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01-11-24 Questions & Answers
01-11-24 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Our Conference has been approached by individuals who may want to donate on condition of anonymity. I believe that, since we have to keep records of all donations received, there’s really no such thing as a truly anonymous donation, unless it is in the form of cash left in a collection box. What is the best way to approach anonymous donations?

A: When someone asks that their donation be anonymous, then they are asking that their name not be broadcast. ALL members must honor this.  It is obvious that records must be kept, like copies of checks deposited.

Q: When we do an initial Home Visit, is it okay to ask for tax returns from the person we visit? This could help us to determine the level of service needed.

A: We have no reason to ask for tax returns and this is not a practice supported by the National Council. The exception, of course, is if the Conference provides free tax return services. A Home Visitor may ask someone in need for utility, rent and other statements to help them achieve proper payments to the correct recipients and to help the family with budgeting/financial literacy education services. These are voluntary.

ESPAÑOL

P: Nuestra Conferencia ha sido contactada por personas que pudieran querer donar bajo la condición de anonimato.  Creo que, dado que tenemos que mantener registros de todas las donaciones recibidas, realmente no existe tal cosa como una donación verdaderamente anónima, a menos que sea en forma de dinero en efectivo dejado en una caja de colecta. ¿Cuál es la mejor manera de abordar las donaciones anónimas?

R: Cuando alguien pide que su donación sea anónima, entonces está pidiendo que su nombre no se difunda.  TODOS los miembros deben honrar esto.  Es obvio que se deben llevar registros, como copias de los cheques depositados.

P: Cuando hacemos una visita inicial al hogar, ¿está bien pedirle su declaración de impuestos a la persona que visitamos? Esto podría ayudarnos a determinar el nivel de servicio necesario.

R: No tenemos ninguna razón para pedir declaraciones de impuestos y esta no es una práctica apoyada por el Consejo Nacional. La excepción, por supuesto, es si la Conferencia, ofrece servicios gratuitos de declaración de impuestos. Un visitador del hogar puede pedirle a alguien algún recibo que necesite sobre información de servicios públicos, alquiler y otros estados de cuenta para ayudarlo a realizar los pagos adecuados a los destinatarios correctos y para ayudar a la familia con los servicios de educación financiera y presupuestaria. Esto es voluntario.

  • Jill Pioter

01-04-24 Questions & Answers
01-04-24 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: We have a member who feels the Rule states that our meetings should be considered spiritual, based on doing the readings and sharing with each other our understanding of the readings. Others believe we should use the reflections provided by National. What should we do?

A:  The Essential Elements of the Society are spirituality, friendship, and service. All three must be present during a meeting. The spiritual reading and discussion affect the first two objectives. The National Council provides a series of readings for meetings based on the Sunday Gospels with suggested discussion questions. These are not mandatory. Other readings that have a meaning related to our ministry can be used with discussion around those readings. This is the choice of the Spiritual Advisor.  The spirituality portion of the meeting is extremely important and should not be bypassed or abbreviated.

Q: Who makes up the executive board of a Conference?

A: Normally, there is no executive board for Conferences. The Manual and Rule speak of a Conference board. This is not a formal Board of Directors. It is also not an Executive Board, which has specific authority granted to it. The Conference board is simply the slate of officers (President, Vice President(s), Secretary, and Treasurer). They have no specific authority, other than representation of the Conference and requirement to fulfill specific tasks. All decisions are made by the Active Members of the Conference as a whole.

ESPAÑOL

P: Tenemos un miembro que opina que la Regla establece que nuestras reuniones deben considerarse espirituales en función de hacer las lecturas y compartir con los demás nuestra comprensión de las lecturas. Otros creen que deberíamos utilizar las reflexiones proporcionadas por la Oficina Nacional. ¿Qué debemos hacer?

R: Los Elementos Esenciales de la Sociedad son la Espiritualidad, la Amistad y el Servicio. Los tres deben estar presentes durante una reunión. La lectura espiritual y la discusión afectan a los dos primeros objetivos. La Oficina Nacional ofrece una serie de lecturas para reuniones basadas en los Evangelios dominicales con preguntas sugeridas para la discusión. Estos no son obligatorios. Otras lecturas que tienen un significado relacionado con nuestro ministerio se pueden usar con la discusión en torno a esas lecturas. Esta es la elección del Consejero Espiritual. La parte de espiritualidad de la reunión es extremadamente importante y no debe pasarse por alto ni abreviarse.

P: ¿Quiénes conforman la Mesa Ejecutiva de una Conferencia?

