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12-07-23 Questions & Answers
12-07-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Our Council is under the “District Council with Separate Boards” Bylaws and my tenure as Council/Board President is ending. I was asked if it is allowed for the Board President and Council President be 2 different people? The Board President could have the business acumen and the Council President could have the Vincentian Spirit. What are your thoughts?

A: The President and other Council board officers are one in the same. There cannot be two sets of officers within a Council. We hope that as many members as possible have the Vincentian spirit, and this can be led/organized by the Spiritual Adviser.

ESPANOL

P: Nuestro Consejo tiene los Estatutos del “Consejo Distrital con Mesa Directiva Separada” y mi mandato como Presidente del Concejo/Mesa Directiva está terminando. Me preguntaron si está permitido que el Presidente de la Mesa Directiva Separada y el Presidente del Consejo sean 2 personas diferentes. El Presidente de la Mesa Directiva Separada podría tener la perspicacia para los negocios y el Presidente del Consejo podría tener el Espíritu Vicentino. ¿Qué piensa usted?

A: El Presidente del Consejo y los demás funcionarios de la de la mesa Directiva separada del Consejo son lo mismo. No puede haber dos grupos de funcionarios dentro de un Consejo. Esperamos que el mayor número posible de miembros tengan el espíritu Vicentino, y esto pueda ser dirigido/organizado por el Consejero Espiritual.

  • Jill Pioter

11-29-23 Questions & Answers
11-29-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Should Conferences pay tuition for Catholic school education since elementary and high-school education is free? 

A:  The National Governance Committee has recently reviewed and agreed to the following:

  1. Helping a family make a tuition payment under the right circumstances can be justified.
  2. Making a contribution from Conference funds to the parish or school to support the tuition-assistance program is prohibited by the Rule as a donation to an outside organization. Tuition payments are directed to benefit specific families.
  3. There are a couple of appropriate conditions that the Committee identified: the case of a student needing to be removed from public school as a way to ensure his/her health and safety; and a case in which a student is already attending Catholic school, but the parents are having financial problems and it would be improper to force the child to attend a new school. These are not the only possible special conditions.
  4. The Committee confirms this is actually a decision to be made by the Conference.
  5. The Committee recommends that a possible alternative is to pay other bills for the family allowing them to pay the tuition.
  6. The Committee also believes that Conferences need to have good advice related to this available to them.

Q: Can members use personal funds for payment of neighbor’s utilities if the treasurer is not available to write a check to the utility company?

A: Vincentians should refrain from providing help using their own personal resources, especially since those we serve will view the assistance as being provided by SVdP.  We are not a personal ministry for individuals; we are a group ministry, and members should treat the Conference as such. In extenuating circumstances, if no one from the Conference is available to issue the check, the member may do so from their funds if they are available. But the member must be reimbursed by the Conference as soon as possible. Remember, this is not a personal ministry. This is the work of the Conference.

ESPANOL

P: ¿Deberían las Conferencias pagar la matrícula de la educación en las escuelas católicas ya que la educación primaria y secundaria es gratuita? 

R: El Comité Nacional de Gobernanza ha revisado y acordado recientemente lo siguiente:

  1. Puede estar justificado ayudar a una familia a hacer el pago de la matrícula en las circunstancias adecuadas.
  2. La Regla prohíbe hacer una contribución de los fondos de la Conferencia a la parroquia o escuela para apoyar el programa de asistencia para la matrícula como una donación a una organización externa. Los pagos de matrícula están dirigidos a beneficiar a familias específicas.
  3. Hay un par de condiciones apropiadas que el Comité identificó: el caso de un estudiante que necesita ser retirado de la escuela pública como una forma de garantizar su salud y seguridad; y un caso en el que un estudiante ya asiste a una escuela católica, pero los padres tienen problemas económicos y sería impropio obligar al niño a estar en una nueva escuela. Estas no son las únicas condiciones especiales posibles.
  4. El Comité confirma que en realidad se trata de una decisión que debe tomar la Conferencia.
  5. El Comité recomienda que una posible alternativa es pagar otras facturas para la familia que les permitan pagar la matrícula.
  6. El Comité también cree que las Conferencias deben tener a su disposición buenos consejos relacionados con esto.

P: ¿Pueden los miembros usar fondos personales para pagar los servicios públicos de un vecino si el tesorero no está disponible para escribir un cheque a nombre de la compañía de servicios públicos?

