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  • Kristen Blacksher

1-16-25 Weekly Questions & Answers
1-16-25 Weekly Questions & Answers 1200 628 Kristen Blacksher

January 16

Q:  Now that our Conference has its own 501(c)3 tax exemption, are we required to document and submit our Conference rules to the federal and local governments?

A:  The National Council is not aware of any need to send the copies of our rules and guidelines to government organizations.

Q: Can a lawyer subpoena one of our SVdP members on behalf of a neighbor we once served?

A: It has been the practice of SVdP to honor subpoenas related to the Society and its work. For example, if a Conference receives a subpoena to reveal all of its records associated with a given person who it helped, the legal document (subpoena) would override our rules of confidentiality. If the member is being subpoenaed to testify related to his/her work within the Society, then that member should honor the subpoena.

16 de enero

P: Ahora que nuestra Conferencia tiene su propia exención de impuestos 501(c)3, ¿estamos obligados a documentar y presentar las Reglas de nuestra Conferencia a los gobiernos federales y locales?

R: El Consejo Nacional no está al tanto de ninguna necesidad de enviar las copias de nuestras Reglas y Directrices a las organizaciones gubernamentales.

P: ¿Puede un abogado citar a uno de nuestros miembros de SVdP en nombre de un prójimo en necesidad al que alguna vez servimos?

R: Ha sido práctica de SVdP cumplir con las citaciones relacionadas con la Sociedad y su trabajo. Por ejemplo, si una Conferencia recibe una citación para revelar todos sus registros asociados con una persona determinada a la que ayudó, el documento legal (citación) anularía nuestras reglas de confidencialidad. Si el miembro está siendo citado a testificar en relación con su trabajo dentro de la Sociedad, entonces ese miembro debe cumplir con la citación.

  • Kristen Blacksher

1-9-25 Weekly Questions & Answers
1-9-25 Weekly Questions & Answers 1200 628 Kristen Blacksher

January 9

Q: Is there a National SVdP rule that new Conference members who have completed the Ozanam Orientation must be accompanied by an established member on every home visit made for six months?

A:  This is not a national requirement; however, what you describe is a local definition. Councils/Conferences throughout the country probably have their own restrictions on home visit training.

Q: We have a member who does a lot of travel as a representative for national. Does the Conference record these miles on the national annual report?

A:  Typically, mileage counted is for home visits and other works being done in the immediate area. However, it won’t hurt to include members travelling as national representatives in the same place as mileage for home visits and other Society work on the Conference annual report.

9 de enero

Q: ¿Existe una norma nacional de SVdP que establezca que los nuevos miembros de la Conferencia que hayan completado la Orientación Ozanam deben estar acompañados por un miembro establecido en cada Visita Domiciliaria realizada durante seis meses?

R: Este no es un requisito nacional, sin embargo, lo que usted describe es una definición local. Es probable que los Consejos/Conferencias de todo el país tengan sus propias restricciones sobre la Capacitación para Visitas Domiciliarias.

P: Tenemos un miembro que viaja mucho como representante nacional. ¿Debe de registrar la Conferencia estas millas en su informe anual nacional?

R: Por lo general, el millaje contado es para las Visitas Domiciliarias y otros trabajos que se realizan en el área inmediata. Sin embargo, no estará de más incluir en el informe anual de la Conferencia a los miembros que viajan como representantes nacionales en el mismo lugar que el kilometraje para las Visitas Domiciliarias y otros trabajos de la Sociedad.

  • Lori Pattison

1-2-25 Weekly Questions & Answers
1-2-25 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  Can a husband and wife belong to the same Conference?

A: Husbands and wives can indeed belong to the same Conference. This is not against the Rule. As Vincentians, we are encouraged to increase membership by extending an invitation to all of our family members to join.

 Q:  Our Conference record minutes differently than shown on the form in the Secretary Minutes’ Handbook.  We follow “Robert’s Rules.” Is it essential that I use your form?

A: It is not necessary to use the form provided in the Secretary’s Minutes Book as long as appropriate minutes are taken. Minutes can be taken in any format.

P: ¿Pueden un esposo y una esposa pertenecer a la misma Conferencia?

R: De hecho, los esposos y las esposas pueden pertenecer a la misma Conferencia. Esto no va en contra de la Regla. Como Vicentinos, se nos anima a aumentar la membresía extendiendo una invitación a todos los miembros de nuestra familia para que se unan.

