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  • Lori Pattison

11-21-24 Weekly Questions & Answers
11-21-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  We have a Food Pantry at our parish, and as long as I can remember, it’s been SVdP Food Pantry to our Parish and our community. I am told by our District President that it isn’t SVdP Food Pantry, but our church’s pantry run by Vincentians, and funds from our SVdP account cannot be used to purchase food. Can you please clarify?

A:  Your District President is correct in that we are not permitted to give funds to outside organizations.  However, the key words in the phrase are “run by Vincentians.”  If the pantry is indeed run by Vincentians, it is a work of the Society and can be funded by the Conference.  Keep in mind that, if the phrase is only used loosely and if a member or two only occasionally help out, then this does not qualify as a SVdP work.  The essential question is: Is this a SVdP program, or a parish ministry? That distinction dictates our Society independence, and therefore, our financial support.

Q: One of our Conferences noted that in the SVdP Manual on page 10 (2nd to last paragraph), there is mention of “obtaining plenary indulgences on the day of their admission to the Society….”  We were wondering if there is a special SVdP ceremony that will suitably achieve the granting of the indulgence on the participants.  I could not find anything in the Vincentian Celebrations Manual.  We are looking for an official description of such a ceremony that would result in the granting of the indulgences.

A: There are no ceremonies associated with indulgences.  You fulfill the requirements of the indulgences, and they are granted – not by us, but by God. The requirements are specified in the paragraph you referenced in the Manual.  You can review the Guideline for Indulgences document on our website to learn more.

P: Tenemos un almacén de alimentos en nuestra parroquia y, desde que tengo memoria, ha sido ‘Almacén de alimentos SVdP’ para nuestra parroquia y nuestra comunidad. Nuestro Presidente de Distrito me dice que no es el Almacén de Alimentos de SVdP, pero el almacén de nuestra iglesia administrada por Vicentinos y los fondos de nuestra cuenta de SVdP no se pueden usar para comprar alimentos. ¿Podría aclarar, por favor?

R: Su Presidente de Distrito tiene razón en que no se nos permite dar fondos a organizaciones externas.  Sin embargo, las palabras clave en la frase son “dirigido por Vicentinos”.  Si el almacén es realmente administrado por Vicentinos, es una obra de la Sociedad y puede ser financiada por la Conferencia.  Sin embargo, tenga en cuenta que, si la frase solo se usa de manera vaga y si uno o dos miembros solo ayudan ocasionalmente, entonces esto no califica como un trabajo de SVdP.  La pregunta esencial es: ¿Es este un programa de SVDP o un ministerio parroquial? Esa distinción dicta la independencia de nuestra Sociedad y, por lo tanto, nuestro apoyo financiero.

P: Una de nuestras Conferencias señaló que en el Manual de la SVdP en la página 10 (penúltimo párrafo), se menciona “obtener indulgencias plenarias el día de su admisión a la Sociedad…”  Nos preguntábamos si hay una ceremonia especial de SVdP que logre adecuadamente la concesión de la indulgencia a los participantes.  No pude encontrar nada en el Manual de “Celebraciones Vicentinas”.  Estamos buscando una descripción oficial de tal ceremonia que resultaría en la concesión de las indulgencias.

R: No hay ceremonias asociadas con indulgencias.  Cumple usted con los requisitos de las indulgencias y le son concedidas, no por nosotros, sino por Dios. Los requisitos se especifican en el párrafo al que usted hizo referencia en el Manual.

 

  • Lori Pattison

11-14-24 Weekly Questions & Answers
11-14-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: How do we report the number of people helped with cash (i.e. rent, electric etc.)?  There is a reporting section for in-kind activity, but not cash.

A: The number of people helped with cash is not captured on the annual report separately but is reflected in our Visits and Services to People, which includes in-kind services.  Expenses gathered under the treasurer’s report reflect all funds expended for goods and services provided to those we served, including cash, checks, certificates, bus tickets, and gift cards. The principal method for payment of aid will be check, paid directly to the provider of those goods or services. This also includes the cost of food purchased to stock your food pantry.  For those Conferences that operate stores and other Special Works, this includes dollars spent for direct aid to those in need.

