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11-11-2021 Questions and Answers
11-11-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Are two members of the same family allowed to serve as officers in a Conference?

A:  In the Rule, Part III, Statute 12, the last sentence reads: “To safeguard the good reputation of the Conference or Council, and therefore that of the Society itself, appointees should not be relatives of the person empowered to make the appointments.” However, if they are not related to the President, a couple may serve as officers (i.e. Vice President and Secretary) in the same Conference or Council.

Q: Does a family receiving long-term assistance from a Conference have to report it as income on their taxes?

A:  No, there is no IRS income filing requirement for charity received. It is a gift, not income. SVdP does not provide IRS forms to those whom we serve for tax reporting purpose.

Spanish Translation 

P: ¿Se permite que dos miembros de la misma familia sirvan como oficiales en una Conferencia?

R: En la Regla, Parte III, Estatuto 12, la última oración dice: “Para guardar la buena reputación de la Conferencia o Consejo y por lo tanto la de la misma Sociedad, las personas designadas no deben ser familiares de la persona que tiene el poder de hacer los nombramientos.” Sin embargo, si no están relacionados con el presidente, una pareja puede servir como oficiales (es decir, vicepresidente y secretario) en la misma Conferencia o Consejo.

P: ¿Una familia que recibe asistencia a largo plazo de una Conferencia tiene que declararla como ingreso en sus impuestos?

R:  No, no existe un requisito de presentación de ingresos del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) para la caridad recibida. Es un regalo, no un ingreso. SVdP no proporciona formularios del IRS a aquellos a quienes servimos con fines de declaración de impuestos.

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11-4-2021 Questions & Answers
11-4-2021 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: How are gift card purchases or gift certificates for food reported on the annual report?

A: Gift cards or gift certificates purchased by Conferences for food should be reported as expenses in the annual report under “those we serve” since the expenditures are on behalf of neighbors in need. Gift cards or gift certificates that have been donated to the Conference are treated as in-kind and are reported as they are used. 

Q: Is it correct that we should not use a friend in need’s name and picture in our advertising – even with their permission?

A: Using our friends in need name and photograph on advertisement is not a violation, with written (authorization) advance permission. We want to be sensitive to a person’s situation, including financial, family, and safety. There are additional sensitivities when dealing with the identities of children. Many SVdP Councils/Conferences have case record forms that have a disclaimer on it; perhaps it will work for this purpose. Others have a separate release of information form for our friends in need to sign. The release of information form is different from a release to use images/photos and normally does not include permission for photographs or advertisements. There is usually a separate release form for this purpose. Contact the National Communications Team, Jill Pioter (jpioter@svpdusa.org) or Michelle Boyer (mboyer@svdpusa.org) about this. A question to ask is if the real name is truly needed: can you tell the story with an alias? Could you use only a first name and have the same impact? The critical point here is the picture, whether you use their real name or an alias. Many people do not want their pictures shown.

Spanish Translation

P: ¿Cómo se informa las compras de tarjetas de regalo o los certificados de regalo para alimentos en el informe anual?

R: Las tarjetas de regalo o los certificados de regalo comprados por las Conferencias para alimentos deben declararse como gastos en el informe anual bajo “aquellos a quienes servimos,” ya que los gastos son en nombre de los vecinos con necesidades. Las tarjetas de regalo o los certificados de regalo que se hayan donado a la Conferencia se tratan como en especie y se informan a medida que se utilizan.

P: ¿Es correcto que no deberíamos usar el nombre y la imagen de un amigo con necesidades en nuestra publicidad, incluso con su permiso?

