18-2024 Questions & Answers 1200 628 Kristen Blacksher

Q: Our Elder Care team makes visits to the elderly in our parish. They have been asked by some families to spend some extra time with the homebound individuals (and sometimes provide a respite for the family caregivers). The question has come up as to what would be our liability or exposure if something (i.e., a medical emergency) occurred while we are there? I suppose something like this could happen even during a home visit with the poor, so I’m not sure if we would treat these cases differently. However, do you think we should be concerned about getting into a situation like this, or would our status and/or insurance coverage protect us?

A: There is a difference between what we do as members of the Society and caregivers. When they are giving respite to the family caregivers, they are effectively acting as the caregivers and need to be qualified to do so (whatever minimal training that is required). Any liability insurance the Society has is based on what we normally do as Vincentians and doing so in a Vincentian manner. If we do something not in compliance with what we promote and do normally, liability coverage may not be provided.

En Español

P: Nuestro equipo de Cuidado para Ancianos hace visitas a los ancianos de nuestra parroquia. Algunas familias les han pedido a nuestros Vicentinos que pasen más tiempo con las personas confinadas en sus casas (y a veces proporcionan una ayuda personal a los familiares para que descansen). Ha surgido la pregunta de cuál sería nuestra responsabilidad o compromiso si algo (es decir, una emergencia médica) ocurriera mientras estamos allí. Supongo que algo así podría suceder incluso durante una visita domiciliaria a los pobres, así que no estoy seguro de si trataríamos estos casos de manera diferente. Sin embargo, ¿cree usted que deberíamos preocuparnos por encontrarnos en una situación como esta, o nuestro estatus y/o cobertura de seguro nos protegería?

R: Hay una diferencia entre lo que hacemos como miembros de la Sociedad y los que cuidan a personas. Cuando están dando un respiro a los que cuidan a sus familiares, están actuando efectivamente como cuidadores y deben estar capacitados para hacerlo (cualquier capacitación mínima que se requiera). Cualquier seguro de responsabilidad civil que tenga la Sociedad se basa en lo que normalmente hacemos como Vicentinos y lo hacemos de la manera Vicentina. Si hacemos algo que no cumple con lo que promovemos y hacemos normalmente, es posible que no se proporcione cobertura de responsabilidad civil.

  • Kristen Blacksher

04-11-2024 Questions & Answers
04-11-2024 Questions & Answers 1200 628 Kristen Blacksher

Q: I am bothered by something that happens at our Conference meetings fairly regularly. We have a lot of parishioners who have shown interest in the Society, and it is pretty common to find one or two new faces at most of our meetings. During the meeting, they are allowed to vote on issues just like everyone else. Our President says he wants them to feel welcome and part of the group. Is this a good practice?

A: The answer is “no.” We welcome new people to be part of the Society, but there is a process to follow. In the current version of the Rule/Manual of the Society, there is a promoted procedure for bringing new members into the Society. This procedure includes introduction, training, active participation in works, discernment by the candidate and ultimate approval by the Conference. This process works and should not be short cut in order to bring more people into the Society. The decisions of Conferences are to be made by Active (Full) Members only, usually by consensus.

Q: Our Conference has just approved a set of bylaws. Now that they are approved, what is the next step?

A: The bylaws you approved must (should) correspond to the newly revised bylaws for Conferences approved by the National Council. Be sure that you have a record of the approval and copy of the bylaws in your Conference minutes. Next, send a copy of the bylaws through the organization chart to District and Diocesan Councils for their approval, recording and filing. The District and Diocesan Councils should also record their approvals in their minutes.

Español

P: Me molesta algo que sucede en nuestras reuniones de la Conferencia con bastante regularidad. Tenemos muchos feligreses que han mostrado interés en la Sociedad, y es bastante común encontrar una o dos caras nuevas en la mayoría de nuestras reuniones. Durante la reunión, se les permite votar sobre temas como todos los demás. Nuestro Presidente dice que quiere que se sientan bienvenidos y parte del grupo. ¿Es esto una buena práctica?

R: La respuesta es “no”. Damos la bienvenida a nuevas personas para que formen parte de la Sociedad, pero hay un proceso a seguir. En la versión actual de la Regla/Manual de la Sociedad, existe un procedimiento que se utiliza para invitar a nuevos miembros a la Sociedad. Este procedimiento incluye la presentación, la formación, la participación en los trabajos, el discernimiento por parte del candidato y la aprobación final por parte de la Conferencia. Este proceso funciona y no debe de haber un atajo para atraer a más personas a la Sociedad. Las decisiones de las Conferencias deben ser hechas únicamente por los Miembros Activos (en Pleno Derecho), generalmente por consenso.

P: Nuestra Conferencia acaba de aprobar un conjunto de Estatutos. Ahora que están aprobados, ¿cuál es el siguiente paso?

R: Los Estatutos que ustedes aprobaron deben corresponder a los Estatutos para Conferencias recientemente revisados y aprobados por el Consejo Nacional. Asegúrese de tener un registro de la aprobación y una copia de los Estatutos en las actas de la Conferencia. A continuación, envíe una copia de los Estatutos a través del organigrama a los Consejos Distritales y Diocesanos para su aprobación, registro y archivo. Los Consejos de Distrito y Diocesanos también deben registrar la aprobación de sus Estatutos en sus actas.

