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Q: Does a Vincentian who is an active member of two Conferences have voting rights in each Conference? Is his/her membership counted twice in the annual report? If so, where is the citing that relates to this?  

A: Yes, his/her membership should be counted twice in the annual report. Although allowed, it is not often that one person is a member of more than one Conference, so duplication of numbers is not significant. There is nothing written to cite this practice; hence we must therefore go by the Rule and how it defines an active member.

Q: Do I get a vote as President? A member said that according to Robert’s Rules of Order I cannot vote. I have searched the bylaws and all the various handbooks but can find no reference.

A: The President is a voting member of the Conference. Traditionally, the President withholds his/her vote unless there is a tie. This is a tradition and not an enforceable rule. Please remember that the Society whenever possible uses a consensus model and not Robert’s Rules for governing our meetings.

P: ¿Un Vicentino que es miembro activo de dos Conferencias tiene derecho a voto en cada Conferencia? ¿Su membresía se cuenta dos veces en el informe anual? Si es así, ¿en dónde está la cita que se relaciona con esto?

R: Sí, su membresía debe contarse dos veces en el informe anual.  Aunque se permite, no es frecuente que una persona sea miembro de más de una Conferencia, por lo que la duplicación de números no es significativa. No hay nada escrito que cite esta práctica; por lo tanto, debemos guiarnos por la Regla y cómo define a un miembro activo.

P: ¿Tengo derecho a voto como Presidente? Un miembro dijo que, de acuerdo con las Reglas de Orden de Robert, no puedo votar. He buscado en los Estatutos y en todos los diversos manuales, no he podido encontrar ninguna referencia.

R: El Presidente es un miembro con derecho a voto en la Conferencia.  Tradicionalmente, el Presidente retiene su voto a menos que haya un empate.  Esta es una tradición y no una regla aplicable.  Por favor, recuerde que la Sociedad, siempre que sea posible, utiliza un modelo de consenso y no las Reglas de Robert para gobernar nuestras reuniones.

Q:  How long can a person hold the office of Interim President? I have searched “The Rule” and cannot find this topic mentioned.

A: When a president resigns or is no longer able to fulfill his/her presidency, the vice president assumes the role as ‘interim President’ until an election is held.  The election should be held as soon as possible as prescribed in the bylaws under Extraordinary Circumstances.

Q: We have two Conference members that for the past eight years have not done any personal contact with our friends in need, but they do have a say on how assistance is provided. Is there anything in the Rule that states they have to be involved person to person with our friends in need?

A: In the Rule Part III, Statue 3 it reads: “Active Members are those who participate regularly in the prayer life, meetings, and charitable activities through personal contact with the poor…” The Rule does not prescribe how a Conference determines what assistance to provide – for example, many Conferences have guidelines that leave it entirely to the discretion of the home visit team.

P: ¿Cuánto tiempo puede una persona ocupar el cargo de Presidente Interino? He buscado en “La Regla” y no puedo encontrar nada al respecto.

R: Cuando un Presidente renuncia o ya no puede cumplir con su presidencia, el Vicepresidente asume el papel de “Presidente Interino” hasta que se celebren elecciones.  La elección debe llevarse a cabo tan pronto como sea posible, según lo prescrito en los Estatutos bajo Circunstancias Extraordinarias.

P: Tenemos dos miembros de la Conferencia que durante los últimos ocho años no han tenido ningún contacto personal con nuestros prójimos en necesidad, pero sí tienen voz y voto sobre cómo se proporciona la asistencia. ¿Hay algo en la Regla que diga que tienen que involucrarse de persona a persona con nuestros prójimos necesitados?

R: En la Regla Parte III, Estatuto 3 se lee: “Los Miembros Activos son aquellos que participan regularmente en la vida de oración, reuniones y actividades caritativas a través del contacto personal con los pobres…” La Regla no prescribe cómo una Conferencia determina qué asistencia proporcionar, por ejemplo, muchas Conferencias tienen pautas que lo dejan completamente a la discreción del equipo de Visitas Domiciliarias.

By Joe Riley, Phoenix Council Board Member

A new fiscal year for our Society will start soon and this is a good time to remind ourselves that even the best Councils and Conferences can be better and should always seek to foster and facilitate improvement.  Given the importance of good governance, perhaps this should be your primary resolution for the new year.

Loving and supporting one another while serving the poor is an integral part of our Vincentian mission.  Our Conference meetings are where we help each other fulfill that mission of growing spiritually, developing friendships and having face-to-face encounters with those in need.  Meeting at least twice monthly as we should provides the opportunity to continually strengthen those supportive relationships.

