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  • Lori Pattison

10-24-24 Weekly Questions & Answers
10-24-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  Can a Conference allow a member who was on sabbatical due to the fact that her husband is dying of cancer and needs her care be allowed to vote in the upcoming election?

 A:  Everything depends on circumstances.  If, for example, she has missed meetings for several months and is not current with what is going on in the Conference, then the answer should realistically be “no.”  If she only missed a couple of meetings, then the answer is “yes.”  You want to avoid the possibility and even the perception that someone was stacking the vote with as many potential votes as possible one way or the other.  This would effectively be campaigning, and campaigning is forbidden in the Society.

Q: We would like to provide SVdP smocks and T shirts to our volunteers. Can these be paid for from the Conference funds or do members have to use their own money?

A: If Conference members together agree and want everyone to be dressed in Vincentian apparel for identity’s sake, use of Conference fund is justified to provide the clothing.  Members can still make a voluntary contribution towards purchase of SVdP smocks and T shirts.

 P: ¿Puede una Conferencia permitir que un miembro que estaba en un año sabático debido al hecho de que su esposo se está muriendo de cáncer y necesita su cuidado pueda votar en las próximas elecciones?

 R: Todo depende de las circunstancias.  Si, por ejemplo, ha faltado a las reuniones durante varios meses y no está al tanto de lo que está sucediendo en la Conferencia, entonces la respuesta realista debería ser “no”.  Si solo faltó a un par de reuniones, entonces la respuesta es “sí”.   Usted debe de evitar la posibilidad e incluso dar la percepción, de que alguien estaba acumulando el mayor número votos potenciales como sea posible de una forma u otra.  Esto sería efectivamente hacer campaña, y hacer esta acción está prohibida en la Sociedad.

P: Nos gustaría proporcionar mandiles y camisetas con el logo de SVdP a nuestros voluntarios. ¿Se pueden pagar esta compra con los fondos de la Conferencia o los miembros tienen que usar su propio dinero?

R: Si los miembros de la Conferencia están de acuerdo y quieren que todos se vistan con ropa Vicentina por motivos de identidad, se justifica el uso de los fondos de la Conferencia para proporcionar la ropa.  Los miembros aún pueden hacer una contribución voluntaria para la compra de mandiles y camisetas de SVdP.

  • Lori Pattison

10-17-24 Weekly Questions & Answers
10-17-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  When does a newly elected Conference President formally take office?

A:  According to the bylaws for Conferences (approved by the National Council), a President’s term is from October 1st through September 30th three years later.  If the newly elected President takes office at any other time, the first year of office is a short one (still ending on September 30) and then the President serves an additional two years.  When the President actually takes office is normally determined at the time of the election.  The office of President should be vacant for as short a period as possible.

Q: How are international disaster declarations handled and who issues them?

A: The President General (international) usually issues a worldwide circular appealing for funds/donations for national disasters and requests such funds/donations be sent to the Council General in Paris for management and distribution of the funds to stricken countries.  The Council General in turn communicates with the National Council of the stricken countries and also works with the International Territorial Vice-President and the Coordinator in the areas concerned.  In this way there is proper communication and process for accountability of the funds sent.

P: ¿Cuándo asume formalmente el cargo el Presidente de la Conferencia recién elegido?

R: De acuerdo con los Estatutos de las Conferencias (aprobados por el Consejo Nacional), el mandato de un Presidente es del 1 de octubre al 30 de septiembre tres años después.  Si el Presidente recién elegido asume el cargo en cualquier otro momento, el primer año del cargo es corto (termina el 30 de septiembre) y luego el Presidente sirve dos años adicionales.  El momento en que el Presidente asume el cargo normalmente se determina en el momento de la elección.  El cargo de Presidente debe estar vacante por el menor tiempo posible.

P: ¿Cómo operan las declaraciones internacionales de desastre y quién las emite?

