May 22, 2025
Q: I am taking office as a new Conference president. I would like to have an audit done for our Conference. Is it proper for me to do so?
A: Yes. The Rule is explicit, Conferences are required to have an informal annual audit. It is especially recommended when a new president is taking office. This helps assure the Conference members that they are following proper procedures and all is well. If all is not well, then corrective action must be taken. Audit procedures can be found in Governance-in-a-Box: Conference Audit Manual and Worksheets. Also, the Rule, Part III, Statute 27 authorizes a Council president to call for an audit when he/she determines it is appropriate.
Q: Our Conference occasionally needs to order things online and we don’t want to use a debit card from our checking account. I am applying for a special credit card from our bank that is for non-profits. But in the application, they ask for “Proof of Legal Identity” by supplying one of the following documents: Articles of Incorporation, Trust Instrument, Secretary of State Filing, Certificate of Good Standing or Government-Issued Business License. I looked in the Governance in a Box and could not find any of these documents. Do you know if individual Conferences have these documents or are they all controlled from our National Offices? We use our Council’s Tax ID number, and we are included on their IRS Form 990. We do not have a separate Tax ID number.
A: If you are organized and have tax-exemption status under a Council, you should work with your Council to set up your debit card or credit card account. This matter should be based on who the legal entity is, or whose name the EIN# is listed under. If the Council is the legal entity and not the Conference, you must work with your Council to obtain the ‘proof of legal identity.’ None of the documents listed are owned or managed by National. If you are in an Isolated Conference or if the Conference otherwise has its own EIN, then those documents and licenses are controlled at the local level.
22 de Mayo
P: Asumiré el cargo como nuevo Presidente de la Conferencia. Me gustaría que se hiciera una auditoría de nuestra Conferencia. ¿Es correcto que yo lo haga?
R: Sí, La Regla es explícita, las Conferencias están obligadas a tener una auditoría anual informal. Es especialmente recomendable cuando un nuevo Presidente está asumiendo el cargo. Esto ayuda a asegurar a los miembros de la Conferencia que están siguiendo los procedimientos adecuados y que todo está bien. Si no todo está correcto, se deben tomar medidas correctivas. Los procedimientos de auditoría se pueden encontrar en Governance-in-a-Box: Conference Audit Manual and Worksheets. Además, la Regla, Parte III, Estatuto 27 autoriza al Presidente del Consejo a solicitar una auditoría cuando determine que es adecuado.
P: Nuestra Conferencia ocasionalmente necesita ordenar cosas en línea y no queremos usar una tarjeta de débito de nuestra cuenta corriente. Estoy solicitando una tarjeta de crédito especial de nuestro banco que es para organizaciones sin fines de lucro. Pero en la solicitud, piden “Prueba de Identidad Legal” proporcionando uno de los siguientes documentos: Artículos de Incorporación, Instrumento de Fideicomiso, Presentación del certificado de Existencia de Estado, Certificado de Buena Reputación o Licencia Comercial Emitida por el Gobierno. Busqué en Governance in a Box y no pude encontrar ninguno de estos documentos. ¿Sabe si cada una de las Conferencias tiene estos documentos o todos están controlados desde nuestras Oficinas Nacionales? Utilizamos el número de identificación fiscal de nuestro Consejo y estamos incluidos en su Formulario 990 del IRS. No tenemos un número de identificación fiscal separado.
R: Si usted está organizado y tiene un estado de exención de impuestos bajo un Consejo, debe trabajar con su Consejo para configurar su cuenta de tarjeta de débito o crédito. Este asunto debe basarse en quién es la entidad legal o bajo qué nombre figura el EIN#. Si el Consejo es la entidad legal y no la Conferencia, usted debe trabajar con su Consejo para obtener la ‘prueba de identidad legal’. Ninguno de los documentos enumerados es propiedad de la Oficina Nacional, ni está gestionado por la Oficina Nacional. Si se encuentra en una Conferencia Aislada o si la Conferencia tiene su propio EIN, entonces esos documentos y licencias se controlan a nivel local.