R: Los Vicentinos deben abstenerse de brindar ayuda utilizando sus propios recursos personales, especialmente porque aquellos a quienes servimos verán la asistencia como proporcionada por SVdP. No somos un ministerio personal para individuos; somos un ministerio grupal, y los miembros deben tratar a la Conferencia como tal. En circunstancias atenuantes, si no hay nadie disponible de la Conferencia para emitir el cheque, el miembro puede hacerlo de sus fondos si están disponibles. Pero el miembro debe ser reembolsado por la Conferencia lo antes posible. Recuerde, este no es un ministerio personal. Este es el trabajo de la Conferencia.

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11-22-23 Questions & Answers
11-22-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q:  If a Conference receives a large donation to be distributed to the poor and needy in the area where the Conference is located, and members decide to distribute the funds in increments of 25% per year over a 4 year period, would this be in keeping with the use of money as stated in Rule, Part I –3.14 and in Rule, Part III –Statute 24 and in Rule, Manual –Chapter 2.1 Funds of the Conference?

A:  When Conferences receive significant amounts of funds it is appropriate that they make a formal plan to spend it down. A Conference’s decision to distribute 25% a year over a 4-year period is acceptable. However, if the 25% is spent before the year is up the Conference should allocate additional funds from the balance to help those in need.

ESPANOL

P: Si una Conferencia recibe una gran donación para ser distribuida a las personas que viven en la pobreza y necesitados en el área donde se encuentra la Conferencia, y los miembros deciden distribuir los fondos en incrementos del 25% por año durante un período de 4 años, ¿estaría esto de acuerdo con el uso del dinero como se establece en la Regla?  Parte I – 3.14 y en los Estatutos, Parte III – Estatuto 24 y en el Artículo, Manual – Capítulo 2.1 Fondos de la Conferencia

A:  Cuando las Conferencias reciben cantidades significativas de fondos, es adecuado que hagan un plan formal para gastarlos.  La decisión de una Conferencia de distribuir el 25% anual durante un período de 4 años es aceptable.  Sin embargo, si el 25% se gasta antes de que termine el año, la Conferencia debería asignar fondos adicionales del saldo para ayudar a las personas en necesidad.

  • Jill Pioter

11-16-23 Questions & Answers
11-16-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Some Conference members give their personal phone numbers to our neighbors and purchase Christmas gifts with their personal funds and deliver with a member of their family ,unbeknownst to the Conference. Is this practice okay? 

A: The National Council does not encourage nor endorse the practice of members giving out their personal phone number. Phones can be abused, and those whom we serve should only call a designated SVdP contact number for assistance.

Vincentians should refrain from providing help using their own personal resources, especially since those we serve will view the assistance as being provided by SVdP. We are not a personal ministry for individuals; we are a group ministry, and members should treat the Conference as such. If individual members want, they can donate resources directly to the Conference to assist others.

Q: I have a store committee that wants to fundraise in the community, to host a Christmas party for employees and volunteers. It does not sound right to me, but I want to make sure that I am not being too conservative, and I say no to something that is not against any Rule or standards. I need guidance. 

A: As long as the community knows that the fundraising is for a Christmas party for employees and volunteers, it is okay to do so. Funds cannot be collected for another purpose and then used for a Christmas party. We must be very careful with this because then it looks like SVdP is collecting money to serve ourselves (employees & volunteers). No fundraising is acceptable under false pretenses.

Spanish Translation

P: Algunos miembros de la Conferencia dan sus números de teléfono personales a nuestros prójimos y compran regalos de Navidad con sus fondos personales y los entregan con un miembro de su familia sin que la Conferencia lo sepa. ¿Es esta práctica correcta?

R: El Consejo Nacional no alienta ni respalda la práctica de que los miembros proporcionen su número de teléfono personal. Se pudiera abusar de esta práctica, y aquellos a quienes servimos solo deben llamar a un número de contacto designado de SVdP para obtener ayuda.

Los Vicentinos deben abstenerse de brindar ayuda utilizando sus propios recursos personales, especialmente porque, aquellos a quienes servimos verán la asistencia como proporcionada por SVdP. No somos un ministerio personal para individuos; somos un ministerio de grupo, y los miembros deben tratar a la Conferencia como tal. Si los miembros individuales lo desean, pueden donar recursos directamente a la Conferencia para ayudar a otros.

P: Tengo a un comité de una tienda que quiere recaudar fondos en la comunidad, para organizar una fiesta de Navidad para empleados y voluntarios. Creo que no está bien. Por favor, deme orientación.

