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05-26-2022 Questions and Answers

05-26-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: Can the Society (St. Vincent de Paul) pay for training/education for an individual employee with an agreement that the employee would need to be employed (retained) by the Society for a defined period because we paid for the training? 

A: This is a legitimate employee benefit (to be offered); however, it should be defined and approved as a formal policy related to employee benefits. Care should be taken to ensure that the defined employee retention period (as an employee) is legal in your state, appropriate for the benefit provided and not excessive.

Q: Our Conference serves neighbors in need with HIV/AIDS on a regular basis and has done so for many years. We do not put them into our database for obvious reasons. Should we report these neighbors the way we have in the past as just hours without declaring the amount of help given?

A: It is assumed that the assistance provided is the same as for anyone else. Case records should be created as is done for any other neighbor and with the financial assistance recorded. Health information is not required nor recommended to be in anyone’s files. If Conference members are visiting as shut-ins or hospital visits, then the visits should be recorded as such.

Spanish Translation

P: ¿Puede la Sociedad (San Vicente de Paúl) pagar la capacitación/educación de un empleado individual con un acuerdo de que el empleado necesitaría ser empleado (retenido) por la Sociedad por un período definido porque pagamos para el entrenamiento? 

R: Este es un beneficio legítimo para empleados (que se ofrecerá); sin embargo, debe definirse y aprobarse como una política formal relacionada con los beneficios para los empleados. Se debe tener cuidado para garantizar que el período de retención definido del empleado (como empleado) sea legal en su estado, apropiado para el beneficio brindado y no excesivo.

P: Nuestra Conferencia sirve regularmente a vecinos necesitados con VIH/SIDA y lo ha hecho durante muchos años. No los ponemos en nuestra base de datos por razones obvias. ¿Deberíamos registrar a estos vecinos como lo hemos hecho en el pasado como solo horas sin declarar la cantidad de ayuda brindada?

R: Se supone que la asistencia proporcionada es la misma que para cualquier otra persona. Los expedientes deben crearse como se hace con cualquier otro vecino y con la ayuda económica registrada. No se requiere ni se recomienda que la información de salud esté en los archivos de nadie. Si los miembros de la Conferencia están de visita como internados o visitas al hospital, entonces las visitas deben registrarse como tales.

05-19-2022 Questions and Answers

05-19-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: How important is it to get a receipt for rental payments? Most landlords send receipts, but some do not. Is an electronic copy of the check from our bank a sufficient record of the transaction?

A: Every effort should be made to get a receipt. If not possible, a note from the Vincentians involved with the transaction saying that the receipt was not given should be used in place of the receipt. This should also be recorded in the case record.

Q: In the Rule and Manual it talks about receiving a plenary indulgence at festival meetings. How do you define a festival meeting, and could a Morning of Reflection be considered as such?

A: The Manual is explicit about what are considered festival meetings. According to Society’s tradition, Vincentians celebrate “Festival Meetings,” which is gathering for Mass and a meeting on one or more of the following: Ozanam Sunday (the last Sunday of April, in honor of the April 23rd birthday of Frederic Ozanam), the Feast of Blessed Frederic Ozanam (September 9th), the Feast of St. Vincent de Paul (Sept. 27), the Feast of the Immaculate Conception (Dec. 8), and the Feast of Blessed Rosalie Rendu (Feb. 7).

Members may gain a plenary indulgence on the day of their admission to the Society, and when participating in a Festival Meeting, provided they make their Confession, receive Communion, pray for the intentions of the Pope, and promise to observe faithfully the Rule of the Society.

Spanish Translation

P: ¿Qué tan importante es obtener un recibo de los pagos de alquiler? La mayoría de los propietarios envían recibos, pero algunos no lo hacen. ¿Es una copia electrónica del cheque de nuestro banco un registro suficiente de la transacción?

R: Se debe hacer todo lo posible para obtener un recibo. Si no es posible, se debe usar una nota de los Vicentinos involucrados en la transacción que diga que no se entregó el recibo en lugar del recibo. Esto también debe notarse en el registro del caso.

