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3-10-2022 Questions and Answers
3-10-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Our Council is considering updating our salary ranges for our management staff. Is it acceptable for us to simply call around to other SVdP’s or other organizations to find out what salary ranges are reasonable for our area?

A: Councils/Conferences should never discuss employee wages or benefits with other SVdP’s or other organizations. There are a few non-profit compensation surveys out there. We recommend using third parties to complete compensation surveys for SVdP employees.

Most employers outsource compensation surveys because of anti-trust/price-fixing laws that have serious legal and criminal risk if not handled properly. Employers are advised to seek legal advice.

The National Council HR Director has researched this issue and the full DOJ guidance to HR Professionals on anti-trust considerations in compensation planning is linked here.

These considerations apply to non-profit employers as well as private for-profit employers alike.

It may not be objectively illegal for SVdP Councils/Conferences to conduct wage surveys but can entail a lot of risks.

There is nothing to stop Councils/Conferences from conducting their own market analysis or looking around for other rates to ensure your salaries are competitive. For example, looking at public job postings or BLS data or other online sources and deciding to increase paid time off is no major issue. It’s when you start talking to other SVdP entities or interacting with them about pay that, things can get risky. Again, this can be a criminal issue rather than the usual employment law stuff that’s more financial in risk.

Spanish Translation

P: Nuestro Consejo está considerando actualizar nuestros rangos de salario para nuestro personal administrativo. ¿Es aceptable que simplemente llamemos a otros consejos SVdP u otras organizaciones para averiguar qué rangos de salario son razonables para nuestra área?

R: Los Consejos/Conferencias nunca deben discutir los salarios o beneficios de los empleados con otros grupos SVdP u otras organizaciones. Existen algunas encuestas de compensación sin fines de lucro. Recomendamos utilizar a terceros para completar las encuestas de compensación para los empleados de SVdP.

La mayoría de los empleadores subcontratan las encuestas de compensación debido a las leyes antimonopolio/fijación de precios que tienen un grave riesgo legal y penal si no se manejan adecuadamente. Se recomienda a los empleadores que busquen asesoramiento legal.

El Director de Recursos Humanos del Consejo Nacional ha investigado este tema y la guía completa del Departamento de Justicia para profesionales de recursos humanos sobre consideraciones antimonopolio en la planificación de compensaciones está vinculada aquí.

Estas consideraciones se aplican tanto a los empleadores sin fines de lucro como a los empleadores privados con fines de lucro.

Puede que no sea objetivamente ilegal que los Consejos/Conferencias del SVDP realicen encuestas de compensación, pero puede implicar muchos riesgos.

No hay nada que impida que los Consejos/Conferencias realicen su propio análisis de mercado o busquen otras tarifas para garantizar que sus salarios sean competitivos. Por ejemplo, mirar las ofertas de trabajo públicas o los datos de BLS u otras fuentes en línea y decidir aumentar el tiempo libre pagado no es un gran problema. Es cuando comienzas a hablar con otras entidades de SVdP o a interactuar con ellas sobre el pago, las cosas pueden volverse riesgosas. Una vez más, esto puede ser un problema criminal, mientras que las leyes laborales tengan riesgos que son más financiero.

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02-24-2022 Questions and Answers
02-24-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: When our Conference visitors come across a neighbor in need who has put the utility bill in one of their children’s names, should we pay it? Putting the account in a child’s name may be considered fraud, but for some families this may be the only way to have electric and gas service. Do we ignore this “crime” and keep the lights and heat on? I think we should assist. Is there a good reason why the Society should not assist?

A: This is a local decision, but if the request to pay is made by the person who lives at the address aligned with the bill, it is okay to pay it.  Don’t do account verification work the utility company should have done.

Q:  Can a person be registered in one parish and belong to a SVdP Conference of another parish?

A: Yes, a person can be registered in one parish and belong to a SVdP Conference at another. The Rule does not require Vincentian members to belong to the parish in which they worship.

Spanish Translation

P: Cuando encontramos una factura de servicio públicos a nombre de un hijo de unos de nuestros vecinos con necesidades, ¿debemos pagarla? Poner la cuenta a nombre de un niño puede considerarse fraude, pero para algunas familias esta puede ser la única manera de tener servicio de electricidad y gas. ¿Ignoramos este “crimen” y mantenemos las luces y la calefacción encendidas? Creo que deberíamos ayudar. ¿Hay alguna buena razón por la que la Sociedad no deba ayudar?

