weekly q&a

Q: We recently received a company-matching gift from a member’s spouse who is a non-member. Under what category do we record this contribution?

 A: Company matching gifts should be reported under other income, whether the company’s employee is a Conference member or not.

 Q: A member volunteering at our food pantry recently said that we could not talk politics although volunteers discuss many topics.  This only happens when there are no visitors at the food shelf.  In my opinion, this is suppression of free speech.  Is there a rule that says discussing politics or any other topic during Conference work forbidden?

 A: There is nothing in the Rule against free speech.  We can discuss issues, but not candidates. Nonprofits can campaign for or against legislation.  We must keep in mind that any discussion related to candidates for political office must be outside any SVdP activity.  Otherwise, it may be determined that such discussion by Vincentians is in the name of the Society, which is improper. It is a long-standing tradition going back to our founders that we are not to discuss politics within the Society except as how we may advocate for those we serve.

As Blessed Frédéric Ozanam’s said at his last address to the General Assembly of the Society in December 1848, just after a very contentious French election, “As we enter our Conferences, we leave political passions at the door: we are assembled, not to fight each other, not to tear each other apart, but to get along, to see each other’s good side. … When every morning twenty newspapers are busy stirring up our anger, it is good that at least once a week we can calm it down by talking about the poor.”

 P: Recientemente recibimos un donativo de contrapartida de la empresa del cónyuge de un miembro de la Conferencia el cual el conyugue no es un miembro. ¿En qué categoría se inscribe esta contribución?

 R: Las donaciones de la empresa se deben inscribir en otros ingresos, ya sea que el empleado de la empresa sea miembro de la Conferencia o no.

 P: Un miembro voluntario en nuestra alhacena de alimentos dijo recientemente que no podíamos hablar de política, aunque los voluntarios discuten muchos otros temas.  Esto solo sucede cuando no hay visitantes en la alhacena de alimentos.  En mi opinión, esto es supresión de la libertad de expresión.  ¿Hay alguna norma que diga que está prohibido hablar de política o de cualquier otro tipo durante el trabajo de la Conferencia?

 R: No hay nada en la Regla que prohíba la libertad de expresión.  Podemos discutir temas, pero no hablar de los candidatos. Las organizaciones sin fines de lucro pueden hacer campaña a favor o en contra de una legislación.  Debemos tener en cuenta que cualquier discusión relacionada con los candidatos a cargos políticos debe estar fuera de cualquier actividad de la SVdP.  De lo contrario, se puede determinar que tal discusión por parte de los Vicentinos es en nombre de la Sociedad, lo cual es impropio. Es una tradición que se sigue y que se remonta a nuestros fundadores que no debemos discutir sobre política dentro de la Sociedad, excepto en cuanto a cómo podemos abogar por aquellos a quienes servimos.

Como dijo el Beato Federico Ozanam en su último discurso en la Asamblea General de la Sociedad en diciembre de 1848, justo después de unas elecciones Francesas muy polémicas: “Al entrar en nuestras Conferencias, dejamos en la puerta las pasiones políticas: estamos reunidos, no para luchar entre nosotros, no para desgarrarnos, sino para llevarnos bien, para ver el lado bueno del otro. … Cuando todas las mañanas veinte periódicos se dedican a agitar nuestra ira, es bueno que al menos una vez a la semana podamos calmarla hablando de los pobres”.

Q: Is there any SVdP policy statement or position that addresses a Vincentian member’s “private” donation of food, clothes or money to a neighbor being served?  That is, a donation action that would not first come before the Conference members?

A: Conference members must understand that the works of the members are works of the Conference.  This is not a Conference members personal charity.  No member should give their own money to someone the Conference is serving without being reimbursed by the Conference.  The same holds true if the member goes out and purchases something with their own money to give to a person in need.  In addition, if the decision of what should be given to the person in need was made specifically by the Conference and the member doesn’t agree and wants to do more, then the member is dishonoring the other members of the Conference by doing more.

 Q: Do Conferences have the choice to either join their Council 501c3 tax exemption option or apply for their own?