R: Siempre y cuando la comunidad sepa que la recaudación de fondos es para una fiesta de Navidad para empleados y voluntarios, está bien hacerlo. Los fondos no se pueden recolectar para otro propósito y luego usarse para una fiesta de Navidad. Debemos tener mucho cuidado con esto porque entonces parece que SVdP está recaudando dinero para servirnos a nosotros mismos (empleados y voluntarios). No se acepta la recaudación de fondos bajo falsas obras. Como alternativa, es una práctica común incluir eventos/reconocimientos de voluntarios y personal en el presupuesto de la tienda como un gasto legítimo.

  • Jill Pioter

11-09-23 Questions & Answers
11-09-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: We purchased two tires and a vehicle tow for a recently homeless family. Should the value of these items be listed under “other” under “in kind” services and goods?

A: If Conference funds were spent to purchase tires and vehicle tow, report the amount spent under “Those We Serve.” “In Kind” services (legal, medical, dental, other) and Goods (food, furniture, clothing, other) are resources provided to neighbors with no financial cost to the Conference. In-Kind is either donated goods or pro bono services.

Q: One of our Conference members is an attorney who does pro bono volunteer work. How should he report the number of times and value of his “in-kind” legal services, with our Conference, District, and Diocesan Councils?

A: When reporting “in kind” services, the number of times services/goods were provided to a person/family unit should be counted, as well as the value of the services/goods. The value is based on the reasonable cost if a person with financial means would have to pay for the same goods or services. The amount is an estimate at our best judgement.

Spanish Translation

P: Compramos dos llantas y un remolque para vehículo para una familia que se quedó sin hogar recientemente. ¿Debería incluirse el valor de estos artículos en la sección “otros” y en la sección “en especie” de servicios y bienes?

R: Si los fondos de la Conferencia se gastaron para comprar llantas y remolque para vehículos, informe la cantidad gastada en “Aquellos a quienes servimos”. Los servicios “en especie” (legales, médicos, dentales, otros) y los bienes (alimentos, muebles, ropa, otros) son recursos proporcionados a los prójimos sin costo financiero para la Conferencia. Los bienes en especie son bienes donados o servicios pro-bono.

P: Uno de los miembros de nuestra Conferencia es un abogado que hace trabajo voluntario pro-bono. ¿Cómo se debe informar el número de veces y el valor de sus servicios legales “en especie”, con nuestros Consejos de Distrito y Diocesano?

R: Para informar sobre los servicios “en especie”, se debe contar el número de veces que se proporcionaron servicios o bienes a una persona o a una unidad familiar, así como el valor de los servicios o bienes. El valor se basa en el costo razonable si usted, yo, o una persona con medios financieros tuviera que pagar por los mismos bienes o servicios. La cantidad es una estimación a nuestro mejor juicio.

  • Jill Pioter

09-28-2023 Questions and Answers
09-28-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter
Q: Can we vote to use our secret collection funds to buy gift cards for the children of our needy neighbors who called in asking to be put on our parish giving tree?

A: Conference Members may vote to use their secret collection for purposes other than contributing to the Conference funds. When contributing to another organization, including the local Parish, the contribution must not be identified as coming from SVdP, since they are not giving to the families or children directly through an in-person or Home Visit.

Q: Concerning the Commissioning ceremony, is there a certificate or some form of formal recognition that is part of this ceremony?

A: Many Conferences present pins to Presidents and past Presidents as part of the Commissioning Ceremony. There are also pins for Members. There are no certificates available; however, you may create your own.

Spanish Translation

P: ¿Podemos votar para usar nuestros fondos de la colecta secreta para comprar tarjetas de regalo para los hijos de nuestros prójimos en necesidad, que llamaron pidiéndolas para que los pusieran en nuestro árbol de donaciones parroquiales?

R: Los miembros de la Conferencia pueden votar para usar su colecta secreta para fines distintos de contribuir a los fondos de la Conferencia.  Pero al contribuir a otra organización no Vicentina, incluida la parroquia local, la contribución no debe identificarse como proveniente de SVdP, ya que no se están dando a las familias o niños directamente a través de una visita en persona o en una Visita Domiciliaria.

P: Con respecto a la ceremonia de Instalación o Comisión, ¿hay un certificado o alguna forma de reconocimiento formal que forme parte de esta ceremonia?

R: Muchas Conferencias ofrecen broches/prendedores a los nuevos Presidentes y expresidentes como parte de la ceremonia de instalación. También hay broches/prendedores para los Miembros  No hay certificados disponibles; sin embargo, usted puede crear el suyo propio.

  • Jill Pioter

07-20-23 Questions & Answers
07-20-23 Questions & Answers 1200 628 Jill Pioter
Q: Can a friend in need who is provided assistance also become an Active Member of a Conference?
A: A friend in need can indeed become an active member of a Conference, so long as the requirements for an Active Member are met: is Catholic, attends meetings regularly, and participates in the activities, works, and life of the Conference. All three are a must to be an Active Member. If not Catholic, they can be Associate Members. The Rule, Part III, Statute 3 identifies the membership types.