R: Esta es una decisión local, pero si la solicitud de pago la hace la persona que vive en la dirección alineada con la factura, está bien pagarla. No haga el trabajo de verificación de cuenta que la empresa de servicios públicos debería haber hecho.

P: ¿Puede una persona registrada en una parroquia pertenecer a una conferencia SVDP de otra parroquia?

R: Sí, una persona puede estar registrada en una parroquia y pertenecer a una Conferencia SVdP en otra. La Regla no exige que los miembros vicencianos pertenezcan a la parroquia en la que van al culto.

  • Jill Pioter

2-17-2022 Questions and Answers
2-17-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: We have a separately incorporated store who is choosing to operate independently from the Council. What do we need to consider in discussing this with them?

A: Every effort must be made to recover the members and store operation. The following are considerations related to what might occur.

  • All entities of the Society operating within a Council area are subject to the authority of that Council regardless of whether or not they are independently incorporated.
  • The authority of the Council is recognized and acknowledged by the Council General International when the Council was instituted.
  • Failure of the store or special work to recognize that authority is grounds for that entity to be removed from the Society. This does not give the store or special work authority to continue in operation outside of the Society. The assets of the store or special work were acquired under the name of the Society and, therefore, the store or special work must be dissolved and the assets returned to the Society.
  • In some cases, actions may warrant formal removal of some members from the Society.

Possible outcomes are not absolute; every effort must be made to reconcile and recover.

Q: Is there anything in the Rule that covers discussions of those we serve via email? What about sending mail to spouses that are not both Vincentians but share an email address? 

A: Confidentiality is highly emphasized within the Society. The Rule does not address technology and it shouldn’t since technology changes and improves constantly. Information about those we serve and who they are can only be shared among Vincentians unless specific written and signed authorization is given by the those we serve. So, email may be used to discuss information about those we serve as long as that information is protected and not allowed to be seen by those who are not Vincentians. That email should not be forwarded to non-Vincentians and, if printed, should not be allowed to be seen by non-Vincentians. If you cannot ensure this, then don’t use email. This concept holds true for Conference minutes, lists of active people we serve, treasurer reports, etc.  A shared email address may be used as long as all parties to that shared email understand and are willing to comply with our confidentiality standards.

Spanish Translation

P: Tenemos una tienda incorporada por separado que está eligiendo operar independientemente del Consejo. ¿Qué debemos tener en cuenta al hablar de esto con ellos?

R: Se debe hacer todo lo posible para recuperar los miembros y el funcionamiento de la tienda. Las siguientes son consideraciones relacionadas con lo que podría ocurrir.

  • Todas las entidades de la Sociedad que operan dentro del área de un Consejo están sujetas a la autoridad de ese Consejo independientemente de si están o no incorporadas de manera independiente.
  • La autoridad del Consejo es conocida y reconocida por el Consejo General Internacional cuando se instituyó el Consejo.
  • Si la tienda o el trabajo especial falta de reconocer esa autoridad, es motivo para que esa entidad sea removida de la Sociedad. Esto no le da autoridad a la tienda o trabajo especial para continuar operando fuera de la Sociedad. Los bienes de la tienda o obra especial fueron adquiridos a nombre de la Sociedad y, por tanto, la tienda o obra especial debe ser disuelta y los bienes devueltos a la Sociedad.
  • En algunos casos, las acciones pueden justificar la remoción formal de algunos miembros de la Sociedad.

Los resultados posibles no son absolutos; se debe hacer todo lo posible para reconciliarse y recuperarse.

P: ¿Hay algo en la Regla que cubra las discusiones de aquellos a quienes servimos por correo electrónico? ¿Qué pasa con el envío de correo a cónyuges que no son Vicencianos pero comparten una cuenta?

