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12-19-24 Weekly Questions & Answers

12-19-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: If you have a pantry in your Conference, are you allowed to change the shopping list, for example, in the past a family of 6+ could receive 10 canned goods and then reduced to eight; plus, other items were also reduced on the sheet?

A:  This is a local issue and should be addressed to local leaders.  However, the reality is that, when you are providing food to individuals, you want the meals to be nutritious and well-balanced; and it doesn’t hurt to customize the manner in which food is given to families in need.

 Q: The President has appointed an assistant pantry manager who is not Catholic.  This manager has virtually become the main person in this operation which is, by far, the biggest activity of the Conference.  Is it okay for an associate member to take such a position?

A: It is not a problem for an associate member to become a pantry manager.  An associate member can do a lot in Conferences, but it does not give them extra authority for Conference decision making.  Decision making is done by active Conference members only.  Also, keep in mind that associate members do not vote as do full members who must be Catholic.

P: Si tiene un almacén de alimentos en su Conferencia, ¿les es permitido cambiar la lista de compras?, por ejemplo, en el pasado una familia de 6+ podía recibir 10 productos enlatados y luego reducirlos a ocho; Además, ¿también se redujeron otros elementos en la hoja?

R: Este es un problema local y debe ser dirigido a los líderes locales.  Sin embargo, la realidad es que, cuando se proporciona comida a las personas, se quiere que las comidas sean nutritivas y bien equilibradas; Y no está de más personalizar la forma en que se da la comida a las familias con necesidades.

P: El Presidente ha nombrado a una persona que no es católico, como asistente del administrador del almacén de alimentos.  Esta persona se ha convertido prácticamente en la persona principal de esta operación que es, con mucho, la mayor actividad de la Conferencia.  ¿Está bien que un miembro asociado ocupe esa posición?

R: No es un problema que un miembro asociado se convierta en administrador de despensa.  Un miembro asociado puede hacer mucho en las Conferencias, pero eso no le da autoridad adicional para la toma de decisiones de la Conferencia.  La toma de decisiones la realizan únicamente los miembros activos de la Conferencia.  Además, tenga en cuenta que los miembros asociados no votan como lo hacen los miembros de pleno derecho que deben ser católicos.

 

12-5-24 Weekly Questions & Answers

12-5-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: I have a store committee that wants to fundraise in the community, so they can have a Christmas party for employees and volunteers. It does not sound right to me, but I want to make sure that I am not being too conservative, and I say no to something that is not against any Rule or standards. I need guidance. 

A: As long as the community knows that the fundraising is for a Christmas party for employees and volunteers it is okay to do so, so long as funds are not collected for another purpose and then used for a Christmas party.  We must be very careful with this because then it looks like SVdP is collecting money to serve ourselves (employees & volunteers). No fundraising is acceptable under false pretenses.  As always, use your best judgement.

 Q: We are getting ready for a small fundraising campaign and in our advertising, we want to use the SVdP logo in a special way.  What restrictions are there on its use?

A: In 2006, the National Council passed Resolution number: 12-2-2005/6 11 assigning its Chief Executive Officer with the task of approving special uses of the SVdP Logo.  The National Council’s Brand Guidelines document describes the preferred uses and color for the Logo.  Basically, the logo design itself can’t be changed, and nothing else in a larger design can touch the logo. We recommend you draft how the logo will be used and submit it to the national Chief Executive Officer for review and approval.  This should not significantly delay the project.

P: Tengo un comité de tienda que quiere recaudar fondos en la comunidad, para los que los empleados y voluntarios puedan tener una fiesta de Navidad.  No me parece correcto, pero quiero asegurarme de que no estoy siendo demasiado conservador y digo que no a algo que no va en contra de ninguna regla o pauta. Necesito orientación.

R: Siempre y cuando la comunidad sepa que la recaudación de fondos es para una fiesta de Navidad para los empleados y voluntarios, está bien hacerlo, siempre y cuando los fondos no se colecten para otro propósito y luego se utilicen para una fiesta de Navidad.  Debemos tener mucho cuidado con esto, porque daríamos la impresión de que SVdP está recolectando dinero para servirnos a nosotros mismos (empleados y voluntarios). Ninguna recaudación de fondos es aceptable bajo pretensiones inciertas.  Como siempre, use su mejor criterio.

 P: Nos estamos preparando para una pequeña campaña de recaudación de fondos. En nuestra publicidad, queremos utilizar el logotipo de SVdP de una manera especial.  ¿Qué restricciones existen para su uso?