Our Councils have a Board of Directors to guide our efforts and oversee our performance.  Why not start using your Council Board as a support group to review and update your policies and procedures and clean up your record-keeping.  Encourage your Conferences to do likewise.

Review your Bylaws. This is a document that spells out your mission, how you operate procedurally and the need for compliance with IRS requirements for nonprofit organizations.  Bylaws are not meant to be inflexible when circumstances signal a need for revision.  Assess your programs to see if they remain relevant and are operating efficiently with the right priority. Take a good look at how your Special Works impact all Vincentians in all of your Conferences.  Look at your succession planning.  It is of vital significance at all levels of our Society.  If your operating procedures, which are a key part of good governance, need changing, take advantage of the Governance Training video and program provided for you by our National Council (https://members.ssvpusa.org/leadership-training).

Throughout the year we will address some of these important matters further in Frederic’s e-Gazette.  We urge you to read that information and resolve to enhance your effectiveness.  In so doing you will be heeding the exhortation of Blessed Frederic Ozanam to always seek to be better in our service to Christ’s beloved poor.

Q: My Conference is now on Facebook and has a Twitter account, (this) in addition to our website. Is it okay for us to use the Society’s logo for our avatar in these mediums and for all official business?

A: All Conferences and Councils in good standing with the National Council can use the Society’s trademarks, which include logos, for official SVdP work. These cannot be assigned to third parties.

Q: A Conference president resigned after serving only 2 months. Another president was elected and served the remaining 10 months, and subsequently served another 3 yr. term. Is that same president permitted to preside for another term?  

A: Yes, the president in office is eligible to serve a second term. However, his/her first term should have been 10 months the first year and two subsequent years make up the first term. Please refer to your Conference bylaws, as stated under heading, Extraordinary Circumstances, “The newly elected President’s term of office begins on the date of election to that position and installation occurs at the next Corporation Board meeting or on October 1st of that year, whichever is first. If the term begins prior to October 1st, irrespective of the months involved, the period of time prior to October 1st is counted as the first year with the remaining two years of a three-year term of office beginning October 1st of that year.”

P: Mi Conferencia ya está en Facebook y tiene una cuenta de Twitter, además de nuestro sitio web. ¿Está bien si utilizamos el logotipo de la Sociedad como avatar en estos medios y para todos los asuntos oficiales?

R: Todas las Conferencias y Consejos que estén al dia con las reglas del Consejo Nacional pueden utilizar las marcas registradas de la Sociedad, que incluyen logotipos, para el trabajo oficial de la SVDP. Estas marcas no pueden ser cedidas a terceros.

P: El Presidente de una Conferencia renunció después de cumplir sólo dos meses de su mandato. Se eligió a otro Presidente, cumplió los diez meses restantes y, posteriormente, cumplió otro mandato de tres años. ¿Se le permite a ese mismo Presidente presidir durante otro mandato?

R: Sí, el Presidente en el cargo es elegible para cumplir un segundo mandato. Sin embargo, su primer mandato debería haber sido de 10 meses el primer año y dos años siguientes constituyen el primer mandato. Por favor, consulte los estatutos de su conferencia, como se indica en el encabezado, Circunstancias Extraordinarias, “El mandato del Presidente recién elegido comienza en la fecha de la elección a ese cargo y la instalación se produce en la próxima reunión de la Junta de la Corporación o el primero de octubre de ese año, lo que ocurra primero. Si el período comienza antes del primero de octubre, independientemente de los meses involucrados, el período de tiempo anterior al primero de octubre se cuenta como el primer año con los dos años restantes de un mandato de tres años que comienza el primero de octubre de ese año”.

Q: Can a Deacon serve as chair for the Council’s Voice for the Poor committee?
A: The VFP is a committee, and committees can be headed by a deacon. There is nothing that prevents a deacon from being a committee chair. Being the chair does not give the deacon a vote related to the board or Council. A deacon who is the committee chair can vote on committee matters since committees do not make final decisions and only serve in an advisory capacity.

Q: Can a Vincentian become an active member of two Conferences and if so, what additional information should the Conferences know?
A: A Vincentian can become a member of two Conferences and although there is no additional requirement to do so, as a courtesy and transparency, Council and Conference leadership should be informed.

P: ¿Puede un diácono presidir el Comité de Voz para los Pobres (VFP) del Consejo?
A: El VFP es un comité, y los comités pueden estar encabezados por un diácono. No hay nada que impida que un diácono presida un comité. Presidir un comité no le otorga al diácono un voto relacionado con la junta o el Consejo. Un diácono que preside un comité puede votar sobre asuntos del comité, ya que los comités no toman decisiones finales y solo sirven en calidad de asesores.