R: Usar el nombre y la fotografía de nuestros amigos con necesidades no es una violación, con un permiso previo por escrito (autorización). Queremos ser sensibles a la situación de una persona, incluidas las finanzas, la familia y la seguridad. Hay sensibilidades adicionales cuando se trata de las identidades de los niños. Muchos Consejos/Conferencias SVdP tienen formularios de registro de casos que tienen un descargo de responsabilidad; quizás funcione para este propósito. Otros tienen un formulario de divulgación de información por separado para que lo firmen nuestros amigos. El formulario de divulgación de información es diferente de una autorización para usar imágenes/fotos y normalmente no incluye permiso para fotografías o anuncios. Por lo general, existe un formulario de autorización por separado para este propósito. Comuníquese con el equipo nacional de Comunicaciones sobre esto. Una pregunta que debemos hacernos es si realmente se necesita el nombre real: ¿puedes contar la historia con un alias? ¿Podrías usar solo un nombre sin apellido y tener el mismo impacto? El punto crítico aquí es la imagen, ya sea que use su nombre real o un alias. Mucha gente no quiere que se usen sus imágenes.

 

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10-28-2021 Questions and Answers
10-28-2021 Questions and Answers 150 150 Jill Pioter

Q:  Does an active or associate member, who has not been to a meeting or done any active work with the Society for more than a year, have to write a letter of resignation before they can be removed from the membership roster?

A: A letter of resignation has never been required unless it is one of the officers, and then it is optional. Removal based on being inactive for a period of time (like a year) seems reasonable, as long as it is brought to the membership for a consensus or vote.

Q: Can our Conference change in “The Rule” the two person Home Visit to read that we cannot visit a close friend and that other members should do so to avoid any conflict of interest?

A:  Every Conference is expected to follow The Rule, Nationally Approved Bylaws for Conferences and the Manual. In addition, the Conferences are expected to have their own set of guidelines for how they will operate locally. There can be nothing in the Conference Guidelines that contradicts The Rule, Bylaws, Manual, or spirit of the Society. The guidelines should be in writing, approved by the Conference as a whole, and distributed to the members.

On the National website, you will find the document “Vincentian Life: Conference.” Within this document is quite a bit of information on establishing guidelines and what makes Vincentian sense related to the various services we provide. There is also plenty of explanation related to why we do things the way we prescribe. “We cannot visit a close friend and that other members should do so” is a very good practice to be followed. Click here https://members.ssvpusa.org/leadership/, to view the document under the tab “Basics About Conferences.”

Spanish Questions and Answers

P: ¿Un miembro activo o asociado, que no ha estado en una reunión o no ha realizado ningún trabajo activo con la Sociedad por más de un año, tiene que escribir una carta de renuncia antes de que pueda ser removido de la membresía?

R: Nunca se ha requerido una carta de renuncia a menos que sea uno de los oficiales, y luego es opcional. La remoción basada en estar inactivo por un período de tiempo (como un año) parece razonable, siempre y cuando se presente a los miembros para un consenso o votación.

P: ¿Puede nuestra Conferencia cambiar en “La Regla” la visita domiciliaria de dos personas para decir que no podemos visitar a un amigo cercano y que los demás miembros deben hacerlo para evitar cualquier conflicto de intereses?

R:  Se espera que todas las Conferencias sigan la Regla, los Estatutos Aprobados a Nivel Nacional para Conferencias y el Manual. Además, se espera que las Conferencias tengan su propio conjunto de pautas sobre cómo operarán a nivel local. No puede haber nada en las Directrices de la Conferencia que contradiga la Regla, los Estatutos, el Manual o el espíritu de la Sociedad. Las pautas deben estar por escrito, aprobadas por la Conferencia en su conjunto y distribuidas a los miembros.

En el sitio web Nacional, encontrará el documento “Vida Vicentina: Conferencia.” Dentro de este documento hay bastante información sobre el establecimiento de pautas y lo que tiene sentido Vicentino en relación con los diversos servicios que brindamos. También hay muchas explicaciones relacionadas con por qué hacemos las cosas de la manera que prescribimos. “No podemos visitar a un amigo cercano y que otros miembros deban hacerlo” es una muy buena práctica a seguir. Haga clic aquí: https://members.ssvpusa.org/leadership/ para ver el documento en la pestaña “Basics About Conferences.”

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10-21-2021 Questions and Answers
10-21-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Could you please share with me what national has for their “Global Ends” policy? 

