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10-10-24 Weekly Questions & Answers

10-10-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Our Conference had a meeting with our Pastor.  He wants statistics related to our neighbors as to their origin.  Can you give me a diplomatic explanation as to why we cannot do that?

A: It is very simple.  We do not track that type of information.  Our Rule (Part I, Article 1.4) specifically prohibits us from any type of discrimination in giving assistance, so we don’t track anything that might lead to that.

Q:  How do Council leaders report their mileage if they pay out of pocket airfare?

A: Mileage reporting on the annual report means driving mileage.  Mileage should reflect only the amount actually driven in a vehicle. 

P: Nuestra Conferencia tuvo una reunión con nuestro Párroco.  Él quiere estadísticas relacionadas con nuestros prójimos en necesidad en cuanto a su origen.  ¿Puede darme una explicación diplomática de por qué no podemos hacer eso?

R: Es muy sencillo.  No pedimos ese tipo de información.  Nuestra Regla (Parte I, Artículo 1.4) nos prohíbe específicamente cualquier tipo de discriminación en la prestación de asistencia, por lo que no buscamos nada que pueda conducir a eso.

P: ¿Cómo informan los líderes del Consejo la cantidad de sus millas si pagan el pasaje aéreo de su bolsillo?

R: El informe de kilometraje en el informe anual significa el kilometraje de conducción.  El kilometraje debe reflejar solo la cantidad realmente conducida en un vehículo.

10-03-24 Weekly Questions & Answers

10-03-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  There are a few Conferences and some Councils that run Special Works.  Most but not all of these are stores. There seems to be a lack of understanding concerning the proper roles and responsibilities between those Special Works and the Conference or Council that owns or operates them. For example, sometimes a store committee believes it has complete autonomy to make every decision without input from or oversight by the Conference or Council.  Can you clarify how this relationship should work?

A:  A Special Work is a SVdP service, program or thrift store owned and governed by a Council or Conference and operated by members and/or paid staff. It is not self-governed, and any decision must be made with oversight and approval by its owner, either a Conference or Council. A Special Work is devoted to a special location and people resources all year around; otherwise, it is considered a project. The relationship between a Council/Conference and its Special Works should exist with the understanding that any Special Work of the Society must ultimately be under the governance l of a Council or a Conference.

Q: In our Conference meetings, we have had several discussions regarding how we refer to those we serve. Members are divided on the issue. Some say referring to those we serve as “client” is humiliating. Others say we should call them “friends in need”. What is the appropriate way to refer to those we serve?

A: The Society suggests members refrain from using the word “client” to describe or refer to those we serve. The word client makes us an agency, and the Society is not an agency. We are person-to-person assistance to anyone in need. Those we serve are our neighbors (or friends) in need.  The term “client” has been contrary to the culture of the Society throughout, and a conscious effort by members must be made to refrain from the use of such impoverishing terminology.

Frederic often prayed and reflected on the Gospel story of the Good Samaritan, and the question posed by Jesus captured his heart: “Which of these three, in your opinion, was neighbor to the man who fell in with the robbers?” The answer came, “The one who treated him with compassion.”  Jesus said to him, ‘Then go and do the same.’ This is what drove Frederic and the founding members to go out to those living in poverty to bring Christ’s love and compassion to their neighbors.  Today, we hold this grace in our hearts as we are called to serve our friends and neighbors, never thinking of them as or calling them “clients.”

P: Existen algunas Conferencias y Consejos que tienen y administran Trabajos Especiales.  La mayoría, pero no todas, son tiendas de segunda mano. Parece haber una falta de entendimiento en la Conferencia o el Consejo que las posee o las administra referente a las funciones y responsabilidades adecuadas de esos Trabajos Especiales. Por ejemplo, a veces un comité de tienda cree que tiene una total autonomía para tomar todas las decisiones sin la participación o supervisión de la Conferencia o el Consejo.  ¿Puede usted aclarar cómo debería funcionar esta relación?

 R: Un Trabajo Especial es un servicio, programa o tienda de segunda mano de SVdP que es propiedad y está gobernada por un Consejo o Conferencia, y que es operada por miembros y/o personal remunerado. No es autónomo, y cualquier decisión debe ser tomada con la supervisión y aprobación de su propietario, ya sea una Conferencia o un Consejo. Un Trabajo Especial trabaja durante todo el año con recursos humanos, en una ubicación especifica; de lo contrario, se considera un proyecto. La relación entre un Consejo/Conferencia y sus Trabajos Especiales debe existir en el entendimiento de que cualquier Trabajo Especial de la Sociedad debe estar en última instancia bajo el gobierno de un Consejo o una Conferencia.