Q: We work with a nearby motel, and the owner said she will be charging us a $150 security deposit for anyone we assist who stays at the motel. We do not think this is a good use of funds, as it is transitional/emergency housing where there is no lease or long-term commitment. Some Vincentians think it’s no big deal, as we would pay a security deposit for someone moving into an apartment with a lease. Some Vincentians think it is a bad use of our funds, as it is typically short-term emergency housing: the deposit would complicate matters, and it’s not our mission to guarantee a tenant’s behavior, and it would be a bad precedent. Some of us believe we can handle it on a case-by-case situation, but others still want our policy defined.

A:  There is no policy on this.  Each Conference establishes its own operating guidelines. There are strong arguments that can be made in either the pro or con of providing security deposits.  The current trend is not to offer them.  However, we should never make our decisions based on the fact of “we always do…” or “we never do…”  Our decisions should be on a case-by-case basis, with the Conference deciding if the deposit is appropriate for the circumstances.  It is not our mission to guarantee a tenant’s behavior.  The details should be worked out with the motel ownership, or a different motel may be more helpful.

P: ¿Cómo informamos el número de personas a las que se han servido con dinero en efectivo, es decir, alquiler, electricidad, etc.?  Hay una sección en el informe para la actividad en especie, pero no para el efectivo.

R: El número de personas a las que se ayuda con dinero en efectivo no se refleja en el informe anual por separado, sino que se refleja en nuestras Visitas y Servicios a las Personas, que incluyen servicios en especie.  Como se describe en las instrucciones del informe anual, los gastos recopilados según el informe del Tesorero reflejan todos los fondos gastados en bienes y servicios proporcionados a aquellos a quienes servimos, incluidos efectivo, cheques, certificados, boletos de autobús y tarjetas de regalo. El principal medio de pago de la ayuda será el cheque, pagado directamente al proveedor de dichos bienes o servicios. Esto también incluye el costo de los alimentos comprados para abastecer su despensa de alimentos.  Para aquellas Conferencias que operan tiendas y otros Trabajos Especiales, esto incluye los dólares gastados para ayudar directamente a las personas en necesidad.

P: La dueña de un motel cercano que usamos dijo que nos cobrará un depósito de seguridad de $ 150 para cualquier persona que servimos y que se quede en el motel.  Nuestro problema es que no creemos que este sea un buen uso de los fondos, ya que se trata de viviendas transitorias y se consideran más viviendas de emergencia ya que no hay contrato de arrendamiento ni compromiso a largo plazo.  Algunos Vicentinos piensan que no es gran cosa, ya que pagaríamos un depósito de seguridad para alguien que se muda a un apartamento con un contrato de arrendamiento.  Algunos Vicentinos piensan que es un mal uso de nuestros fondos, ya que generalmente se trata de viviendas de emergencia a corto plazo y el depósito complicaría las cosas, y que no es nuestra misión garantizar el comportamiento de un inquilino, y eso sería un mal precedente para establecer. Algunos de nosotros creemos que podemos manejarlo caso por caso, pero otros todavía quieren que nuestra política esté definida.

R: No hay una política al respecto.  Cada Conferencia establece sus propias directrices de funcionamiento. Hay fuertes argumentos que se pueden hacer a favor o en contra de proporcionar depósitos de seguridad.  La tendencia actual es no ofrecerlos.  Sin embargo, nunca debemos tomar nuestras decisiones basándonos en el hecho de “siempre hacemos…” o “nunca hacemos…”  Nuestras decisiones deben ser caso por caso, y la Conferencia debe decidir si el depósito es apropiado para las circunstancias.  No es nuestra misión garantizar el comportamiento de un inquilino”.  Los detalles deben ser resueltos con el propietario del motel o un motel diferente puede ser más útil.

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11-7-24 Weekly Questions & Answers
11-7-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Can Councils create endowment scholarships?

A: Endowments are permitted as long as they are funded by donations specifically for that purpose. Funds identified for service to those in need should not be used to build an endowment. An endowment campaign can be established to solicit funds specifically for the purpose desired.

 Q:  When the executive committee meets and a question of utmost importance is considered, can the committee agree with a consensus, or does a motion need to be made, seconded, discussion and vote? What does a consensus mean?

