weekly q&a

Q: Why does SVdP require meeting twice in a month?

A: The Society wants Conferences to meet weekly (52 meetings per year); however, the international Rule allows for every other week (26 meetings per year). In the United States, we allow for twice each month (24 meetings per year) while still promoting that weekly meetings are the ideal. It’s important to meet frequently because:

1. This provides for shorter meetings. The farther apart the meetings, the more you have to cover. In Part III of the Rule, Statute 7, there is a lot that needs to be discussed during a meeting.
2. All decisions must be made by the Conference as a whole. You should not let decisions be made by a few people, which is what happens when there is a long time between meetings. The Society does not support decisions being made only by the President or his/her slate of officers.
3. Our primary goal is the spiritual growth of members. At meetings, we learn about our faith as it applies to our ministry.
4. The meeting is also about fellowship and friendship between the members. If Conference only meets monthly and members each miss one or two meetings due to vacation, conflict in schedule, or illness, the possibilities for growing in friendship with your fellow Vincentians is reduced significantly.
5. From a services standpoint, sometimes the whole Conference needs to discuss a request for help and make a decision. If the next meeting is a month away, then the decision to help or not help is unduly delayed or left up to a few. See 2 above.

Q: Many Conferences in our Council now use ServWare for case management. If all case records are stored in ServWare and the recommendation is to destroy case history after three years, are we required to do that?

A: Yes, record retention is defined not only to save storage space but to eliminate data that no longer has relevance.

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P: ¿Por qué SVdP requiere reunirse dos veces al mes?

R: La Sociedad quiere que las Conferencias se reúnan semanalmente (52 reuniones por año); sin embargo, la Regla Internacional permite cada dos semanas (26 reuniones por año).  En los Estados Unidos, permitimos dos veces al mes (24 reuniones por año) sin dejar de promover que las reuniones semanales, que son lo ideal.  La importancia de que la frecuencia sea semanal o bimensual:

1. Esto prevé reuniones más cortas.  Cuanto más separadas estén las reuniones, más tendrá que cubrir.  Eche un vistazo a la Parte III de la Regla, Estatuto 7.  Hay mucho que se debe discutir durante una reunión.
2. Todas las decisiones deben ser decididas por la Conferencia en su conjunto.  No debe dejar que las decisiones sean tomadas por unas pocas personas, que es lo que sucede cuando hay mucho tiempo entre reuniones.  La Sociedad no apoya que las decisiones sean tomadas solo por el Presidente o su lista de funcionarios.
3. Nuestro objetivo principal es el crecimiento espiritual de los miembros.  Es en la reunión que aprendemos acerca de nuestra fe tal como se aplica a nuestro ministerio.  Esto sólo se lleva a cabo en nuestras reuniones.
4. La reunión también trata sobre el compañerismo y la amistad entre los miembros.  Si nuestra Conferencia solo se reúne mensualmente y si faltan a una o dos reuniones debido a vacaciones, conflictos de horario y enfermedades, y si esto también es cierto para otros miembros de la Conferencia, las posibilidades de crecer en amistad con sus compañeros Vicentinos se reducen significativamente.
5. Desde el punto de vista de los servicios, a veces tenemos que presentar una solicitud de ayuda a toda la Conferencia para debatir y tomar una decisión.  Si falta un mes para la próxima reunión, entonces la decisión de servir o no servir se retrasa indebidamente o se deja en manos de unos pocos.  Véase el apartado 2 arriba.

P: Muchas Conferencias de nuestro Consejo utilizan ahora ServWare para la gestión de casos. Si todos los registros de casos se almacenan en ServWare y la recomendación es destruir el historial de casos después de 3 años, ¿estamos obligados a hacerlo?

R: Sí, la retención de registros se define no solo para ahorrar espacio de almacenamiento, sino también para eliminar los datos que ya no tienen relevancia.

Q: Does the IRS care if a Conference violates the SVdP Rule and gives to another non-SVdP charity that agrees to spend the money wisely?

A: The IRS indeed cares if a nonprofit violates its own mission, organizational documents, and rules. The Society cares if an SVdP entity violates its Rule. The IRS is not aware of all of SVdP’s prohibitions, but you are. As a holder of an IRS tax-exemption and a member of the Society of St. Vincent de Paul, you must honor both. We have tax-exempt status to use funds to fulfill our mission which is stated in our letter of exemption. We are not a pass-through organization. If our donors want to support another organization, they would give the funds to that organization.

Q: Should the minutes of a Conference meeting include specific details of a Home Visit, or is it enough to note what action was decided upon to help a person/family? 

A:  Conference minutes are the written record of decisions made by the Conference. The details of the Home Visit are not necessary in the minutes; they may be in a separate case record. However, if there is something about the visit that results in a Conference decision, some details might be noted in the minutes.

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P: ¿Le importa al IRS si una Conferencia viola la Regla SVdP y da a otra organización benéfica que no es SVdP que acepta gastar el dinero sabiamente?