R: Normalmente no hay una Mesa Ejecutiva para las Conferencias. El Manual y la Regla hablan de una Mesa Directiva en la Conferencia. Esta no es una Mesa Directiva formal. Tampoco es una Mesa Ejecutiva a la que se le otorgan facultades específicas. Los Oficiales de la Conferencia es simplemente la lista de funcionarios (Presidente, Vicepresidente(s), Secretario y Tesorero). No tienen ninguna autoridad específica más allá de la representación de la Conferencia y el requisito de cumplir tareas específicas. Todas las decisiones son tomadas por los Miembros Activos de la Conferencia en su conjunto.

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12-21-23 Questions & Answers
12-21-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: What is our Rule on attending other organizations’ annual benefit events using SVdP resources? Is it a violation?

A:  This falls into the category of attending meetings that are meaningful to the Society. It is not considered a donation being made; the cost of attendance is for collaboration, partnership, and growth with like groups.

Q: Do you recommend that Conferences provide an annual accounting of their activity/service to their parishes? I seem to recall that pre-Covid.

A: Each Conference, as part of their obligation to good stewardship, will provide the parish with at least an annual summary of its collections and expenditures. Because of our emphasis on confidentiality, no personal details should be provided.

ESPAÑOL

P: ¿Cuál es nuestro criterio sobre la asistencia a los eventos anuales de otras organizaciones utilizando los recursos de SVdP? ¿Es una violación?

R: Esto entra en la categoría de asistir a reuniones que son significativas para la Sociedad. No se considera una donación que se hace, sino como el costo de asistencia para colaborar para la asociación y el crecimiento con grupos similares.

 

P: ¿Recomienda usted que las Conferencias proporcionen un informe contable anual de su actividad/servicio a sus parroquias? “Recuerdo que esto era cierto antes del COVID”.

R: Cada Conferencia, como parte de su obligación y de su responsabilidad, proporcionará a la parroquia al menos un resumen anual de sus colectas y gastos.  No se deben proporcionar datos personales debido a nuestro énfasis en la confidencialidad.

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12-14-23 Questions & Answers
12-14-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: A parishioner is requesting someone to pick up her husband from an adult day care and take him home on occasion when she can’t do it. Would this be ok from an insurance/legal standpoint?

A: Just as in all works of the Society, the pickup and drive home must include two Vincentians. From an accident standpoint, the car insurance of the Vincentian covers it. From a liability standpoint under group insurance, it would likely be covered if everything is done in a Vincentian way, including person-to-person by two Vincentians. Check with your carrier.

Q: Considering the Church’s stance on gay marriages and lifestyle, does the Society have a right to refuse service to a gay couple, specifically providing them with a double bed?

A:  There are a lot of moral issues that present themselves to our members over time. The Rule of the Society, both in Part I (Article 1.4) and Part III (Statute 8), states that we do not discriminate. “The Society serves those in need regardless…” Our faith also insists that we are not to judge — God is the sole judge and we are not to discriminate.

ESPANOL

P: Un feligrés está solicitando que alguien recoja a su esposo del centro de cuidado para adultos y lo lleve a su asa en ocasiones cuando ella no puede hacerlo. ¿Estaría bien desde el punto de vista legal o de los seguros?

R: Al igual que en todos los trabajos de la Sociedad, el recoger y el regreso a casa deben incluir a dos Vicentinos.  Desde el punto de vista de los accidentes, el seguro del automóvil de los Vicentinos lo cubre. Desde el punto de vista de la responsabilidad civil en el seguro de grupo, es probable que esté cubierto si todo se hace de manera Vicentina, incluyendo el servicio de persona a persona por dos Vicentinos. Consulte con su compañía de seguro.

P: Teniendo en cuenta la postura de la Iglesia sobre los matrimonios homosexuales y el estilo de vida llevan, ¿tiene la Sociedad derecho a negarse a prestar un servicio a una pareja homosexual, específicamente proporcionándoles una cama doble?

R: Hay muchos problemas morales que se presentan a nuestros miembros a lo largo del tiempo. La Regla de la Sociedad, tanto en la Parte I (Artículo 1.4) como en la Parte III (Estatuto 8), establece que no se nos permite discriminar. “La Sociedad sirve a los necesitados a pesar de…” Nuestra fe también insiste en que no debemos juzgar: Dios es el único juez y no debemos discriminar.

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12-07-23 Questions & Answers
12-07-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Our Council is under the “District Council with Separate Boards” Bylaws and my tenure as Council/Board President is ending. I was asked if it is allowed for the Board President and Council President be 2 different people? The Board President could have the business acumen and the Council President could have the Vincentian Spirit. What are your thoughts?

