weekly q&a

Q: Our Council gets funds donated to us from a couple of grocery chains. The funds are then passed on to the Conferences in the form of gift cards which they either give to people or use to purchase food for their pantry. How should the Conference report these funds on the annual report?

A: The financial report is only for actual money that is deposited in the Conference accounts. Gift cards cannot be deposited and must be included under in-kind.

If your food pantry is designated as an official Special Work for which you send in a report at the end of the year, then the money donated to the food pantry should be entered on line 3A. If the food pantry is not an official special work, then the money donated for food should go into Restricted Funds. But again, this never includes gift cards because they are in-kind donations.

Q: Some of our Conferences receive donations in the form of gift cards to supermarkets and places like Target which they then distribute to friends in need during Christmas. These gift cards have cash value. Should the Conference treat them as such and report them on line 5E: Other-Misc. Receipts?

A: The gifts cards received as donations would be treated as in-kind. When they are distributed, they have a specific value for the purpose for which you give them (food, clothing, etc.). They are not cash so they would not be treated as 5E. They cannot be deposited to your account and show up in the balancing of your accounts.

Spanish Translation

P: Nuestro Consejo recibe fondos que nos donan un par de empresas de supermercados. Luego, los fondos se transfieren a las Conferencias en forma de tarjetas de regalo que se entregan a las personas o se utilizan para comprar alimentos para su despensa. ¿Cómo debería informar la Conferencia sobre estos fondos en el informe anual?

R: El informe financiero es solo para el dinero real que se deposita en las cuentas de la Conferencia. Las tarjetas de regalo no se pueden depositar y deben incluirse en especie.

Si su despensa de alimentos está designada como Obra Especial oficial para la cual envía un informe al final del año, entonces el dinero donado a la despensa debe ingresarse en la línea 3A. Si la despensa no es una obra especial oficial, entonces el dinero donado para alimentos debe ir a Fondos Restringidos. Pero fíjese, esto nunca incluye tarjetas de regalo porque son donaciones en especie.

P: Algunas de nuestras Conferencias reciben donaciones en forma de tarjetas de regalo para supermercados y lugares como Target, que luego distribuyen a amigos con necesidades durante la Navidad. Estas tarjetas de regalo tienen valor en efectivo. ¿Debería la Conferencia tratarlos como efectivo e informarlos en la línea 5E: Otro-Misc. Ingresos?

R: Las tarjetas de regalo recibidas como donaciones se tratarán como en especie. Cuando se distribuyen, tienen un valor específico por el propósito para el que se les da (comida, ropa, etc.). No son dinero en efectivo, por lo que no serían tratados como 5E. No se pueden depositar en su cuenta y aparecer en el saldo de sus cuentas.

Q: Some Conference members purchase Christmas gifts with their personal funds, which they deliver, along with a member of their family. Is this allowed?

A: Vincentians should refrain from providing help using their own personal resources, especially since those we serve will view the assistance as being provided by SVdP. This is permitted as long as it is done in the individual members names – not in the name of SVdP – and there would be no reimbursement in this case. Many Conferences throughout the country have Christmas Tree or Adopt-A-Family programs. The connection is for parishioners to provide gifts for the families. Members and their families may also participate in these programs.

Q:  If we collect funds in excess of our needs, can we combine the excess funds into our general account, or must we maintain them in a “special works” category in our accounting?

A: Funds can be used as the membership body determines. Excess funds collected for seasonal assistance (Thanksgiving, Christmas, Easter, etc.) do not have to be escrowed into a special works account for annual use. Our friends are in need daily, and all resources should be available to serve those in need.

Q: We are an agency of Second Harvest. We have held two mobile pantries, one serving 250 families and the other 200. Should we report this in the “in-kind food” column? We also give out food every third Thursday that is provided by Second Harvest. We average 35 families. We have just started this a few months ago. Please advise if/how we would report this on the Annual Report. Not sure if I could be accurate on the value.

A: Unless you have a special arrangement with Second Harvest, the food you get from Second Harvest is purchased, so it is not in-kind. When you say that you “also give out food every third Thursday that is provided by Second Harvest,” do you mean that Second Harvest is doing the distribution and you are helping, or that Second Harvest gives you the food free of charge and you are distributing? If it is the first, then you don’t record anything except your time. If it is the second, then you record the food distributed as in-kind.

Q: I have a real problem with the ethnicity breakdown requested on the Annual Conference Report. The federal government has a special form for Ethnicity and Race Identification. I see no value in providing this information.