A: It is up to the Council to decide which Option they will use to make sure their Conferences are tax exempt.  All of the forms and instructions for the three options can be found at 501(C)(3) Information – St. Vincent de Paul USA Member Site (ssvpusa.org). Email Sherry Brown at sbrown@svdpusa.org for additional questions.

P: ¿Existe alguna afirmación de política o posición de SVdP que aborde la donación “privada” de alimentos, ropa o dinero de un miembro Vicentino a un prójimo al que se sirve?  Es decir, ¿una acción de donación que no se presentaría primero a los miembros de la Conferencia?

R: Los miembros de la Conferencia deben entender que los trabajos de los miembros son trabajos de la Conferencia.  Esta no es una caridad personal de los miembros de la Conferencia.  Ningún miembro debe dar su propio dinero a alguien a quien la Conferencia esté sirviendo sin que la Conferencia le reembolse.  Lo mismo ocurre si el miembro sale y compra algo con su propio dinero para dárselo a una persona necesitada.  Además, si la decisión de lo que se debe dar a la persona necesitada fue tomada específicamente por la Conferencia y el miembro no está de acuerdo y quiere hacer más, entonces el miembro está deshonrando a los otros miembros de la Conferencia al hacer más.

 P: ¿Tienen las Conferencias la opción de solicitar su propia póliza 501c3 de excepción de impuestos o de unirse a la póliza del Consejo?

R: Depende del Consejo decidir qué opción utilizará para asegurarse de que sus Conferencias estén exentas de impuestos.  Todos los formularios e instrucciones para las tres opciones se pueden encontrar en 501(C)(3) Information – St. Vincent de Paul USA Member Site (ssvpusa.org). Envíe un correo electrónico a Sherry Brown en sbrown@svdpusa.org  para preguntas adicionales.

Q: A recently deceased member of our Conference bequeathed a large donation to us. No decision has been made yet on how to use this donation. Is this hoarding?

A: Donors typically give funds to the Society to help those in need. Some bequest instruments have specific donor intentions, and these should be followed whenever possible.   Holding the funds in an interest-bearing account is NOT a violation of the Rule unless the Conference makes decisions not to help individuals in favor of earning interest in the bank.  Then it becomes hoarding.  Not deciding on how to use the funds leads to hoarding.  Unless specified otherwise, donors expect the funds to be spent in helping people in need as soon as practical.

The National Council recommends that Conferences consult with their next higher Council in accordance with the Rule, Part III Statute 24.  It is appropriate to make a plan to use the money in a limited time period, such as 5 years.  If the funds exceed the need of the Conference in the established time period, Conferences should consider using funds to support other Conferences less fortunate through domestic and international twinning, or perhaps helping with our national Disaster Services projects.

Q: What is the importance of sustainability when it comes to helping our neighbors in need? Should sustainability be questioned or sidelined during this period of financial uncertainty?

A:  Although sustainability is what we hope to achieve with those we serve, it is not the goal of the Society and not questioned.  It is our role to love those in need in the best way possible.  Sometimes we help people now because it is the right thing to do, even if it means they will come back to us next week.

P: Un miembro de nuestra Conferencia, recientemente fallecido, nos legó una gran donación. Todavía no se ha tomado una decisión sobre cómo utilizar esta donación. ¿Es esto acaparamiento?

R: Los donantes suelen dar fondos a la Sociedad para ayudar a las personas en necesidad. Algunos instrumentos de legado tienen intenciones específicas del donante, y estas deben seguirse siempre que sea posible.   Mantener los fondos en una cuenta que devenga intereses NO es una violación de la Regla a menos que la Conferencia tome decisiones de no ayudar a las personas en favor de ganar intereses en el banco.  Entonces se convierte en acaparamiento.  No decidir cómo usar los fondos conduce al acaparamiento.  A menos que se especifique lo contrario, los donantes esperan que los fondos se gasten en servir a las personas en necesidad tan pronto como sea posible.