A: The President and other Council board officers are one in the same. There cannot be two sets of officers within a Council. We hope that as many members as possible have the Vincentian spirit, and this can be led/organized by the Spiritual Adviser.

ESPANOL

P: Nuestro Consejo tiene los Estatutos del “Consejo Distrital con Mesa Directiva Separada” y mi mandato como Presidente del Concejo/Mesa Directiva está terminando. Me preguntaron si está permitido que el Presidente de la Mesa Directiva Separada y el Presidente del Consejo sean 2 personas diferentes. El Presidente de la Mesa Directiva Separada podría tener la perspicacia para los negocios y el Presidente del Consejo podría tener el Espíritu Vicentino. ¿Qué piensa usted?

A: El Presidente del Consejo y los demás funcionarios de la de la mesa Directiva separada del Consejo son lo mismo. No puede haber dos grupos de funcionarios dentro de un Consejo. Esperamos que el mayor número posible de miembros tengan el espíritu Vicentino, y esto pueda ser dirigido/organizado por el Consejero Espiritual.

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02-23-2023 Questions and Answers
02-23-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter
Q: We have a spiritual advisor who is an ordained deacon. What is his role in the Conference? Can he participate in Conference discussions? Can he be elected as President or appointed as an officer?

A: It is stated in the Rule (Part III, Statute 15) and the Manual (pages 26 and 48) that ordained ministers (deacons and priests) can only serve as Spiritual Advisor of a Conference or Council. Their role is to provide spiritual guidance to Conference members related to their own personal growth and ministry. They can participate in discussions and can also go on Home Visits if they choose to. They are not the decision makers. In fact, ordained ministers may not vote or hold office or be a signor on Conference accounts.

Q: Our diocese is merging five churches into one parish. Each church has a SVdP Conference and they are merging into one Conference. In accordance with the bylaws, the Conferences that are closing need to turn the funds over to their respective district. Can they transfer the funds to the new Conference or is this against the Rule?

A: The Conferences are merging — not dissolving, as the bylaws passage describes. The funds from all of the affected Conferences should be merged into one.

Spanish Translation

P: Tenemos un Consejero Espiritual que es diácono ordenado. ¿Cuál es su papel en la Conferencia? ¿Puede participar en las discusiones de la Conferencia? ¿Puede ser elegido presidente o designado como funcionario?

R: Está establecido en la Regla (Parte III, Estatuto 15) y el Manual (páginas 26 y 48) que los ministros ordenados (diáconos y presbíteros) sólo pueden servir como Consejero Espiritual de una Conferencia o Consejo. Se les pide que brinden orientación espiritual a los miembros de la Conferencia en relación con su propio crecimiento personal y ministerio. Pueden participar en cualquiera de las discusiones y también pueden realizar visitas domiciliarias si así lo desean. Ellos no son los que toman las decisiones. De hecho, los ministros ordenados no pueden votar ni ocupar cargos ni ser signatarios de las cuentas de la Conferencia.

P: Nuestra diócesis está fusionando cinco iglesias en una parroquia. Cada iglesia tiene una Conferencia SVdP y se están fusionando en una sola Conferencia. De acuerdo con los estatutos, las Conferencias que están cerrando deben entregar los fondos a sus distritos respectivos. ¿Pueden transferir los fondos a la nueva Conferencia o esto va en contra de la Regla?

R: Las Conferencias se están fusionando, no están disolviendo como describe el pasaje de los estatutos. Los fondos de todas las Conferencias afectadas deben fusionarse en uno.

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1-19-2023 Questions and Answers
1-19-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Some of our Conferences have pantries where people come in and pick up food on a regular basis. Other Conferences take food to the homes during a Home Visit. Other Conferences deliver food as needed and not part of a true Home Visit. In the past, our reporting of these activities on the Special Works form has been somewhat inconsistent. We’d like to correct that. We’d appreciate any clarification.

A: Anytime a Vincentian takes food to a family, it is not a special work, it’s part of what we do with Home Visits. We take food with us or deliver groceries on Home Visits. However, if there is a pantry operation or onsite food distribution center where food is picked up, then it is a special work. These are two different services provided. Therefore, there is no conflict.

Q: Our Conference has a few questions. We want to help our school children. The principal has a few suggestions. I want to know if we can do any or all of these.

  1. What’s the best way to give school supplies to the children in need at the school?
  2. How can we supply clothing (hoodies) for the children who do not have appropriate clothing, as suggested by the school nurse?
  3. The third suggestion to help the family in need is for Conference to contact them directly.