A: The Society does not use this information in any discriminatory way. The ethnicity information is collected only in the aggregate. Based on our Rule (Part I, Article 3.2), we are not to discriminate in membership. The breakdown in the annual report is simply to show how diverse and inclusive the Society has become. Occasionally, there are questions related to this from major funders.

Spanish Translation

P: Somos una agencia de Second Harvest. Hemos tenido dos despensas móviles, una que atiende a 250 familias y la otra a 200. ¿Deberíamos informar esto en la columna de “alimentos en especie”? También repartimos comida cada tercer jueves que es proporcionada por Second Harvest. Tenemos un promedio de 35 familias. Acabamos de comenzar esto hace unos meses. Indique si lo informaremos en el Informe Anual y cómo lo haríamos. No estoy seguro de poder ser exacto sobre el valor.

R: A menos que tenga un acuerdo especial con Second Harvest, la comida que obtiene de Second Harvest se compra, por lo que no es en especie. Cuando dice que “también reparte comida cada tercer jueves que proporciona Second Harvest”, ¿quiere decir que Second Harvest está haciendo la distribución y usted está ayudando, o que Second Harvest le da la comida gratis y usted está distribuido? Si es el primero, no registra nada excepto su tiempo. Si es el segundo, registra los alimentos distribuidos como en especie.

P: Tengo un problema grande con el desglose étnico solicitado en el Informe Anual de la Conferencia. El gobierno federal tiene un formulario especial para la identificación étnica y racial. No veo ningún valor en proporcionar esta información.

R: La Sociedad no utiliza esta información de forma discriminatoria. La información de origen étnico se recopila solo en conjunto. De acuerdo con nuestra Regla (Parte I, Artículo 3.2), no debemos discriminar en la membresía. El desglose en el informe anual es simplemente para mostrar cuán diversa e inclusiva se ha vuelto la Sociedad. De vez en cuando, hay preguntas relacionadas con esto de los donantes principales.

Q: Conference Bylaws, Document 1, indicates Conferences should meet at least twice a month. The standardized Conference and Annual Reports have a possible meeting time of once a month. Please confirm, or not, that if a Conference meets once a month they are not in compliance with the standardized Bylaws, document 1? Also, if a Conference meets less than once a month, what should be the selection  for on the Annual Report, “Other?”

A: “Monthly” and “Other” are on the Annual Report for Conferences to be honest in when they meet. However, the Rule (Part III, Statute 5) is also emphasized in the bylaws. It is up to the Conference to be compliant with the Rule. It is the responsibility of the Conference President to ensure this. It is the responsibility of the District Council to ensure that all Conferences are compliant with the Rule. Any action related to bringing the Conferences into compliance must be initiated by the Conference President and the District Council. If this is ignored by the Conference President and the District Council, then the Conference, the Conference President, and the District Council are all non-compliant with the Rule. In that case, upper Councils must take action when they know this condition exists. Refusal to be compliant with the Rule is grounds for removal from the Society.

Q: How do we report the number of people helped with cash i.e. rent, electric etc.? There is a reporting section for in-kind activity but not cash.

A: The number of people helped with cash is not captured on the annual report separately, but is reflected in our Visits and Services to People which includes in-kind services. As described in the Annual Report instructions, expenses gathered under the treasurer’s report reflect all funds expended for goods and services provided to those we served, including cash, checks, certificates, bus tickets, and gift cards. The principal method for payment of aid will be check, paid directly to the provider of those goods or services. This also includes the cost of food purchased to stock your food pantry. For those Conferences that operate stores and other Special Works, this includes dollars spent for direct aid to those in need.

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P: Los Estatutos de la Conferencia, Documento 1, indica que la Conferencia debe reunirse al menos dos veces al mes. La Conferencia estandarizada y los Informes Anuales tienen un tiempo de reunión posible de una vez al mes. Por favor confirme, o no, que si una Conferencia se reúne una vez al mes, no cumplen con los Estatutos estandarizados, documento 1. Además, si una Conferencia se reúne menos de una vez al mes, ¿qué debería ser la selección en el Informe Anual, cuando una Conferencia se reúne menos de una vez al mes? ¿Pondría “Otro” en los formularios?