 P: Nuestra Conferencia registra las actas de manera diferente a lo que se muestra en el formulario en el Manual de Actas de la Secretaria.  Seguimos las “Reglas de Robert”. ¿Es imprescindible que utilice su formulario?

R: No es necesario utilizar el formulario proporcionado en el Libro de Actas de la Secretaría, siempre y cuando se tomen las actas correspondientes. Las actas se pueden tomar en cualquier formato.

 

  • Lori Pattison

12-19-24 Weekly Questions & Answers
12-19-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: If you have a pantry in your Conference, are you allowed to change the shopping list, for example, in the past a family of 6+ could receive 10 canned goods and then reduced to eight; plus, other items were also reduced on the sheet?

A:  This is a local issue and should be addressed to local leaders.  However, the reality is that, when you are providing food to individuals, you want the meals to be nutritious and well-balanced; and it doesn’t hurt to customize the manner in which food is given to families in need.

 Q: The President has appointed an assistant pantry manager who is not Catholic.  This manager has virtually become the main person in this operation which is, by far, the biggest activity of the Conference.  Is it okay for an associate member to take such a position?

A: It is not a problem for an associate member to become a pantry manager.  An associate member can do a lot in Conferences, but it does not give them extra authority for Conference decision making.  Decision making is done by active Conference members only.  Also, keep in mind that associate members do not vote as do full members who must be Catholic.

P: Si tiene un almacén de alimentos en su Conferencia, ¿les es permitido cambiar la lista de compras?, por ejemplo, en el pasado una familia de 6+ podía recibir 10 productos enlatados y luego reducirlos a ocho; Además, ¿también se redujeron otros elementos en la hoja?

R: Este es un problema local y debe ser dirigido a los líderes locales.  Sin embargo, la realidad es que, cuando se proporciona comida a las personas, se quiere que las comidas sean nutritivas y bien equilibradas; Y no está de más personalizar la forma en que se da la comida a las familias con necesidades.

P: El Presidente ha nombrado a una persona que no es católico, como asistente del administrador del almacén de alimentos.  Esta persona se ha convertido prácticamente en la persona principal de esta operación que es, con mucho, la mayor actividad de la Conferencia.  ¿Está bien que un miembro asociado ocupe esa posición?

R: No es un problema que un miembro asociado se convierta en administrador de despensa.  Un miembro asociado puede hacer mucho en las Conferencias, pero eso no le da autoridad adicional para la toma de decisiones de la Conferencia.  La toma de decisiones la realizan únicamente los miembros activos de la Conferencia.  Además, tenga en cuenta que los miembros asociados no votan como lo hacen los miembros de pleno derecho que deben ser católicos.

 

  • Lori Pattison

12-12-24 Weekly Questions & Answers
12-12-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Some of our Conferences receive donations in the form of gift cards to supermarkets and places like Target which they then distribute to friends in need during Christmas. These gift cards have cash value, and so I am thinking the Conference treats them as such. Should they be reported under 5E: Other-Misc. Receipts?

A: No. The gifts cards received as donations would be treated as in-kind. When they are distributed, they have a specific value for the purpose for which you give them (food, clothing, etc.). They are not cash so they would not be treated as 5E. They cannot be deposited to your account and show up in the balancing of your accounts.

 Q:  Can a person be registered in one parish and belong to a SVDP conference of another parish?

A: Yes, a person can be registered in one parish and belong to a SVdP Conference at another. The Rule does not require Vincentian members to belong to the parish in which they worship.

P: Algunas de nuestras Conferencias reciben donaciones en forma de tarjetas de regalo para supermercados y lugares como Target, que después las distribuyen a los prójimos en necesidad durante la Navidad. Estas tarjetas de regalo tienen un valor en efectivo, por lo que creo que la Conferencia las trata como tales. Se deberían de reportar bajo la sección 5E: Otros-Misceláneos. ¿Ingresos?

R: No. Las tarjetas de regalo recibidas como donaciones se tratarán como en especie. Cuando se distribuyen, tienen un valor específico para el uso que usted lo entrega (comida, ropa, etc.). No son en efectivo, por lo que no se tratarían como 5E. No se pueden depositar en su cuenta y no aparecen en el saldo de sus cuentas.

P: ¿Puede una persona estar registrada en una parroquia y pertenecer a una Conferencia SVDP de otra parroquia?

R: Sí, una persona puede estar inscrita en una parroquia y pertenecer a una Conferencia de SVdP en otra. La Regla no exige que los miembros Vicentinos pertenezcan a la parroquia en la que practican su culto.