El Consejo Nacional recomienda que las Conferencias consulten con su Consejo superior inmediato, de conformidad con la Regla, Parte III, Estatuto 24.  Es apropiado hacer un plan para usar el dinero en un período de tiempo limitado, como 5 años.  Si los fondos exceden las necesidades de la Conferencia en el período de tiempo establecido, las Conferencias deberían considerar el uso de fondos para apoyar a otras Conferencias menos afortunadas a través de hermanamientos nacionales e internacionales, o tal vez ayudando con nuestros proyectos nacionales de Servicios de Desastres.

P: ¿Cuál es la importancia de la sostenibilidad cuando se trata de servir a nuestros prójimos en necesidad? ¿Se debe cuestionar o dejar de lado la sostenibilidad durante este período de incertidumbre financiera?

R: Aunque la sostenibilidad es lo que esperamos lograr con aquellos a quienes servimos, no es el objetivo de la Sociedad y no se cuestiona.  Es nuestro papel amar a los necesitados de la mejor manera posible.  A veces ayudamos a las personas ahora porque es lo correcto, incluso si eso significa que volverán a nosotros la próxima semana.

Q: Does a Vincentian who is an active member of two Conferences have voting rights in each Conference? Is his/her membership counted twice in the annual report? If so, where is the citing that relates to this?  

A: Yes, his/her membership should be counted twice in the annual report. Although allowed, it is not often that one person is a member of more than one Conference, so duplication of numbers is not significant. There is nothing written to cite this practice; hence we must therefore go by the Rule and how it defines an active member.

Q: Do I get a vote as President? A member said that according to Robert’s Rules of Order I cannot vote. I have searched the bylaws and all the various handbooks but can find no reference.

A: The President is a voting member of the Conference. Traditionally, the President withholds his/her vote unless there is a tie. This is a tradition and not an enforceable rule. Please remember that the Society whenever possible uses a consensus model and not Robert’s Rules for governing our meetings.

P: ¿Un Vicentino que es miembro activo de dos Conferencias tiene derecho a voto en cada Conferencia? ¿Su membresía se cuenta dos veces en el informe anual? Si es así, ¿en dónde está la cita que se relaciona con esto?

R: Sí, su membresía debe contarse dos veces en el informe anual.  Aunque se permite, no es frecuente que una persona sea miembro de más de una Conferencia, por lo que la duplicación de números no es significativa. No hay nada escrito que cite esta práctica; por lo tanto, debemos guiarnos por la Regla y cómo define a un miembro activo.

P: ¿Tengo derecho a voto como Presidente? Un miembro dijo que, de acuerdo con las Reglas de Orden de Robert, no puedo votar. He buscado en los Estatutos y en todos los diversos manuales, no he podido encontrar ninguna referencia.

R: El Presidente es un miembro con derecho a voto en la Conferencia.  Tradicionalmente, el Presidente retiene su voto a menos que haya un empate.  Esta es una tradición y no una regla aplicable.  Por favor, recuerde que la Sociedad, siempre que sea posible, utiliza un modelo de consenso y no las Reglas de Robert para gobernar nuestras reuniones.

Q:  How long can a person hold the office of Interim President? I have searched “The Rule” and cannot find this topic mentioned.

A: When a president resigns or is no longer able to fulfill his/her presidency, the vice president assumes the role as ‘interim President’ until an election is held.  The election should be held as soon as possible as prescribed in the bylaws under Extraordinary Circumstances.

Q: We have two Conference members that for the past eight years have not done any personal contact with our friends in need, but they do have a say on how assistance is provided. Is there anything in the Rule that states they have to be involved person to person with our friends in need?

A: In the Rule Part III, Statue 3 it reads: “Active Members are those who participate regularly in the prayer life, meetings, and charitable activities through personal contact with the poor…” The Rule does not prescribe how a Conference determines what assistance to provide – for example, many Conferences have guidelines that leave it entirely to the discretion of the home visit team.

P: ¿Cuánto tiempo puede una persona ocupar el cargo de Presidente Interino? He buscado en “La Regla” y no puedo encontrar nada al respecto.

R: Cuando un Presidente renuncia o ya no puede cumplir con su presidencia, el Vicepresidente asume el papel de “Presidente Interino” hasta que se celebren elecciones.  La elección debe llevarse a cabo tan pronto como sea posible, según lo prescrito en los Estatutos bajo Circunstancias Extraordinarias.

