weekly q&a

Q: By the Rule of the Society, the President of a Conference or a Council has a set term limit not to exceed two consecutive terms or six years. Is it reasonable to set term limits for the other officer positions (Vice President, Secretary, Treasurer) at all levels of the Society?

A: There was a discussion of this topic by the National Governance Committee which reflected differences of opinion related to the value of the term limits and the cautions against them.  Although, under certain circumstances, there would be some advantage to term limits, there are also advantages to not having term limits for the other Officer positions. At this time, the National Governance Committee sees no reason to recommend any change to the current Rule. As it stands, a current Vice President, Secretary, or Treasurer may be appointed by a new President to continue on in their role for another term.

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P: Por la Regla de la Sociedad, el presidente de una Conferencia o Consejo tiene un límite de mandato establecido que no exceda dos mandatos consecutivos o seis años. ¿Es razonable establecer límites de mandato para los demás puestos Oficiales (vicepresidente, secretario/a, o tesorero/a) en todos los niveles de la Sociedad?

R: Hubo una discusión sobre este tema por parte del Comité Nacional de Gobernanza que reflejó diferencias en opinión relacionadas con el valor de los límites de mandato y las advertencias contra ellos. Si bien, en circunstancias determinadas, los límites de mandatos tendrían algunas ventajas, también existen ventajas de no tener límites de mandatos para los demás puestos oficiales. En este momento, el Comité Nacional de Gobernanza no ve ninguna razón para recomendar ningún cambio a la Regla actual. Tal como está, un vicepresidente, secretario/a o tesorero/a actual puede ser designado por un nuevo presidente para continuar en su cargo por otro período.

Q: Our Council gets funds donated to us from a couple of grocery chains. The funds are then passed on to the Conferences in the form of gift cards which they either give to people or use to purchase food for their pantry. How would these funds be listed by the Conferences?

A: The financial section of the annual report is for actual money that is deposited in the Conference accounts. Gift cards cannot be deposited and must be included under in-kind.

If the food pantry is designated as an official SVdP Special Work and a Special Works report is submitted to national at the end of the year, then the money donated to the food pantry should be entered on 3A of the Council report. If the food pantry is not an official special work, then the money donated for food should go into Restricted Funds. This does not include gift cards because they are in-kind donations.

Q: I am pretty sure there is a policy, recommendation, or guideline that “home” Councils are supposed to pay costs of participation for their members to national-level meetings, but I can’t put my hands on it. Where is this policy written? 

A: The Rule, Part III, Statute 28 states: Vincentians entrusted to undertake previously and duly authorized offices, missions, or tasks for the Society are entitled to the refund of the expenses incurred. This is more than just an entitlement. Within the Spirit of the Society, all the works of the Society are works of the group and not the individual. If a member does not get reimbursed for expenses, the work becomes an individual effort, and this often causes confusion when members then do what they want rather than what is agreed to by the Conference or Council. This does not directly address National and Regional meetings. That said, on page 136 of the 2002 version of the manual, it states: “In accord with the long-established practice, the individual Councils and Isolated Conferences are expected to assume financial responsibility for their delegates and committee members to attend meetings, as necessary.”

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P: Nuestro Consejo recibe fondos donados por un par de cadenas de supermercados. Luego, los fondos se transfieren a las Conferencias en forma de tarjetas de regalo que les dan a las personas o las usan para comprar alimentos para su despensa. ¿Cómo se enumerarían estos fondos en las Conferencias?

R: La sección financiera del informe anual es para el dinero real que se deposita en las cuentas de la Conferencia. Las tarjetas de regalo no se pueden depositar y deben incluirse en especie.

Si la despensa de alimentos se designa como Trabajo Especial oficial de SVdP y se presenta un informe de Trabajos Especiales a nivel nacional al final del año, entonces el dinero donado a la despensa de alimentos debe ingresarse en 3A del informe del Consejo. Si la despensa de alimentos no es un trabajo especial oficial, entonces el dinero donado para alimentos debe ir a Fondos Restringidos. Esto no incluye tarjetas de regalo porque son donaciones en especie.

P: Estoy bastante seguro de que existe una política, recomendación o directriz de que los Consejos “de origen” deben pagar los costos de participación de sus miembros en las reuniones a nivel nacional, pero no puedo poner mis manos sobre eso. ¿Dónde está escrita esta política?

R: La Regla, Parte III, Estatuto 28 establece: Vicentinos encargados de llevar a cabo oficinas, misiones, y trabajos debidamente autorizados por la Sociedad tienen derecho a reembolso de los gastos incurridos. Esto es más que un derecho. Dentro del Espíritu de la Sociedad, todas las obras de la Sociedad son obras del grupo y no del individuo. Si a un miembro no se le reembolsan los gastos, el trabajo se convierte en un esfuerzo individual, y esto a menudo causa confusión cuando los miembros hacen lo que quieren en lugar de lo acordado por la Conferencia o el Consejo. Esto no aborda directamente las reuniones nacionales y regionales. Dicho esto, en la página 136 de la versión 2002 del manual, se establece: “De acuerdo con la práctica establecida desde hace mucho tiempo, se espera que los Consejos individuales y las Conferencias aisladas asuman la responsabilidad financiera de que sus delegados y miembros de comités asistan a las reuniones, como necesario.”

