Q: Is there is a policy or recommendation or guideline that “home” Conferences/Councils are supposed to pay costs of participation of their representatives in national-level meetings?
A: The Rule, Part III, Statute 28 states: Vincentians entrusted to undertake previously and duly authorized offices, missions, or tasks for the Society are entitled to the refund of the expenses incurred. This is more than just an entitlement. Within the Spirit of Society, all the works of the Society are works of the group and not the individual. If a member does not get reimbursed for expenses, the work becomes an individual effort, and this often causes confusion when members then do what they want rather than what is agreed to by the Conference or Council. This does not directly address National and Regional meetings; however, in Part II of the RULE, International Statute 7.4: “Any matter that is not specifically governed by any Parts of the Rule and Statutes shall be governed by Tradition and, in the final instance, by the decision issued by the Board of the Council General.” That said, page 136 of the 2002 version of the Manual states: “In accord with the long-established practice, the individual Councils and Isolated Conferences are expected to assume financial responsibility for their delegates and committee members to attend meetings as necessary.”
Q: As far as I know, we have Active and Associate Members as the only two types. But on the National Members Database, the choices are Active, Associate, Contributing, and Volunteer. Are there really four categories of members?
A: Active and Associate Members are clearly defined and are included in Annual Report statistics. Contributing Members do exist and should be recognized in the database if they are significant donors. They are no longer listed in the Annual Report because many Conferences decided to include all parishioners in the count, which overinflated the numbers. Volunteers are not regularly associated with the Conference and help only on occasion. This category works well for Conferences that operate special works or stores where you may have people helping out with community service hours.
Spanish Translation
P: ¿Existe una póliza, recomendación o directriz según la cual se supone que las Conferencias/Consejos “de origen” deben pagar los costos de participación de sus representantes en las reuniones a nivel nacional?
R: La Regla, Parte III, Estatuto 28 establece: Los Vicentinos encargados de llevar a cabo cargos, misiones o tareas previamente y debidamente autorizadas para la Sociedad tienen derecho al reembolso de los gastos incurridos. Esto es más que un derecho. Dentro del Espíritu de la Sociedad, todos los trabajos de la Sociedad son trabajos del grupo y no del individuo. Si un miembro no recibe un reembolso de sus gastos, el trabajo se convierte en un esfuerzo individual, y esto a menudo causa confusión cuando los miembros hacen lo que quieren en lugar de lo acordado por la Conferencia o el Consejo. Esto no se refiere directamente a las reuniones Nacionales y Regionales; sin embargo, en la Parte II de la REGLA, Estatuto Internacional 7.4: “Cualquier asunto que no se rija específicamente por ninguna Parte de la Regla y los Estatutos se regirá por la Tradición y, en última instancia, por la decisión emitida por la Mesa Directiva del Consejo General”. Dicho esto, en la página 36 de la versión de 2002 del Manual, se dice: “De acuerdo con la práctica establecida desde hace mucho tiempo, se espera que los Consejos individuales y las Conferencias Aisladas asuman la responsabilidad financiera de que sus delegados y miembros de los comités asistan a las reuniones cuando sea necesario”.
P: Hasta donde yo sé, tenemos Miembros Activos y Asociados como los únicos 2 categorías. Pero en la Base de Datos Nacional para los Miembros las opciones son Activo, Asociado, Contribuyente y Voluntario. ¿Hay realmente 4 categorías de miembros?
R: Los Miembros Activos y Asociados están claramente definidos y están incluidos en las estadísticas del Informe Anual. Los Miembros contribuyentes existen y deben ser reconocidos en la base de datos si son donantes significativos. Ya no figuran en el Informe Anual porque muchas Conferencias decidieron incluir a todos los feligreses de su parroquia en el conteo, lo que infló demasiado los números. Los voluntarios no están asociados regularmente con la Conferencia y ayudan sólo en ocasiones. Esta categoría funciona bien para Conferencias que operan Trabajos Especiales o tiendas donde puede haber personas que hacen horas de servicio comunitario ayudando.