P: ¿Puede un Vicentino convertirse en miembro activo de dos Conferencias y, de ser así, qué información adicional deben saber las Conferencias?
A: Un Vicentino puede hacerse miembro de dos Conferencias y, aunque no existe ningún requisito adicional para hacerlo, como cortesía y transparencia, se debe informar al liderazgo del Consejo y de la Conferencia.

Q: In the rare circumstance that the President is unavailable to run a meeting, is the Conference lay-spiritual advisor permitted to run the meeting?
A: The bylaws read that, if the President is unable to attend or preside at any meeting of the Conference, this privilege and duty may be delegated to the Vice President or any Officer. The spiritual advisor provides the necessary guidance to the Conference and its members on spiritual matters. Although appointed by the President, the spiritual advisor is not an officer and therefore should not be permitted to run a meeting.

Q: Are we prohibited from offering scholarships when the funds are there?
A: It all depends on the recipient of the intended scholarship. Scholarships to an elementary or high school would be improper because education is free in all communities. If the scholarship is for a needy college or trade school student, that would be considered a possibility and a valid undertaking because these are usually not offered at no charge.

P: En la circunstancia de que el Presidente no esté disponible para dirigir una reunión, ¿se le permite al Consejero Espiritual laico de la Conferencia dirigir la reunión?
R: Los Estatutos dicen que, si el Presidente no puede asistir o presidir cualquier reunión de la Conferencia, este privilegio y deber puede ser delegado al Vicepresidente o a cualquier Funcionario. El Consejero Espiritual proporciona la orientación necesaria a la Conferencia y a sus miembros en asuntos espirituales. Aunque es nombrado por el Presidente, el Consejero Espiritual no es un funcionario y, por lo tanto, no se le debe permitir dirigir una reunión.

P: ¿Está prohibido ofrecer becas aun cuando hay suficientes fondos?
R: Todo depende del beneficiario de la beca prevista. Las ayudas de becas para una escuela primaria o secundaria serían inapropiadas porque la educación es gratuita en todas las comunidades. Si la beca es para un estudiante en necesidad, que asiste a una Universidad o escuela técnica o de oficios, eso se consideraría una posibilidad y una ayuda válida porque generalmente se paga por esta capacitación o estudio.

Q: One of my new District Council Presidents is asking for a meeting template. Is there such a thing? I know the Rule has the Conference Agenda.
A: The Rule, Part III, Statute 7 has the agenda used for Council meetings. This is the same meeting agenda as expected of Conferences. Every Council has its own set of special considerations, and the agenda should be modified to accommodate its special programs and needs.

Q: Can Conference officers consist of the President Secretary, and Treasurer only, if no member accepts the Vice President appointment?
A: Conference officers (an elected President who appoints a Vice President(s), Secretary, and Treasurer) have no specific authority other than representation of the Conference and requirements to fulfill specific tasks. All decisions are made by the Active Members of the Conference as a whole. According to the bylaws there must be at least one Vice President, hence a member should step forward to serve as VP for a complete slate of officers. The Conference as well as the Council needs to know who will serve in the Presidential capacity should the elected President be unable to serve for any reason.

P: Uno de mis Presidentes de Distrito del Consejo está pidiendo una agenda para la reunión. ¿Existe tal cosa? Sé que la Regla tiene la agenda de la Conferencia.
R: La Regla, Parte III, Estatuto 7 contiene la agenda utilizada para las reuniones del Consejo. Esta es la misma agenda de las reuniones que se espera de las Conferencias. Cada Consejo tiene su propio conjunto de consideraciones especiales, y la agenda debe modificarse para adaptarse a sus programas y necesidades especiales.

P: ¿Pueden los oficiales de la Conferencia estar formados únicamente por el Presidente, Secretario y Tesorero, si ningún miembro acepta el nombramiento de Vicepresidente?
R: Los oficiales de la Conferencia (un Presidente electo nombra sus oficiales: un Vicepresidente, un Secretario y un Tesorero) no tienen autoridad específica más que la representación de la Conferencia y los requisitos para cumplir con trabajos específicos. Todas las decisiones son tomadas por los Miembros Activos de la Conferencia en conjunto. De acuerdo con los estatutos, debe haber al menos un vicepresidente, por lo tanto, un miembro debe asumir la responsabilidad de servir como vicepresidente para tener una lista completa de oficiales. Tanto la Conferencia como el Consejo necesitan saber quién servirá en la capacidad de Presidente en caso de que el Presidente electo no pueda servir como Presidente por cualquier razón.

Q: How long do we have to keep our Conference records?