A:  The Rule, Part I, Article 3.10 calls for decisions to be made by consensus: “All decisions are made by consensus after the necessary prayer, reflection and consultation. The democratic spirit is fundamental at all levels of the Society and, when appropriate, matters are put to a vote.”  Consensus means that, if it is clear that everyone is in agreement (no matter if the decision is “yes” or “no”), then no formal vote is necessary. However, that does not mean that an important decision is not to be recorded in the minutes.  This also means that, if it is clear that not everyone is in agreement, then a vote should take place.  In either case, the motion and resulting decision must be recorded.

Another consideration is the executive committee.  Executive committees typically have limited authority to make decisions, since decisions within a Conference or a Council are to be made by the members.  The Council/Conference Bylaws and charter for an executive committee usually defines the type of decisions they are allowed to make.

P: ¿Pueden los Consejos crear un Legado de becas?

A: Los legados están permitidos siempre y cuando estén financiadas por donaciones específicamente para ese propósito. Los fondos identificados para el servicio a los necesitados no deben usarse para construir un legado. Se puede establecer una campaña de donación para solicitar fondos específicamente para el propósito deseado.

 P: Cuando el comité ejecutivo se reúne y se considera un asunto de suma importancia, ¿puede el comité llegar a un consenso o es necesario presentar una moción, secundarla y votarla? ¿Qué significa un consenso?

R: La Regla, Parte I, Artículo 3.10 pide que las decisiones se tomen por consenso: “Todas las decisiones se toman por consenso después de la oración, reflexión y consulta necesarias. El espíritu democrático es fundamental en todos los niveles de la Sociedad, y cuando corresponda, los asuntos se someten a votación”.  El consenso significa que, está claro que todos están de acuerdo (no importa si la decisión es “sí” o “no”), entonces no es necesaria una votación formal. Sin embargo, eso no significa que una decisión importante no deba constar en el acta.  Esto también significa que, está claro que no todo el mundo está de acuerdo, entonces se debe llevar a cabo una votación.  En cualquier caso, la moción y la decisión resultante deben ser registradas.

Otra consideración es el Comité Ejecutivo.  Los Comités Ejecutivos suelen tener una autoridad limitada para tomar decisiones, ya que las decisiones dentro de una Conferencia o un Consejo deben ser tomadas por los miembros.  Los Estatutos del Consejo/Conferencia y los Estatutos de un Comité Ejecutivo generalmente definen el tipo de decisiones que se les permite tomar.

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10-31-24 Weekly Questions & Answers
10-31-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  How do Council leaders report the hours they spent at a national meeting? Is it counted as 24 hours a day, 8-hours in a given day, or is it strictly based on the total number of hours actually present at meetings (including workshops, committee meetings, presentations, general session attendance, Masses attended, meals shared in a Vincentian group, etc.)? 

 A:  It can be approached two ways.  One, start with the first scheduled event for the day and run through the last event scheduled for the day.  Sometimes this is 8 hours, sometimes 12.  The second is to use the first method plus the time spent “on-your-own” if it is effectively in meetings with other Vincentians.  24 hours per day is unreasonable, but 8 hours average per day works also.

 Q:  Who actually casts a vote for the District Council President?  Is it any conference member who is defined as fully active or just the members (Conference Presidents) of the District Council? 

A:  Formal voting is done at the District Council meeting designated for this process.  However, many times the Conference Presidents bring the information about the candidates to their Conferences and ask the Conference members to vote.  The Conference President then takes that vote to the District meeting and casts the vote on behalf of the Conference.  If this is done, each Active (Full) Member has one vote, and it must be cast in person.

The voting members of the District Council are the Presidents of the Conferences in the District and the District Council President.  Traditionally, the District Council President does not vote unless there is a tie.  The only exception to this is when your District Council Bylaws do not correspond with the Nationally Approved Bylaws and your DC bylaws specify additional voting members.

P: ¿Cómo informan los líderes de los Consejos las horas que pasaron en una reunión Nacional? ¿Se cuenta como 24 horas al día, 8 horas en un día determinado o se basa estrictamente en el número total de horas realmente presentes en las reuniones (incluidos talleres, reuniones de comités, presentaciones, asistencia a sesiones generales, comidas a las que se asistió, a las misas compartidas en un grupo Vicentino, etc.)?