P: En la Regla y el Manual se habla de recibir una indulgencia plenaria en las reuniones festivas. ¿Cómo defines una reunión festiva, y podría considerarse como tal una Mañana de Reflexión?

R: El Manual es explícito sobre lo que se consideran reuniones festivas. De acuerdo con la tradición de la Sociedad, los Vicentinos celebran “Reuniones de Festival,” que consiste en reunirse para Misa y una reunión en uno o más de los siguientes: Domingo de Ozanam (el último domingo de abril, en honor al 23 de abril, cumpleaños de Frederic Ozanam), Fiesta del Beato Federico Ozanam (9 de septiembre), Fiesta de San Vicente de Paúl (27 de septiembre), Fiesta de la Inmaculada Concepción (8 de diciembre) y Fiesta de la Beata Rosalía Rendu (7 de febrero).

Los miembros pueden obtener una indulgencia plenaria el día de su admisión a la Sociedad, y cuando participen en una reunión festiva, siempre que se confiesen, reciban la comunión, oren por las intenciones del Papa y prometan observar fielmente la Regla de la Sociedad.

05-12-2022 Questions and Answers

05-12-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: For transparency, should capital campaign funds being held by a thrift store for a future building project be included on the annual report and carried over each year, or only in the year that funds are collected? 

A: Only the capital campaign funds received during the year are reported. The Council or Conference that owns and operates the store reports the fund balance from the end of the prior year in its beginning balance on its report.

Q: Two Conferences pooled their funds and wrote a check to a third non-profit who then paid a motel for two weeks for a neighbor in need. Does the Rule support this transaction?

A: Yes. What you describe is not a donation to a non-profit. It is a valid co-pay, and the Conferences should record this in their case records.

Spanish Translation

P: Para mayor transparencia, ¿los fondos de una campaña capital, retenidos por una tienda de segunda mano para un futuro proyecto de construcción, deben incluirse en el informe anual y transferirse cada año, o solo en el año en que se recaudan los fondos? 

R: Solo se informan los fondos de la Campaña Capital recibidos durante el año. El Consejo o Conferencia que posee y opera la tienda informa el saldo de fondos desde el final del año anterior en su saldo inicial en su informe.

P: Dos Conferencias juntaron sus fondos y escribieron un cheque a una tercera organización sin fines de lucro que luego pagó un motel para un vecino con necesidades a quedar por dos semanas. ¿La Regla permite esta transacción?

R: Sí. Lo que describes no es una donación a una organización sin fines de lucro. Es un copago válido, y las Conferencias deben registrarlo en sus registros de casos.

04-28-2022 Questions and Answers

04-28-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: Do we need to put the non-discrimination policy in the Bylaws or keep it with other policies such as the Conflict-of-Interest policy? 

A: Conferences must define the non-discrimination policy and include it in the bylaws. The Non-Discrimination Policy is found on the national website. Click here: https://members.ssvpusa.org/information-for-members/policies-procedures/. Also check with local legal counsel to be sure it is valid for your state and local government requirements.

Q: Our Conference (Conference A) has been requested by a friend in need to provide payment for their motel stay. They are located in Conference B’s area. We contacted Conference B and were told by the President that they helped this family with one week’s stay at the motel.  No red flags were indicated. Conference A told Conference B that they told the family one week was all they were getting, and they would not receive assistance from our Conference (Conference A). Is this proper? 

A: When encountering someone requesting help who lives in another Conference’s (Conference B) boundaries, it is appropriate and common courtesy to contact the other Conference to seek advice and any cautions they may want to share. It is then up to your Conference (Conference A) to decide what you will or will not do in the way of assistance. Conference B cannot speak for you or direct you about what kind of help to give or not give. It is your Conference’s decisions on if, when and how much to help those who come to you.

Spanish Translation

P: ¿Necesitamos poner la Política de no discriminación en los estatutos o mantenerla con otras políticas, como la Política de conflicto de intereses? 