  • Lori Pattison

11-27-24 Weekly Questions & Answers
11-27-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Our Conference was given a considerable amount of canned goods for our Food Pantry Special Works.  We cannot use all of it so we decided to give some to another Conference.  Is this “twinning”? 

A: What you are describing is indeed twinning and not “in-kind.”  The Conference receiving donated food from another Conference does not report the donation on its annual reports. Only the Conference that initially received the food donation from an outside source and passed it on to another Conference reports the donation as “in-kind.”

Q:  Are all three levels of membership eligible for the Top Hat Award?  Is the ‘spirit’ of the Top Hat Award to nominate someone who is an Active or Associate Member, but not necessarily someone who is a Contributing Member?

A:  The Top Hat Award is a local award given by the local SVdP Council, who decides the requirements and eligibility for the award. The National Council has no guidelines for this award and does not determine which membership level is eligible to receive it. This is a decision solely for each local Council.  Also, the National Council no longer separately recognizes Contributing Members.

P: Nuestra Conferencia recibió una cantidad considerable de productos enlatados para nuestros Trabajos Especiales de la alacena de Alimentos.  No podemos usarlo todo, así que decidimos donar algo a otra Conferencia.  ¿Es esto “hermanamiento”?

R: Lo que usted está describiendo es, en efecto, un hermanamiento y no “en especie”.  La Conferencia que recibe alimentos donados de otra Conferencia no informa de la donación de estos productos en sus informes anuales. Solo la Conferencia que inicialmente recibió la donación de alimentos de una fuente externa informa que la donación fue “en especie” y que la pasó a otra Conferencia.

P: ¿Los tres niveles de membresía son elegibles para el Galardón Top Hat?  ¿El “espíritu” del Galardón Top Hat es nominar a alguien que es un Miembro Activo o Asociado, pero no necesariamente a alguien que es un Miembro Contribuyente?

R: El Premio Top Hat es un Galardón local otorgado por el Consejo local de SVdP, que decide los requisitos y la elegibilidad para el premio. El Consejo Nacional no tiene pautas para este premio y no determina qué nivel de membresía es elegible para recibirlo. Esta es una decisión exclusiva de cada Consejo local.  Además, el Consejo Nacional ya no reconoce por separado a los Miembros Contribuyentes.

 

 

  • Lori Pattison

11-21-24 Weekly Questions & Answers
11-21-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  We have a Food Pantry at our parish, and as long as I can remember, it’s been SVdP Food Pantry to our Parish and our community. I am told by our District President that it isn’t SVdP Food Pantry, but our church’s pantry run by Vincentians, and funds from our SVdP account cannot be used to purchase food. Can you please clarify?

A:  Your District President is correct in that we are not permitted to give funds to outside organizations.  However, the key words in the phrase are “run by Vincentians.”  If the pantry is indeed run by Vincentians, it is a work of the Society and can be funded by the Conference.  Keep in mind that, if the phrase is only used loosely and if a member or two only occasionally help out, then this does not qualify as a SVdP work.  The essential question is: Is this a SVdP program, or a parish ministry? That distinction dictates our Society independence, and therefore, our financial support.

Q: One of our Conferences noted that in the SVdP Manual on page 10 (2nd to last paragraph), there is mention of “obtaining plenary indulgences on the day of their admission to the Society….”  We were wondering if there is a special SVdP ceremony that will suitably achieve the granting of the indulgence on the participants.  I could not find anything in the Vincentian Celebrations Manual.  We are looking for an official description of such a ceremony that would result in the granting of the indulgences.

A: There are no ceremonies associated with indulgences.  You fulfill the requirements of the indulgences, and they are granted – not by us, but by God. The requirements are specified in the paragraph you referenced in the Manual.  You can review the Guideline for Indulgences document on our website to learn more.

P: Tenemos un almacén de alimentos en nuestra parroquia y, desde que tengo memoria, ha sido ‘Almacén de alimentos SVdP’ para nuestra parroquia y nuestra comunidad. Nuestro Presidente de Distrito me dice que no es el Almacén de Alimentos de SVdP, pero el almacén de nuestra iglesia administrada por Vicentinos y los fondos de nuestra cuenta de SVdP no se pueden usar para comprar alimentos. ¿Podría aclarar, por favor?

