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  • Lori Pattison

12-19-24 Weekly Questions & Answers
12-19-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: If you have a pantry in your Conference, are you allowed to change the shopping list, for example, in the past a family of 6+ could receive 10 canned goods and then reduced to eight; plus, other items were also reduced on the sheet?

A:  This is a local issue and should be addressed to local leaders.  However, the reality is that, when you are providing food to individuals, you want the meals to be nutritious and well-balanced; and it doesn’t hurt to customize the manner in which food is given to families in need.

 Q: The President has appointed an assistant pantry manager who is not Catholic.  This manager has virtually become the main person in this operation which is, by far, the biggest activity of the Conference.  Is it okay for an associate member to take such a position?

A: It is not a problem for an associate member to become a pantry manager.  An associate member can do a lot in Conferences, but it does not give them extra authority for Conference decision making.  Decision making is done by active Conference members only.  Also, keep in mind that associate members do not vote as do full members who must be Catholic.

P: Si tiene un almacén de alimentos en su Conferencia, ¿les es permitido cambiar la lista de compras?, por ejemplo, en el pasado una familia de 6+ podía recibir 10 productos enlatados y luego reducirlos a ocho; Además, ¿también se redujeron otros elementos en la hoja?

R: Este es un problema local y debe ser dirigido a los líderes locales.  Sin embargo, la realidad es que, cuando se proporciona comida a las personas, se quiere que las comidas sean nutritivas y bien equilibradas; Y no está de más personalizar la forma en que se da la comida a las familias con necesidades.

P: El Presidente ha nombrado a una persona que no es católico, como asistente del administrador del almacén de alimentos.  Esta persona se ha convertido prácticamente en la persona principal de esta operación que es, con mucho, la mayor actividad de la Conferencia.  ¿Está bien que un miembro asociado ocupe esa posición?

R: No es un problema que un miembro asociado se convierta en administrador de despensa.  Un miembro asociado puede hacer mucho en las Conferencias, pero eso no le da autoridad adicional para la toma de decisiones de la Conferencia.  La toma de decisiones la realizan únicamente los miembros activos de la Conferencia.  Además, tenga en cuenta que los miembros asociados no votan como lo hacen los miembros de pleno derecho que deben ser católicos.

 

  • Lori Pattison

11-14-24 Weekly Questions & Answers
11-14-24 Weekly Questions & Answers 1200 628 Lori Pattison

Q: How do we report the number of people helped with cash (i.e. rent, electric etc.)?  There is a reporting section for in-kind activity, but not cash.

A: The number of people helped with cash is not captured on the annual report separately but is reflected in our Visits and Services to People, which includes in-kind services.  Expenses gathered under the treasurer’s report reflect all funds expended for goods and services provided to those we served, including cash, checks, certificates, bus tickets, and gift cards. The principal method for payment of aid will be check, paid directly to the provider of those goods or services. This also includes the cost of food purchased to stock your food pantry.  For those Conferences that operate stores and other Special Works, this includes dollars spent for direct aid to those in need.

Q: We work with a nearby motel, and the owner said she will be charging us a $150 security deposit for anyone we assist who stays at the motel. We do not think this is a good use of funds, as it is transitional/emergency housing where there is no lease or long-term commitment. Some Vincentians think it’s no big deal, as we would pay a security deposit for someone moving into an apartment with a lease. Some Vincentians think it is a bad use of our funds, as it is typically short-term emergency housing: the deposit would complicate matters, and it’s not our mission to guarantee a tenant’s behavior, and it would be a bad precedent. Some of us believe we can handle it on a case-by-case situation, but others still want our policy defined.

A:  There is no policy on this.  Each Conference establishes its own operating guidelines. There are strong arguments that can be made in either the pro or con of providing security deposits.  The current trend is not to offer them.  However, we should never make our decisions based on the fact of “we always do…” or “we never do…”  Our decisions should be on a case-by-case basis, with the Conference deciding if the deposit is appropriate for the circumstances.  It is not our mission to guarantee a tenant’s behavior.  The details should be worked out with the motel ownership, or a different motel may be more helpful.