R: Las conferencias deben definir la política de no discriminación e incluirla en los estatutos. La Política de No Discriminación se encuentra en el sitio web nacional. Haga clic aquí: https://members.ssvpusa.org/information-for-members/policies-procedures/ . Consulte también con un abogado local para asegurarse de que sea válido para los requisitos de su gobierno estatal y local.

P: Un amigo con necesidades solicitó a nuestra Conferencia (Conferencia A) que pague su estadía en un motel. Están ubicados en el área de la Conferencia B. Nos pusimos en contacto con la Conferencia B y el presidente nos dijo que ayudaron a esta familia con la estadía de una semana en el motel, sin problemas. La Conferencia A le dijo a la Conferencia B que le dijeron a la familia que una semana era todo y que no recibirán asistencia de nuestra Conferencia (Conferencia A). ¿Es esto correcto?

R: Cuando se encuentra con alguien que solicita ayuda y que vive en los límites de otra Conferencia (Conferencia B), es apropiado y de cortesía común comunicarse con la otra Conferencia para buscar asesoramiento y cualquier advertencia que deseen compartir. Después, es para su Conferencia (Conferencia A) decidir qué hará o no en cuanto a la asistencia. La Conferencia B no puede hablar por usted ni indicarle qué tipo de ayuda debe brindar o no. Son las decisiones de su Conferencia sobre cuándo y cuánto ayudar a aquellos que acuden a usted.

4-21-2022 Questions and Answers

4-21-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: What process, i.e., Board voting, Executive decision, etc., does the Society take to endorse any legislative efforts?

A: The National Voice of the Poor Committee identifies legislation that affects the Society and the people we serve.  The Committee takes into account the positions held by other Catholic organizations as well: USCCB, Catholic Charities, etc.  The VOP Committee makes recommendations to the National President about what legislation to support or not. The President is free to confer with others.  Only the National President can speak for the Society in the USA.  Local legislative concerns follow the same process under the local Diocesan President.

Q: Can a Deacon serve as chair for the Council’s Voice of the Poor committee?

A:  The VOP is a committee, and committees can be headed by a deacon.  There is nothing that prevents a deacon from being a committee chair.  Being a committee chair does not give the deacon a vote on the board or Council. A deacon who is the committee chair can vote on committee matters since committees do not make final decisions, serving only as advisors to the local Board and President.

Spanish Translation

P: ¿Qué proceso – es decir – votación de la Junta, decisión ejecutiva, etc., toma la Sociedad para respaldar cualquier esfuerzo legislativo?

R: El Comité Nacional de la Voz de los Pobres (VOP) identifica la legislación que afecta a la Sociedad y también a la gente a la que servimos. El Comité también tiene en cuenta las posiciones de otras organizaciones católicas: USCCB, Caridades Católicas, etc. El Comité VOP hace recomendaciones al Presidente Nacional sobre qué legislación apoyar o no. El presidente es libre de consultar con otros. Solo el Presidente Nacional puede hablar por la Sociedad en los Estados Unidos. Las preocupaciones legislativas locales siguen el mismo proceso bajo el presidente diocesano local.

P: ¿Puede un diácono presidir el comité Voz de los Pobres del Consejo?

R:  El VOP es un comité, y los comités pueden estar encabezados por un diácono. No hay nada que impida que un diácono sea presidente de un comité. Ser presidente de un comité no le da al diácono un voto en la junta o el Consejo. Un diácono que sea el presidente del comité puede votar sobre los asuntos del comité, ya que los comités no toman decisiones finales, sirviendo solo como asesores de la junta local y el presidente.

04-14-2022 Questions and Answers

04-14-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: Are we supposed to delete all history from ServWare that is more than three years old to avoid too much paperwork or to give a fresh start after three years?

A: When it comes to case records, it is good to know a little history, but going back beyond three years may not be necessary. Even for those we help routinely, we really don’t need to know beyond three years. If we go back too far, it could be that we are looking for a way to say “no” rather than say “yes.” All things considered; this is a local decision.

