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10-10-24 Weekly Questions & Answers

10-10-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Our Conference had a meeting with our Pastor.  He wants statistics related to our neighbors as to their origin.  Can you give me a diplomatic explanation as to why we cannot do that?

A: It is very simple.  We do not track that type of information.  Our Rule (Part I, Article 1.4) specifically prohibits us from any type of discrimination in giving assistance, so we don’t track anything that might lead to that.

Q:  How do Council leaders report their mileage if they pay out of pocket airfare?

A: Mileage reporting on the annual report means driving mileage.  Mileage should reflect only the amount actually driven in a vehicle. 

P: Nuestra Conferencia tuvo una reunión con nuestro Párroco.  Él quiere estadísticas relacionadas con nuestros prójimos en necesidad en cuanto a su origen.  ¿Puede darme una explicación diplomática de por qué no podemos hacer eso?

R: Es muy sencillo.  No pedimos ese tipo de información.  Nuestra Regla (Parte I, Artículo 1.4) nos prohíbe específicamente cualquier tipo de discriminación en la prestación de asistencia, por lo que no buscamos nada que pueda conducir a eso.

P: ¿Cómo informan los líderes del Consejo la cantidad de sus millas si pagan el pasaje aéreo de su bolsillo?

R: El informe de kilometraje en el informe anual significa el kilometraje de conducción.  El kilometraje debe reflejar solo la cantidad realmente conducida en un vehículo.

9-26-24 Weekly Questions & Answers

9-26-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Are we still keeping records on those friends “that we cannot help” due to low or no funds on hand at time of their need? Do we report these numbers in some fashion?

 A: Case records should be made whether we help an individual or not. A Home Visit may still offer spiritual and emotional support even if no funds are provided.  Although the Conference may not be able to help financially at the point in time asked, a need may arise in future weeks or months. If so, there is a file already established and may or may not require some updates.  The visit should be recorded in the annual report.  Many visits do not include giving funds, but a visit was made and thus should be counted.

Q:  A Conference President believes he (she) is in his (her) fifth year in office because he (she) served as co-President the first year. Does serving as a co-President count toward the six-year term limitation as a single President?  

 A:  The National Council does not recognize co-President terms.  The election process does not identify co-Presidents as an elected office. Therefore, a co-President term cannot count as serving individually as President.  If the person was actually elected/appointed as a Vice President, there is no effect on the Presidential term.

P: ¿Todavía mantenemos registros de los prójimos “a los que no podemos ayudar” debido a la escasez o ausencia de fondos disponibles en el momento en que lo necesitan? ¿Reportamos estos números de alguna manera?

 R: Los registros de casos deben hacerse, ya sea que ayudemos a un individuo o no. Una visita domiciliaria aún puede ofrecer apoyo espiritual y emocional, incluso si no se proporcionan fondos.  Aunque es posible que la Conferencia no pueda ayudar financieramente en el momento solicitado, es posible que surja la necesidad en las próximas semanas o meses. Si es así, hay un archivo ya establecido y puede o no requerir algunas actualizaciones.  La visita debe quedar registrada en el informe anual.  Muchas visitas no incluyen la entrega de fondos, pero se hizo una visita y, por lo tanto, debe contarse.

P: Un Presidente de Conferencia cree que está en su quinto año en el cargo porque se desempeñó como copresidente el primer año. ¿Servir como copresidente cuenta para el límite de mandato de seis años como Presidente?

 R: El Consejo Nacional no reconoce mandatos de copresidentes.  El proceso de elección no identifica a los copresidentes como un cargo electo. Por lo tanto, un mandato de copresidente no puede contar como servir individualmente como Presidente.  Si la persona fue realmente elegida/nombrada como Vicepresidente, no hay ningún efecto en el período presidencial.

9-19-24 Weekly Questions & Answers

9-19-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: A couple of our members questioned buying raffle tickets with funds that “belong to the poor.” Please clarify.

 A: Conferences should not use funds donated to the Society in any way for gambling, including the buying of raffle tickets. Individual members can purchase raffle tickets using their personal resources.  This is acceptable according to the Rule.

 Q: How do we determine a quorum? We have 17 active members, but only 7 – 10 are attending meetings regularly.  I am able to get some input from those who are not attending but obviously, they are not voting in person. 