R: La confidencialidad es muy enfatizada dentro de la Sociedad. La Regla no aborda la tecnología y no debería hacerlo, ya que la tecnología cambia y mejora constantemente. La información sobre aquellos a quienes servimos solo se puede compartir entre los Vicentinos, a menos que aquellos a quienes servimos otorguen una autorización específica por escrito y firmada. Por lo tanto, el correo electrónico se puede usar para discutir información sobre aquellos a quienes servimos, siempre que esa información esté protegida y no se permita que la vean quienes no son Vicentinos. Ese correo electrónico no debe enviarse a personas que no sean vicentinas y, si se imprime, no debe permitirse que los no Vicentinas lo vean. Si no puede asegurar esto, entonces no use el correo electrónico. Este concepto es válido para las actas de la Conferencia, las listas de personas activas a las que servimos, los informes del tesorero, etc. Se puede usar una dirección de correo electrónico compartida siempre que todas las partes de ese correo electrónico compartido comprendan y estén dispuestas a cumplir con nuestros estándares de confidencialidad.

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2-3-2022 Questions and Answers
2-3-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: We have a neighbor in need of one of the Conferences that is being looked for by the police. I don’t know if the Conference knows where she is, but they do know the location of a storage facility that is owned by the person. Can the Conference disclose this information, either voluntarily or by a summons? I think not, but I wasn’t sure. Please advise.

A: This is different from a seal of confession. We do not voluntarily share information with other agencies. However, if there is a legal summons made requesting information, we comply. To voluntarily provide information to the police is a matter of conscience. It would really depend on the seriousness of the matter. You have to discern what withholding the information could mean in the long run. Is it likely that people will be hurt (physically, emotionally, or economically) by withholding the information? Decisions like this require a lot of prayer.

Q: One of our Vincentians has asked if our Conference can spend funds to improve the poor boxes in our parish church. We receive the contents of the boxes each week. They’ve gotten a little shabby, and our pastor has been working on improving the church’s environment with new pews, new stations, etc. Is this allowed?

A: Since the funds from the poor box are given to SVdP, the Conference may purchase replacements for the poor boxes and treat it as operating expenses. However, the Conference may not contribute funds directly to the parish to do so.

Spanish Translation

P: La policía está buscando a unos de nuestros vecinos que tienen necesidades. No sé si la Conferencia sabe dónde está, pero sí conoce la ubicación de una instalación de almacenamiento que es propiedad de la persona. ¿Puede la Conferencia divulgar esta información, ya sea voluntariamente o por citación? Creo que no, pero no estaba seguro. Por favor avise.

R: Esto es diferente de un sello de confesión. No compartimos información de manera proactiva con otras agencias. Sin embargo, si hay una citación legal solicitando información, cumplimos porque cumplimos la ley. Proporcionar voluntariamente información a la policía es una cuestión de conciencia. Realmente dependería de la gravedad del asunto. Tienes que discernir lo que podría significar retener la información a largo plazo. ¿Es probable que lastime a mucha gente (física, emocional o económicamente) al retener la información? Decisiones como esta requieren mucha oración.

P: Uno de nuestros Vicentinos ha preguntado si nuestra Conferencia puede gastar fondos para mejorar las cajas de limosnas en nuestra iglesia parroquial. Recibimos el contenido de las cajas cada semana. Se han deteriorado un poco y nuestro pastor ha estado mejorando el ambiente de la iglesia con nuevas bancas, nuevas estaciones, etc. ¿Está permitido?

R: Dado que los fondos de la caja se entregan a SVdP, la Conferencia puede comprar reemplazos para las cajas de limosnas y tratarlos como gastos operativos. Sin embargo, la Conferencia no puede contribuir fondos directamente a la parroquia para hacerlo.

  • Jill Pioter

1-27-2022 Questions and Answers
1-27-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Next year the Diocesan Council will be billed for solidarity based on the number of active Conferences reported for the 10/1/2020-9/30/2021 fiscal year, when two absorbed Conferences were still active. Is the Diocesan Council responsible for absorbing the solidarity dues for these now inactive Conferences?

A:  When the new method of solidarity calculation went into effect in 2013, it was a specific decision that the invoice would go to the Diocesan Council (or District Council if no Diocesan Council exists). It is up to each Diocesan Council to determine how the invoice will be paid. For example, some Councils pay the whole amount as support for their subsidiaries while others are reimbursed by their Conferences and Special Works. However, the full payment is expected to be paid by the Council even if the number of Conferences or Special Works has changed since the reporting period.

Q:  We have a Conference president approaching the end of her second term, preparing a succession plan for the next election. No current member of this active Conference seems willing to step up to succeed her. If that does not change, what should happen with the Conference?