P: En nuestras reuniones de Conferencia, hemos tenido varias discusiones sobre cómo nos referimos a aquellos a quienes servimos. Los miembros están divididos sobre el tema. Algunos dicen que referirse a aquellos a quienes servimos como “clientes” es humillante. Otros dicen que deberíamos llamarlos “amigos en necesidad”. ¿Cuál es la forma correcta de referirse a aquellos a quienes servimos?

R: La Sociedad sugiere que los miembros se abstengan de usar la palabra “cliente” para describir o referirse a aquellos a quienes servimos. La palabra cliente nos convierte en una agencia, y la Sociedad no es una agencia. Proporcionamos asistencia de persona a persona para cualquiera que lo necesite. Aquellos a quienes servimos son nuestros prójimos (o amigos) en necesidad.  El término “cliente” ha sido contrario a la cultura de la Sociedad en todo momento, y se debe hacer un esfuerzo consciente por parte de los miembros para abstenerse de usar esa terminología empobrecedora.

Federico rezaba y reflexionaba a menudo sobre la historia evangélica del Buen Samaritano, y la pregunta planteada por Jesús cautivó su corazón: «¿Cuál de estos tres, en tu opinión, era el prójimo del hombre que cayó en manos de los ladrones?» La respuesta llegó: “El que lo trató con compasión”.  Jesús le dijo: “Entonces ve y haz lo mismo”. Esto es lo que impulsó a Federico y a los miembros fundadores a salir al encuentro de los que viven en la pobreza para llevar el amor y la compasión de Cristo a sus prójimos.  Hoy en día, tenemos esta gracia en nuestros corazones ya que estamos llamados a servir a nuestros amigos y prójimos, nunca pensando en ellos o llamándolos “clientes”.

 

07-20-23 Questions & Answers

07-20-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter
Q: Can a friend in need who is provided assistance also become an Active Member of a Conference?
A: A friend in need can indeed become an active member of a Conference, so long as the requirements for an Active Member are met: is Catholic, attends meetings regularly, and participates in the activities, works, and life of the Conference. All three are a must to be an Active Member. If not Catholic, they can be Associate Members. The Rule, Part III, Statute 3 identifies the membership types.

Experience has shown that it would be best if the friend in need joins as a member after his/her situation stabilizes.

Q: Do we need to put the Non-discrimination Policy in the Bylaws or keep it with other policies such as the Conflict-of-Interest Policy?
A: Conferences need to define the non-discrimination policy and include it in their bylaws. The general Non-Discrimination Policy is found on the national website. We strongly advise checking with local attorneys to be sure it is valid for your state and local government requirements.
P: ¿Puede un prójimo en necesidad, que recibe asistencia también convertirse en miembro activo de una Conferencia?

R: Un prójimo en necesidad puede convertirse en un miembro activo de una Conferencia siempre y cuando se cumplan los requisitos para convertirse en un miembro activo; es católico, asiste a reuniones regularmente y participa en las actividades, obras y vida de la Conferencia.  Los tres son imprescindibles para ser un Miembro Activo.  Si no son católicos, pueden ser miembros asociados.  La Regla, Parte III, Estatuto 3 identifica los tipos de membresía.

La experiencia ha demostrado que sería mejor si el prójimo en necesidad se une como miembro después de que su situación se estabilice.

P: ¿Necesitamos poner la Póliza de No Discriminación en los Estatutos o mantenerla con otras pólizas como la Póliza de Conflicto de Intereses?

A: Las Conferencias deben definir la póliza de no discriminación e incluirla en sus Estatutos.  La póliza general de no discriminación se encuentra en el sitio en la res nacional. Le recomendamos encarecidamente que consulte con abogados locales para asegurarse de que sea válido para los requisitos del gobierno estatal y local.

 

1-5-2023 Questions and Answers

1-5-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Where can I find help to fill out my annual report?

A: Information on how to fill out your annual report can be found on the Annual Report Forms page of member part of the publicly accessible website. The Help Files section contains video links and a questions and answers document to assist you in filling out your annual reports.

You can also view tutorial videos on how to access annual reports and filling out the reports on the SVdPUSA Vimeo channel. These tutorials and more can be found by logging into the Members Portal and clicking Need Help? in the left side navigation.

Q: I have a Conference that has stocks that show a lesser value on their September 2022 statement (stock market correction) than on the September 2021 statement. How do I show that on the Conference report? Under 12. Other? As unrealized capital loss?

A: The annual report is based on cash receipts and stock information should only be included if they are purchased. Stocks and Bonds have a cash value when they are purchased, and the value should be shown as if it was a savings account or CD. Only cash assets should be included on the report. There is no place for non-monetary items and the value of donated stocks, furniture, building, etc. should not be included in Conference annual reports because they are not cash items. If the purchased stocks or the donated items are sold, the cash received becomes a gain or loss and is reported as other income on the report. Please keep in mind that the SVdP annual report is in no way a mirror of IRS filings.