Experience has shown that it would be best if the friend in need joins as a member after his/her situation stabilizes.

Q: Do we need to put the Non-discrimination Policy in the Bylaws or keep it with other policies such as the Conflict-of-Interest Policy?
A: Conferences need to define the non-discrimination policy and include it in their bylaws. The general Non-Discrimination Policy is found on the national website. We strongly advise checking with local attorneys to be sure it is valid for your state and local government requirements.
P: ¿Puede un prójimo en necesidad, que recibe asistencia también convertirse en miembro activo de una Conferencia?

R: Un prójimo en necesidad puede convertirse en un miembro activo de una Conferencia siempre y cuando se cumplan los requisitos para convertirse en un miembro activo; es católico, asiste a reuniones regularmente y participa en las actividades, obras y vida de la Conferencia.  Los tres son imprescindibles para ser un Miembro Activo.  Si no son católicos, pueden ser miembros asociados.  La Regla, Parte III, Estatuto 3 identifica los tipos de membresía.

La experiencia ha demostrado que sería mejor si el prójimo en necesidad se une como miembro después de que su situación se estabilice.

P: ¿Necesitamos poner la Póliza de No Discriminación en los Estatutos o mantenerla con otras pólizas como la Póliza de Conflicto de Intereses?

A: Las Conferencias deben definir la póliza de no discriminación e incluirla en sus Estatutos.  La póliza general de no discriminación se encuentra en el sitio en la res nacional. Le recomendamos encarecidamente que consulte con abogados locales para asegurarse de que sea válido para los requisitos del gobierno estatal y local.

 

  • Jill Pioter

02-23-2023 Questions and Answers
02-23-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter
Q: We have a spiritual advisor who is an ordained deacon. What is his role in the Conference? Can he participate in Conference discussions? Can he be elected as President or appointed as an officer?

A: It is stated in the Rule (Part III, Statute 15) and the Manual (pages 26 and 48) that ordained ministers (deacons and priests) can only serve as Spiritual Advisor of a Conference or Council. Their role is to provide spiritual guidance to Conference members related to their own personal growth and ministry. They can participate in discussions and can also go on Home Visits if they choose to. They are not the decision makers. In fact, ordained ministers may not vote or hold office or be a signor on Conference accounts.

Q: Our diocese is merging five churches into one parish. Each church has a SVdP Conference and they are merging into one Conference. In accordance with the bylaws, the Conferences that are closing need to turn the funds over to their respective district. Can they transfer the funds to the new Conference or is this against the Rule?

A: The Conferences are merging — not dissolving, as the bylaws passage describes. The funds from all of the affected Conferences should be merged into one.

Spanish Translation

P: Tenemos un Consejero Espiritual que es diácono ordenado. ¿Cuál es su papel en la Conferencia? ¿Puede participar en las discusiones de la Conferencia? ¿Puede ser elegido presidente o designado como funcionario?

R: Está establecido en la Regla (Parte III, Estatuto 15) y el Manual (páginas 26 y 48) que los ministros ordenados (diáconos y presbíteros) sólo pueden servir como Consejero Espiritual de una Conferencia o Consejo. Se les pide que brinden orientación espiritual a los miembros de la Conferencia en relación con su propio crecimiento personal y ministerio. Pueden participar en cualquiera de las discusiones y también pueden realizar visitas domiciliarias si así lo desean. Ellos no son los que toman las decisiones. De hecho, los ministros ordenados no pueden votar ni ocupar cargos ni ser signatarios de las cuentas de la Conferencia.

P: Nuestra diócesis está fusionando cinco iglesias en una parroquia. Cada iglesia tiene una Conferencia SVdP y se están fusionando en una sola Conferencia. De acuerdo con los estatutos, las Conferencias que están cerrando deben entregar los fondos a sus distritos respectivos. ¿Pueden transferir los fondos a la nueva Conferencia o esto va en contra de la Regla?

R: Las Conferencias se están fusionando, no están disolviendo como describe el pasaje de los estatutos. Los fondos de todas las Conferencias afectadas deben fusionarse en uno.

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1-19-2023 Questions and Answers
1-19-2023 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Some of our Conferences have pantries where people come in and pick up food on a regular basis. Other Conferences take food to the homes during a Home Visit. Other Conferences deliver food as needed and not part of a true Home Visit. In the past, our reporting of these activities on the Special Works form has been somewhat inconsistent. We’d like to correct that. We’d appreciate any clarification.