A: In all three cases you describe, the school should be able to contact the families and ask them to either contact SVdP for assistance or give the school permission to give SVdP contact information about the family in need. Otherwise, by strict interpretation of the Rule, any purchases specifically made to give to the school to give directly to the children in need at the school, is prohibited by the Rule.

Spanish Translation

P: Algunas de nuestras Conferencias tienen despensas donde la gente entra y recoge comida regularmente. Otras Conferencias llevan comida a los hogares durante una visita domiciliaria. Otras Conferencias entregan alimentos según sea necesario y no forman parte de una verdadera visita domiciliaria. En el pasado, nuestro informe de estas actividades en el formulario de “Obras Especiales” ha sido algo inconsistente. Nos gustaría corregir eso. Agradeceríamos cualquier aclaración.

R: Cada vez que un vicentino lleva comida a una familia no es un trabajo especial, es parte de lo que hacemos con las visitas domiciliarias; llevamos comida con nosotros; o entregar comestibles en visitas domiciliarias. Sin embargo, si hay una operación de despensa o un centro de distribución de alimentos en el lugar donde se recogen los alimentos, entonces es un trabajo especial. Estos son dos servicios diferentes proporcionados. Por lo tanto, no hay conflicto.

 P: Nuestra Conferencia tiene algunas preguntas. Queremos ayudar a nuestros escolares. El principio tiene algunas sugerencias. Quiero saber si podemos hacer alguno o todos de los siguientes.

  1. ¿Cuál es la mejor manera de dar útiles escolares a los niños necesitados en la escuela?
  2. ¿Cómo podemos proporcionar ropa (sudaderas con capucha) para los niños que no tienen ropa adecuada, como sugiere la enfermera de la escuela?
  3. La tercera sugerencia para ayudar a la familia necesitada es que la Conferencia se comunique con ellos directamente.

R: En los tres casos que describe, la escuela debería poder comunicarse con las familias y pedirles que se comuniquen con SVdP para obtener ayuda o que le den permiso a la escuela para brindar información de contacto de la familia a SVdP. De lo contrario, por interpretación estricta de la Regla, cualquier compra hecha específicamente para dar a la escuela para dar directamente a los niños necesitados en la escuela, está prohibida por la Regla.

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10-07-2021 Questions and Answers
10-07-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q:  What are the consequences if a Conference refuses to make Home Visits?

A:  No consequences are imposed. However, as Council leaders we must continue to encourage and advocate the fact that Home Visits are what makes us unique and unlike other charitable organizations. The Rule, Part III, Statute 8 clearly states: “Visits to those in need should be made in their environment.” We recognize that personal safety, COVID and other local factors may make such visits at times difficult to achieve. There are also some Conferences organized as Special Works Conferences. Leaders are asked to do their best to help members grow in spirituality though the experience of our basic Home Visit, conducted as “close to the customer” as possible.

Q:  Is the Society okay with Conferences using their Archdiocese parishes revolving accounts (PRF) instead of savings accounts?

A:  PRF accounts are acceptable if they are not comingled with parish funds, SVdP has sole access to the funds, and the funds are accessible immediately. These sort of agreements are rare; often the Pastor has funds access. Therefore such accounts must be viewed with great scrutiny and backed up with strong documentation.

Spanish Questions & Answers

P: ¿Cuáles son las consecuencias si una Conferencia se niega a realizar visitas domiciliarias?

R:  No se imponen consecuencias. Sin embargo, como líderes del Consejo, debemos continuar alentando y defendiendo el hecho de que las visitas domiciliarias son lo que nos hace únicos y diferentes a otras organizaciones caritativas. La Regla, Parte III, Estatuto 8 establece claramente: “Las visitas a aquellos en necesidad deben hacerse en su ambiente.” Reconocemos que la seguridad personal, el COVID y otros factores locales pueden hacer que, en ocasiones, estas visitas sean difíciles de lograr. También hay algunas Conferencias organizadas como Conferencias de Trabajos Especiales. Se pide a los líderes que hagan todo lo posible para ayudar a los miembros a crecer en espiritualidad a través de la experiencia de nuestra visita domiciliaria básica, realizada lo más “cerca del cliente” como sea posible.

P: ¿Está la Sociedad de acuerdo con que las Conferencias utilicen las cuentas rotativas parroquiales de la Arquidiócesis (PRF) en lugar de cuentas de ahorro?

R: Las cuentas de PRF son aceptables si no están combinadas con fondos parroquiales, SVdP tiene acceso exclusivo a los fondos y los fondos son accesibles de inmediato. Este tipo de acuerdos son raros; a menudo, el pastor tiene acceso a fondos. Por lo tanto, estas cuentas deben ser examinadas con gran escrutinio y respaldadas con documentación sólida.

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