A:  There are two choices; either elect someone from within or close the Conference. It is up to the Conference members to step forward and provide leadership for their Conference. A District Council president can temporarily appoint someone to be Conference president if no president is nominated before the current president term ends; but an election has to take place as soon as possible and within a reasonable time. The current president should NOT stay in office by either appointment or re-election.

Spanish Translation

P: El próximo año se facturará al Consejo Diocesano por solidaridad basado en el número de Conferencias activas informadas para el año fiscal 1/10/2020-30/9/2021. En ese momento, dos Conferencias absorbidas aún estaban activas. ¿Es el Consejo Diocesano el responsable de pagar las cuotas solidarias de estas Conferencias ahora inactivas?

R:  Cuando el nuevo método de cálculo solidario entró en vigencia en 2013, fue una decisión específica que la factura iría al Consejo Diocesano (o al Consejo de Distrito si no existe ningún Consejo Diocesano). Es para cada Consejo Diocesano determinar cómo se pagará la factura. Por ejemplo, algunos Consejos pagan el monto total como un forma de apoyo a sus filiales mientras que otros son reembolsados ​​por sus Conferencias y obras especiales. Sin embargo, se espera que el Consejo pague la factura completa incluso si el número de Conferencias u Obras Especiales ha cambiado desde el período del informe.

P: Tenemos a una presidenta de la Conferencia acercándose al final de su segundo mandato, preparando un plan de sucesión para las próximas elecciones. Ningún miembro actual de esta Conferencia activa parece dispuesto a dar un paso al frente para sucederle. Si eso no cambia, ¿qué debería pasar con la Conferencia?

R:  Hay dos opciones; elegir a alguien de dentro o cerrar la Conferencia. Depende de los miembros de la Conferencia dar un paso adelante y proporcionar liderazgo para su Conferencia. Un presidente del Consejo de Distrito puede designar temporalmente a alguien para que sea presidente de la Conferencia si no se nombra a ningún presidente antes de que finalice el mandato del presidente actual; pero la elección tiene que pasar lo más pronto posible y dentro de un tiempo razonable. El  presidente actual NO debe permanecer en el cargo ni por nombramiento ni por reelección.

  • Jill Pioter

1-20-2022 Questions and Answers
1-20-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Our local electricity utility demands a deposit of $300 for two years of a new resident in our town at one of our rental apartments. Because of the legal concerns, after two years, that deposit is sent back to the resident if they pay their bills during the two years (even if SVdP pays that initially). It is my contention that this is a deposit that should be returned to us as an SVdP Conference (unlike rents that we pay to a third party that never gets rebated). Some in our Conference feel that we should not ask for a return of these monies. What is the position of National?

A: Two things to keep in mind: first, the utility company may not keep track of a third party to whom the refund should be given. Second, when we give assistance to people, it is given as a gift – not a loan; so we should not look for a return. One of the things we have always promoted within the Society is that “once given, the gift belongs to the recipient.” They can do with it as they please. That goes for food, clothing, furniture, rent, utilities, gift cards, vouchers, etc.

 Q: At the national meeting there were papers on the relationship of pastors and Conferences, Extension/Revitalization team roles and responsibilities, and the Extension and Formation Initiative Revitalization Toolbox. Where can I find these on the website? I looked at several different places and could not find them.

A: Here is the link for Growth & Revitalization materials: Outreach – St. Vincent de Paul USA Member Site (ssvpusa.org),  where you will find all the materials available from the National Council.

Spanish Translation

P: Nuestro servicio de luz local exige un depósito de $300 por dos años de un nuevo residente en nuestra ciudad en uno de los apartamentos. Debido a los asuntos legales, después de dos años, ese depósito se devuelve al residente si paga sus facturas durante los dos años (incluso si SVDP paga eso inicialmente). Mi argumento es que este es un depósito que debe ser devuelto a nosotros como una Conferencia SVDP (en contraste a los alquileres que pagamos a un tercero que nunca se reembolsa). Algunos en nuestra Conferencia sienten que no deberíamos pedir la devolución de estos dineros. ¿Cuál es la posición de Nacional?