P: ¿Cómo informamos el número de personas a las que se han servido con dinero en efectivo, es decir, alquiler, electricidad, etc.?  Hay una sección en el informe para la actividad en especie, pero no para el efectivo.

R: El número de personas a las que se ayuda con dinero en efectivo no se refleja en el informe anual por separado, sino que se refleja en nuestras Visitas y Servicios a las Personas, que incluyen servicios en especie.  Como se describe en las instrucciones del informe anual, los gastos recopilados según el informe del Tesorero reflejan todos los fondos gastados en bienes y servicios proporcionados a aquellos a quienes servimos, incluidos efectivo, cheques, certificados, boletos de autobús y tarjetas de regalo. El principal medio de pago de la ayuda será el cheque, pagado directamente al proveedor de dichos bienes o servicios. Esto también incluye el costo de los alimentos comprados para abastecer su despensa de alimentos.  Para aquellas Conferencias que operan tiendas y otros Trabajos Especiales, esto incluye los dólares gastados para ayudar directamente a las personas en necesidad.

P: La dueña de un motel cercano que usamos dijo que nos cobrará un depósito de seguridad de $ 150 para cualquier persona que servimos y que se quede en el motel.  Nuestro problema es que no creemos que este sea un buen uso de los fondos, ya que se trata de viviendas transitorias y se consideran más viviendas de emergencia ya que no hay contrato de arrendamiento ni compromiso a largo plazo.  Algunos Vicentinos piensan que no es gran cosa, ya que pagaríamos un depósito de seguridad para alguien que se muda a un apartamento con un contrato de arrendamiento.  Algunos Vicentinos piensan que es un mal uso de nuestros fondos, ya que generalmente se trata de viviendas de emergencia a corto plazo y el depósito complicaría las cosas, y que no es nuestra misión garantizar el comportamiento de un inquilino, y eso sería un mal precedente para establecer. Algunos de nosotros creemos que podemos manejarlo caso por caso, pero otros todavía quieren que nuestra política esté definida.

R: No hay una política al respecto.  Cada Conferencia establece sus propias directrices de funcionamiento. Hay fuertes argumentos que se pueden hacer a favor o en contra de proporcionar depósitos de seguridad.  La tendencia actual es no ofrecerlos.  Sin embargo, nunca debemos tomar nuestras decisiones basándonos en el hecho de “siempre hacemos…” o “nunca hacemos…”  Nuestras decisiones deben ser caso por caso, y la Conferencia debe decidir si el depósito es apropiado para las circunstancias.  No es nuestra misión garantizar el comportamiento de un inquilino”.  Los detalles deben ser resueltos con el propietario del motel o un motel diferente puede ser más útil.

  • Jill Pioter

05-18-2023 Questions and Answers
05-18-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Can the “advisors” on a Council advisory committee vote on advisory committee issues?

A:  Yes, the committee members can vote on matters concerning the committee. Committees are advisory. Any matters/recommendations presented to the Board of Directors must be approved by the voting-eligible Board members before the recommendation becomes policy and can be passed on to the Vincentians in the Council at large.

Q: Are Conferences allowed to pay a stipend say of $100 to a volunteer (who is not a Vincentian) that does a lot of volunteer work in their food pantry?

A: We are required by law to pay at least a minimum wage to people who work for us. If this is done often or on a regular basis, then that person needs to be an employee or under contract. If under contract, we need to issue a IRS Form 1099 if the total exceeds $600 in a calendar year. Stipends are usually only paid for a temporary, short-term job.

SPANISH TRANSLATION

P: ¿Pueden los “asesores” de un comité asesor del Consejo votar sobre asuntos del Comité asesor?