Q: Are there any general guidelines on interviewing our friends in need? Is there a guide for interviewers on Do’s or questions not to ask?

A:  Guidance for Home Visits and interviews can be found in two new books on the website: Vincentian Life: Conference and Vincentian Life: Member.  These files may be found on the National Council’s website Leadership tab under the category of Basics About Conferences. Click here.

Spanish Translation

P: ¿Debemos eliminar todos los archivos de ServWare que tenga más de tres años para evitar demasiado papeleo o para comenzar de nuevo después de tres años?

R: Cuando se trata de registros de casos, es bueno saber un poco de historia, pero es posible que no sea necesario retroceder más de tres años. Incluso para aquellos a quienes ayudamos de manera rutinaria, realmente no necesitamos saber más allá de los tres años. Si retrocedemos demasiado, podría ser que estemos buscando una manera de decir “no” en lugar de decir “sí”. Pero esta es una decisión local.

P: ¿Existen pautas generales para entrevistar a nuestros amigos con necesidades? ¿Existe una guía para los entrevistadores sobre lo que se debe hacer o las preguntas que no se deben hacer?

R:  Se puede encontrar orientación para visitas domiciliarias y entrevistas en dos nuevos libros en el sitio web: Vida Vicentina: Conferencia y Vida Vicentina: Miembro. Estos archivos se pueden encontrar en el Portal de Extensión del sitio web del Consejo Nacional en la categoría de Capacitación de Oficiales de Conferencias. Haga clic aquí: https://members.ssvpusa.org/leadership/.

04-07-2022 Questions and Answers

04-07-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q:  Can paid staff Executive Directors (EDs)/CEOs be members of a board? Can they be officers of a board – such as a store board?

A:  Paid people cannot be officers at any level in the Society. Board members are not officers; therefore, Executive Directors/CEOs may be ex-officio, non-voting members of the Board of Directors.  However, an ED/CEO who is paid by a Council/Conference other than the Council/Conference represented by the Board of Directors in question, may be a voting member of that Board. For example, Member A is an ED for Council A and has been asked to sit on the Board of Council B.  Member A can be a voting member of Council B’s Board, but not an officer. This can be found in the nationally approved bylaws under BOARD OF DIRECTORS SECTION.

Q: A person contacted our Conference recently and wants to give us a check for $1,000 to help his daughter to pay her rent. We were told that we could not accept donations like this. Can you explain?

A: This normally happens when someone would like to help a family member but would like to get a tax deduction as well; so, they decide to go through a non-profit like SVdP to accomplish this. According to IRS, any time a donation is made to a non-profit organization that is specified for an individual, it is considered to be a gift to that individual and is not tax deductible. No Conference should accept such a person-designated donation.

Spanish Translation

P: ¿Pueden los Directores Ejecutivos (ED)/CEO asalariados ser miembros de una junta? ¿Pueden ser funcionarios de una junta, como la junta de una tienda?

R:  Las personas asalariadas no pueden ser funcionarios en ningún nivel de la Sociedad. Los miembros de la junta no son funcionarios; por lo tanto, los Directores Ejecutivos/CEO pueden ser ex oficio, miembros sin derecho a voto de la Junta Directiva. Sin embargo, un ED/CEO que es pagado por un Consejo/Conferencia que no sea el Consejo/Conferencia representado por la Junta Directiva en cuestión, puede ser un miembro votante de esa Junta. Por ejemplo, el Miembro A es un ED del Consejo A y se le ha pedido que forme parte de la Junta del Consejo B. El Miembro A puede ser un miembro votante de la Junta del Consejo B, pero no un funcionario. Esto se puede encontrar en los estatutos aprobados a nivel nacional en la SECCIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA.

P: Una persona se comunicó con nuestra Conferencia recientemente y quiere darnos un cheque por $1,000 para ayudar a su hija a pagar el alquiler. Nos dijeron que no podíamos aceptar donaciones como esta. ¿Puedes explicar?