A: Anytime a Vincentian takes food to a family, it is not a special work, it’s part of what we do with Home Visits. We take food with us or deliver groceries on Home Visits. However, if there is a pantry operation or onsite food distribution center where food is picked up, then it is a special work. These are two different services provided. Therefore, there is no conflict.

Q: Our Conference has a few questions. We want to help our school children. The principal has a few suggestions. I want to know if we can do any or all of these.

  1. What’s the best way to give school supplies to the children in need at the school?
  2. How can we supply clothing (hoodies) for the children who do not have appropriate clothing, as suggested by the school nurse?
  3. The third suggestion to help the family in need is for Conference to contact them directly.

A: In all three cases you describe, the school should be able to contact the families and ask them to either contact SVdP for assistance or give the school permission to give SVdP contact information about the family in need. Otherwise, by strict interpretation of the Rule, any purchases specifically made to give to the school to give directly to the children in need at the school, is prohibited by the Rule.

Spanish Translation

P: Algunas de nuestras Conferencias tienen despensas donde la gente entra y recoge comida regularmente. Otras Conferencias llevan comida a los hogares durante una visita domiciliaria. Otras Conferencias entregan alimentos según sea necesario y no forman parte de una verdadera visita domiciliaria. En el pasado, nuestro informe de estas actividades en el formulario de “Obras Especiales” ha sido algo inconsistente. Nos gustaría corregir eso. Agradeceríamos cualquier aclaración.

R: Cada vez que un vicentino lleva comida a una familia no es un trabajo especial, es parte de lo que hacemos con las visitas domiciliarias; llevamos comida con nosotros; o entregar comestibles en visitas domiciliarias. Sin embargo, si hay una operación de despensa o un centro de distribución de alimentos en el lugar donde se recogen los alimentos, entonces es un trabajo especial. Estos son dos servicios diferentes proporcionados. Por lo tanto, no hay conflicto.

 P: Nuestra Conferencia tiene algunas preguntas. Queremos ayudar a nuestros escolares. El principio tiene algunas sugerencias. Quiero saber si podemos hacer alguno o todos de los siguientes.

  1. ¿Cuál es la mejor manera de dar útiles escolares a los niños necesitados en la escuela?
  2. ¿Cómo podemos proporcionar ropa (sudaderas con capucha) para los niños que no tienen ropa adecuada, como sugiere la enfermera de la escuela?
  3. La tercera sugerencia para ayudar a la familia necesitada es que la Conferencia se comunique con ellos directamente.

R: En los tres casos que describe, la escuela debería poder comunicarse con las familias y pedirles que se comuniquen con SVdP para obtener ayuda o que le den permiso a la escuela para brindar información de contacto de la familia a SVdP. De lo contrario, por interpretación estricta de la Regla, cualquier compra hecha específicamente para dar a la escuela para dar directamente a los niños necesitados en la escuela, está prohibida por la Regla.

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11-11-2021 Questions and Answers
11-11-2021 Questions and Answers 1200 628 Jill Pioter

Q: Are two members of the same family allowed to serve as officers in a Conference?

A:  In the Rule, Part III, Statute 12, the last sentence reads: “To safeguard the good reputation of the Conference or Council, and therefore that of the Society itself, appointees should not be relatives of the person empowered to make the appointments.” However, if they are not related to the President, a couple may serve as officers (i.e. Vice President and Secretary) in the same Conference or Council.

Q: Does a family receiving long-term assistance from a Conference have to report it as income on their taxes?

A:  No, there is no IRS income filing requirement for charity received. It is a gift, not income. SVdP does not provide IRS forms to those whom we serve for tax reporting purpose.

Spanish Translation 

P: ¿Se permite que dos miembros de la misma familia sirvan como oficiales en una Conferencia?

R: En la Regla, Parte III, Estatuto 12, la última oración dice: “Para guardar la buena reputación de la Conferencia o Consejo y por lo tanto la de la misma Sociedad, las personas designadas no deben ser familiares de la persona que tiene el poder de hacer los nombramientos.” Sin embargo, si no están relacionados con el presidente, una pareja puede servir como oficiales (es decir, vicepresidente y secretario) en la misma Conferencia o Consejo.

P: ¿Una familia que recibe asistencia a largo plazo de una Conferencia tiene que declararla como ingreso en sus impuestos?

R:  No, no existe un requisito de presentación de ingresos del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) para la caridad recibida. Es un regalo, no un ingreso. SVdP no proporciona formularios del IRS a aquellos a quienes servimos con fines de declaración de impuestos.

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