It is not common for Conferences to purchase stocks. Conference funds are meant for assisting neighbors in need in the short term, not for investment purposes. If there as a gift of stocks, it should be part of a Conference’s plan to spend them in a reasonable time period.

Spanish Translation

P: ¿Dónde puedo encontrar ayuda para completar mi informe anual?

R: Puede encontrar información sobre cómo completar su informe anual en el sitio web en la página de Formularios de Informe Anual (https://members.ssvpusa.org/annual-report-forms-2/)

La sección de Archivos de Ayuda contiene enlaces de video y un documento de preguntas y respuestas para ayudarlo a completar sus informes anuales.

También puede ver videos tutoriales sobre cómo acceder a los informes anuales (https://vimeo.com/781563378 ) y completar los informes (https://vimeo.com/365611800 ) en el canal SVdPUSA en Vimeo. Estos tutoriales y más se pueden encontrar iniciando sesión en el Portal de miembros y haciendo clic en ¿Necesita ayuda? en la navegación del lado izquierdo.

P: Si una Conferencia tiene acciones que muestran un valor en su estado de cuenta de septiembre de 2022 que es menos de septiembre de 2021 por causa de un corrección del mercado de valores, ¿cómo informar eso? ¿Bajo 12, Otro, o como pérdida de capital no realizada?

R: El informe anual se basa en los recibos de efectivo y la información sobre acciones sólo debe incluirse si se compran. Las acciones y los bonos tienen un valor en efectivo cuando se compran, y el valor debe mostrarse como si fuera una cuenta de ahorros o un CD. Solo los activos en efectivo deben incluirse en el informe. No hay lugar para artículos no monetarios y el valor de las acciones donadas, muebles, edificios, etc. no deben incluirse en los informes anuales de la Conferencia porque no son artículos en efectivo. Si las acciones compradas o los artículos donados se venden, el efectivo recibido se convierte en una ganancia o pérdida y se informa como otros ingresos en el informe. Tenga en cuenta que el informe anual de SVdP no es un espejo de las presentaciones del IRS.

No es común que las Conferencias compren acciones. Los fondos de la Conferencia están destinados a ayudar a los vecinos con necesidades a corto plazo, no para fines de inversión. Si hay una donación de acciones, debería ser parte del plan de una Conferencia gastarlas en un período de tiempo razonable.

10-07-2021 Questions and Answers

10-07-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q:  What are the consequences if a Conference refuses to make Home Visits?

A:  No consequences are imposed. However, as Council leaders we must continue to encourage and advocate the fact that Home Visits are what makes us unique and unlike other charitable organizations. The Rule, Part III, Statute 8 clearly states: “Visits to those in need should be made in their environment.” We recognize that personal safety, COVID and other local factors may make such visits at times difficult to achieve. There are also some Conferences organized as Special Works Conferences. Leaders are asked to do their best to help members grow in spirituality though the experience of our basic Home Visit, conducted as “close to the customer” as possible.

Q:  Is the Society okay with Conferences using their Archdiocese parishes revolving accounts (PRF) instead of savings accounts?

A:  PRF accounts are acceptable if they are not comingled with parish funds, SVdP has sole access to the funds, and the funds are accessible immediately. These sort of agreements are rare; often the Pastor has funds access. Therefore such accounts must be viewed with great scrutiny and backed up with strong documentation.

Spanish Questions & Answers

P: ¿Cuáles son las consecuencias si una Conferencia se niega a realizar visitas domiciliarias?

R:  No se imponen consecuencias. Sin embargo, como líderes del Consejo, debemos continuar alentando y defendiendo el hecho de que las visitas domiciliarias son lo que nos hace únicos y diferentes a otras organizaciones caritativas. La Regla, Parte III, Estatuto 8 establece claramente: “Las visitas a aquellos en necesidad deben hacerse en su ambiente.” Reconocemos que la seguridad personal, el COVID y otros factores locales pueden hacer que, en ocasiones, estas visitas sean difíciles de lograr. También hay algunas Conferencias organizadas como Conferencias de Trabajos Especiales. Se pide a los líderes que hagan todo lo posible para ayudar a los miembros a crecer en espiritualidad a través de la experiencia de nuestra visita domiciliaria básica, realizada lo más “cerca del cliente” como sea posible.

P: ¿Está la Sociedad de acuerdo con que las Conferencias utilicen las cuentas rotativas parroquiales de la Arquidiócesis (PRF) en lugar de cuentas de ahorro?

R: Las cuentas de PRF son aceptables si no están combinadas con fondos parroquiales, SVdP tiene acceso exclusivo a los fondos y los fondos son accesibles de inmediato. Este tipo de acuerdos son raros; a menudo, el pastor tiene acceso a fondos. Por lo tanto, estas cuentas deben ser examinadas con gran escrutinio y respaldadas con documentación sólida.

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