 R: Se puede abordar de dos maneras.  Uno, comience con el primer evento programado para el día y repase el último evento programado para el día.  A veces son 8 horas, a veces 12.  La segunda es usar el primer método más el tiempo empleado en el tiempo “por cuenta propia” si es efectivamente en reuniones con otros Vicentinos.  24 horas al día no es razonable, pero un promedio de 8 horas por día también funciona.

 

P: ¿Quién vota realmente por el Presidente del Consejo de Distrito?   ¿Es un miembro de la Sociedad que se define como plenamente activo o solo los miembros (Presidentes de las Conferencias) del Consejo de Distrito?

R: La votación formal se realiza en la reunión del Consejo de Distrito designada para este proceso.  Sin embargo, muchas veces los Presidentes de las Conferencias proporcionan información sobre los candidatos a sus Conferencias y piden a los miembros de la Conferencia que voten.  Luego, el Presidente de la Conferencia lleva ese voto a la reunión del Distrito y emite el voto de la Conferencia.  Si esto se hace, cada Miembro Activo (Pleno) tiene un voto y debe ser emitido en persona.

Los miembros con derecho a voto del Consejo de Distrito son los Presidentes de las Conferencias del Distrito y el Presidente del Consejo de Distrito.  Tradicionalmente, el Presidente del Consejo de Distrito no vota a menos que haya un empate.  La única excepción a esto es cuando los Estatutos de su Consejo de Distrito no corresponden con los Estatutos Aprobados a Nivel Nacional y esos Estatutos del Consejo de Distrito especifican a miembros votantes adicionales.

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10-24-24 Weekly Questions & Answers
10-24-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  Can a Conference allow a member who was on sabbatical due to the fact that her husband is dying of cancer and needs her care be allowed to vote in the upcoming election?

 A:  Everything depends on circumstances.  If, for example, she has missed meetings for several months and is not current with what is going on in the Conference, then the answer should realistically be “no.”  If she only missed a couple of meetings, then the answer is “yes.”  You want to avoid the possibility and even the perception that someone was stacking the vote with as many potential votes as possible one way or the other.  This would effectively be campaigning, and campaigning is forbidden in the Society.

Q: We would like to provide SVdP smocks and T shirts to our volunteers. Can these be paid for from the Conference funds or do members have to use their own money?

A: If Conference members together agree and want everyone to be dressed in Vincentian apparel for identity’s sake, use of Conference fund is justified to provide the clothing.  Members can still make a voluntary contribution towards purchase of SVdP smocks and T shirts.

 P: ¿Puede una Conferencia permitir que un miembro que estaba en un año sabático debido al hecho de que su esposo se está muriendo de cáncer y necesita su cuidado pueda votar en las próximas elecciones?

 R: Todo depende de las circunstancias.  Si, por ejemplo, ha faltado a las reuniones durante varios meses y no está al tanto de lo que está sucediendo en la Conferencia, entonces la respuesta realista debería ser “no”.  Si solo faltó a un par de reuniones, entonces la respuesta es “sí”.   Usted debe de evitar la posibilidad e incluso dar la percepción, de que alguien estaba acumulando el mayor número votos potenciales como sea posible de una forma u otra.  Esto sería efectivamente hacer campaña, y hacer esta acción está prohibida en la Sociedad.

P: Nos gustaría proporcionar mandiles y camisetas con el logo de SVdP a nuestros voluntarios. ¿Se pueden pagar esta compra con los fondos de la Conferencia o los miembros tienen que usar su propio dinero?

R: Si los miembros de la Conferencia están de acuerdo y quieren que todos se vistan con ropa Vicentina por motivos de identidad, se justifica el uso de los fondos de la Conferencia para proporcionar la ropa.  Los miembros aún pueden hacer una contribución voluntaria para la compra de mandiles y camisetas de SVdP.

  • Lori Pattison

10-17-24 Weekly Questions & Answers
10-17-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  When does a newly elected Conference President formally take office?

A:  According to the bylaws for Conferences (approved by the National Council), a President’s term is from October 1st through September 30th three years later.  If the newly elected President takes office at any other time, the first year of office is a short one (still ending on September 30) and then the President serves an additional two years.  When the President actually takes office is normally determined at the time of the election.  The office of President should be vacant for as short a period as possible.

Q: How are international disaster declarations handled and who issues them?