Q:  Should Conferences pay tuition for Catholic school education since elementary and high-school education is free? 

A:  The National Governance Committee has recently reviewed and agreed to the following:

1. Helping a family make a tuition payment under the right circumstances can be justified.
2. Making a contribution from Conference funds to the parish or school to support the tuition-assistance program is prohibited by the Rule as a donation to an outside organization. Tuition payments are directed to benefit specific families.
3. There are a couple of appropriate conditions that the Committee identified: the case of a student needing to be removed from public school as a way to ensure his/her health and safety; and a case in which a student is already attending Catholic school, but the parents are having financial problems and it would be improper to force the child to attend a new school.  These are not the only possible special conditions.
4. The Committee confirms this is actually a decision to be made by the Conference.
5. The Committee recommends that a possible alternative is to pay other bills for the family allowing them to pay the tuition.
6. The Committee also believes that Conferences need to have good advice related to this available to them.

Q: Since we paid rental assistance to some of our neighbors in need, their landlords may have received assistance from the government for the past due rent and therefore were paid twice. Can we get the landlords to refund the money?

A: That would be a requested arrangement made between the Conference and the landlord.  The Conference made the payment in good faith.  If the landlord gives the tenant future credit for the payment, that is all the Conference can ask.

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P: ¿Deberían las Conferencias pagar la matrícula de la educación en las escuelas católicas ya que la educación primaria y secundaria es gratuita? 

R: El Comité Nacional de Gobernanza ha revisado y acordado recientemente lo siguiente:

1.       Puede estar justificado ayudar a una familia a hacer el pago de la matrícula en las circunstancias adecuadas.
2.       La Regla prohíbe hacer una contribución de los fondos de la Conferencia a la parroquia o escuela para apoyar el programa de asistencia para la matrícula como una donación a una organización externa. Los pagos de matrícula están dirigidos a beneficiar a familias específicas.
3.       Hay un par de condiciones apropiadas que el Comité identificó: el caso de un estudiante que necesita ser retirado de la escuela pública como una forma de garantizar su salud y seguridad; y un caso en el que un estudiante ya asiste a una escuela católica, pero los padres tienen problemas económicos y sería impropio obligar al niño a estar en una nueva escuela. Estas no son las únicas condiciones especiales posibles.
4.       El Comité confirma que en realidad se trata de una decisión que debe tomar la Conferencia.
5.       El Comité recomienda que una posible alternativa es pagar otras facturas para la familia que les permitan pagar la matrícula.
6.       El Comité también cree que las Conferencias deben tener a su disposición buenos consejos relacionados con esto.

P: Dado que pagamos asistencia de alquiler a algunos de nuestros vecinos necesitados, es posible que sus propietarios hayan recibido asistencia del gobierno para pagar el alquiler atrasado y, por lo tanto, se les pagó dos veces. ¿Podemos hacer que los propietarios devuelvan el dinero?

R: Ese sería un arreglo solicitado hecho entre la Conferencia y el propietario. La Conferencia hizo el pago de buena fe. Si el propietario le da al arrendatario crédito futuro para el pago, eso es todo lo que la Conferencia puede pedir.

Q:  Does the Society have a policy related to investments that is based on moral objectives?

 A:  On April 23, 2016, the National Council approved Resolution 140 which identifies the criteria/process to be used in accepting donations and developing relationships. This also applies to making investments. This resolution may be found on the national website, click here.

Q: If something is not explicitly stated in the Rule, are we to assume we can use our good judgment to resolve the question?

 A: Part II of The Rule, Article 7.4, states: Any matter that is not specifically governed by any parts of the Rule and Statutes shall be governed by tradition and, in the final instance, by the decision issued by the board of the Council General. We have the “Rule.” We also have the Manual, Bylaws, National Resolutions, and local standards approved by Conferences and Councils, which are binding on decisions if they are relevant. Sometimes following simple logic and common sense does not correspond with Vincentian spirit. If the topic is not covered by the standards shown above, seek advice from Council, regional and national sources.

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P: ¿La Sociedad tiene una política relacionada con las inversiones que se basa en objetivos morales?

 R:  El 23 de abril de 2016, el Consejo Nacional aprobó la Resolución 140 que identifica los criterios/procesos que se utilizarán para aceptar donaciones y desarrollar relaciones. Esto también se aplica a la realización de inversiones. Esta resolución se puede encontrar en el sitio web nacional, haga clic aquí: https://members.ssvpusa.org/governance/resolutions/

P: Si algo no se establece explícitamente en la Regla, ¿debemos suponer que podemos usar nuestro buen juicio para resolver la pregunta?