R: Esto normalmente sucede cuando a alguien le gustaría ayudar a un miembro de la familia pero también le gustaría obtener una deducción de impuestos; entonces, deciden acudir a una organización sin fines de lucro como SVdP para lograr esto. De acuerdo con el IRS, cada vez que se realiza una donación a una organización sin fines de lucro que se especifica para un individuo, se considera un regalo para ese individuo y no es deducible de impuestos. Ninguna Conferencia debe aceptar tal donación designada por una persona.


03-31-2022 Questions and Answers

03-31-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: Some Conferences use computers for everything. If all records are kept electronically, which ones MUST be stored as hard copies also? For example, meeting minutes? Case records? Is it necessary for the Secretary to sign the meeting minutes (print, sign, scan, store)? 

A: All records identified for permanent storage in the Manual should be maintained in hardcopy (as well as electronic, if possible). All other files are considered temporary (limited by time) and may be electronic.

Q: Many Conferences in our Council now use ServWare for case management. If all case records are stored in a Customer Management System and the recommendation is to destroy case history after 3 years, are we required to do that?

A: Yes, record retention is defined not only to save storage space but to eliminate information that no longer has meaning.

Spanish Translation

P: ¿Qué es el proceso de la Sociedad – votación de la Junta, decisión ejecutiva, etc. – para respaldar cualquier esfuerzo legislativo? 

R: El Comité Nacional de la Voz de los Pobres (VOP) identifica la legislación que afecta a la Sociedad ya las personas a las que servimos. El Comité también tiene en cuenta las posiciones de otras organizaciones católicas: USCCB, Caridades Católicas, etc. El Comité VOP hace recomendaciones al Presidente Nacional sobre qué legislación apoyar o no. Solo el Presidente Nacional puede hablar por la Sociedad en los Estados Unidos. Las preocupaciones legislativas locales siguen el mismo proceso con el presidente diocesano local.

P: ¿Puede un diácono presidir el comité Voz de los Pobres en un Consejo?

R:  El VOP es un comité, y un diácono puede ser el líder de un comité. No hay nada que impida que un diácono sea presidente de un comité. Ser el presidente no le da al diácono un voto en la junta o el Consejo. Un diácono que sea el presidente del comité puede votar sobre los asuntos del comité, ya que los comités no toman decisiones finales, sirviendo solo como asesores de la junta local y el presidente.

Questions and Answers 3-24-2022

Questions and Answers 3-24-2022 1200 628 Michelle Boyer

Q: Is it necessary for the Treasurer to keep hard copy statements if banks now have electronic records available and easily accessible? Is it necessary to store electronic copies of these statements? 

A: It is the responsibility of the Treasurer to reconcile all bank statements.  That can be done with a hard copy of the statement or with an electronic copy.  The Treasurer should keep copies of the statements, either hard copy or electronic, for the seven years and then destroy them as specified in the Manual.  These files must be transferred to each new Treasurer who takes office.

Q: The Treasurer’s Manual recommends that we keep copies of donor checks. If our bank stores electronic copies of checks that are deposited to the account, are hard copies necessary? We have a Conference concerned about having the donor’s banking info and keeping that information confidential – is that a valid concern? 

A: So long as checks and deposits are accessible through the bank, there is no need to keep them.  The confidentiality issue is not a concern if the Treasurer is following proper precautions.  It is the Treasurer’s responsibility to ensure proper security of Conference financials.

Spanish Translation

P: ¿Es necesario que el Tesorero mantenga copias impresas de los estados de cuenta si los bancos ahora tienen registros electrónicos disponibles y de fácil acceso? ¿Es necesario almacenar copias electrónicas de estas declaraciones? 

R: Es responsabilidad del Tesorero conciliar todos los estados de cuenta bancarios. Eso se puede hacer con una copia impresa de la declaración o con una copia electrónica. El Tesorero debe guardar copias de las declaraciones, ya sea en papel o electrónicas, durante los siete años y luego destruirlas como se especifica en el Manual. Estos archivos deberán ser trasladados a cada nuevo Tesorero que asuma el cargo.