R: Su Presidente de Distrito tiene razón en que no se nos permite dar fondos a organizaciones externas.  Sin embargo, las palabras clave en la frase son “dirigido por Vicentinos”.  Si el almacén es realmente administrado por Vicentinos, es una obra de la Sociedad y puede ser financiada por la Conferencia.  Sin embargo, tenga en cuenta que, si la frase solo se usa de manera vaga y si uno o dos miembros solo ayudan ocasionalmente, entonces esto no califica como un trabajo de SVdP.  La pregunta esencial es: ¿Es este un programa de SVDP o un ministerio parroquial? Esa distinción dicta la independencia de nuestra Sociedad y, por lo tanto, nuestro apoyo financiero.

P: Una de nuestras Conferencias señaló que en el Manual de la SVdP en la página 10 (penúltimo párrafo), se menciona “obtener indulgencias plenarias el día de su admisión a la Sociedad…”  Nos preguntábamos si hay una ceremonia especial de SVdP que logre adecuadamente la concesión de la indulgencia a los participantes.  No pude encontrar nada en el Manual de “Celebraciones Vicentinas”.  Estamos buscando una descripción oficial de tal ceremonia que resultaría en la concesión de las indulgencias.

R: No hay ceremonias asociadas con indulgencias.  Cumple usted con los requisitos de las indulgencias y le son concedidas, no por nosotros, sino por Dios. Los requisitos se especifican en el párrafo al que usted hizo referencia en el Manual.

 

  • Lori Pattison

10-31-24 Weekly Questions & Answers
10-31-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  How do Council leaders report the hours they spent at a national meeting? Is it counted as 24 hours a day, 8-hours in a given day, or is it strictly based on the total number of hours actually present at meetings (including workshops, committee meetings, presentations, general session attendance, Masses attended, meals shared in a Vincentian group, etc.)? 

 A:  It can be approached two ways.  One, start with the first scheduled event for the day and run through the last event scheduled for the day.  Sometimes this is 8 hours, sometimes 12.  The second is to use the first method plus the time spent “on-your-own” if it is effectively in meetings with other Vincentians.  24 hours per day is unreasonable, but 8 hours average per day works also.

 Q:  Who actually casts a vote for the District Council President?  Is it any conference member who is defined as fully active or just the members (Conference Presidents) of the District Council? 

A:  Formal voting is done at the District Council meeting designated for this process.  However, many times the Conference Presidents bring the information about the candidates to their Conferences and ask the Conference members to vote.  The Conference President then takes that vote to the District meeting and casts the vote on behalf of the Conference.  If this is done, each Active (Full) Member has one vote, and it must be cast in person.

The voting members of the District Council are the Presidents of the Conferences in the District and the District Council President.  Traditionally, the District Council President does not vote unless there is a tie.  The only exception to this is when your District Council Bylaws do not correspond with the Nationally Approved Bylaws and your DC bylaws specify additional voting members.

P: ¿Cómo informan los líderes de los Consejos las horas que pasaron en una reunión Nacional? ¿Se cuenta como 24 horas al día, 8 horas en un día determinado o se basa estrictamente en el número total de horas realmente presentes en las reuniones (incluidos talleres, reuniones de comités, presentaciones, asistencia a sesiones generales, comidas a las que se asistió, a las misas compartidas en un grupo Vicentino, etc.)?

 R: Se puede abordar de dos maneras.  Uno, comience con el primer evento programado para el día y repase el último evento programado para el día.  A veces son 8 horas, a veces 12.  La segunda es usar el primer método más el tiempo empleado en el tiempo “por cuenta propia” si es efectivamente en reuniones con otros Vicentinos.  24 horas al día no es razonable, pero un promedio de 8 horas por día también funciona.

 

P: ¿Quién vota realmente por el Presidente del Consejo de Distrito?   ¿Es un miembro de la Sociedad que se define como plenamente activo o solo los miembros (Presidentes de las Conferencias) del Consejo de Distrito?

R: La votación formal se realiza en la reunión del Consejo de Distrito designada para este proceso.  Sin embargo, muchas veces los Presidentes de las Conferencias proporcionan información sobre los candidatos a sus Conferencias y piden a los miembros de la Conferencia que voten.  Luego, el Presidente de la Conferencia lleva ese voto a la reunión del Distrito y emite el voto de la Conferencia.  Si esto se hace, cada Miembro Activo (Pleno) tiene un voto y debe ser emitido en persona.

Los miembros con derecho a voto del Consejo de Distrito son los Presidentes de las Conferencias del Distrito y el Presidente del Consejo de Distrito.  Tradicionalmente, el Presidente del Consejo de Distrito no vota a menos que haya un empate.  La única excepción a esto es cuando los Estatutos de su Consejo de Distrito no corresponden con los Estatutos Aprobados a Nivel Nacional y esos Estatutos del Consejo de Distrito especifican a miembros votantes adicionales.