R: Dos cosas a tener en cuenta: primero, la empresa de servicios públicos tal vez no realiza un seguimiento de un tercero a quien se le debe dar el reembolso. En segundo lugar, cuando brindamos asistencia a las personas, lo hacemos como un regalo, no como un préstamo; por lo que no debemos buscar un retorno. Una de las cosas que siempre hemos promovido dentro de la Sociedad es que “una vez dado, el regalo pertenece a quien lo recibe.” Pueden hacer con él lo que quieran. Eso se aplica a alimentos, ropa, muebles, alquiler, servicios públicos, tarjetas de regalo, cupones, etc.

P: En la reunión nacional hubo documentos sobre la relación de los pastores y las Conferencias, las funciones y responsabilidades del equipo de Extensión/Revitalización y Materiales de la Iniciativa por Formación y Revitalización. ¿Dónde puedo encontrarlos en el sitio web? Miré en varios lugares diferentes y no pude encontrarlos.

R: Aquí está el enlace para los materiales de Crecimiento y Revitalización: Divulgación: sitio para miembros de St. Vincent de Paul, EE. UU. (ssvpusa.org), donde encontrará todos los materiales disponibles del Consejo Nacional para hacer crecer nuevas conferencias y revitalizar las conferencias en apuros.

 

  • Jill Pioter

1-13-2022 Questions and Answers
1-13-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: If you have a pantry in your Conference, are you allowed to change the shopping list? For example, in the past a family of 6+ could receive 10 canned goods and then it was reduced to eight; plus, other items were also reduced on the sheet?

A:  This is a local issue to be addressed by local leaders. However, the reality is that when you are providing food to individuals, you want the meals to be nutritious and well-balanced; and it doesn’t hurt to customize the manner in which food is given to families in need. Otherwise, it is a matter of resources, budgets and fairness.

Q: We have a neighbor in need of one of the Conferences that is being looked for by the police. I don’t know if the Conference knows where she is, but they do know the location of a storage facility that is owned by the person. Can the Conference disclose this information, either voluntarily or by a summons? I think not, but I wasn’t sure. Please advise.

A: This is different from a seal of confession. We do not proactively share information with other agencies. However, if there is a legal summons made requesting information, we comply because we obey the law. To voluntarily provide information to the police is a matter of conscience. It would really depend on the seriousness of the matter. You have to discern what withholding the information could mean in the long run. Is it likely that people will be hurt (physically, emotionally, or economically) by withholding the information? Decisions like this require a lot of prayer.

Spanish Translation

P: Si tiene una despensa en su Conferencia, ¿puede cambiar la lista de compras? Por ejemplo, en el pasado una familia de 6+ podía recibir 10 productos enlatados y ahora solo recibe ocho; además, las cantidades de otros artículos también se redujeron en la lista.

R:  Este es un problema local que deben abordar los líderes locales. Sin embargo, la realidad es que cuando su Conferencia proporciona alimentos a las personas, desea que las comidas sean nutritivas y bien balanceadas; y es bueno personalizar la forma en que se entregan los alimentos a las familias necesitadas. De lo contrario, es una cuestión de recursos, presupuestos y equidad.

P: La policía está buscando unos de nuestros vecinos que tienen necesidades. No sé si la Conferencia sabe dónde está, pero sí conoce la ubicación de una instalación de almacenamiento que es propiedad de la persona. ¿Puede la Conferencia divulgar esta información, ya sea voluntariamente o por citación? Creo que no, pero no estaba seguro. Por favor avise.

R: Esto es diferente de un sello de confesión. No compartimos información de manera proactiva con otras agencias. Sin embargo, si hay una citación legal solicitando información, cumplimos porque cumplimos la ley. Proporcionar voluntariamente información a la policía es una cuestión de conciencia. Realmente dependería de la gravedad del asunto. Tienes que discernir lo que podría significar retener la información a largo plazo. ¿Es probable que lastime a mucha gente (física, emocional o económicamente) al retener la información? Decisiones como esta requieren mucha oración.

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Questions and Answers 1-6-2022
Questions and Answers 1-6-2022 150 150 Jill Pioter

Q: A few members of my Conference say that they will not help someone who lies to them. Pope Francis has said that someone who lies is desperate. I believe that we should assist someone in need even if they have lied to us. Yes, confront the lie but show mercy. Is there anything in the Rule or other Vincentian literature that addresses this situation?

A: People lie for various reasons: some out of desperation, some because it suits the way they live, some simply because it will gain something for them. Telling lies is sinful, which means that a liar is a sinner just like all of us. God is willing to forgive all sinners; should we not be willing to do as much?