R: En 2006, el Consejo Nacional aprobó la Resolución número: 12-2-2005/6 11 asignando a su Director Ejecutivo la tarea de aprobar los usos especiales del Logotipo de SVdP.  También hay un documento que proviene de la Oficina del Consejo Nacional titulado “Manual de Identidad” que describe los usos preferidos y el color del Logotipo.  Básicamente, el diseño del logotipo en sí no se puede cambiar, y nada más en un diseño más grande puede tocar el logotipo. La recomendación es redactar el borrador de cómo se utilizará el logotipo y presentarlo al Director Ejecutivo Nacional para su revisión y aprobación.  Esto no debería retrasar significativamente el proyecto.

10-24-24 Weekly Questions & Answers

10-24-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  Can a Conference allow a member who was on sabbatical due to the fact that her husband is dying of cancer and needs her care be allowed to vote in the upcoming election?

 A:  Everything depends on circumstances.  If, for example, she has missed meetings for several months and is not current with what is going on in the Conference, then the answer should realistically be “no.”  If she only missed a couple of meetings, then the answer is “yes.”  You want to avoid the possibility and even the perception that someone was stacking the vote with as many potential votes as possible one way or the other.  This would effectively be campaigning, and campaigning is forbidden in the Society.

Q: We would like to provide SVdP smocks and T shirts to our volunteers. Can these be paid for from the Conference funds or do members have to use their own money?

A: If Conference members together agree and want everyone to be dressed in Vincentian apparel for identity’s sake, use of Conference fund is justified to provide the clothing.  Members can still make a voluntary contribution towards purchase of SVdP smocks and T shirts.

 P: ¿Puede una Conferencia permitir que un miembro que estaba en un año sabático debido al hecho de que su esposo se está muriendo de cáncer y necesita su cuidado pueda votar en las próximas elecciones?

 R: Todo depende de las circunstancias.  Si, por ejemplo, ha faltado a las reuniones durante varios meses y no está al tanto de lo que está sucediendo en la Conferencia, entonces la respuesta realista debería ser “no”.  Si solo faltó a un par de reuniones, entonces la respuesta es “sí”.   Usted debe de evitar la posibilidad e incluso dar la percepción, de que alguien estaba acumulando el mayor número votos potenciales como sea posible de una forma u otra.  Esto sería efectivamente hacer campaña, y hacer esta acción está prohibida en la Sociedad.

P: Nos gustaría proporcionar mandiles y camisetas con el logo de SVdP a nuestros voluntarios. ¿Se pueden pagar esta compra con los fondos de la Conferencia o los miembros tienen que usar su propio dinero?

R: Si los miembros de la Conferencia están de acuerdo y quieren que todos se vistan con ropa Vicentina por motivos de identidad, se justifica el uso de los fondos de la Conferencia para proporcionar la ropa.  Los miembros aún pueden hacer una contribución voluntaria para la compra de mandiles y camisetas de SVdP.

10-17-24 Weekly Questions & Answers

10-17-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q:  When does a newly elected Conference President formally take office?

A:  According to the bylaws for Conferences (approved by the National Council), a President’s term is from October 1st through September 30th three years later.  If the newly elected President takes office at any other time, the first year of office is a short one (still ending on September 30) and then the President serves an additional two years.  When the President actually takes office is normally determined at the time of the election.  The office of President should be vacant for as short a period as possible.

Q: How are international disaster declarations handled and who issues them?

A: The President General (international) usually issues a worldwide circular appealing for funds/donations for national disasters and requests such funds/donations be sent to the Council General in Paris for management and distribution of the funds to stricken countries.  The Council General in turn communicates with the National Council of the stricken countries and also works with the International Territorial Vice-President and the Coordinator in the areas concerned.  In this way there is proper communication and process for accountability of the funds sent.

P: ¿Cuándo asume formalmente el cargo el Presidente de la Conferencia recién elegido?

R: De acuerdo con los Estatutos de las Conferencias (aprobados por el Consejo Nacional), el mandato de un Presidente es del 1 de octubre al 30 de septiembre tres años después.  Si el Presidente recién elegido asume el cargo en cualquier otro momento, el primer año del cargo es corto (termina el 30 de septiembre) y luego el Presidente sirve dos años adicionales.  El momento en que el Presidente asume el cargo normalmente se determina en el momento de la elección.  El cargo de Presidente debe estar vacante por el menor tiempo posible.

P: ¿Cómo operan las declaraciones internacionales de desastre y quién las emite?