A:   National Council’s Ends Policy is stated  in Resolution 74, to view click here: https://members.ssvpusa.org/governance/resolutions/. In this case National Office also means National Council. The Ends for the National Council are the Society’s Essential Elements of Spirituality, Fellowship, and Service.

Q:  We added a room to our pantry and our president who is a carpenter by trade with the help of other members was paid to build it. The total price of the project was lower than the cost of a hired contractor. Is this ok under the bylaws of SVdP?

 A:  It is okay for Conferences to pay the president or any other member to do a particular thing for a short term job as long as all members know and are in agreement with the terms. This could become a problem if it is happening consistently, and the Conference must be aware of any conflicts of interest. It can also be a problem if the president or other officers are paid on a consistent basis for doing regular jobs, as they would lose their eligibility to hold office. In this example the president is indeed a paid contractor. As such, good accounting and audit principles include soliciting bids for projects over certain cost estimates set by the board of directors. This transparency is important to demonstrate to the public and supporters that the Society’s leaders are not unduly compensated for any professional work provided to the Society.

Spanish Questions & Answers

P: ¿Podría compartir conmigo qué tiene nacional para su política de “fines globales”? 

R:   La Política de Fines del Consejo Nacional se establece en la Resolución 74; para verla, haga clic aquí: https://members.ssvpusa.org/governance/resolutions/. En este caso, Oficina Nacional también significa Consejo Nacional. Los Fines del Consejo Nacional son los Elementos Esenciales de Espiritualidad, Amistad y Servicio de la Sociedad.

P: Agregamos una habitación a nuestra despensa y nuestro presidente, que es carpintero, con la ayuda de otros miembros, recibió un pago para construirla. El precio total del proyecto fue menor que el costo de un contratista contratado. ¿Está esto bien según los estatutos de SVdP?

R:  Está bien que las Conferencias le paguen al presidente o cualquier otro miembro para que haga algo en particular por un trabajo a corto plazo, siempre que todos los miembros conozcan y estén de acuerdo con los términos. Esto podría convertirse en un problema si ocurre de manera constante, y la Conferencia debe ser consciente de cualquier conflicto de intereses. También puede ser un problema si al presidente u otros funcionarios se les paga de manera constante por realizar trabajos regulares, ya que perderían su elegibilidad para ocupar el cargo. En este ejemplo, el presidente es de hecho un contratista pagado. Como tal, los buenos principios de contabilidad y auditoría incluyen la solicitud de ofertas para proyectos por encima de ciertas estimaciones de costos establecidas por la junta directiva. Esta transparencia es importante para demostrar al público y a los partidarios que los líderes de la Sociedad no son compensados ​​indebidamente por ningún trabajo profesional proporcionado a la Sociedad.

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10-14-2021 Questions and Answers
10-14-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Where does the Council get its support?

A:  According to the Rule, Part III, Statute 24, “The authority to manage the Society’s assets remains exclusively with the Councils …” This statute goes on to say, “Councils may determine annually the percentage of the funds of each Council or Conference within their area that may be made available to them …”

Chapter 2 of the Manual, page 26, subheading ‘Funds of the Conference’ states, “Conference members should never adopt the attitude that the money is theirs …” In addition, under ‘Donation of Conferences’ it reads, “Surplus funds should be shared generously with needier Conferences or the special works of the District.”

Additionally, Councils are free to operate their own stores, raise funds from the public, and to generate their own funds through events and other revenue-generating activities.

Q:  The solidarity contribution assessment for stores is based on their total revenue (normally total sales), and not on their profits (sales minus expenses). Correct?

A:  Yes, on the Stores Report there is a line item titled “Total Revenue” (not “Total All Store Income”) that is used to determine the solidarity assessment for a store. Expenses do not come into play in the solidarity calculation.

Spanish Questions & Answers

P: ¿Dónde obtiene el apoyo el Consejo?