R: El Presidente General (internacional) suele emitir una circular mundial en la que solicita fondos/donaciones para desastres nacionales y solicita que dichos fondos/donaciones se envíen al Consejo General en París para la gestión y distribución de los fondos a los países afectados.  A su vez, el Consejo General se comunica con el Consejo Nacional de los países afectados y también trabaja con el Vicepresidente Territorial Internacional y el Coordinador en las áreas afectadas.  De esta manera, existe una comunicación y un proceso adecuados para la rendición de cuentas de los fondos enviados.

  • Lori Pattison

10-10-24 Weekly Questions & Answers
10-10-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Our Conference had a meeting with our Pastor.  He wants statistics related to our neighbors as to their origin.  Can you give me a diplomatic explanation as to why we cannot do that?

A: It is very simple.  We do not track that type of information.  Our Rule (Part I, Article 1.4) specifically prohibits us from any type of discrimination in giving assistance, so we don’t track anything that might lead to that.

Q:  How do Council leaders report their mileage if they pay out of pocket airfare?

A: Mileage reporting on the annual report means driving mileage.  Mileage should reflect only the amount actually driven in a vehicle. 

P: Nuestra Conferencia tuvo una reunión con nuestro Párroco.  Él quiere estadísticas relacionadas con nuestros prójimos en necesidad en cuanto a su origen.  ¿Puede darme una explicación diplomática de por qué no podemos hacer eso?

R: Es muy sencillo.  No pedimos ese tipo de información.  Nuestra Regla (Parte I, Artículo 1.4) nos prohíbe específicamente cualquier tipo de discriminación en la prestación de asistencia, por lo que no buscamos nada que pueda conducir a eso.

P: ¿Cómo informan los líderes del Consejo la cantidad de sus millas si pagan el pasaje aéreo de su bolsillo?

R: El informe de kilometraje en el informe anual significa el kilometraje de conducción.  El kilometraje debe reflejar solo la cantidad realmente conducida en un vehículo.

  • Lori Pattison

10-03-24 Weekly Questions & Answers
10-03-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  There are a few Conferences and some Councils that run Special Works.  Most but not all of these are stores. There seems to be a lack of understanding concerning the proper roles and responsibilities between those Special Works and the Conference or Council that owns or operates them. For example, sometimes a store committee believes it has complete autonomy to make every decision without input from or oversight by the Conference or Council.  Can you clarify how this relationship should work?

A:  A Special Work is a SVdP service, program or thrift store owned and governed by a Council or Conference and operated by members and/or paid staff. It is not self-governed, and any decision must be made with oversight and approval by its owner, either a Conference or Council. A Special Work is devoted to a special location and people resources all year around; otherwise, it is considered a project. The relationship between a Council/Conference and its Special Works should exist with the understanding that any Special Work of the Society must ultimately be under the governance l of a Council or a Conference.

Q: In our Conference meetings, we have had several discussions regarding how we refer to those we serve. Members are divided on the issue. Some say referring to those we serve as “client” is humiliating. Others say we should call them “friends in need”. What is the appropriate way to refer to those we serve?

A: The Society suggests members refrain from using the word “client” to describe or refer to those we serve. The word client makes us an agency, and the Society is not an agency. We are person-to-person assistance to anyone in need. Those we serve are our neighbors (or friends) in need.  The term “client” has been contrary to the culture of the Society throughout, and a conscious effort by members must be made to refrain from the use of such impoverishing terminology.

Frederic often prayed and reflected on the Gospel story of the Good Samaritan, and the question posed by Jesus captured his heart: “Which of these three, in your opinion, was neighbor to the man who fell in with the robbers?” The answer came, “The one who treated him with compassion.”  Jesus said to him, ‘Then go and do the same.’ This is what drove Frederic and the founding members to go out to those living in poverty to bring Christ’s love and compassion to their neighbors.  Today, we hold this grace in our hearts as we are called to serve our friends and neighbors, never thinking of them as or calling them “clients.”