R: El Presidente General (internacional) suele emitir una circular mundial en la que solicita fondos/donaciones para desastres nacionales y solicita que dichos fondos/donaciones se envíen al Consejo General en París para la gestión y distribución de los fondos a los países afectados.  A su vez, el Consejo General se comunica con el Consejo Nacional de los países afectados y también trabaja con el Vicepresidente Territorial Internacional y el Coordinador en las áreas afectadas.  De esta manera, existe una comunicación y un proceso adecuados para la rendición de cuentas de los fondos enviados.

10-10-24 Weekly Questions & Answers

10-10-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Our Conference had a meeting with our Pastor.  He wants statistics related to our neighbors as to their origin.  Can you give me a diplomatic explanation as to why we cannot do that?

A: It is very simple.  We do not track that type of information.  Our Rule (Part I, Article 1.4) specifically prohibits us from any type of discrimination in giving assistance, so we don’t track anything that might lead to that.

Q:  How do Council leaders report their mileage if they pay out of pocket airfare?

A: Mileage reporting on the annual report means driving mileage.  Mileage should reflect only the amount actually driven in a vehicle. 

P: Nuestra Conferencia tuvo una reunión con nuestro Párroco.  Él quiere estadísticas relacionadas con nuestros prójimos en necesidad en cuanto a su origen.  ¿Puede darme una explicación diplomática de por qué no podemos hacer eso?

R: Es muy sencillo.  No pedimos ese tipo de información.  Nuestra Regla (Parte I, Artículo 1.4) nos prohíbe específicamente cualquier tipo de discriminación en la prestación de asistencia, por lo que no buscamos nada que pueda conducir a eso.

P: ¿Cómo informan los líderes del Consejo la cantidad de sus millas si pagan el pasaje aéreo de su bolsillo?

R: El informe de kilometraje en el informe anual significa el kilometraje de conducción.  El kilometraje debe reflejar solo la cantidad realmente conducida en un vehículo.

9-26-24 Weekly Questions & Answers

9-26-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: Are we still keeping records on those friends “that we cannot help” due to low or no funds on hand at time of their need? Do we report these numbers in some fashion?

 A: Case records should be made whether we help an individual or not. A Home Visit may still offer spiritual and emotional support even if no funds are provided.  Although the Conference may not be able to help financially at the point in time asked, a need may arise in future weeks or months. If so, there is a file already established and may or may not require some updates.  The visit should be recorded in the annual report.  Many visits do not include giving funds, but a visit was made and thus should be counted.

Q:  A Conference President believes he (she) is in his (her) fifth year in office because he (she) served as co-President the first year. Does serving as a co-President count toward the six-year term limitation as a single President?  

 A:  The National Council does not recognize co-President terms.  The election process does not identify co-Presidents as an elected office. Therefore, a co-President term cannot count as serving individually as President.  If the person was actually elected/appointed as a Vice President, there is no effect on the Presidential term.

P: ¿Todavía mantenemos registros de los prójimos “a los que no podemos ayudar” debido a la escasez o ausencia de fondos disponibles en el momento en que lo necesitan? ¿Reportamos estos números de alguna manera?

 R: Los registros de casos deben hacerse, ya sea que ayudemos a un individuo o no. Una visita domiciliaria aún puede ofrecer apoyo espiritual y emocional, incluso si no se proporcionan fondos.  Aunque es posible que la Conferencia no pueda ayudar financieramente en el momento solicitado, es posible que surja la necesidad en las próximas semanas o meses. Si es así, hay un archivo ya establecido y puede o no requerir algunas actualizaciones.  La visita debe quedar registrada en el informe anual.  Muchas visitas no incluyen la entrega de fondos, pero se hizo una visita y, por lo tanto, debe contarse.

P: Un Presidente de Conferencia cree que está en su quinto año en el cargo porque se desempeñó como copresidente el primer año. ¿Servir como copresidente cuenta para el límite de mandato de seis años como Presidente?

 R: El Consejo Nacional no reconoce mandatos de copresidentes.  El proceso de elección no identifica a los copresidentes como un cargo electo. Por lo tanto, un mandato de copresidente no puede contar como servir individualmente como Presidente.  Si la persona fue realmente elegida/nombrada como Vicepresidente, no hay ningún efecto en el período presidencial.

9-19-24 Weekly Questions & Answers

9-19-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: A couple of our members questioned buying raffle tickets with funds that “belong to the poor.” Please clarify.

 A: Conferences should not use funds donated to the Society in any way for gambling, including the buying of raffle tickets. Individual members can purchase raffle tickets using their personal resources.  This is acceptable according to the Rule.

 Q: How do we determine a quorum? We have 17 active members, but only 7 – 10 are attending meetings regularly.  I am able to get some input from those who are not attending but obviously, they are not voting in person. 