A:  The nationally recommended model bylaws describe a quorum as a majority of the active Conference members. It is defined as 50% of Active Members plus one.  Remember, an Active Member is someone who regularly attends meetings.  From the specifics of the question, only 7 – 10 are actually Active Members. If, for example, there are 10 Active Members regularly attending meetings, then the quorum is 6.  If the number of Active Members changes, the quorum changes.  Further, do not confuse a quorum with a majority needed for certain decisions as required in your bylaws. If there is no quorum the Conference can still meet, they just cannot pass any resolutions.

P: Un par de nuestros miembros cuestionaron la compra de boletos para una rifa con fondos que “pertenecen a las personas que viven en la pobreza”. Sírvanse aclarar.

 R: Las Conferencias no deben usar los fondos donados a la Sociedad de ninguna manera para juegos de azar, incluida la compra de boletos para rifas. Los miembros individuales pueden comprar boletos de una rifa utilizando sus recursos personales.  Esto es aceptable de acuerdo con la Regla.

 P: ¿Cómo determinamos el quórum? Tenemos 17 miembros activos, pero solo entre 7 y 10 asisten a las reuniones con regularidad.  Puedo obtener algunas opiniones de aquellos que no asistirán pero, obviamente, no votarán en persona.

R: Los Estatutos modelo recomendados a nivel nacional en el sitio web nacional describen un quórum como la mayoría de los miembros activos de la Conferencia. Se define como el 50% de los Miembros Activos más uno.  Recuerde, un Miembro Activo es alguien que asiste regularmente a las reuniones.  De los detalles de la pregunta, solo 7-10 son realmente miembros activos. Si, por ejemplo, hay 10 Miembros Activos que asisten regularmente a las reuniones, entonces el quórum es de 6.  Si cambia el número de miembros activos, cambia el quórum.  Además, no confunda un quórum con una mayoría necesaria para ciertas decisiones, como se requiere en sus estatutos. Si no hay quórum para que la Conferencia aún pueda reunirse, simplemente no pueden aprobar ninguna resolución.

 

12-23-2021 Questions and Answers

12-23-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: We currently have two individuals who have been working and volunteering in our Thrift Store for years. Is it against the law to have an individual as both an employee and volunteer?

A: Once a person is hired to do a job, he/she must be paid to do that job. They are not allowed to do that job for pay sometime and for no pay (volunteer) sometime; it is against labor laws. A person may volunteer to do work that is totally unrelated to the work he/she is paid to do.  For example, a store employee may work as a cashier and be paid for it. Then that person may volunteer to sort clothing, but may not do anything in the cashier’s job description.

Q: The President has appointed an assistant pantry manager who is not Catholic. This manager has virtually become the main person in this operation which is, by far, the biggest activity of the Conference. Is it okay for an associate member to take such a position?

A: It is not a problem for an associate member to become a pantry manager. An associate member can do a lot in Conferences, but it does not give them extra authority for Conference policy decision making. Decision making is done by active Conference members only. He/she can make operational decisions. Also, keep in mind that associate members do not vote as do full members who must be Catholic.

Spanish Translation

P: Actualmente tenemos dos personas que han trabajado y se han ofrecido como voluntarias en nuestra tienda de segunda mano durante años. ¿Es contra la ley tener a un individuo como empleado y voluntario?

R: Una vez que se contrata a una persona para hacer un trabajo, se le debe pagar por hacer ese trabajo. No se les permite hacer ese trabajo por pago en algún momento y sin pago (voluntario) en algún momento; va en contra de las leyes laborales. Una persona puede ofrecerse como voluntario para realizar un trabajo que no está relacionado en absoluto con el trabajo por el que se le paga. Por ejemplo, un empleado de una tienda puede trabajar como cajero y recibir un pago por ello. Entonces esa persona puede ofrecerse voluntariamente para clasificar la ropa, pero no puede hacer nada en la descripción del trabajo del cajero.

P: El presidente ha designado a una persona que no católico para ser subdirector de la despensa. Este subdirector se ha convertido prácticamente en la persona principal de esta operación que es la actividad principal de la Conferencia. ¿Está bien que un miembro asociado asuma ese puesto?

R: No es un problema para un miembro asociado convertirse en gerente de despensa. Un miembro asociado puede hacer mucho en las Conferencias, pero no le da autoridad adicional para la toma de decisiones de política de la Conferencia. Solo los miembros activos pueden tomar las decisiones de la Conferencia. Un miembro asociado puede tomar decisiones operativas. Además, tenga en cuenta que los miembros asociados no votan al igual que los miembros activos, que deben ser católicos.

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