In the Rule, Part I, Articles 1.8 it states, Vincentians serve the poor cheerfully, listening to them and respecting their wishes, helping them to feel and recover their own dignity, for we are all created in God’s image. In the poor, they see the suffering Christ. Members observe the utmost confidentiality in the provision of material and any other type of support. Article 1.9 reads, Vincentians endeavor to establish relationships based on trust and friendship. Conscious of their own frailty and weakness, their hearts beat with the heartbeat of the poor. They do not judge those they serve. Rather, they seek to understand them as they would a brother or sister.

When we interview someone who is asking for help, it is up to us to do due diligence to determine if the need is real and if we should help. Was the lie a determining factor if giving the assistance?  If the lie was not a determining factor in deciding what to do, then does it really make a difference on future help? Should we Vincentians have done more investigation before agreeing to assist?  Sometimes in our willingness to help people, we don’t do all we should to ensure the need is real.

Q: Is there anything in the Rule or Manual that would prevent an individual to serve as President of both his/her District Council and President of his/her individual Conference simultaneously? If so, could an individual hold different offices within the Council and Conference? i.e., Council President, Conference Treasurer?

A: It is not a problem from the Rule and Bylaws for a Council President to also carry the office of Conference President. Nonetheless, it is not recommended because of the responsibilities including voting that go with each position.

The following circumstances should be clearly addressed and determined by the Council before allowing one individual to serve in both elected roles:

  • When a Council President holds the position of Conference President as well, does he/she get two votes in the Council meeting – one as President of the Conference and one as President of the Council?
  • Who represents the Conference in the Council meeting?

These should be answered before he/she takes office.

Spanish Translation

P: Algunos miembros de mi Conferencia dicen que no ayudarán a alguien que les mienta. El Papa Francisco ha dicho que alguien que miente está desesperado. Creo que deberíamos ayudar a alguien que lo necesite incluso si nos ha mentido. Sí, confronta la mentira, pero muestra misericordia. ¿Hay algo en la Regla u otra literatura Vicentina que aborde esta situación?

R: La gente miente por varias razones: algunas por desesperación, algunas porque se adapta a su forma de vida, algunas simplemente porque les dará algo. Decir mentiras es un pecado, lo que significa que un mentiroso es un pecador como todos nosotros. Dios está dispuesto a perdonar a todos los pecadores; ¿no deberíamos estar dispuestos a hacer lo mismo?

En la Regla, Parte I, Artículos 1.8 dice, los Vicentinos sirven al pobre con alegría, prestándoles atención y respetando sus deseos, ayudándolos a sentir y recobrar su dignidad propia, ya que todos somos creados en la imagen de Dios. En el pobre, ellos ven al Cristo sufriente. Los miembros observan la más completa confidencialidad cuando proveen bienes materiales o cualquier otro tipo de ayuda. El artículo 1.9 dice, los Vicentinos tratan de establecer relaciones basadas en la confianza y la amistad. Conscientes de su propias flaquezas y debilidades, sus corazones laten en conjunto con el latido del pobre. Ellos no juzgan a los que sirven. Al contrario, tratan de entenderlos como si fuesen con un hermano o hermana.

Cuando entrevistamos a alguien que está pidiendo ayuda, depende de nosotros hacer la debida diligencia para determinar si la necesidad es real y si debemos ayudar. ¿Fue la mentira un factor determinante a la hora de dar la asistencia? Si la mentira no fue un factor determinante a la hora de decidir qué hacer, ¿realmente influye en la ayuda futura? ¿Deberíamos, nosotros Vicentinos, haber investigado más, antes de aceptar ayudar? A veces, en nuestra disposición a ayudar a las personas, no hacemos todo lo que deberíamos para asegurarnos de que la necesidad sea real.

P: ¿Hay algo en la Regla o en el Manual que impida que una persona sirva como Presidente de su Consejo de Distrito y Presidente de su Conferencia individual simultáneamente? Si es así, ¿podría una persona ocupar diferentes cargos dentro del Consejo y la Conferencia? es decir, Presidente del Consejo y Tesorero de la Conferencia?

R: No es un problema de la Regla y los Estatutos que un Presidente del Consejo también desempeñe el cargo de Presidente de la Conferencia. No obstante, no se recomienda debido a las responsabilidades, incluida la votación, que acompañan a cada puesto.