A: The President General (international) usually issues a worldwide circular appealing for funds/donations for national disasters and requests such funds/donations be sent to the Council General in Paris for management and distribution of the funds to stricken countries.  The Council General in turn communicates with the National Council of the stricken countries and also works with the International Territorial Vice-President and the Coordinator in the areas concerned.  In this way there is proper communication and process for accountability of the funds sent.

P: ¿Cuándo asume formalmente el cargo el Presidente de la Conferencia recién elegido?

R: De acuerdo con los Estatutos de las Conferencias (aprobados por el Consejo Nacional), el mandato de un Presidente es del 1 de octubre al 30 de septiembre tres años después.  Si el Presidente recién elegido asume el cargo en cualquier otro momento, el primer año del cargo es corto (termina el 30 de septiembre) y luego el Presidente sirve dos años adicionales.  El momento en que el Presidente asume el cargo normalmente se determina en el momento de la elección.  El cargo de Presidente debe estar vacante por el menor tiempo posible.

P: ¿Cómo operan las declaraciones internacionales de desastre y quién las emite?

R: El Presidente General (internacional) suele emitir una circular mundial en la que solicita fondos/donaciones para desastres nacionales y solicita que dichos fondos/donaciones se envíen al Consejo General en París para la gestión y distribución de los fondos a los países afectados.  A su vez, el Consejo General se comunica con el Consejo Nacional de los países afectados y también trabaja con el Vicepresidente Territorial Internacional y el Coordinador en las áreas afectadas.  De esta manera, existe una comunicación y un proceso adecuados para la rendición de cuentas de los fondos enviados.

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10-10-24 Weekly Questions & Answers
10-10-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Our Conference had a meeting with our Pastor.  He wants statistics related to our neighbors as to their origin.  Can you give me a diplomatic explanation as to why we cannot do that?

A: It is very simple.  We do not track that type of information.  Our Rule (Part I, Article 1.4) specifically prohibits us from any type of discrimination in giving assistance, so we don’t track anything that might lead to that.

Q:  How do Council leaders report their mileage if they pay out of pocket airfare?

A: Mileage reporting on the annual report means driving mileage.  Mileage should reflect only the amount actually driven in a vehicle. 

P: Nuestra Conferencia tuvo una reunión con nuestro Párroco.  Él quiere estadísticas relacionadas con nuestros prójimos en necesidad en cuanto a su origen.  ¿Puede darme una explicación diplomática de por qué no podemos hacer eso?

R: Es muy sencillo.  No pedimos ese tipo de información.  Nuestra Regla (Parte I, Artículo 1.4) nos prohíbe específicamente cualquier tipo de discriminación en la prestación de asistencia, por lo que no buscamos nada que pueda conducir a eso.

P: ¿Cómo informan los líderes del Consejo la cantidad de sus millas si pagan el pasaje aéreo de su bolsillo?

R: El informe de kilometraje en el informe anual significa el kilometraje de conducción.  El kilometraje debe reflejar solo la cantidad realmente conducida en un vehículo.

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10-03-24 Weekly Questions & Answers
10-03-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  There are a few Conferences and some Councils that run Special Works.  Most but not all of these are stores. There seems to be a lack of understanding concerning the proper roles and responsibilities between those Special Works and the Conference or Council that owns or operates them. For example, sometimes a store committee believes it has complete autonomy to make every decision without input from or oversight by the Conference or Council.  Can you clarify how this relationship should work?

A:  A Special Work is a SVdP service, program or thrift store owned and governed by a Council or Conference and operated by members and/or paid staff. It is not self-governed, and any decision must be made with oversight and approval by its owner, either a Conference or Council. A Special Work is devoted to a special location and people resources all year around; otherwise, it is considered a project. The relationship between a Council/Conference and its Special Works should exist with the understanding that any Special Work of the Society must ultimately be under the governance l of a Council or a Conference.

Q: In our Conference meetings, we have had several discussions regarding how we refer to those we serve. Members are divided on the issue. Some say referring to those we serve as “client” is humiliating. Others say we should call them “friends in need”. What is the appropriate way to refer to those we serve?

A: The Society suggests members refrain from using the word “client” to describe or refer to those we serve. The word client makes us an agency, and the Society is not an agency. We are person-to-person assistance to anyone in need. Those we serve are our neighbors (or friends) in need.  The term “client” has been contrary to the culture of the Society throughout, and a conscious effort by members must be made to refrain from the use of such impoverishing terminology.