P: Existen algunas Conferencias y Consejos que tienen y administran Trabajos Especiales.  La mayoría, pero no todas, son tiendas de segunda mano. Parece haber una falta de entendimiento en la Conferencia o el Consejo que las posee o las administra referente a las funciones y responsabilidades adecuadas de esos Trabajos Especiales. Por ejemplo, a veces un comité de tienda cree que tiene una total autonomía para tomar todas las decisiones sin la participación o supervisión de la Conferencia o el Consejo.  ¿Puede usted aclarar cómo debería funcionar esta relación?

 R: Un Trabajo Especial es un servicio, programa o tienda de segunda mano de SVdP que es propiedad y está gobernada por un Consejo o Conferencia, y que es operada por miembros y/o personal remunerado. No es autónomo, y cualquier decisión debe ser tomada con la supervisión y aprobación de su propietario, ya sea una Conferencia o un Consejo. Un Trabajo Especial trabaja durante todo el año con recursos humanos, en una ubicación especifica; de lo contrario, se considera un proyecto. La relación entre un Consejo/Conferencia y sus Trabajos Especiales debe existir en el entendimiento de que cualquier Trabajo Especial de la Sociedad debe estar en última instancia bajo el gobierno de un Consejo o una Conferencia.

P: En nuestras reuniones de Conferencia, hemos tenido varias discusiones sobre cómo nos referimos a aquellos a quienes servimos. Los miembros están divididos sobre el tema. Algunos dicen que referirse a aquellos a quienes servimos como “clientes” es humillante. Otros dicen que deberíamos llamarlos “amigos en necesidad”. ¿Cuál es la forma correcta de referirse a aquellos a quienes servimos?

R: La Sociedad sugiere que los miembros se abstengan de usar la palabra “cliente” para describir o referirse a aquellos a quienes servimos. La palabra cliente nos convierte en una agencia, y la Sociedad no es una agencia. Proporcionamos asistencia de persona a persona para cualquiera que lo necesite. Aquellos a quienes servimos son nuestros prójimos (o amigos) en necesidad.  El término “cliente” ha sido contrario a la cultura de la Sociedad en todo momento, y se debe hacer un esfuerzo consciente por parte de los miembros para abstenerse de usar esa terminología empobrecedora.

Federico rezaba y reflexionaba a menudo sobre la historia evangélica del Buen Samaritano, y la pregunta planteada por Jesús cautivó su corazón: «¿Cuál de estos tres, en tu opinión, era el prójimo del hombre que cayó en manos de los ladrones?» La respuesta llegó: “El que lo trató con compasión”.  Jesús le dijo: “Entonces ve y haz lo mismo”. Esto es lo que impulsó a Federico y a los miembros fundadores a salir al encuentro de los que viven en la pobreza para llevar el amor y la compasión de Cristo a sus prójimos.  Hoy en día, tenemos esta gracia en nuestros corazones ya que estamos llamados a servir a nuestros amigos y prójimos, nunca pensando en ellos o llamándolos “clientes”.

 

  • Lori Pattison

9-26-24 Weekly Questions & Answers
9-26-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Are we still keeping records on those friends “that we cannot help” due to low or no funds on hand at time of their need? Do we report these numbers in some fashion?

 A: Case records should be made whether we help an individual or not. A Home Visit may still offer spiritual and emotional support even if no funds are provided.  Although the Conference may not be able to help financially at the point in time asked, a need may arise in future weeks or months. If so, there is a file already established and may or may not require some updates.  The visit should be recorded in the annual report.  Many visits do not include giving funds, but a visit was made and thus should be counted.

Q:  A Conference President believes he (she) is in his (her) fifth year in office because he (she) served as co-President the first year. Does serving as a co-President count toward the six-year term limitation as a single President?  

 A:  The National Council does not recognize co-President terms.  The election process does not identify co-Presidents as an elected office. Therefore, a co-President term cannot count as serving individually as President.  If the person was actually elected/appointed as a Vice President, there is no effect on the Presidential term.

P: ¿Todavía mantenemos registros de los prójimos “a los que no podemos ayudar” debido a la escasez o ausencia de fondos disponibles en el momento en que lo necesitan? ¿Reportamos estos números de alguna manera?