P: El Manual del Tesorero recomienda que mantengamos copias de los cheques de los donantes. Si nuestro banco almacena copias electrónicas de los cheques que se depositan en la cuenta, ¿son necesarias las copias impresas? Tenemos una Conferencia preocupada por tener la información bancaria del donante y mantener esa información confidencial. ¿Es esa una preocupación válida? 

R: Siempre que se pueda acceder a los cheques y depósitos a través del banco, no hay necesidad de conservarlos. El tema de la confidencialidad no es una preocupación si el Tesorero sigue las precauciones adecuadas. Es responsabilidad del Tesorero garantizar la seguridad adecuada de las finanzas de la Conferencia.

3-10-2022 Questions and Answers

3-10-2022 Questions and Answers 1200 628 Michelle Boyer

Q: Our Council is considering updating our salary ranges for our management staff. Is it acceptable for us to simply call around to other SVdP’s or other organizations to find out what salary ranges are reasonable for our area?

A: Councils/Conferences should never discuss employee wages or benefits with other SVdP’s or other organizations. There are a few non-profit compensation surveys out there. We recommend using third parties to complete compensation surveys for SVdP employees.

Most employers outsource compensation surveys because of anti-trust/price-fixing laws that have serious legal and criminal risk if not handled properly. Employers are advised to seek legal advice.

The National Council HR Director has researched this issue and the full DOJ guidance to HR Professionals on anti-trust considerations in compensation planning is linked here.

These considerations apply to non-profit employers as well as private for-profit employers alike.

It may not be objectively illegal for SVdP Councils/Conferences to conduct wage surveys but can entail a lot of risks.

There is nothing to stop Councils/Conferences from conducting their own market analysis or looking around for other rates to ensure your salaries are competitive. For example, looking at public job postings or BLS data or other online sources and deciding to increase paid time off is no major issue. It’s when you start talking to other SVdP entities or interacting with them about pay that, things can get risky. Again, this can be a criminal issue rather than the usual employment law stuff that’s more financial in risk.

Spanish Translation

P: Nuestro Consejo está considerando actualizar nuestros rangos de salario para nuestro personal administrativo. ¿Es aceptable que simplemente llamemos a otros consejos SVdP u otras organizaciones para averiguar qué rangos de salario son razonables para nuestra área?

R: Los Consejos/Conferencias nunca deben discutir los salarios o beneficios de los empleados con otros grupos SVdP u otras organizaciones. Existen algunas encuestas de compensación sin fines de lucro. Recomendamos utilizar a terceros para completar las encuestas de compensación para los empleados de SVdP.

La mayoría de los empleadores subcontratan las encuestas de compensación debido a las leyes antimonopolio/fijación de precios que tienen un grave riesgo legal y penal si no se manejan adecuadamente. Se recomienda a los empleadores que busquen asesoramiento legal.

El Director de Recursos Humanos del Consejo Nacional ha investigado este tema y la guía completa del Departamento de Justicia para profesionales de recursos humanos sobre consideraciones antimonopolio en la planificación de compensaciones está vinculada aquí.

Estas consideraciones se aplican tanto a los empleadores sin fines de lucro como a los empleadores privados con fines de lucro.

Puede que no sea objetivamente ilegal que los Consejos/Conferencias del SVDP realicen encuestas de compensación, pero puede implicar muchos riesgos.

No hay nada que impida que los Consejos/Conferencias realicen su propio análisis de mercado o busquen otras tarifas para garantizar que sus salarios sean competitivos. Por ejemplo, mirar las ofertas de trabajo públicas o los datos de BLS u otras fuentes en línea y decidir aumentar el tiempo libre pagado no es un gran problema. Es cuando comienzas a hablar con otras entidades de SVdP o a interactuar con ellas sobre el pago, las cosas pueden volverse riesgosas. Una vez más, esto puede ser un problema criminal, mientras que las leyes laborales tengan riesgos que son más financiero.

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