R: El IRS realmente se preocupa si una organización sin fines de lucro viola su propia misión, documentos organizacionales y reglas.  La Sociedad se preocupa si una entidad SVdP viola su Regla.  El IRS no está al tanto de todas las prohibiciones de SVdP, pero usted sí.  Como titular de una exención de impuestos del IRS y miembro de la Sociedad de San Vicente de Paúl, debe honrar a ambos.  Tenemos un estado exento de impuestos para usar fondos para cumplir con nuestra misión que se establece en nuestra carta de exención.  No somos una organización de paso.  Si nuestros donantes quieren apoyar a otra organización, ellos habrían dado los fondos a esa organización.

P: ¿Deberían las actas de una reunión de Conferencia incluir detalles específicos de una Visita Domiciliaria o es suficiente anotar qué acción se decidió para servir a una persona / familia?

R:  Las actas de la Conferencia son el registro escrito de las decisiones tomadas por la Conferencia. Los detalles de la Visita Domiciliaria no son necesarios en las actas; Pueden estar en un registro de caso separado.  Sin embargo, si hay algo acerca de la visita que resulta en una decisión de la Conferencia, algunos detalles podrían anotarse en las actas.

Q: What can we include in our volunteer hours? Is working at a funeral, serving food, choir, sacristan, driving an elderly neighbor to an appointment, or babysitting for a family in need or the members’ grandchildren also allowed to be included in volunteer hours?

A: Any member activities that are directly associated with SVdP Conference life can be considered volunteer hours. If individuals volunteer outside of their Conference duties, it should not be counted in the annual report data. If working at a funeral, serving food, choir, sacristan, etc., are activities of the Conference life then they can be counted. If these are individual choices in support of the parish but not Conference works, these volunteer hours cannot be counted.

Q: Is there a national policy about sharing documents in a criminal case with a pastor? We have shared the information with him, but he now wants copies of the documents which we have given to the local law enforcement authorities. The parish itself is not involved in the case.

A: This issue should be discussed with an attorney. A lot depends on the nature of the case. Depending on the nature of the information, it may impact an investigation. Both the pastor and the attorney should know and understand that confidentiality is highly emphasized within the Society. The Society operates at the pastor’s permission and relies on him for matters of faith and morals. If the case involves these issues or parish property/resources, the pastor has a right to be informed.

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P: ¿Qué podemos incluir en nuestras horas de voluntariado? ¿Trabajar en un funeral, servir comida, participar en el coro, ser sacristán, llevar a un prójimo de la tercera edad a una cita, cuidar niños para una familia necesitada o cuidar los nietos de los miembros puede también ser incluido en las horas de voluntariado?

R: Cualquier actividad de los miembros que esté directamente asociada con la vida de la Conferencia de SVdP puede considerarse horas de voluntariado. Si las personas se ofrecen como voluntarios fuera de sus deberes de la Conferencia, no deben contarse en los datos del informe anual. Si trabajar en un funeral, servir comida, participar en el coro, o ser sacristán, etc., son actividades de la vida de la Conferencia, entonces se pueden contar. Si estas son opciones individuales en apoyo de la parroquia, pero no de los trabajos de la Conferencia, estas horas de voluntariado no se pueden contar.

P: ¿Existe una política nacional sobre compartir documentos en un caso criminal con el Padre?  Hemos compartido la información con él, pero ahora quiere copias de los documentos que hemos entregado a las autoridades policiales locales. La parroquia en sí no está involucrada en el caso.

A: Este tema debe ser discutido con un abogado. Mucho depende de la naturaleza del caso.  Dependiendo de la naturaleza de la información, puede afectar una investigación.  Tanto el Padre como el abogado deben saber y entender que la confidencialidad es altamente enfatizada dentro de la Sociedad. La Sociedad opera con el permiso del Padre y depende de él para asuntos de fe y moral. Si el caso involucra estos asuntos o la propiedad / recursos de la parroquia, el Padre tiene derecho a ser informado.

Q: Are Conferences permitted to own land and buildings separate from their Council?

A: If a Conference is separately incorporated and has its own tax-exemption, it may own property. If the Conference is using the EIN and tax-exemption of a District or Diocesan Council, it is part of that legal entity, and ownership of property is defined by the owner of the EIN.

Q: Members delivering furniture to a neighbor in need using their personal vehicle accidentally backed into a mailbox — damaging the mailbox and the vehicle. Should the Conference pay for the mailbox and the vehicle repairs?

A: Please consult your Council/Conference insurance policy for coverage. It may require that when a Vincentian has an accident with their own vehicle, it is the Vincentian’s auto insurance that comes into play first. The Council or Conference may then have liability insurance to cover this case. The Conference can separately make a decision to pay or not pay for related damages for either party outside of its insurance coverage. If our work damages the property of a neighbor in need, there is a moral obligation, regardless of coverage, to make it right.

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P: ¿Se permite a las Conferencias poseer terrenos y edificios separados de su Consejo?

R: Si una Conferencia se incorpora por separado y tiene su propia exención de impuestos, puede poseer propiedades.  Si la Conferencia está utilizando el EIN y la exención de impuestos de un Distrito o Consejo Diocesano, es parte de esa entidad legal y la propiedad de la propiedad es definida por el propietario del EIN.