R:  De acuerdo con la Regla, Parte III, Estatuto 24, “La autoridad para administrar los bienes de la Sociedad es exclusiva de los Consejos…” Este estatuto continúa diciendo, “el Consejo…puede determinar anualmente el porcentaje de los fondos que pueden estar disponibles para ellos de cada Consejo o Conferencia dentro de su área.”

El capítulo 2 del Manual, página 26, subtítulo ‘Fondos de la Conferencia’ establece: “Los miembros de las conferencias nunca deben adoptar la actitud de que el dinero les pertenece a ellos …” Además, en “Donación a la Conferencias” se lee: “Los fondos extras deben ser compartidos generosamente con otras Conferencias con más necesidades o en los Trabajos Especiales del consejo o del distrito.”

Además, los Consejos son libres de operar sus propias tiendas, recaudar fondos del público y generar sus propios fondos a través de eventos y otras actividades generadoras de ingresos.

P: La evaluación de la contribución solidaria para las tiendas se basa en sus ingresos totales (normalmente ventas totales) y no en sus ganancias (ventas menos gastos). ¿Correcto?

R:  Sí, en el Informe de Tiendas hay una línea titulada “Ingresos Totales” (no “Ingresos totales de las tiendas”) que se utiliza para determinar la evaluación de solidaridad para una tienda. Los gastos no entran en el cálculo de la solidaridad.

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10-07-2021 Questions and Answers
10-07-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q:  What are the consequences if a Conference refuses to make Home Visits?

A:  No consequences are imposed. However, as Council leaders we must continue to encourage and advocate the fact that Home Visits are what makes us unique and unlike other charitable organizations. The Rule, Part III, Statute 8 clearly states: “Visits to those in need should be made in their environment.” We recognize that personal safety, COVID and other local factors may make such visits at times difficult to achieve. There are also some Conferences organized as Special Works Conferences. Leaders are asked to do their best to help members grow in spirituality though the experience of our basic Home Visit, conducted as “close to the customer” as possible.

Q:  Is the Society okay with Conferences using their Archdiocese parishes revolving accounts (PRF) instead of savings accounts?

A:  PRF accounts are acceptable if they are not comingled with parish funds, SVdP has sole access to the funds, and the funds are accessible immediately. These sort of agreements are rare; often the Pastor has funds access. Therefore such accounts must be viewed with great scrutiny and backed up with strong documentation.

Spanish Questions & Answers

P: ¿Cuáles son las consecuencias si una Conferencia se niega a realizar visitas domiciliarias?

R:  No se imponen consecuencias. Sin embargo, como líderes del Consejo, debemos continuar alentando y defendiendo el hecho de que las visitas domiciliarias son lo que nos hace únicos y diferentes a otras organizaciones caritativas. La Regla, Parte III, Estatuto 8 establece claramente: “Las visitas a aquellos en necesidad deben hacerse en su ambiente.” Reconocemos que la seguridad personal, el COVID y otros factores locales pueden hacer que, en ocasiones, estas visitas sean difíciles de lograr. También hay algunas Conferencias organizadas como Conferencias de Trabajos Especiales. Se pide a los líderes que hagan todo lo posible para ayudar a los miembros a crecer en espiritualidad a través de la experiencia de nuestra visita domiciliaria básica, realizada lo más “cerca del cliente” como sea posible.

P: ¿Está la Sociedad de acuerdo con que las Conferencias utilicen las cuentas rotativas parroquiales de la Arquidiócesis (PRF) en lugar de cuentas de ahorro?

R: Las cuentas de PRF son aceptables si no están combinadas con fondos parroquiales, SVdP tiene acceso exclusivo a los fondos y los fondos son accesibles de inmediato. Este tipo de acuerdos son raros; a menudo, el pastor tiene acceso a fondos. Por lo tanto, estas cuentas deben ser examinadas con gran escrutinio y respaldadas con documentación sólida.

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9-30-21 Questions & Answers
9-30-21 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter
Q: We have two Conference members that for the past 8 years have not done any personal contact with the poor, but they do have a say on how we help those in need. Is there anything in the Rule that states they have to be involved person to person with our friends in need? If so, where is it written and where do we go from here with that?

