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02-23-2023 Questions and Answers

02-23-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter
Q: We have a spiritual advisor who is an ordained deacon. What is his role in the Conference? Can he participate in Conference discussions? Can he be elected as President or appointed as an officer?

A: It is stated in the Rule (Part III, Statute 15) and the Manual (pages 26 and 48) that ordained ministers (deacons and priests) can only serve as Spiritual Advisor of a Conference or Council. Their role is to provide spiritual guidance to Conference members related to their own personal growth and ministry. They can participate in discussions and can also go on Home Visits if they choose to. They are not the decision makers. In fact, ordained ministers may not vote or hold office or be a signor on Conference accounts.

Q: Our diocese is merging five churches into one parish. Each church has a SVdP Conference and they are merging into one Conference. In accordance with the bylaws, the Conferences that are closing need to turn the funds over to their respective district. Can they transfer the funds to the new Conference or is this against the Rule?

A: The Conferences are merging — not dissolving, as the bylaws passage describes. The funds from all of the affected Conferences should be merged into one.

Spanish Translation

P: Tenemos un Consejero Espiritual que es diácono ordenado. ¿Cuál es su papel en la Conferencia? ¿Puede participar en las discusiones de la Conferencia? ¿Puede ser elegido presidente o designado como funcionario?

R: Está establecido en la Regla (Parte III, Estatuto 15) y el Manual (páginas 26 y 48) que los ministros ordenados (diáconos y presbíteros) sólo pueden servir como Consejero Espiritual de una Conferencia o Consejo. Se les pide que brinden orientación espiritual a los miembros de la Conferencia en relación con su propio crecimiento personal y ministerio. Pueden participar en cualquiera de las discusiones y también pueden realizar visitas domiciliarias si así lo desean. Ellos no son los que toman las decisiones. De hecho, los ministros ordenados no pueden votar ni ocupar cargos ni ser signatarios de las cuentas de la Conferencia.

P: Nuestra diócesis está fusionando cinco iglesias en una parroquia. Cada iglesia tiene una Conferencia SVdP y se están fusionando en una sola Conferencia. De acuerdo con los estatutos, las Conferencias que están cerrando deben entregar los fondos a sus distritos respectivos. ¿Pueden transferir los fondos a la nueva Conferencia o esto va en contra de la Regla?

R: Las Conferencias se están fusionando, no están disolviendo como describe el pasaje de los estatutos. Los fondos de todas las Conferencias afectadas deben fusionarse en uno.

12-15-2022 Questions and Answers

12-15-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: I was advised by our President that it is not necessary to have a Vice President of the Conference. It was optional. Who then is responsible for handling the election of a new President?

A: It is required of every Conference to have a full slate of officers. This includes VP, Secretary, and Treasurer. Having multiple VPs is optional. In the temporary absence of a VP, or if the VP is considering a Presidential candidacy, the President may appoint another officer or member to head the nomination committee.

Q: One of our Conferences organizes a group of volunteers, some Vincentians and some not, to cook an evening meal once a month. Another Conference undertakes a “Christmas Giving Program” at its church whereby parishioners take a tag to donate a gift. The gifts are returned, and the Conference delivers the gifts to a community agency who will distribute them to the needy. There is no Vincentian visit with the ultimate recipients. How are these reported on the Conference annual reports?

A: These can be considered Vincentian activities but only the hours of the members should be recorded unless funds of the Conference are used to buy food or gifts; then the expenditures can be recorded, also. However, the donated items are not recorded because they are simply passed through to those doing the distribution. We have to be very careful in this, as we are prohibited from giving funds or other resources we purchase to outside organizations; we are also not allowed to fundraise on their behalf, either.

Spanish Translation

P: Nuestro presidente me informó que no es necesario tener un vicepresidente en la conferencia. Es opcional ¿Quién entonces es responsable de manejar la elección de un nuevo presidente?