Frederic often prayed and reflected on the Gospel story of the Good Samaritan, and the question posed by Jesus captured his heart: “Which of these three, in your opinion, was neighbor to the man who fell in with the robbers?” The answer came, “The one who treated him with compassion.”  Jesus said to him, ‘Then go and do the same.’ This is what drove Frederic and the founding members to go out to those living in poverty to bring Christ’s love and compassion to their neighbors.  Today, we hold this grace in our hearts as we are called to serve our friends and neighbors, never thinking of them as or calling them “clients.”

P: Existen algunas Conferencias y Consejos que tienen y administran Trabajos Especiales.  La mayoría, pero no todas, son tiendas de segunda mano. Parece haber una falta de entendimiento en la Conferencia o el Consejo que las posee o las administra referente a las funciones y responsabilidades adecuadas de esos Trabajos Especiales. Por ejemplo, a veces un comité de tienda cree que tiene una total autonomía para tomar todas las decisiones sin la participación o supervisión de la Conferencia o el Consejo.  ¿Puede usted aclarar cómo debería funcionar esta relación?

 R: Un Trabajo Especial es un servicio, programa o tienda de segunda mano de SVdP que es propiedad y está gobernada por un Consejo o Conferencia, y que es operada por miembros y/o personal remunerado. No es autónomo, y cualquier decisión debe ser tomada con la supervisión y aprobación de su propietario, ya sea una Conferencia o un Consejo. Un Trabajo Especial trabaja durante todo el año con recursos humanos, en una ubicación especifica; de lo contrario, se considera un proyecto. La relación entre un Consejo/Conferencia y sus Trabajos Especiales debe existir en el entendimiento de que cualquier Trabajo Especial de la Sociedad debe estar en última instancia bajo el gobierno de un Consejo o una Conferencia.

P: En nuestras reuniones de Conferencia, hemos tenido varias discusiones sobre cómo nos referimos a aquellos a quienes servimos. Los miembros están divididos sobre el tema. Algunos dicen que referirse a aquellos a quienes servimos como “clientes” es humillante. Otros dicen que deberíamos llamarlos “amigos en necesidad”. ¿Cuál es la forma correcta de referirse a aquellos a quienes servimos?

R: La Sociedad sugiere que los miembros se abstengan de usar la palabra “cliente” para describir o referirse a aquellos a quienes servimos. La palabra cliente nos convierte en una agencia, y la Sociedad no es una agencia. Proporcionamos asistencia de persona a persona para cualquiera que lo necesite. Aquellos a quienes servimos son nuestros prójimos (o amigos) en necesidad.  El término “cliente” ha sido contrario a la cultura de la Sociedad en todo momento, y se debe hacer un esfuerzo consciente por parte de los miembros para abstenerse de usar esa terminología empobrecedora.

Federico rezaba y reflexionaba a menudo sobre la historia evangélica del Buen Samaritano, y la pregunta planteada por Jesús cautivó su corazón: «¿Cuál de estos tres, en tu opinión, era el prójimo del hombre que cayó en manos de los ladrones?» La respuesta llegó: “El que lo trató con compasión”.  Jesús le dijo: “Entonces ve y haz lo mismo”. Esto es lo que impulsó a Federico y a los miembros fundadores a salir al encuentro de los que viven en la pobreza para llevar el amor y la compasión de Cristo a sus prójimos.  Hoy en día, tenemos esta gracia en nuestros corazones ya que estamos llamados a servir a nuestros amigos y prójimos, nunca pensando en ellos o llamándolos “clientes”.

 

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9-26-24 Weekly Questions & Answers
9-26-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Are we still keeping records on those friends “that we cannot help” due to low or no funds on hand at time of their need? Do we report these numbers in some fashion?

 A: Case records should be made whether we help an individual or not. A Home Visit may still offer spiritual and emotional support even if no funds are provided.  Although the Conference may not be able to help financially at the point in time asked, a need may arise in future weeks or months. If so, there is a file already established and may or may not require some updates.  The visit should be recorded in the annual report.  Many visits do not include giving funds, but a visit was made and thus should be counted.

Q:  A Conference President believes he (she) is in his (her) fifth year in office because he (she) served as co-President the first year. Does serving as a co-President count toward the six-year term limitation as a single President?  