 R: La Parte II de la Regla, Artículo 7.4, establece: Cualquier asunto que no está específicamente gobernado por cualquier Parte de La Regla o Estatutos debe ser gobernada por Tradición y, en último caso, por la decisión llegada por la Junta del Consejo General. Tenemos la “Regla.” También contamos con el Manual, Reglamentos, Resoluciones Nacionales y normas locales aprobadas por Conferencias y Consejos, que son vinculantes para las decisiones si son pertinentes. A veces seguir la lógica sencilla y el sentido común no se corresponde con el espíritu vicentino. Si el tema no está cubierto por los estándares que se muestran arriba, busque el asesoramiento del Consejo, fuentes regionales y nacionales.

Q: How are international disaster declarations handled and who issues them?

A: The Commission for International Aid and Development (CIAD) examines funding requests regarding projects undertaken worldwide by the Society, focusing on emergency relief in response to humanitarian crisis, disaster recovery, development programs, and projects aimed at expanding and strengthening the Society internationally. It is also responsible for monitoring the allocation of project-related funds around the world.

Q: At our National Council there are 128 votes that could be cast. Do you know approximately how many votes can be cast at our Council General International in Paris? 

A: According to The Rule, Part II, the presidents of all instituted Superior (National) Councils or Assimilated Councils are voting members of the international Confederation. Assimilated Councils are lower-level Councils or Conferences that have been officially designated as representing the country in which they are located. We operate in 155 countries and potentially have 155 voting members. As is the case in the United States with our National Council members, even though 128 are eligible to vote, they don’t always attend the meetings because of various reasons.

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P: ¿Cómo se manejan las declaraciones internacionales de desastre y quién las emite?

R: La Comisión para la Ayuda Internacional y el Desarrollo (CIAD) examina las solicitudes de financiamiento relacionadas con proyectos realizados por la Sociedad en todo el mundo, centrándose en la ayuda de emergencia en respuesta a crisis humanitarias, recuperación de desastres, programas y proyectos de desarrollo destinados a expandir y fortalecer la Sociedad a nivel internacional. También es responsable de monitorear la asignación de fondos relacionados con proyectos en todo el mundo.

P: En nuestro Consejo Nacional hay 128 votos que se pueden emitir. ¿Sabe aproximadamente cuántos votos se pueden emitir en nuestro Consejo General Internacional en París? 

 R: Según la Regla, Parte II, los presidentes de todos los Consejos Superiores (Nacionales) o Consejos Asimilados instituidos son miembros votantes de la Confederación internacional. Los Consejos asimilados son Consejos o Conferencias de nivel inferior que han sido designados oficialmente como representantes del país en el que están ubicados. Operamos en 155 países y potencialmente tenemos 155 miembros con derecho a voto. Como es el caso en los Estados Unidos con nuestros miembros del Consejo Nacional, aunque 128 son elegibles para votar, no siempre asisten a las reuniones por varias razones.

Q: Can a member of two Conferences have voting rights in both Conferences? Should his/her membership be counted twice on the annual reports?

A: Yes, the Rule says an active member has one vote in a Conference. An active member of two separate Conferences is eligible to vote in each of the Conferences of which they serve as a member.  The member should also be counted on each Conference annual report.

Q:  When does a newly elected Conference President formally take office?

 A:  According to the bylaws for Conferences (approved by the National Council), a President’s term is from October 1 through September 30 three years later. If the newly elected President takes office at any other time, the first year of office is a short one (still ending on September 30) and then the President serves an additional two years. When the President actually takes office is normally determined at the time of the election. The office of President should be vacant for as short a period as possible.

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P: ¿Puede un miembro de dos Conferencias tener derecho a voto en ambas Conferencias? ¿Debe contarse su membresía dos veces en los informes anuales?

R: Sí, la Regla dice que un miembro activo tiene un voto en una Conferencia. Un miembro activo de dos Conferencias separadas es elegible para votar en cada una de las Conferencias de las que sirve como miembro. El miembro también debe ser contado en cada informe anual de la Conferencia.

P: ¿Cuándo asume formalmente el cargo un presidente de Conferencia recién elegido?

 R:  Según los estatutos de las conferencias (aprobados por el Consejo Nacional), el mandato de un presidente es del 1 de octubre al 30 de septiembre, tres años después. Si el nuevo presidente asume el cargo en cualquier otro momento, el primer año en el cargo es corto (todavía termina el 30 de septiembre) y luego el presidente sirve dos años más. La fecha de entrada en funciones del presidente normalmente se determina en el momento de la elección. El cargo de presidente debe estar vacante por el menor tiempo posible.