R: Se requiere que cada conferencia tenga una lista completa de oficiales. Esto incluye vicepresidente, secretario y tesorero. Tener más que uno vicepresidente es opcional. En ausencia temporal de un vicepresidente, o si el vicepresidente está considerando una candidatura presidencial, el presidente puede designar a otro funcionario o miembro para ser líder del comité de nominaciones.

P: Una de nuestras conferencias organiza un grupo de voluntarios, algunos vicentinos y otros no, para cocinar una cena una vez al mes. Otra Conferencia lleva a cabo un “Programa de regalos navideños” en su iglesia mediante el cual los feligreses toman una etiqueta para donar un regalo. Devuelven los regalos y la conferencia los entrega a una agencia comunitaria que los distribuirá a los necesitados. No hay visita vicentina con los destinatarios finales. ¿Cómo se incluyen estos en los informes anuales de la conferencia?

R: Estas pueden considerarse actividades vicentinas, pero solo se deben registrar las horas de los miembros, a menos que los fondos de la conferencia se utilicen para comprar comida o regalos; entonces también se pueden registrar los gastos. Sin embargo, los artículos donados no se registran porque simplemente se pasan a quienes hacen la distribución. Debemos tener mucho cuidado en esto, ya que no es permitido dar fondos u otros recursos que compramos a organizaciones externas; tampoco se nos permite recaudar fondos en su nombre.

12-16-2021 Questions and Answers

12-16-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q:  The LDS church has contacted our Conference offering volunteers to help with our service. I know there are major doctrine differences, so would like to know how SVdP responds to such a request.

A:  Members of the LDS church (as well as others) can be Associate Members, meaning they can participate in the works and possibly attend meetings (without a vote), but they cannot be officers. If your Conference has special works, such as a pantry or a store, they can assist as volunteers. If your Conference has special seasonal programs such as Thanksgiving or Christmas, they can help then as well.

Q:  We have a Conference president approaching the end of her second term and trying to plan her succession. No current member of this active Conference seems willing to step up to succeed her. If that does not change, what should happen with the Conference?

A:  There are two choices, either elect someone from within or close the Conference. It is up to the Conference members to step forward and provide leadership for their Conference. A District Council president can temporarily appoint someone to be Conference president if no president is nominated before the current president term ends; but an election has to take place as soon as possible and within a reasonable time. The current president must NOT stay in office beyond their elected first/second terms.

Spanish Translation

P: La iglesia SUD se ha puesto en contacto con nuestra Conferencia ofreciendo voluntarios para ayudar con nuestro servicio. Sé que existen diferencias importantes de doctrina, entonces me gustaría saber cómo responde SVdP a tal solicitud.

R:  Los miembros de la iglesia SUD (así como otros) pueden ser Miembros Asociados, lo que significa que pueden participar en las obras y posiblemente asistir a las reuniones (sin voto), pero no pueden ser funcionarios. Si su Conferencia tiene trabajos especiales, como una despensa o una tienda, pueden ayudar como voluntarios. Si su Conferencia tiene programas especiales de temporada como Acción de Gracias o Navidad, ellos también pueden ayudar.

P: Tenemos un presidente de la Conferencia acercándose al final de su segundo mandato y tratando de planificar su sucesión. Ningún miembro actual de esta  Conferencia activa parece estar dispuesto a dar un paso al frente para sucederle. Si eso no cambia, ¿qué debería pasar con la Conferencia?

R: Hay dos opciones, elegir a alguien de dentro o cerrar la Conferencia. Depende de los miembros de la Conferencia dar un paso adelante y proporcionar liderazgo para su Conferencia. Un presidente del Consejo de Distrito puede nombrar temporalmente a alguien para que sea presidente de la Conferencia si no se nombra ningún presidente antes de que finalice el mandato actual; pero las elecciones deben tener lugar lo más pronto posible y en un plazo razonable. El presidente actual NO debe permanecer en el cargo más allá de su primer/segundo mandato electo.

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