  • Lori Pattison

10-24-24 Weekly Questions & Answers
10-24-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  Can a Conference allow a member who was on sabbatical due to the fact that her husband is dying of cancer and needs her care be allowed to vote in the upcoming election?

 A:  Everything depends on circumstances.  If, for example, she has missed meetings for several months and is not current with what is going on in the Conference, then the answer should realistically be “no.”  If she only missed a couple of meetings, then the answer is “yes.”  You want to avoid the possibility and even the perception that someone was stacking the vote with as many potential votes as possible one way or the other.  This would effectively be campaigning, and campaigning is forbidden in the Society.

Q: We would like to provide SVdP smocks and T shirts to our volunteers. Can these be paid for from the Conference funds or do members have to use their own money?

A: If Conference members together agree and want everyone to be dressed in Vincentian apparel for identity’s sake, use of Conference fund is justified to provide the clothing.  Members can still make a voluntary contribution towards purchase of SVdP smocks and T shirts.

 P: ¿Puede una Conferencia permitir que un miembro que estaba en un año sabático debido al hecho de que su esposo se está muriendo de cáncer y necesita su cuidado pueda votar en las próximas elecciones?

 R: Todo depende de las circunstancias.  Si, por ejemplo, ha faltado a las reuniones durante varios meses y no está al tanto de lo que está sucediendo en la Conferencia, entonces la respuesta realista debería ser “no”.  Si solo faltó a un par de reuniones, entonces la respuesta es “sí”.   Usted debe de evitar la posibilidad e incluso dar la percepción, de que alguien estaba acumulando el mayor número votos potenciales como sea posible de una forma u otra.  Esto sería efectivamente hacer campaña, y hacer esta acción está prohibida en la Sociedad.

P: Nos gustaría proporcionar mandiles y camisetas con el logo de SVdP a nuestros voluntarios. ¿Se pueden pagar esta compra con los fondos de la Conferencia o los miembros tienen que usar su propio dinero?

R: Si los miembros de la Conferencia están de acuerdo y quieren que todos se vistan con ropa Vicentina por motivos de identidad, se justifica el uso de los fondos de la Conferencia para proporcionar la ropa.  Los miembros aún pueden hacer una contribución voluntaria para la compra de mandiles y camisetas de SVdP.

  • Lori Pattison

10-17-24 Weekly Questions & Answers
10-17-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  When does a newly elected Conference President formally take office?

A:  According to the bylaws for Conferences (approved by the National Council), a President’s term is from October 1st through September 30th three years later.  If the newly elected President takes office at any other time, the first year of office is a short one (still ending on September 30) and then the President serves an additional two years.  When the President actually takes office is normally determined at the time of the election.  The office of President should be vacant for as short a period as possible.

Q: How are international disaster declarations handled and who issues them?

A: The President General (international) usually issues a worldwide circular appealing for funds/donations for national disasters and requests such funds/donations be sent to the Council General in Paris for management and distribution of the funds to stricken countries.  The Council General in turn communicates with the National Council of the stricken countries and also works with the International Territorial Vice-President and the Coordinator in the areas concerned.  In this way there is proper communication and process for accountability of the funds sent.

P: ¿Cuándo asume formalmente el cargo el Presidente de la Conferencia recién elegido?

R: De acuerdo con los Estatutos de las Conferencias (aprobados por el Consejo Nacional), el mandato de un Presidente es del 1 de octubre al 30 de septiembre tres años después.  Si el Presidente recién elegido asume el cargo en cualquier otro momento, el primer año del cargo es corto (termina el 30 de septiembre) y luego el Presidente sirve dos años adicionales.  El momento en que el Presidente asume el cargo normalmente se determina en el momento de la elección.  El cargo de Presidente debe estar vacante por el menor tiempo posible.

P: ¿Cómo operan las declaraciones internacionales de desastre y quién las emite?

R: El Presidente General (internacional) suele emitir una circular mundial en la que solicita fondos/donaciones para desastres nacionales y solicita que dichos fondos/donaciones se envíen al Consejo General en París para la gestión y distribución de los fondos a los países afectados.  A su vez, el Consejo General se comunica con el Consejo Nacional de los países afectados y también trabaja con el Vicepresidente Territorial Internacional y el Coordinador en las áreas afectadas.  De esta manera, existe una comunicación y un proceso adecuados para la rendición de cuentas de los fondos enviados.

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