R: Sí, los miembros del comité pueden votar sobre asuntos relacionados con el comité. Los comités son consultivos.  Cualquier asunto / recomendación presentada a la Mesa Directiva debe ser aprobada por los miembros elegibles para votar antes de que la recomendación se convierta en política y pueda transmitirse a los miembros Vicentinos del Consejo en general.

P: ¿Se les permite a las Conferencias hacer un pago, digamos, de $ 100 a un voluntario (que no es Vicentino) que hace mucho trabajo voluntario en su almacén de alimentos?

R: Estamos obligados por ley a pagar al menos un salario mínimo a las personas que trabajan para nosotros.  Si esto se hace a menudo o de forma regular, entonces esa persona debe ser un empleado o bajo contrato.  Si está bajo contrato, necesitamos emitir un Formulario 1099 del IRS si el total excede los $600 en un año calendario.  Los pagos generalmente solo se pagan por un trabajo temporal a corto plazo.

  • Jill Pioter

11-3-2022 Questions and Answers
11-3-2022 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q:  This is not officially in any of the Society’s documents.  When no one comes forward to run for Conference or Council President, should a Council President have the ability to appoint temporarily a Conference President or, in the case of a Diocesan Council, a District President to serve temporarily until an election can take place?

A:  The National Governance Committee decided on the following:

  1. It is the responsibility of SVdP leadership to make every effort to keep Conferences and Councils running.
  2. The President of the next Council (or the National Vice President for the Region in the case of an (Arch)Diocesan Council) has the authority to appoint a temporary President of a Conference or Council until an election can take place.
  3. The temporary period should be four to six months, but flexibility should be a consideration when circumstances warrant.
  4. In the case of a Conference, if no one comes forward after that period, the Conference should be dissolved on the basis that the Conference Members are not accepting their responsibilities as an SVdP Conference.  In the case of a District Council, the Council should be dissolved, and the Conferences should be allocated to another District, or the Conferences may be dissolved on the basis that they are not accepting their responsibilities as SVdP Conferences.  In the case of an (Arch)Diocesan Council, the National Vice President may recommend the dissolution of the Council.  To be clear, voluntary dissolution of a Council or Conference may occur at any time.  Forced dissolution of a Conference or Council must have the approval of the National President.

Spanish Translation

P: Esto no está oficialmente en ninguno de los documentos de la Sociedad. Cuando nadie se presenta para la elección de presidente de la Conferencia o del Consejo, ¿debería un presidente del Consejo tener la capacidad de nombrar temporalmente a un presidente de la Conferencia o, en el caso de un Consejo Diocesano, un presidente de distrito para servir temporalmente hasta que se realice una elección? 

R: El Comité Nacional de Gobernanza decidió lo siguiente:

  1.       Es responsabilidad del liderazgo de SVdP hacer todo lo posible para mantener las Conferencias y los Consejos en funcionamiento.
  2.       El Presidente del próximo Consejo (o el Vicepresidente Nacional para la Región en el caso de un Consejo (Arqui)diocesano) tiene la autoridad para nombrar un Presidente temporal de una Conferencia o Consejo hasta que se lleve a cabo una elección.
  3.       El período temporal debe ser de cuatro a seis meses, pero la flexibilidad debe ser una consideración cuando las circunstancias lo justifiquen.
  4.       En el caso de una Conferencia, si nadie se presenta después de ese período, la Conferencia debe disolverse sobre la base de que los Miembros de la Conferencia no están aceptando sus responsabilidades como Conferencia SVdP. En el caso de un Consejo de Distrito, el Consejo debe disolverse y las Conferencias deben asignarse a otro Distrito, o las Conferencias pueden disolverse sobre la base de que no están aceptando sus responsabilidades como Conferencias SVdP. En el caso de un Consejo (Arqui)diocesano, el Vicepresidente Nacional puede recomendar la disolución del Consejo. Para ser claros, la disolución voluntaria de un Consejo o Conferencia puede ocurrir en cualquier momento. La disolución forzosa de una Conferencia o Consejo debe contar con la aprobación del Presidente Nacional.

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