 R: Los registros de casos deben hacerse, ya sea que ayudemos a un individuo o no. Una visita domiciliaria aún puede ofrecer apoyo espiritual y emocional, incluso si no se proporcionan fondos.  Aunque es posible que la Conferencia no pueda ayudar financieramente en el momento solicitado, es posible que surja la necesidad en las próximas semanas o meses. Si es así, hay un archivo ya establecido y puede o no requerir algunas actualizaciones.  La visita debe quedar registrada en el informe anual.  Muchas visitas no incluyen la entrega de fondos, pero se hizo una visita y, por lo tanto, debe contarse.

P: Un Presidente de Conferencia cree que está en su quinto año en el cargo porque se desempeñó como copresidente el primer año. ¿Servir como copresidente cuenta para el límite de mandato de seis años como Presidente?

 R: El Consejo Nacional no reconoce mandatos de copresidentes.  El proceso de elección no identifica a los copresidentes como un cargo electo. Por lo tanto, un mandato de copresidente no puede contar como servir individualmente como Presidente.  Si la persona fue realmente elegida/nombrada como Vicepresidente, no hay ningún efecto en el período presidencial.

  • Lori Pattison

9-19-24 Weekly Questions & Answers
9-19-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: A couple of our members questioned buying raffle tickets with funds that “belong to the poor.” Please clarify.

 A: Conferences should not use funds donated to the Society in any way for gambling, including the buying of raffle tickets. Individual members can purchase raffle tickets using their personal resources.  This is acceptable according to the Rule.

 Q: How do we determine a quorum? We have 17 active members, but only 7 – 10 are attending meetings regularly.  I am able to get some input from those who are not attending but obviously, they are not voting in person. 

A:  The nationally recommended model bylaws describe a quorum as a majority of the active Conference members. It is defined as 50% of Active Members plus one.  Remember, an Active Member is someone who regularly attends meetings.  From the specifics of the question, only 7 – 10 are actually Active Members. If, for example, there are 10 Active Members regularly attending meetings, then the quorum is 6.  If the number of Active Members changes, the quorum changes.  Further, do not confuse a quorum with a majority needed for certain decisions as required in your bylaws. If there is no quorum the Conference can still meet, they just cannot pass any resolutions.

P: Un par de nuestros miembros cuestionaron la compra de boletos para una rifa con fondos que “pertenecen a las personas que viven en la pobreza”. Sírvanse aclarar.

 R: Las Conferencias no deben usar los fondos donados a la Sociedad de ninguna manera para juegos de azar, incluida la compra de boletos para rifas. Los miembros individuales pueden comprar boletos de una rifa utilizando sus recursos personales.  Esto es aceptable de acuerdo con la Regla.

 P: ¿Cómo determinamos el quórum? Tenemos 17 miembros activos, pero solo entre 7 y 10 asisten a las reuniones con regularidad.  Puedo obtener algunas opiniones de aquellos que no asistirán pero, obviamente, no votarán en persona.

R: Los Estatutos modelo recomendados a nivel nacional en el sitio web nacional describen un quórum como la mayoría de los miembros activos de la Conferencia. Se define como el 50% de los Miembros Activos más uno.  Recuerde, un Miembro Activo es alguien que asiste regularmente a las reuniones.  De los detalles de la pregunta, solo 7-10 son realmente miembros activos. Si, por ejemplo, hay 10 Miembros Activos que asisten regularmente a las reuniones, entonces el quórum es de 6.  Si cambia el número de miembros activos, cambia el quórum.  Además, no confunda un quórum con una mayoría necesaria para ciertas decisiones, como se requiere en sus estatutos. Si no hay quórum para que la Conferencia aún pueda reunirse, simplemente no pueden aprobar ninguna resolución.

 

  • Jill Pioter

9-30-21 Questions & Answers
9-30-21 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter
Q: We have two Conference members that for the past 8 years have not done any personal contact with the poor, but they do have a say on how we help those in need. Is there anything in the Rule that states they have to be involved person to person with our friends in need? If so, where is it written and where do we go from here with that?