 A:  The National Council does not recognize co-President terms.  The election process does not identify co-Presidents as an elected office. Therefore, a co-President term cannot count as serving individually as President.  If the person was actually elected/appointed as a Vice President, there is no effect on the Presidential term.

P: ¿Todavía mantenemos registros de los prójimos “a los que no podemos ayudar” debido a la escasez o ausencia de fondos disponibles en el momento en que lo necesitan? ¿Reportamos estos números de alguna manera?

 R: Los registros de casos deben hacerse, ya sea que ayudemos a un individuo o no. Una visita domiciliaria aún puede ofrecer apoyo espiritual y emocional, incluso si no se proporcionan fondos.  Aunque es posible que la Conferencia no pueda ayudar financieramente en el momento solicitado, es posible que surja la necesidad en las próximas semanas o meses. Si es así, hay un archivo ya establecido y puede o no requerir algunas actualizaciones.  La visita debe quedar registrada en el informe anual.  Muchas visitas no incluyen la entrega de fondos, pero se hizo una visita y, por lo tanto, debe contarse.

P: Un Presidente de Conferencia cree que está en su quinto año en el cargo porque se desempeñó como copresidente el primer año. ¿Servir como copresidente cuenta para el límite de mandato de seis años como Presidente?

 R: El Consejo Nacional no reconoce mandatos de copresidentes.  El proceso de elección no identifica a los copresidentes como un cargo electo. Por lo tanto, un mandato de copresidente no puede contar como servir individualmente como Presidente.  Si la persona fue realmente elegida/nombrada como Vicepresidente, no hay ningún efecto en el período presidencial.

  • Lori Pattison

9-19-24 Weekly Questions & Answers
9-19-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: A couple of our members questioned buying raffle tickets with funds that “belong to the poor.” Please clarify.

 A: Conferences should not use funds donated to the Society in any way for gambling, including the buying of raffle tickets. Individual members can purchase raffle tickets using their personal resources.  This is acceptable according to the Rule.

 Q: How do we determine a quorum? We have 17 active members, but only 7 – 10 are attending meetings regularly.  I am able to get some input from those who are not attending but obviously, they are not voting in person. 

A:  The nationally recommended model bylaws describe a quorum as a majority of the active Conference members. It is defined as 50% of Active Members plus one.  Remember, an Active Member is someone who regularly attends meetings.  From the specifics of the question, only 7 – 10 are actually Active Members. If, for example, there are 10 Active Members regularly attending meetings, then the quorum is 6.  If the number of Active Members changes, the quorum changes.  Further, do not confuse a quorum with a majority needed for certain decisions as required in your bylaws. If there is no quorum the Conference can still meet, they just cannot pass any resolutions.

P: Un par de nuestros miembros cuestionaron la compra de boletos para una rifa con fondos que “pertenecen a las personas que viven en la pobreza”. Sírvanse aclarar.

 R: Las Conferencias no deben usar los fondos donados a la Sociedad de ninguna manera para juegos de azar, incluida la compra de boletos para rifas. Los miembros individuales pueden comprar boletos de una rifa utilizando sus recursos personales.  Esto es aceptable de acuerdo con la Regla.

 P: ¿Cómo determinamos el quórum? Tenemos 17 miembros activos, pero solo entre 7 y 10 asisten a las reuniones con regularidad.  Puedo obtener algunas opiniones de aquellos que no asistirán pero, obviamente, no votarán en persona.

R: Los Estatutos modelo recomendados a nivel nacional en el sitio web nacional describen un quórum como la mayoría de los miembros activos de la Conferencia. Se define como el 50% de los Miembros Activos más uno.  Recuerde, un Miembro Activo es alguien que asiste regularmente a las reuniones.  De los detalles de la pregunta, solo 7-10 son realmente miembros activos. Si, por ejemplo, hay 10 Miembros Activos que asisten regularmente a las reuniones, entonces el quórum es de 6.  Si cambia el número de miembros activos, cambia el quórum.  Además, no confunda un quórum con una mayoría necesaria para ciertas decisiones, como se requiere en sus estatutos. Si no hay quórum para que la Conferencia aún pueda reunirse, simplemente no pueden aprobar ninguna resolución.

 

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