A:  The nationally recommended model bylaws describe a quorum as a majority of the active Conference members. It is defined as 50% of Active Members plus one.  Remember, an Active Member is someone who regularly attends meetings.  From the specifics of the question, only 7 – 10 are actually Active Members. If, for example, there are 10 Active Members regularly attending meetings, then the quorum is 6.  If the number of Active Members changes, the quorum changes.  Further, do not confuse a quorum with a majority needed for certain decisions as required in your bylaws. If there is no quorum the Conference can still meet, they just cannot pass any resolutions.

P: Un par de nuestros miembros cuestionaron la compra de boletos para una rifa con fondos que “pertenecen a las personas que viven en la pobreza”. Sírvanse aclarar.

 R: Las Conferencias no deben usar los fondos donados a la Sociedad de ninguna manera para juegos de azar, incluida la compra de boletos para rifas. Los miembros individuales pueden comprar boletos de una rifa utilizando sus recursos personales.  Esto es aceptable de acuerdo con la Regla.

 P: ¿Cómo determinamos el quórum? Tenemos 17 miembros activos, pero solo entre 7 y 10 asisten a las reuniones con regularidad.  Puedo obtener algunas opiniones de aquellos que no asistirán pero, obviamente, no votarán en persona.

R: Los Estatutos modelo recomendados a nivel nacional en el sitio web nacional describen un quórum como la mayoría de los miembros activos de la Conferencia. Se define como el 50% de los Miembros Activos más uno.  Recuerde, un Miembro Activo es alguien que asiste regularmente a las reuniones.  De los detalles de la pregunta, solo 7-10 son realmente miembros activos. Si, por ejemplo, hay 10 Miembros Activos que asisten regularmente a las reuniones, entonces el quórum es de 6.  Si cambia el número de miembros activos, cambia el quórum.  Además, no confunda un quórum con una mayoría necesaria para ciertas decisiones, como se requiere en sus estatutos. Si no hay quórum para que la Conferencia aún pueda reunirse, simplemente no pueden aprobar ninguna resolución.

 

12-23-2021 Questions and Answers

12-23-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: We currently have two individuals who have been working and volunteering in our Thrift Store for years. Is it against the law to have an individual as both an employee and volunteer?

A: Once a person is hired to do a job, he/she must be paid to do that job. They are not allowed to do that job for pay sometime and for no pay (volunteer) sometime; it is against labor laws. A person may volunteer to do work that is totally unrelated to the work he/she is paid to do.  For example, a store employee may work as a cashier and be paid for it. Then that person may volunteer to sort clothing, but may not do anything in the cashier’s job description.

Q: The President has appointed an assistant pantry manager who is not Catholic. This manager has virtually become the main person in this operation which is, by far, the biggest activity of the Conference. Is it okay for an associate member to take such a position?

A: It is not a problem for an associate member to become a pantry manager. An associate member can do a lot in Conferences, but it does not give them extra authority for Conference policy decision making. Decision making is done by active Conference members only. He/she can make operational decisions. Also, keep in mind that associate members do not vote as do full members who must be Catholic.

Spanish Translation

P: Actualmente tenemos dos personas que han trabajado y se han ofrecido como voluntarias en nuestra tienda de segunda mano durante años. ¿Es contra la ley tener a un individuo como empleado y voluntario?

R: Una vez que se contrata a una persona para hacer un trabajo, se le debe pagar por hacer ese trabajo. No se les permite hacer ese trabajo por pago en algún momento y sin pago (voluntario) en algún momento; va en contra de las leyes laborales. Una persona puede ofrecerse como voluntario para realizar un trabajo que no está relacionado en absoluto con el trabajo por el que se le paga. Por ejemplo, un empleado de una tienda puede trabajar como cajero y recibir un pago por ello. Entonces esa persona puede ofrecerse voluntariamente para clasificar la ropa, pero no puede hacer nada en la descripción del trabajo del cajero.

P: El presidente ha designado a una persona que no católico para ser subdirector de la despensa. Este subdirector se ha convertido prácticamente en la persona principal de esta operación que es la actividad principal de la Conferencia. ¿Está bien que un miembro asociado asuma ese puesto?

R: No es un problema para un miembro asociado convertirse en gerente de despensa. Un miembro asociado puede hacer mucho en las Conferencias, pero no le da autoridad adicional para la toma de decisiones de política de la Conferencia. Solo los miembros activos pueden tomar las decisiones de la Conferencia. Un miembro asociado puede tomar decisiones operativas. Además, tenga en cuenta que los miembros asociados no votan al igual que los miembros activos, que deben ser católicos.

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