A:  To be an active member you must be Catholic, attend meetings regularly, and participate in the works of the Society, which is helping our friends in need. However, this does not mean that someone who, for example,  works in a pantry and doesn’t do face to face visits but is still active isn’t a member, so long as they are doing works of the Society and not just attending meetings.  If they are only attending meetings and not doing the services/works, then they are not eligible to vote.  However, if the Conference allows them to attend the meetings, then the Conference is allowing them to offer opinions.

Q: Our Conference was formed with three parishes into one at the pastor’s request because the priest was the same in all three parishes.  We are a strong Conference with lots of good works.  The President is asking if another parish five miles down the road that has its own priest can join us?  I have asked him to start their own Conference.  Can we allow another parish to join in just because they want to?

 A: Multi-parish Conferences are perfectly acceptable, and can even be advantageous, as you can draw on a larger pool of parishioners for members and officers, and increase your donor base. Building on to the foundation of an existing strong Conference is certainly easier than starting a new Conference.  Since the neighboring parish has its own pastor, you need to get the permission of that pastor, as you’ll want to raise funds there, communicate the Society’s works in their bulletin, and do an annual Invitation to Serve pulpit appeal for members. Appoint a Conference VP from that parish, and over time, ensure a good balance of officers from all parishes.  Consider rotating meeting locations so it is easy for all to attend. You might consider the new parish as a “start up” process toward building their own Conference as soon as stabilized leaders and resources allow.

P: Tenemos dos miembros de la Conferencia que durante los últimos 8 años no han tenido ningún contacto personal con los pobres, pero sí tienen derecho de votar sobre cómo ayudamos a los que tienen necesidades. ¿Hay algo en la Regla que indique que deben participar de persona a persona con nuestros amigos con necesidades? Si es así, ¿dónde está escrito y qué hacemos?

R: Para ser un miembro activo debe ser católico, asistir a las reuniones con regularidad y participar en los trabajos de la Sociedad, que está ayudando a nuestros amigos con necesidades. Sin embargo, esto no significa que alguien que, por ejemplo, trabaja en una despensa y no hace visitas cara a cara, pero sigue activo, no es miembro, siempre y cuando esté haciendo trabajos de la Sociedad y no solo asistiendo en las reuniones. Si solo asisten a reuniones y no realizan los servicios/trabajos, entonces no son elegibles para votar. Sin embargo, si la Conferencia les permite asistir a las reuniones, entonces la Conferencia les permite ofrecer opiniones.

P: Nuestra Conferencia se formó con tres parroquias en una a petición del pastor porque el sacerdote era el mismo en las tres parroquias. Somos una Conferencia fuerte con muchas buenas obras. El presidente pregunta si otra parroquia a cinco millas más adelante que tenga su propio sacerdote puede unirse a nosotros. Le he pedido que inicie su propia Conferencia. ¿Podemos permitir que otra parroquia se una solo porque así lo desee?

R: Las Conferencias multiparroquiales son perfectamente aceptables y pueden ser ventajosas, ya que puede recurrir a un grupo más grande de feligreses para miembros y funcionarios, y aumentar su base de donantes. Construir sobre la fundación sólida de una Conferencia existente es ciertamente más fácil que comenzar una nueva Conferencia. Dado que la parroquia vecina tiene su propio pastor, debe obtener el permiso de él, ya que querrá recaudar fondos allí, comunicar los trabajos de la Sociedad en su boletín y hacer una invitación anual al púlpito para los miembros. Designe un vicepresidente de la Conferencia de esa parroquia y, con el tiempo, asegúrese de que haya un buen equilibrio entre los oficiales de todas las parroquias. Considere la posibilidad de rotar las ubicaciones de las reuniones para que sea fácil para todos asistir. Puede considerar la nueva parroquia como un proceso de “puesta en marcha” hacia la construcción de su propia Conferencia tan pronto como lo permitan los líderes y los recursos estabilizados.

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