R: “Mensual” y “Otro” están en el informe anual de las Conferencias para ser honestos en cuando se reúnan. Sin embargo, la Regla (Parte III, Estatuto 5) también se enfatiza en los estatutos. Depende de la Conferencia cumplir con la Regla. Es responsabilidad del presidente de la Conferencia garantizar esto. Es responsabilidad del Consejo de Distrito asegurarse de que todas las Conferencias cumplan con la Regla. Cualquier acción relacionada con el cumplimiento de las Conferencias debe ser iniciada por el presidente de la Conferencia y el Consejo Distrito. Si esto es ignorado por el presidente de la Conferencia y el Consejo de Distrito, entonces la Conferencia, el presidente de la Conferencia y el Consejo de Distrito no cumplen con la regla. En ese caso, los Consejos superiores deben actuar cuando saben que existe esta condición. Negarse a cumplir con la Regla es motivo de expulsión de la Sociedad.

P: ¿Cómo informamos la cantidad de personas que recibieron ayuda con dinero en efectivo, es decir, alquiler, luz, etc.? Hay una sección de informes para las actividades en especie, pero no en efectivo.

R: La cantidad de personas a las que se ayudó con efectivo no se registra en el informe anual por separado, sino que se refleja en nuestras Visitas y Servicios a las Personas, que incluyen servicios en especie. Como se describe en las instrucciones del informe anual, los gastos recopilados en el informe del tesorero reflejan todos los fondos gastados en bienes y servicios proporcionados a aquellos a quienes servimos, incluido efectivo, cheques, certificados, boletos de autobús y tarjetas de regalo. El método principal de pago de la ayuda será el cheque, pagado directamente al proveedor de esos bienes o servicios. Esto también incluye el costo de los alimentos comprados para abastecer su despensa de alimentos. Para aquellas Conferencias que operan tiendas y otros Trabajos Especiales, esto incluye dólares gastados para ayuda directa a los necesitados.

Q: How are gift card purchases or gift certificates for food reported on the annual report?

A: Gift cards or gift certificates purchased by Conferences for food should be reported as expenses in the annual report under “those we serve” since the expenditures are on behalf of neighbors in need. Gift cards or gift certificates that have been donated to the Conference are treated as in-kind and are reported as they are used. 

Q: Is it correct that we should not use a friend in need’s name and picture in our advertising – even with their permission?

A: Using our friends in need name and photograph on advertisement is not a violation, with written (authorization) advance permission. We want to be sensitive to a person’s situation, including financial, family, and safety. There are additional sensitivities when dealing with the identities of children. Many SVdP Councils/Conferences have case record forms that have a disclaimer on it; perhaps it will work for this purpose. Others have a separate release of information form for our friends in need to sign. The release of information form is different from a release to use images/photos and normally does not include permission for photographs or advertisements. There is usually a separate release form for this purpose. Contact the National Communications Team, Jill Pioter (jpioter@svpdusa.org) or Michelle Boyer (mboyer@svdpusa.org) about this. A question to ask is if the real name is truly needed: can you tell the story with an alias? Could you use only a first name and have the same impact? The critical point here is the picture, whether you use their real name or an alias. Many people do not want their pictures shown.

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P: ¿Cómo se informa las compras de tarjetas de regalo o los certificados de regalo para alimentos en el informe anual?

R: Las tarjetas de regalo o los certificados de regalo comprados por las Conferencias para alimentos deben declararse como gastos en el informe anual bajo “aquellos a quienes servimos,” ya que los gastos son en nombre de los vecinos con necesidades. Las tarjetas de regalo o los certificados de regalo que se hayan donado a la Conferencia se tratan como en especie y se informan a medida que se utilizan.

P: ¿Es correcto que no deberíamos usar el nombre y la imagen de un amigo con necesidades en nuestra publicidad, incluso con su permiso?

R: Usar el nombre y la fotografía de nuestros amigos con necesidades no es una violación, con un permiso previo por escrito (autorización). Queremos ser sensibles a la situación de una persona, incluidas las finanzas, la familia y la seguridad. Hay sensibilidades adicionales cuando se trata de las identidades de los niños. Muchos Consejos/Conferencias SVdP tienen formularios de registro de casos que tienen un descargo de responsabilidad; quizás funcione para este propósito. Otros tienen un formulario de divulgación de información por separado para que lo firmen nuestros amigos. El formulario de divulgación de información es diferente de una autorización para usar imágenes/fotos y normalmente no incluye permiso para fotografías o anuncios. Por lo general, existe un formulario de autorización por separado para este propósito. Comuníquese con el equipo nacional de Comunicaciones sobre esto. Una pregunta que debemos hacernos es si realmente se necesita el nombre real: ¿puedes contar la historia con un alias? ¿Podrías usar solo un nombre sin apellido y tener el mismo impacto? El punto crítico aquí es la imagen, ya sea que use su nombre real o un alias. Mucha gente no quiere que se usen sus imágenes.