Las siguientes circunstancias deben ser tratadas claramente y determinadas por el Consejo antes de permitir que una persona sirva en ambos papeles electos:

  • Cuando un Presidente del Consejo ocupa también el puesto de Presidente de la Conferencia, ¿obtiene dos votos en la reunión del Consejo? ¿uno de Presidente de la Conferencia y uno como Presidente del Consejo?
  • ¿Quién representa a la Conferencia en la reunión del Consejo?

Estos deben ser respondidos antes de que él o ella asuma el cargo.

  • Jill Pioter

12-9-2021 Questions and Answers
12-9-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Our Council gets funds donated to us from a couple of grocery chains. The funds are then passed on to the Conferences in the form of gift cards which they either give to people or use to purchase food for their pantry. How should the Conference report these funds on the annual report?

A: The financial report is only for actual money that is deposited in the Conference accounts. Gift cards cannot be deposited and must be included under in-kind.

If your food pantry is designated as an official Special Work for which you send in a report at the end of the year, then the money donated to the food pantry should be entered on line 3A. If the food pantry is not an official special work, then the money donated for food should go into Restricted Funds. But again, this never includes gift cards because they are in-kind donations.

Q: Some of our Conferences receive donations in the form of gift cards to supermarkets and places like Target which they then distribute to friends in need during Christmas. These gift cards have cash value. Should the Conference treat them as such and report them on line 5E: Other-Misc. Receipts?

A: The gifts cards received as donations would be treated as in-kind. When they are distributed, they have a specific value for the purpose for which you give them (food, clothing, etc.). They are not cash so they would not be treated as 5E. They cannot be deposited to your account and show up in the balancing of your accounts.

Spanish Translation

P: Nuestro Consejo recibe fondos que nos donan un par de empresas de supermercados. Luego, los fondos se transfieren a las Conferencias en forma de tarjetas de regalo que se entregan a las personas o se utilizan para comprar alimentos para su despensa. ¿Cómo debería informar la Conferencia sobre estos fondos en el informe anual?

R: El informe financiero es solo para el dinero real que se deposita en las cuentas de la Conferencia. Las tarjetas de regalo no se pueden depositar y deben incluirse en especie.

Si su despensa de alimentos está designada como Obra Especial oficial para la cual envía un informe al final del año, entonces el dinero donado a la despensa debe ingresarse en la línea 3A. Si la despensa no es una obra especial oficial, entonces el dinero donado para alimentos debe ir a Fondos Restringidos. Pero fíjese, esto nunca incluye tarjetas de regalo porque son donaciones en especie.

P: Algunas de nuestras Conferencias reciben donaciones en forma de tarjetas de regalo para supermercados y lugares como Target, que luego distribuyen a amigos con necesidades durante la Navidad. Estas tarjetas de regalo tienen valor en efectivo. ¿Debería la Conferencia tratarlos como efectivo e informarlos en la línea 5E: Otro-Misc. Ingresos?

R: Las tarjetas de regalo recibidas como donaciones se tratarán como en especie. Cuando se distribuyen, tienen un valor específico por el propósito para el que se les da (comida, ropa, etc.). No son dinero en efectivo, por lo que no serían tratados como 5E. No se pueden depositar en su cuenta y aparecer en el saldo de sus cuentas.

  • Jill Pioter

12-2-2021 Questions and Answers
12-2-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Some Conference members purchase Christmas gifts with their personal funds, which they deliver, along with a member of their family. Is this allowed?

A: Vincentians should refrain from providing help using their own personal resources, especially since those we serve will view the assistance as being provided by SVdP. This is permitted as long as it is done in the individual members names – not in the name of SVdP – and there would be no reimbursement in this case. Many Conferences throughout the country have Christmas Tree or Adopt-A-Family programs. The connection is for parishioners to provide gifts for the families. Members and their families may also participate in these programs.

Q:  If we collect funds in excess of our needs, can we combine the excess funds into our general account, or must we maintain them in a “special works” category in our accounting?

A: Funds can be used as the membership body determines. Excess funds collected for seasonal assistance (Thanksgiving, Christmas, Easter, etc.) do not have to be escrowed into a special works account for annual use. Our friends are in need daily, and all resources should be available to serve those in need.

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