A:  To be an active member you must be Catholic, attend meetings regularly, and participate in the works of the Society, which is helping our friends in need. However, this does not mean that someone who, for example,  works in a pantry and doesn’t do face to face visits but is still active isn’t a member, so long as they are doing works of the Society and not just attending meetings.  If they are only attending meetings and not doing the services/works, then they are not eligible to vote.  However, if the Conference allows them to attend the meetings, then the Conference is allowing them to offer opinions.

Q: Our Conference was formed with three parishes into one at the pastor’s request because the priest was the same in all three parishes.  We are a strong Conference with lots of good works.  The President is asking if another parish five miles down the road that has its own priest can join us?  I have asked him to start their own Conference.  Can we allow another parish to join in just because they want to?

 A: Multi-parish Conferences are perfectly acceptable, and can even be advantageous, as you can draw on a larger pool of parishioners for members and officers, and increase your donor base. Building on to the foundation of an existing strong Conference is certainly easier than starting a new Conference.  Since the neighboring parish has its own pastor, you need to get the permission of that pastor, as you’ll want to raise funds there, communicate the Society’s works in their bulletin, and do an annual Invitation to Serve pulpit appeal for members. Appoint a Conference VP from that parish, and over time, ensure a good balance of officers from all parishes.  Consider rotating meeting locations so it is easy for all to attend. You might consider the new parish as a “start up” process toward building their own Conference as soon as stabilized leaders and resources allow.

P: Tenemos dos miembros de la Conferencia que durante los últimos 8 años no han tenido ningún contacto personal con los pobres, pero sí tienen derecho de votar sobre cómo ayudamos a los que tienen necesidades. ¿Hay algo en la Regla que indique que deben participar de persona a persona con nuestros amigos con necesidades? Si es así, ¿dónde está escrito y qué hacemos?

R: Para ser un miembro activo debe ser católico, asistir a las reuniones con regularidad y participar en los trabajos de la Sociedad, que está ayudando a nuestros amigos con necesidades. Sin embargo, esto no significa que alguien que, por ejemplo, trabaja en una despensa y no hace visitas cara a cara, pero sigue activo, no es miembro, siempre y cuando esté haciendo trabajos de la Sociedad y no solo asistiendo en las reuniones. Si solo asisten a reuniones y no realizan los servicios/trabajos, entonces no son elegibles para votar. Sin embargo, si la Conferencia les permite asistir a las reuniones, entonces la Conferencia les permite ofrecer opiniones.

P: Nuestra Conferencia se formó con tres parroquias en una a petición del pastor porque el sacerdote era el mismo en las tres parroquias. Somos una Conferencia fuerte con muchas buenas obras. El presidente pregunta si otra parroquia a cinco millas más adelante que tenga su propio sacerdote puede unirse a nosotros. Le he pedido que inicie su propia Conferencia. ¿Podemos permitir que otra parroquia se una solo porque así lo desee?

R: Las Conferencias multiparroquiales son perfectamente aceptables y pueden ser ventajosas, ya que puede recurrir a un grupo más grande de feligreses para miembros y funcionarios, y aumentar su base de donantes. Construir sobre la fundación sólida de una Conferencia existente es ciertamente más fácil que comenzar una nueva Conferencia. Dado que la parroquia vecina tiene su propio pastor, debe obtener el permiso de él, ya que querrá recaudar fondos allí, comunicar los trabajos de la Sociedad en su boletín y hacer una invitación anual al púlpito para los miembros. Designe un vicepresidente de la Conferencia de esa parroquia y, con el tiempo, asegúrese de que haya un buen equilibrio entre los oficiales de todas las parroquias. Considere la posibilidad de rotar las ubicaciones de las reuniones para que sea fácil para todos asistir. Puede considerar la nueva parroquia como un proceso de “puesta en marcha” hacia la construcción de su propia Conferencia tan pronto como lo permitan los líderes y los recursos estabilizados.

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