A: Generally speaking, a good rule of thumb is seven (7) years. On page 32 of the Manual, there is a complete list by type of record of the numbers of years you are required to maintain them. Official records are maintained by both the Secretary and the Treasurer. All officers should be aware of the retention schedule.

Q: Is it a breach of confidentiality to provide all Conference Members with a working list of current case numbers with full names of people we serve and the date the case was opened?

A: Confidentiality is highly emphasized within the Society. Reports may be used to reflect information about (our friends in need as long as that information is protected and not allowed to be seen by those who are not Vincentians. If you cannot ensure this, then don’t use that method. This concept holds true for Conference minutes, lists of active people served, treasurer reports, etc.

P: ¿Cuánto tiempo tenemos que conservar los registros de la Conferencia?

R: En términos generales, una buena regla general es siete (7) años. En la página 32 del Manual, hay una lista completa sobre el tipo de registro y los números de años que se requiere para mantenerlos. Los registros oficiales son guardados tanto por el Secretario como por el Tesorero. Todos los oficiales deben estar al tanto del cronograma de retención.

P: ¿Es una violación de la confidencialidad proporcionar a todos los miembros de la Conferencia una lista de trabajo sobre los números de casos actuales con los nombres completos de las personas a las que servimos y la fecha en que se abrió el caso?

R: La confidencialidad se enfatiza mucho dentro de la Sociedad. Los informes pueden ser utilizados para reflejar información acerca de nuestros prójimos en necesidad, siempre y cuando esa información esté protegida y no se permita que sea vista por aquellos que no son Vicentinos. Si no puede garantizar esto, no use ese método. Este concepto es válido para las actas de la Conferencia, las listas de personas activas a las que se sirve, los informes de los tesoreros, etc.

Q:  If a Conference currently included in the 501c3 group ruling enters into a collaborative effort with another nonprofit to operate a soup kitchen, is there any impact to exclude them from the group ruling?  Also, if that effort is exclusively a Conference effort, is there any impact on the council as part of the group ruling?

A: The answer to both questions is “no.”  If the Conference is using the Council’s EIN, the Conference should seek permission from the Council before establishing or joining a collaborative. The only real impact on the Council would be if they submit a consolidated 990 to IRS which includes all the Conferences.  If so, just be sure to report to the Council everything that is appropriate.  The Conference should not join into a collaborative with a for-profit organization.

 Q: Is it appropriate and ethical to donate a significant amount of money to a local Conference directing where that donation should go? e.g. a mortgage payment, a used car, tuition, etc. and then write that off your taxes as a charitable donation to SVDP?

 A: It is appropriate for Conferences to accept restricted donations that are identified for general things like food, rent, utilities, etc.  It is also permissible to accept donations to help a specific individual if the individual/family was approved for help by the Conference and if the donation was based on a request from the Conference to help that individual/family. It is legal to claim the donation to SVdP as a charitable write off.

It is NOT proper for a Conference to accept an unsolicited donation from a donor who wants the funds to go specifically to an individual/family for a purpose they designate.

 P: Si una Conferencia actualmente es incluida en el decreto del grupo 501c3; y esa Conferencia entra en un acuerdo de colaboración con otra organización sin fines de lucro para operar un comedor de beneficencia, ¿hay algún impacto para excluirlos del decreto del grupo?  Además, si ese acuerdo es exclusivamente un esfuerzo de la Conferencia, ¿hay algún impacto en el Consejo como parte de la decisión del grupo?

R: La respuesta a ambas preguntas es “no”.  Si la Conferencia está utilizando el EIN del Consejo, la Conferencia debe solicitar permiso al Consejo antes de establecer o unirse en una colaboración. El único impacto real en el Consejo sería si presentaran un 990 consolidado al IRS que incluya todas las Conferencias.  Si es así, asegúrese de informar al Consejo de todo lo que sea conveniente.  La Conferencia no debe unirse a una colaboración con otra organización con fines de lucro.

 P: ¿Es correcto y ético donar una cantidad significativa de dinero a una Conferencia local que indica a dónde debe ir esa donación? por ejemplo, el pago de una hipoteca, un automóvil usado, la matrícula, etc. y luego deducir eso de sus impuestos como una donación benéfica a SVDP?

 R: Es correcto que las Conferenci as acepten donaciones restringidas que se identifiquen para cosas generales como alimentos, alquiler, servicios públicos, etc.  También está permitido aceptar donaciones para ayudar a una persona específica si la persona/familia fue aprobada para recibir ayuda por la Conferencia y si la donación se basó en una solicitud de la Conferencia para ayudar a esa persona/familia.  NO es correcto que una Conferencia acepte una donación no solicitada de un donante que quiere que los fondos vayan específicamente a un individuo/familia para un propósito que ellos designen.