P: Tenemos dos miembros de la Conferencia que durante los últimos ocho años no han tenido ningún contacto personal con nuestros prójimos en necesidad, pero sí tienen voz y voto sobre cómo se proporciona la asistencia. ¿Hay algo en la Regla que diga que tienen que involucrarse de persona a persona con nuestros prójimos necesitados?

R: En la Regla Parte III, Estatuto 3 se lee: “Los Miembros Activos son aquellos que participan regularmente en la vida de oración, reuniones y actividades caritativas a través del contacto personal con los pobres…” La Regla no prescribe cómo una Conferencia determina qué asistencia proporcionar, por ejemplo, muchas Conferencias tienen pautas que lo dejan completamente a la discreción del equipo de Visitas Domiciliarias.

By Joe Riley, Phoenix Council Board Member

A new fiscal year for our Society will start soon and this is a good time to remind ourselves that even the best Councils and Conferences can be better and should always seek to foster and facilitate improvement.  Given the importance of good governance, perhaps this should be your primary resolution for the new year.

Loving and supporting one another while serving the poor is an integral part of our Vincentian mission.  Our Conference meetings are where we help each other fulfill that mission of growing spiritually, developing friendships and having face-to-face encounters with those in need.  Meeting at least twice monthly as we should provides the opportunity to continually strengthen those supportive relationships.

Our Councils have a Board of Directors to guide our efforts and oversee our performance.  Why not start using your Council Board as a support group to review and update your policies and procedures and clean up your record-keeping.  Encourage your Conferences to do likewise.

Review your Bylaws. This is a document that spells out your mission, how you operate procedurally and the need for compliance with IRS requirements for nonprofit organizations.  Bylaws are not meant to be inflexible when circumstances signal a need for revision.  Assess your programs to see if they remain relevant and are operating efficiently with the right priority. Take a good look at how your Special Works impact all Vincentians in all of your Conferences.  Look at your succession planning.  It is of vital significance at all levels of our Society.  If your operating procedures, which are a key part of good governance, need changing, take advantage of the Governance Training video and program provided for you by our National Council (https://members.ssvpusa.org/leadership-training).

Throughout the year we will address some of these important matters further in Frederic’s e-Gazette.  We urge you to read that information and resolve to enhance your effectiveness.  In so doing you will be heeding the exhortation of Blessed Frederic Ozanam to always seek to be better in our service to Christ’s beloved poor.

Q: My Conference is now on Facebook and has a Twitter account, (this) in addition to our website. Is it okay for us to use the Society’s logo for our avatar in these mediums and for all official business?

A: All Conferences and Councils in good standing with the National Council can use the Society’s trademarks, which include logos, for official SVdP work. These cannot be assigned to third parties.

Q: A Conference president resigned after serving only 2 months. Another president was elected and served the remaining 10 months, and subsequently served another 3 yr. term. Is that same president permitted to preside for another term?  

A: Yes, the president in office is eligible to serve a second term. However, his/her first term should have been 10 months the first year and two subsequent years make up the first term. Please refer to your Conference bylaws, as stated under heading, Extraordinary Circumstances, “The newly elected President’s term of office begins on the date of election to that position and installation occurs at the next Corporation Board meeting or on October 1st of that year, whichever is first. If the term begins prior to October 1st, irrespective of the months involved, the period of time prior to October 1st is counted as the first year with the remaining two years of a three-year term of office beginning October 1st of that year.”

P: Mi Conferencia ya está en Facebook y tiene una cuenta de Twitter, además de nuestro sitio web. ¿Está bien si utilizamos el logotipo de la Sociedad como avatar en estos medios y para todos los asuntos oficiales?

R: Todas las Conferencias y Consejos que estén al dia con las reglas del Consejo Nacional pueden utilizar las marcas registradas de la Sociedad, que incluyen logotipos, para el trabajo oficial de la SVDP. Estas marcas no pueden ser cedidas a terceros.

P: El Presidente de una Conferencia renunció después de cumplir sólo dos meses de su mandato. Se eligió a otro Presidente, cumplió los diez meses restantes y, posteriormente, cumplió otro mandato de tres años. ¿Se le permite a ese mismo Presidente presidir durante otro mandato?