P: Los miembros que entregan muebles a un prójimo en necesidad usando su vehículo personal accidentalmente retrocedieron en un buzón, dañando el buzón y el vehículo. ¿Debería la Conferencia pagar el buzón y las reparaciones del vehículo?

R: Consulte las pólizas del seguro del Consejo/Conferencia sobre la cobertura. Puede requerir que cuando un Vicentino tiene un accidente con su propio vehículo, es el seguro de automóvil del Vicentino el que entra en juego primero.  El Consejo o la Conferencia pueden entonces tener un seguro de responsabilidad civil para cubrir este caso. La Conferencia puede tomar por separado la decisión de pagar o no pagar los daños conexos para cualquiera de las partes fuera de cobertura del seguro. Si nuestro trabajo daña la propiedad de un prójimo en necesidad, existe una obligación moral de corregirlo, independientemente de la cobertura.

Q: I have always been told that $.30/mile was acceptable. Has the Society increased the reimbursement for mileage due to the fuel price increases? This is not for Home Visits or serving the poor, it is for travel expenses in growing new Conferences or traveling to national meetings.

A: The rates are determined by the IRS, not the Society. The IRS has determined that $0.14 per mile driven as a volunteer is an appropriate rate for reimbursement. This rate for charity has remained the same since 1998.

The 2023 business mileage reimbursement rate is 65.5 cents per mile, which applies only to employees of the nonprofit.

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P: Siempre me han dicho que $ .30 / milla es aceptable. ¿Ha aumentado la Sociedad el reembolso por kilometraje debido a los aumentos del precio del combustible? Esto no es para las Visitas Domiciliarias o para servir a las personas en necesidad, es para gastos de viaje en para nuevas Conferencias o viajes a reuniones nacionales.

A: Las tasas son determinadas por el IRS, no por la Sociedad. El IRS ha determinado que $0.14 por milla recorrida como voluntario es una tasa apropiada para el reembolso. Esta tasa para las organizaciones de caridad se ha mantenido igual desde 1998.

La tasa de reembolso de millas comerciales de 2023 es de 65.5 centavos por milla, que se aplica solo a los empleados de la organización sin fines de lucro.

Q: I have a question about volunteer of the year awards. Our rules talk about members living with simplicity and not looking for personal accolades or glory. How would volunteer of the year fit into that?

A: The Conference has to decide that an award would be appropriate. If deemed appropriate to do so, Conference members have to contribute or donate to purchase the award. It is still a Conference expense, however funds given to help the poor may not be used for this expense. In addition, not all awards and recognitions need to be purchased.

A traditional award given by Conferences and Councils is the “Top Hat Award.” Criteria for this award are determined by the local Council (or Conference), and the award itself may be as simple as designing and printing your own certificates.

Q: One of our members has suggested that for Home Visits we partner with graduate students in social work from a nearby university. So many of the neighbors we meet need multiple layers of assistance from different agencies. Is this allowed? The students would gain experience but would not be paid, and they would not be Vincentians. This seems out of keeping with our Vincentian spirit and with rules of confidentiality. 

A: Social workers are governed by a whole set of rules that (may not apply equally) for Vincentians. Therefore, in good SVdP governance guidance, this would not be a good partnership for Home Visits. It might be good for seeking advice as to resources available to help those who come to us.

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P: Tengo una pregunta sobre los reconocimientos al voluntario del año. Nuestras reglas hablan de miembros que viven con simplicidad y no buscan elogios personales o gloria. ¿Cómo encajaría el voluntario del año en eso?

R: La Conferencia tiene que decidir que un reconocimiento sería apropiado.  Si se considera apropiado hacerlo, los miembros de la Conferencia deben contribuir o donar dinero para obtener el regalo.  Sigue siendo un gasto de la Conferencia, sin embargo, los fondos dados para servir a las personas en necesidad no pueden ser utilizados para este gasto. Además, no todos los premios y reconocimientos necesitan ser comprados.

Un premio tradicional otorgado por Conferencias y Consejos es el “Premio Sombrero de Copa”. Los criterios para este reconocimiento son determinados por el Consejo local (o Conferencia), y el reconocimiento en sí puede ser tan simple como diseñar e imprimir ustedes mismos sus certificados.

P: Uno de nuestros miembros ha sugerido que para las Visitas Domiciliarias nos asociemos con estudiantes graduados en trabajo social de una Universidad cercana. Muchos de nuestros prójimos que conocemos necesitan múltiples formas de asistencia de diferentes agencias. ¿Está permitido? Los estudiantes ganarían experiencia, pero no se les pagaría, y no serían Vicentinos. Esto parece no estar de acuerdo con nuestro espíritu Vicentino y con las reglas de confidencialidad.

R: Los trabajadores sociales se rigen por todo un conjunto de reglas que pueden no aplicarse por igual para los Vicentinos.  Por lo tanto, para el buen gobierno de SVdP, esta no sería una buena asociación para las Visitas Domiciliarias.  Podría ser bueno el buscar asesoramiento en cuanto a los recursos disponibles para servir a aquellos que vienen a nosotros.