 

  • Kristen Blacksher

04-04-24 Questions and Answers
04-04-24 Questions and Answers 1200 628 Kristen Blacksher

Q: Do all new programs of a Conference have to be approved by the Council, or can a Conference Board approve new programs, without the approval of Council? I ask this question because in the Governance: Council and Board handbook it reads, “No program should be allowed to start without Board approval. This includes both those started by Vincentians and those started by employees.”

A: For most Conferences (those using Bylaws document 1), the Board of Directors of the Council (if no formal Board of Directors exists, then the Council itself) is the governing body and should give formal approval of new programs within the Council. The term “Board” is sometimes used informally among Conference members to refer to the slate of officers. Conferences generally do not have Boards. The handbook does not use the word that way. The handbook refers formally to the Board of Directors.

For some Conferences that are separately incorporated (those using Bylaws document 2 or document 10), the Conference is the governing body and does not require Council approval for its programs. The bylaws define the governance responsibilities.

Q: Are employees of St. Vincent Thrift Stores allowed to be voting members at the local Conference?

A: Thrift store employees are not allowed to vote at Conference meetings unless the store employee is also an active member of the Conference. They are not to vote on issues that may affect their jobs.

Español

P: ¿Todos los programas nuevos de una Conferencia tienen que ser aprobados por el Consejo o puede la Mesa Directiva de la Conferencia aprobar nuevos programas, sin la aprobación del Consejo?
Hago esta pregunta porque en el Manual de Gobernanza: Mesa Directiva del Consejo se lee: “No se debe permitir que ningún programa comience sin la aprobación de la Mesa Directiva. Esto incluye tanto a los iniciados por los Vicentinos como a los iniciados por los empleados”.

R: Para la mayoría de las Conferencias (aquellas que utilizan el documento 1 de los Estatutos), la Mesa Directiva del Consejo (si no existe una Mesa Directiva formal, entonces el Consejo mismo) es el órgano de gobierno y debe dar la aprobación formal de los nuevos programas dentro del Consejo. El término “Mesa Directiva” se utiliza a veces de manera informal entre los miembros de la Conferencia para referirse a la lista de funcionarios. Por lo general, las Conferencias no tienen Mesas Directivas formales. El Manual no usa la palabra de esa manera. El Manual se refiere a la Mesa Directiva Formal.

Para algunas Conferencias que se incorporan por separado (aquellas que utilizan el documento 2 o el documento 10 de los Estatutos), la Conferencia es el órgano rector y no requiere la aprobación del Consejo para sus programas. Los Estatutos definen las responsabilidades de gobernanza.

P: ¿Se les permite a los empleados de las tiendas de segunda mano de San Vicente ser miembros con derecho a voto en la Conferencia local?

R: Los empleados de las tiendas de segunda mano no pueden votar en las reuniones de la Conferencia a menos que el empleado de la tienda también sea un miembro activo de la Conferencia. No deben votar sobre temas que puedan afectar sus trabajos.

  • Jill Pioter

03-28-24 Questions & Answers
03-28-24 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Can Councils create endowment scholarships?

A: Endowments are permitted as long as they are funded by donations specifically for that purpose. Funds identified for service to those in need should not be used to build an endowment. An endowment campaign can be established to solicit funds specifically for the purpose desired.

Q: Can Conference officers consist of the President-elect, Secretary, and Treasurer only, if no member accepts the Vice President appointment?

A: Conference officers (an elected President who appoints a Vice President(s), Secretary, and Treasurer) have no specific authority other than representation of the Conference and requirement to fulfill specific tasks. All decisions are made by the Active Members of the Conference as a whole. According to the Bylaws, there must be at least one Vice President; hence a member should step forward to serve as VP for a complete slate of officers. The Conference as well as the Council needs to know who will serve in the Presidential capacity should the elected President be unable to serve for any reason.

ESPAÑOL

P: ¿Pueden los Consejos crear dotes para becas?

R: Las dotaciones están permitidas siempre y cuando sean financiadas por donaciones específicamente para ese propósito. Los fondos identificados para el servicio a los necesitados no deben usarse para construir una dotación. Se puede establecer una campaña de dotación para solicitar fondos específicamente para el propósito deseado.

P: ¿Pueden los funcionarios de la Conferencia estar formados únicamente por el Presidente electo, el Secretario y el Tesorero, si ningún miembro acepta el nombramiento del Vicepresidente?

R:  Los Oficiales de la Conferencia (un Presidente electo que nombra a un Vicepresidente, un Secretario y un Tesorero) no tienen autoridad específica más que la representación de la Conferencia y el requisito de cumplir con tareas específicas. Todas las decisiones son tomadas por los Miembros Activos de la Conferencia en su conjunto. De acuerdo con los estatutos, debe haber al menos un Vicepresidente, por lo tanto, un miembro debe dar un paso adelante para servir como Vicepresidente de una lista completa de funcionarios. Tanto la Conferencia como el Consejo necesitan saber quién desempeñará la Presidencia en caso de que el Presidente electo no pueda ejercer sus funciones por cualquier motivo.

 

 

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