R: Sí, el Presidente en el cargo es elegible para cumplir un segundo mandato. Sin embargo, su primer mandato debería haber sido de 10 meses el primer año y dos años siguientes constituyen el primer mandato. Por favor, consulte los estatutos de su conferencia, como se indica en el encabezado, Circunstancias Extraordinarias, “El mandato del Presidente recién elegido comienza en la fecha de la elección a ese cargo y la instalación se produce en la próxima reunión de la Junta de la Corporación o el primero de octubre de ese año, lo que ocurra primero. Si el período comienza antes del primero de octubre, independientemente de los meses involucrados, el período de tiempo anterior al primero de octubre se cuenta como el primer año con los dos años restantes de un mandato de tres años que comienza el primero de octubre de ese año”.

Q: Can a Deacon serve as chair for the Council’s Voice for the Poor committee?
A: The VFP is a committee, and committees can be headed by a deacon. There is nothing that prevents a deacon from being a committee chair. Being the chair does not give the deacon a vote related to the board or Council. A deacon who is the committee chair can vote on committee matters since committees do not make final decisions and only serve in an advisory capacity.

Q: Can a Vincentian become an active member of two Conferences and if so, what additional information should the Conferences know?
A: A Vincentian can become a member of two Conferences and although there is no additional requirement to do so, as a courtesy and transparency, Council and Conference leadership should be informed.

P: ¿Puede un diácono presidir el Comité de Voz para los Pobres (VFP) del Consejo?
A: El VFP es un comité, y los comités pueden estar encabezados por un diácono. No hay nada que impida que un diácono presida un comité. Presidir un comité no le otorga al diácono un voto relacionado con la junta o el Consejo. Un diácono que preside un comité puede votar sobre asuntos del comité, ya que los comités no toman decisiones finales y solo sirven en calidad de asesores.

P: ¿Puede un Vicentino convertirse en miembro activo de dos Conferencias y, de ser así, qué información adicional deben saber las Conferencias?
A: Un Vicentino puede hacerse miembro de dos Conferencias y, aunque no existe ningún requisito adicional para hacerlo, como cortesía y transparencia, se debe informar al liderazgo del Consejo y de la Conferencia.

Q: In the rare circumstance that the President is unavailable to run a meeting, is the Conference lay-spiritual advisor permitted to run the meeting?
A: The bylaws read that, if the President is unable to attend or preside at any meeting of the Conference, this privilege and duty may be delegated to the Vice President or any Officer. The spiritual advisor provides the necessary guidance to the Conference and its members on spiritual matters. Although appointed by the President, the spiritual advisor is not an officer and therefore should not be permitted to run a meeting.

Q: Are we prohibited from offering scholarships when the funds are there?
A: It all depends on the recipient of the intended scholarship. Scholarships to an elementary or high school would be improper because education is free in all communities. If the scholarship is for a needy college or trade school student, that would be considered a possibility and a valid undertaking because these are usually not offered at no charge.

P: En la circunstancia de que el Presidente no esté disponible para dirigir una reunión, ¿se le permite al Consejero Espiritual laico de la Conferencia dirigir la reunión?
R: Los Estatutos dicen que, si el Presidente no puede asistir o presidir cualquier reunión de la Conferencia, este privilegio y deber puede ser delegado al Vicepresidente o a cualquier Funcionario. El Consejero Espiritual proporciona la orientación necesaria a la Conferencia y a sus miembros en asuntos espirituales. Aunque es nombrado por el Presidente, el Consejero Espiritual no es un funcionario y, por lo tanto, no se le debe permitir dirigir una reunión.

P: ¿Está prohibido ofrecer becas aun cuando hay suficientes fondos?
R: Todo depende del beneficiario de la beca prevista. Las ayudas de becas para una escuela primaria o secundaria serían inapropiadas porque la educación es gratuita en todas las comunidades. Si la beca es para un estudiante en necesidad, que asiste a una Universidad o escuela técnica o de oficios, eso se consideraría una posibilidad y una ayuda válida porque generalmente se paga por esta capacitación o estudio.